【面接辞退のメールは件名が重要?】転職の時に使える例文を紹介!

例文の紹介の前に、面接辞退をすることで、相手先の企業へどんな影響があるのかをきちんと認識しておきましょう。 相手の立場に立った行動は、社会人としてのマナーです。

まずは、下記「【面接の辞退】電話とメールの適切な断り方をご紹介!」という記事内の「面接辞退を応募先企業や採用担当者の立場で考える」という項目を参考にして、相手の立場や状況に配慮した上での「辞退」ができるようにしましょう。

メールの件名の重要性

メールは現在のビジネスシーンでは重要な連絡手段です。 一般社団法人日本ビジネスメール協会の調査によると、1日のビジネスメールの件数は、送信は約12通、受信は39通だそうです。

「ビジネスメール実態調査2017」 ビジネスメール1日の平均通数、送信は約12通、受信は約39通 役職が高くなるにつれて通数が増える

多くのメール対応業務がある中で、メールの件名というのはとても重要です。 社外、社内、取引先、顧客、勧誘などのメール以外にも、迷惑メールを受信することもあり、わかりづらい件名だと重要度の低いメールだと判断されたり、開封してもらえない可能性もあります。

パッと見て用件が一目でわかるようなメールの件名にしておきましょう。 また、分かりやすい件名にしておくと、メールを検索する際に便利です。 例えば件名に「お世話になります」や「先日の御礼」などざっくりとした挨拶文を入れると非常にわかりづらいので、注意しましょう。 「氏名」や「会社名」「いつの案件か」などを入れておくと、受け取った側は判断しやすくなります。

面接辞退のメール件名の重要性

メールの件名の役割や重要性を考えた時、面接辞退メールにおいても件名でどんな内容かを認識してもらう必要があります。 特に採用担当者ともなると、管理職である可能性は高いので、一般の社員よりも多くの業務をこなしていることが推測されます。 また、多くの応募者とのやりとりもしていますので、「誰から」「どんな用件で」「いつの用件か」ということが一目でわかる件名にするのが望ましいでしょう。 件名に長々と用件を入れるのは良くありません。長くても20文字程度までに収めるようにしてください。 例えば、「○/○(日付)の面接辞退のお詫び(氏名)」といった件名だとわかりやすく、後で検索もしやすいかと思います。

面接辞退メールの例文

では実際にどんなメールを送れば良いのか例文を紹介したいと思います。 繰り返しますが、あくまでも面接辞退は電話での連絡が基本です。メールでの連絡は止むを得ない場合の手段であることは忘れないでください。

例文1

件名:○/○の面接辞退のお詫び(氏名) 株式会社○○ ○○様 お世話になっております。 ○月○日(○)○時から面接のお時間を頂戴しております○○と申します。 大変申し訳ございませんが、一身上の都合により、面接を辞退させて頂きたくご連絡を差し上げました。 何度かお電話をさせていただきましたが、ご多忙中のようでしたので、取り急ぎメールにて失礼いたします。 貴重なお時間を頂戴していたにも関わらず、大変申し訳ございません。 何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。 末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。 ○○(自分の氏名)

例文2

件名:○/○の面接辞退のお願い(氏名) 株式会社○○ ○○様 お世話になっております。 ○月○日(○)○時から面接のお時間を頂戴しております○○と申します。 誠に申し訳ございませんが、諸般の事情により面接を辞退させて頂きたくご連絡を差し上げました。 何度かお電話をさせていただきましたが、ご多忙中のようでしたので、取り急ぎメールにて失礼いたします。 正式な面接辞退につきましては、あらためてお電話にてご連絡をさせて頂きます。 貴重なお時間を頂戴していたにも関わらず、大変申し訳ございません。 何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。 末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。 ○○(自分の氏名)

例文3

件名:○/○の面接辞退のご連絡(氏名) 株式会社○○ ○○様 お世話になっております。 ○月○日(○)○時から面接のお時間を頂戴しております○○と申します。 誠に恐縮ですが、この度、他社の内定を頂きましたため、御社の面接を辞退させて頂きたくご連絡を差し上げました。大変申し訳ございません。 何度かお電話をさせていただきましたが、ご多忙中のようでしたので、取り急ぎメールにて失礼いたします。 正式なお詫びにつきましては、あらためてお電話をさせて頂きます。 貴重なお時間を確保して頂いていたにも関わらず、大変申し訳ございません。 何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。 末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。 ○○(自分の氏名)

