お詫びメール|ビジネスで役立つお詫び・謝罪メール事例集

送信は迅速かつ丁寧に!

メール誤送信など、ミスや問題が起きた場合の鉄則は「発覚したら、すぐに連絡」です。対応が早ければ早いほど、その後に挽回できる余地が広がります。逆に、お詫びの連絡が遅れてしまうと、取り返しがつかなくなる事態も予想されます。 メールでお詫びを送るメリットは、なにより迅速に謝罪の気持ちを送れることです。ミスに気付いたその場で出しましょう。すぐに謝罪をすることが、相手からの信用を失わない秘訣です。もしも間が1日以上経ってしまったら、本来の謝罪に加えて、お詫びの送信が遅くなった事へも、重ねて謝罪が必要です。

お詫びメールはあくまで略式

謝罪をする方法には、相手先に直接出向いて謝罪する、電話で謝罪する、手紙でお詫び状を送る、などがあります。その中で、メールでの謝罪は一番レベルが軽いものです。ですから、メールを送った上で相手の所に謝罪に行ったり、手紙でお詫び状を出すこともあるでしょう。あるいは電話で取り急ぎの謝罪をしてから、あらためて顛末を明文化して相手に送るということもあるかもしれません。 謝罪がメールだけでいいのか、他の方法とも組み合わせるのかは、相手との関係性やミスの軽重などによって変わってきます。上司や関係者と確認することが必要ですが、訪問や電話などでのフォローも行った方が相手の印象は良くなることは確かです。安易にメールだけで済ませない方が良い場合もあることは理解して下さい。

お詫びメールの文面の書き方

お詫びメールの文面の構成

メールでお詫び状を出す時は、必要な項目を踏まえて謝罪の気持ちを示しましょう。何かが抜けてしまうと謝罪にならず、誠意が相手に伝わりません。ポイントとなるのは、 ・どんなミスや問題が起きたのか事実関係 ・ミスについて謝罪する ・なぜ起きたのか ・今後どうするのか(どうして欲しいのか) ・結びの言葉 です。

事実関係を明らかにして謝罪する

まずは、メール誤送信など起きたこと報告と、その非が自分にあることを認め、しっかり謝罪することが大前提です。そして、なぜ問題が起きたかについての経緯を説明しましょう。 もしすぐに分からない場合は、正確に事実関係を調べてから相手に伝えます。その調査に時間がかかりそうな場合は、取り急ぎ現在の状況を明らかにして、詳しいことはまた連絡するという手配も必要です。 その上で、今回のミスを挽回する提案・報告や、相手に取って欲しい行動のお願い、今後の再発防止に向けた対応策などを提示します。

相手にお願いすべきことはお願いする

メール誤送信など、ミスや問題が起きた場合は、その影響が拡大することを防ぎ、またできるようなら挽回もしなくてはなりません。そのため時には、相手に対して何かをお願いするケースも出てきます。 お詫び状として送っているのに、相手にお願い事をするのは気が引けるという人もいるかもしれませんが、それをしないで被害が拡大しては意味がありません。 例えばメール誤送信や添付ファイルを間違ってしまった場合はそれを廃棄して頂くよう、予定が変わって訪問できなくなった場合は新しい日時の設定を、相手にお願いする必要があります。謝罪をしつつも、そうした希望をきちんと伝えることが重要です。

言い訳や他人の責任にしない

なぜミスや問題が起きたのかを説明することは大切ですが、それが言い訳や責任転嫁につながってしまわないように気を付けましょう。例えば原因として「疲れていて」「このところ多忙を極めており」などは相手にとって関係のないことであり、ただの言い訳として映ります。また「上司の確認が漏れており」「部下が不慣れなため」など、他人の責任にするのもご法度です。誰のミスであっても相手に取ってみれば、会社全体の責任です。あくまで会社を代表して相手に謝罪するという立場を忘れてはいけません。

お詫びメールの文例

誤送信した時のお詫びメール

メール誤送信は最も発生しやすいミスと言えます。送信ボタンを押した瞬間に分かる事もあるでしょう。メール誤送信に気付いた時点で直ぐにお詫びメールを送りましょう。

メールを誤送信した時のお詫び状の文面です。 件名:メール誤送信のお詫び いつもお世話になっております。 株式会社◯◯の○○です。 先ほどメールにつきまして、私の不注意により、 他社様に送信すべきメールを、誤って〇〇様に送信してしまいました。 ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございません。 また大変勝手なお願いではございますが、 先ほどのメールは削除をしていただきたく、何卒お願い申し上げます。 今後はこのようなメール誤送信がないよう、 十分に注意をいたしますので、どうかご容赦ください。 取り急ぎ、メール誤送信のお詫びを申し上げます。

