【ビジネスメール/お礼編】返信/結び/件名などポイントを例文と共に紹介!

ビジネスメールは、ビジネスが成功した(契約が成立した、製品を受注してもらった)などの場合に送るメールですが、一番大切なことは、感謝の気持ちをしっかりと相手に伝えることです。相手の好意に対しての感謝の気持ちを、会社を代表して、まずはビジネスメールでお礼の気持ちを伝えるのです。気持ちを自分なりにどう表現するか、また、送るタイミングも大切になります。

会社に勤務していますと、特に営業関係の仕事をされていますと、取引先への訪問が多くなります。また、新たにセールスする場合にも訪問します。契約成立!セールス成功!などの場合には、帰社後に忘れてはならないのが、お礼のビジネスメールの送信です。 このようなお礼のビジネスメールを送る場合のポイントをご紹介します。

1.簡潔に

ビジネスメールの場合には、件名や本文は簡潔に、長文が必要なら添付するようにしましょう。「簡潔」という言葉は、ビジネスでもよく言われますが、ビジネスメールの場合でも簡潔に相手に感謝の思いが伝わるようにすることが大切です。件名には「○○についてのお礼」本文には「あなた自身の言葉でのお礼」をしっかりと伝えるようにします。「簡潔」の中でも「あなたらしさ」を出すようにします。 件名 ご提案のお礼 本文例 【先ほどは、お忙しいところお時間をいただき、弊社の提案をお聞きいただき感謝しております。私の思いも含めて誠心誠意ご説明いたしましたが伝わりましたでしょうか。今後ともよろしくお願いいたします。】 取引きの場合には、訪問をしてお礼も述べているわけですから、長々と繰り返すことは必要ありません。一読して相手に気持ちが伝わればいいのです

2.相手に読んでもらうための工夫

ビジネスメールは、多い人なら一日に20~30件もあります。あなたの訪問先の担当者も多くのメールを受信されているかもしれません。その中の一つがあなたのメールです。相手の方は、たぶんサーっと読み流されるかもしれません。あなたのお礼の気持ちが伝わる工夫も必要です。 件名 9月○日ご検討の件のお礼 本文例 【○○商事の○○と申します。9月○日にご検討いただけるとご理解いただき、感謝しております。よろしくお願いいたします。】 何件ものビジネスメールが自分の所にきたときのことを考えてみてください。その件名や本文の中に、日にちや名前、場所などがありますと、ふと目を留めてしまうでしょう。約束をビジネスメールに書かれていますと、再度手帳を確認するなど、しっかりと読んでいただけます。

3.言葉遣い

お得意様や大きな取引きが成立した相手に対しては、言葉遣いも重要です。「ありがとうございました」ではなく、「貴社のご好意にお礼申しあげます」というビジネスメールにすることが大切です。

ビジネスメールでお礼を送るタイミング

「会社に戻ってすぐ」が基本になります。契約に至り自分にとって多大な感謝を相手に贈りたいときには、特にそうです。例えば、外での契約ならば、相手が会社に戻られたときに「もうメールが来ている!」という好印象を与えることができるからです。これができるようになるには、習慣化が大切です。人と会ったら、その後で即返信ということがビジネスマナーであることを心しておいてください。 例えば、取引先や顧客との食事会(接待)があったとしましょう。食事会もビジネスシーンではたいへん重要な仕事の場合もあります。お酒を伴ってのことですので、お礼をするのは翌朝ということになります。早すぎても遅すぎてもいけません。相手の始業に合わせて送るようにします。 件名 昨日のお礼 本文例 【昨日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。お取引きのお話も熱心に聞いていただき、初対面とは思えないほどお話が盛り上がり、またご一緒したいと思いました。】 食事会の印象、深まった関係などについて、簡潔に送るようにします。お誘いを受けたときには、食事やお酒のこと、お店の雰囲気のことを褒めるのもいいでしょう。 件名 食事会のお礼 本文例 【昨日はお招きに預かりありがとうございました。お店の雰囲気もよく、たいへん美味しいお料理に感激いたしました。貴社のお考えもしっかりとお聞きでき、弊社といたしましても前向きに考えたいと思います。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。】

お礼のビジネスメールを返信する時のポイント(社内)

さて、社内においてもビジネスメールは毎日のようにやり取りされています。親睦会参加のお礼などもそうでしょう。しかし、ビジネスメールは質が違います。社内内部会議等におけるお礼の言葉を同僚や上司に対して送ります。 件名 昨日の会議のお礼(同僚向け) 本文 【貴重な意見をありがとうございます。今回の企画は、私にとって勝負だと思っていますので、今後ともよろしくお願いします。】 上司にお礼の言葉を伝えるのは当然ですが、同僚にも敬意を表することも忘れてはいけません。 件名 昨日の会議のお礼(上司向け) 本文 【部長様のおっしゃった「人を見て判断する」こと、また、お示しいただいた的を得た資料はたいへん勉強になりました。ありがとうございました。】 日々の忙しさに追われ、手を抜いてしまうのが「お礼のビジネスメール」です。しかし、このメールが相手に与える印象は非常に大きいと思ってください。これは、ビジネスマナーとして常識だという考えもあります。いわゆる「礼儀」ですね。礼儀が人を評価するのです。 さて、お礼のビジネスメールにおける結びの言葉についてですが、ついつい「ありがとう」という言葉で結んでしまいがちですが、どうでしょうか。

お礼のビジネスメールの結びのポイント

1.これからもよろしく

結びの文例1:今後ともよろしくお願いいたします。(「いたします」は、漢字よりもひらがなの方が柔らかい感じがでます。) 結びの文例2:今後ともどうぞよろしくお願い申しあげます。(「上げます」ではなく、「あげます」) 結びの文例3:今後とも変わらぬお引き立てのほど、お願い申しあげます。

2.まずはお礼をさせていただく

本来のお礼は、ビジネスメールでもなく、電話でもなく、お会いして述べるのがマナーですね。ですから、ビジネスメールでは、「まずはお礼まで」なのです。お会いしてお礼申しあげたいが、まずは早急にお礼の気持ちを伝えたいというあなたの思いを伝えるのです。 結びの文例1:略儀ではございますが、まずはお礼申しあげます。 結びの文例2:略儀ながら、まずはメールにてお礼申しあげます。 * 「略儀」は、「お会いしてお礼するところではございますが」という意味を持つ

まとめ

あなたのビジネスメールは、あなた自身の評価につながるだけでなく、会社にとっても重要な意味合いがあります。社外最優先はいうまでもありませんが、社内でも栄進に関わる場合などには、あなたのメールは評価の対象になると思っていてください。ビジネスメールはそれほどの価値があるメールだということです。