退職の挨拶をメールでする際のポイントや事例をまとめてご紹介!

本来であればお世話になった方々には、メールではなく直接会って挨拶をするべきです。しかし、退職が決定した後は、通常業務に加えて引き継ぎや残務処理など、思いのほか仕事が忙しくなるものです。直接挨拶に伺う時間が取れないのが、正直なところでしょう。 自分で会いに行ける方にはできる限り直接挨拶をして、無理な場合はメールで退職挨拶のメールを送るようにしましょう。 また電話で挨拶をするという方法もあるので、臨機応変に対応しましょう。

退職挨拶はメールでも失礼にあたらないか

昔はメールが今のように普及していなかったので、手紙などで挨拶を送っていました。現在のビジネスシーンではメールは重要なものとなりましたので、退職挨拶をメールですることも特に問題はありません。直接会って挨拶はできないけど、メールでは失礼かな?と思うような相手の場合は、メールで送った後に電話であらためて挨拶するなど工夫しましょう。

退職挨拶メールはどこからどこまで送れば良いのか

退職挨拶のメールを送る際に、どの程度の範囲まで送れば良いのかと悩んでしまう人も少なくありません。まずは自分である程度線引きをしてしまいましょう。例えば、「関わりのあった上司・先輩」「同期」「仲の良い取引先・顧客」などです。あまり関わりのなかった人にメールを送っても、相手が自分の事を認識していない場合もあり、返信に困ってしまいます。そのような相手に対しては、送らなくても良いのではないでしょうか。 ただ、退職後もいつ関係が生まれるかはわかりません。次の仕事では取引先となる可能性もありますので、迷った場合はメールを送っておいた方が良いでしょう。

退職挨拶メールのポイント

【社内編】

まずメールの件名は「退職のご挨拶」と「氏名」を入れましょう。一目見てわかる件名を必ず入れておくことで、その他のメールに埋もれてしまわないようにしましょう。 退職理由に関しては、「一身上の都合」として、細かい理由は書かないのが基本です。転職する場合も転職先などを書くのは避けましょう。 どうしても退職理由を伝えたい相手に対しては、個別で退職挨拶のメールを送るようにしましょう。 退職挨拶のメールの目的は、今までお世話になった方々へお礼を伝えることです。

【上司編】

社内向けメールと同様に、件名と氏名を必ず入れましょう。 上司ともなると、直接指導してくださったり、深い関係の場合が多いと思います。 過去のエピソードなどがあれば、本文に交えてお礼を伝えるのも良いでしょう。 しっかりと今までの感謝の気持ちを伝えましょう。

【社外編】

社外に向けても件名と氏名を忘れずに入れてください。退職理由に関しても、「一身上の都合」で問題ありません。 必ず伝えるべきこととして、お客様への挨拶の場合は、後任者の紹介を忘れずにしてください。メールを送る前に直接挨拶に伺うのがベストですが、直接挨拶に伺えない場合もあるので、後任者の氏名と連絡先やメールアドレスは必ず記載してください。

退職挨拶メールを送るタイミング

退職挨拶のメールを送るタイミングですが、勤務時間中に送るのを良く思わない会社もあります。最終出社日の就業時間外に送る会社もあるようです。 一方、退職する前に早めに挨拶メールを送るべきという会社もあります。 上司や先輩に相談して、前例があればそれに合わせるのが無難かもしれません。 最終出社日にバタバタするのは避けたいので、なるべく早めに確認しておいた方が良いでしょう。

【社内編】

社内の場合、最終出社日に退職挨拶のメールを送るというのが基本ですが、社内のルールなども絡んできますので、困った場合は上司や先輩に相談するのが良いでしょう。 最終日当日に退職のことを知らされて、残念に感じる人もいるかもしれませんし、送別会など企画してくれることもあります。会社によってですが、退職届を会社が受理した後であれば、2〜3週間前には伝えても良いのではないかと思います。

【上司編】

上記の社内の場合と同様かと思います。お世話になっている上司であれば早めに伝えても問題はないと思いますが、直属の上司や先輩に相談してから判断しましょう。

【社外編】

社外の場合は、後任者の引き継ぎの兼ね合いもあるので、2〜3週間前には退職挨拶のメールを送ると良いでしょう。退職日ギリギリで送るとお客様も混乱する可能性がありますし、しっかりと引き継ぎをしてくれていないという印象を持たれてしまいます。 可能であれば、退職挨拶のメールを送る前に、後任者と同行し直接訪問し引き継ぎの挨拶ができるとスムーズかと思います。

退職挨拶メールの送り方

【社内編】

社内でも、付き合いの深い人もいれば、そこまでの付き合いはなかったけどお世話になったという人もいると思います。一人ずつ別々に送っていては時間がかかりすぎるので、一斉送信をしましょう。その際は、誰に送信したかがわからないように、必ずbccで送りましょう。宛先には自分のアドレスを入れます。