返事が遅れた時のお詫びメール

返事が遅れた時のお詫び状の文面です。 件名:◯◯の件につきまして いつもお世話になっております。 株式会社◯◯の○○です。 ◯月◯日午前◯時頃から◯時まで、弊社のメールサーバがダウンし、 メールの送受信が出来ない状態になっておりました。 そのためご返信が遅くなってしまいまして、誠に申し訳ありません。 現在はサーバが復旧しており、通常通り送受信が可能となっておりますので、 宜しくお願いいたします。 ご要望のあった書類を添付させて頂きましたので、ご確認を願いいたします。 この度はご返事が遅れましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

添付する書類を間違った時のお詫びメール

添付する書類を間違った時のお詫び状の文面です。 件名:先程お送りしました「◯◯」の件につきまして いつもお世話になっております。 株式会社◯◯の○○です。 先程メールでお送りした◯◯の書類ですが、 誤って他社様用のものを添付してしまいました。 大変恐れ入りますが、お送りしました他社様宛の書類は破棄して頂き、 このメールに添付しました御社宛の書類をご覧くださいますよう、お願いいたします。 このたびは私の不注意によるミスで◯◯様にご迷惑をおかけしましたこと、 心よりお詫び申し上げます。 このようなミスを繰り返さぬよう、今後は細心の注意を払ってまいりますので、 何卒ご容赦いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。 このたびは、誠に申し訳ございませんでした。

書類の添付漏れをした時のお詫びメール

書類の添付漏れをした時のお詫び状の文面です。 件名:書類の添付忘れです いつもお世話になっております。 株式会社◯◯の○○です。 先ほどお送りしたメールに、書類を添付しておりませんでした。 誠に失礼いたしました。 今後、このようなことのないよう確認に努めますので、 ご容赦くださいますよう、宜しくお願いいたします。

部下のミスや失態に対するお詫びの文面

部下の非礼に対するお詫びメール

部下が非礼をした時のお詫び状の文面です。 件名:弊社◯◯の非礼に対するお詫び いつもお世話になっております。 株式会社◯◯の○○です。 このたびは弊社の◯◯が◯◯様に対して大変失礼な態度を取ってしまったとのこと、誠に申し訳ございません。 ひとえに上司である私の指導不足であり、弁解のしようもございません。 すぐに◯◯に詳細を確認し、あらためて厳しく叱責をしたところ、 ◯◯本人も今回のようなことは二度と繰り返さないと、深く反省をいたしております。 何卒お許しのほど、お願い申しあげます。 今後はこのような事態の起きぬよう、 これまで以上に社員一同への教育とマナーの向上を徹底する所存でございます。 今後とも変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう、重ねてお願い申し上げます。 後日、あたためてご挨拶に伺いたいと存じますが、 取り急ぎ、メールにてお詫びを申し上げます。 誠に申し訳ございませんでした。

納品や発送に関するお詫びの文面

納品が遅延した時のお詫びメール

納品が遅延した時のお詫び状の文面です 件名:納品が遅れて申し訳ありません。 いつもお世話になっております。 株式会社◯◯の○○です。 ○月○日にご注文いただきました○○(商品名)について、 本日◯◯様宛に発送させていただきました。 このたびは納品の遅延により、◯◯様に大きなご迷惑をかけてしまい、 誠に申し訳ございませんでした。 心よりお詫びを申し上げます。 今後はこのようなことがないように、十分な留意をしていく所存です。 何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。 取り急ぎ、納品が遅れましたこと、お詫び申し上げます。

商品を誤配送した時のお詫びメール

商品を誤配送した時のお詫び状の文面です。 件名:商品ご発送のお詫び いつもお世話になっております。 株式会社◯◯の○○です。 お問い合わせを頂いた「○○」について、担当者に確認をさせたところ、 ○○様のご指摘通り、手違いで異なる商品を出荷していたことが分かりしました。 発送の際には取扱に細心の注意を払っておりますが、 このような結果を招いてしまい、大変申し訳ございませんでした。 ご迷惑をおかけいたしましたことを、心よりお詫び申し上げます。 ご注文の品については、本日、あらためて発送をさせて頂きました。 今後はこのようなミスを繰り返さないよう、再発防止に向けて、 これまで以上に厳重に確認をしてまいりますので、 何卒変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。 メールにて恐縮ではございますが、 このたびの件につきまして、重ねてお詫びを申し上げます。

お詫びのメールで印象の悪化を回避しよう

いかがだったでしょうか?メール誤送信などミスは誰でもしてしまうものです。メールでお詫び状を書く場合のポイントは、簡潔、丁寧、迅速です。文面事態は基本的な構成を踏まえていれば、それほど難しいものではありません。但し、本来は出向いて直接謝罪すべきところをメールで済ませることになるので、一字一句、気を抜くことなく最後まで書くことが必要です。そしてその際は、申し訳ない気持ちを真摯に伝える姿勢を大事にして下さい。