面接辞退メールに返信をいただいた時の対応

面接辞退のメールを送信した後、一般的な企業や採用担当者であれば何らかの返信はしていただけるかと思います。 メールの返信をいただいた場合、再度感謝とお詫びの気持ちを伝えるメールを送信しましょう。そしてなるべく簡潔な内容にしましょう。

件名については、応募者が送信した面接辞退メールに返信してくれているはずなので、「Re:○/○の面接辞退のお詫び(氏名)」のような件名で送られてくるはずです。 この件名をそのまま使用し返信してください。 件名は「Re:Re:○/○の面接辞退のお詫び(氏名)」といった形になるかと思います。 「Re:」については消す必要はありません。このままの方が、何の案件の返信かがわかるので、判断しやすくなります。 こちらから再度返信した後は、おそらく企業側からの返信はないと思います。

例文

件名:Re:Re:○/○の面接辞退のお詫び(氏名) 株式会社○○ ○○様 お世話になっております。 お忙しい中、ご返信頂き誠にありがとうございます。 この度は大変申し訳ございませんでした。 またご縁がございましたら宜しくお願いいたします。 末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。 それでは失礼いたします。 ○○(自分の氏名)

返信の件名が「Re:」ではなく書き換えられていた場合

ビジネスマンの中にも、メールの返信時に件名を書き換えて返信する人もいます。 件名を書き換えられていた場合は、その件名に対して返信すれば問題ないでしょう。

転職エージェントを経由していた場合の面接辞退

応募者が企業と直接やり取りしている場合は上記のような流れでの辞退になるかと思います。 悪い印象を受けたとしても、自分に返ってくるだけです。

転職エージェントを経由して応募している場合は状況が変わってきます。 例えば面接の辞退が頻発すると、企業と転職エージェントの関係性が悪化する可能性も出てきます。 仮にそうなった場合、次は転職エージェントの応募者に対する印象が悪くなり、今後の転職活動に悪影響を及ぼしかねません。 転職エージェントを経由している場合は、先々のことも考えて気軽に応募するのは避けたほうが良いでしょう。 転職エージェントとの関係を良好に保つことが、転職を成功させるためのひとつの方法でもあります。

どうしても面接を辞退したいとなった場合は、まずは転職エージェントに相談という形で連絡を取りましょう。 もちろんメールではなく電話で連絡を取ってください。 電話が繋がらない場合は、取り急ぎメールで連絡を入れ、その後電話でしっかり説明するようにしてください。 その際は、理由をきちんと伝えるようにしてください。本当の理由をしっかり伝える方が良いでしょう。

例文

件名:○○株式会社の面接辞退のご相談(氏名) 株式会社○○(転職エージェントの会社名) ○○様 お世話になっております。 この度は、貴重な求人の情報をありがとうございました。 応募させて頂きました○○株式会社の面接の件ですが、大変申し訳ございませんが辞退することを検討しており、一度ご相談をさせて頂きたくご連絡差し上げました。 辞退検討の理由は、○○株式会社の業務内容の○○という部分に不安を感じているためです。 応募後にも熟考いたしましたが、やはり不安を拭うことができませんでした。 一度直接お電話にてご相談ができたらと思っております。 お忙しいところ大変申し訳ございませんが、何卒宜しくお願い申し上げます。 ○○(自分の氏名)

転職の面接辞退メールはわかりやすく!辞退する場合は慎重に

いかがでしたでしょうか。転職活動時の面接辞退のメールの件名についてや例文、転職エージェントへの対応を紹介しました。 メールはビジネスマンに取って必要不可欠なコミュニケーションツールであり、重要な役割を担っています。 面接辞退の連絡については電話が最優先ではありますが、メールもうまく活用して転職活動を成功させましょう。 転職活動中にしっかりとメールのマナーを身につけ、転職後にもこの経験を生かせるようにポジティブに考えて行動しましょう。