【上司編】

上司には個別で退職挨拶のメールを送りましょう。決して一斉送信の中に入れないように注意してください。

【社外編】

社外の場合は、個別で送る人や一斉送信で問題ない人など判断が必要です。一斉送信の場合は、社内と同様に、誰宛に送ったかがわからないように必ずbccで送りましょう。宛先には自分のアドレスを入れます。 いつどこでまた関係があるかわからないので、失礼のないようにマナーを守って、退職挨拶のメールを送りましょう。

退職挨拶メールの例文

【社内編】

件名:退職のご挨拶(氏名) 本文: 〇〇部の皆様 お疲れ様です。〇〇店〇〇部の〇〇です。 この度、一身上の都合により3月末日付で退職することになりました。 直接ご挨拶をすべきところですが、メールでのご挨拶にて失礼いたします。 在職中はたくさんの方々にお世話になり、本当にありがとうございました。 この会社で学んだことや経験を、今後も活かしていきたいと思います。 最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。 今まで、本当にありがとうございました。

【上司編】

件名:退職のご挨拶(氏名) 本文: 〇〇部〇〇部長 お疲れ様です。〇〇店〇〇部の〇〇です。 この度、一身上の都合により3月末日付で退職することになりました。 直接ご挨拶をすべきところですが、メールでのご挨拶にて失礼いたします。 〇〇部長には、在職中にたくさんのことをご指導いただき、多くのことを学ばせていただきました。大変感謝しております。 〇〇部長から学んだことや会社での経験を、今後も必ず活かしていきたいと思います。 最後になりましたが、〇〇部長のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。 今まで、本当にありがとうございました。

【社外編】

件名:退職のご挨拶(株式会社〇〇 氏名) 本文: 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。 私事で大変恐縮ですが、この度、一身上の都合により3月末日付で株式会社〇〇を退職することになりました。 直接ご挨拶をすべきところですが、メールでのご挨拶となり申し訳ございません。 〇〇様には色々とお力添えをいただき、大変感謝しております。ありがとうございました。 後任は〇〇が務めさせていただきます。 後任の〇〇の連絡先は下記の通りとなります。 連絡先:〇〇 メールアドレス:〇〇 変わらぬご指導の程、何卒宜しくお願い申し上げます。 末筆ながら、貴社のご発展と〇〇様の益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

退職挨拶メールに返信をいただいた場合

退職挨拶のメールに対して、丁寧に返信をしてくれる人も中にはいます。 その際はきちんとお礼を伝える様にしましょう。あまり長々としたメールですと、相手もまた気を遣ってしまいますので、手短かにお礼を伝える様にしましょう。

【番外編】あなたが退職挨拶メールを受け取る側だった場合

今までは自分が退職する側の話でしたが、逆に退職挨拶メールを受け取る側だった場合の対応について説明します。

退職挨拶メールは返信した方が良い?

基本的には返信は必ずしもする必要はありません。 しかし、お世話になった上司や先輩、同僚に対しては返信したくなると思います。 退職挨拶のメールには退職日も記載しているはずなので、素早く返信するようにしましょう。気付いた時にはもう退職後で返信しても読んでもらえていなかった、なんてことにならないように注意してください。

退職挨拶メールへの返信の例文

【社内・上司編】

本文: 〇〇部 〇〇様 お疲れ様です。〇〇店〇〇部の〇〇です。 ご丁寧に退職の挨拶を頂戴しまして、誠にありがとうございました。 〇〇様には、色々とご指導いただき、大変お世話になりました。 新入社員時代に一から仕事を教えていただき、本当に感謝しております。 退職されるとのことで、非常に残念です。 また何かご縁がございましたら、その時はまた宜しくお願い致します。 最後になりましたが、〇〇様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。 お体には十分お気をつけください。 ありがとうございました。

【社外編】

本文: 〇〇株式会社 〇〇様 お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。 この度はご多忙にも関わらず退職のご挨拶を頂戴しまして、誠にありがとうございます。 〇〇様には色々とお力添えをいただき、大変感謝しております。ありがとうございました。 今まで弊社を支えていただき、心より感謝申し上げます。 〇〇様とお仕事ができないと思うと寂しい限りですが、新しい職場でもご活躍されることをお祈り申し上げます。 今まで本当にありがとうございました。 お体には十分お気をつけください。

まとめ

退職挨拶のメールについてのポイントや例文、番外編として退職挨拶のメールへの返信を紹介しました。 退職となると、転職先や次の仕事へ気持ちが向かってしまうこともあり、今までお世話になった会社のことがおざなりになってしまうこともあります。ですが、最後までしっかりと、今までの感謝の気持ちを伝えていきましょう。仕事での繋がりがなくなっても、人としての繋がりはなくなりません。 そして、できることなら出社最終日は気持ち良く終わらせて、すっきりした気持ちで次に進みたいものです。そのためには最後まで気を抜かず、周りへの感謝の気持ちと、後任者に対しての配慮を忘れずに行動してください。