日報の書き方!業務や作業の日報を例と共に解説!

なぜ日報を書くのか?

日報とは、その日に行った作業を記録して上司に報告するための書式を言います。上司にとっては部下の仕事の課題や進捗を把握することが可能になり、部下にとっては上司から指導やアドバイスを受けるためのツールになります。その日に起きた事故や問題などを書くことで、組織全体で情報共有を進める役目も担っています。それ以外にも、後で自分がどんな作業をしたか確認するための記録にもなります。 日報は、会社によって規定の書式が決まっている場合もありますが、特に決まっておらず、自由形式で提出する会社もあります。特に最近は紙ではなくメールで報告を行う会社が増えたことから、文面を自分で考えることも増えています。 日報の書式が特に決まっていない場合は、自分でフォーマットを決めておき、それに合わせて毎日書くことで、時間の短縮や後から振り返った時の比較が容易になります。

読む人のことを考えた書き方が大事

なぜ日報を書くのかと言うと、それは当然、上司が部下の作業をチェックするためという理由が最大の理由となります。上司は部下が毎日どんな作業をして、どのような成果を生み出し、どのような課題を抱えて困っているか、気にしています。自分の作業がある以上、部下に付きっきりになるわけにもいきません。そこで、その日にどんな事があったかを報告するツールが日報というわけです。 ですから、上司が知りたい事を書き、それによって上司を安心させることを意識するようにしましょう。読みやすくするために項目を作って書くことも大事です。またあまり頑張って長文を書くのも、読む方に負担を与えますので良いとは言えません。

みんなで共有できる情報も大事

日報を書くときは、自分の成果や反省も大事ですが、職場のみんなで共有できる情報を紹介することも大事です。自分が上手くいった方法はみんなのヒントにもなるでしょうし、自分が失敗した事を客観的に振り返れば。他の人の再発防止にも役立ちます。また未解決の課題があれば、他の人の強力を得られるかもしれません。 日報を出す直接的な相手が上司だけでも、そこから職場のみんなに共有される事も多いはずです。良い日報を作ることで、間接的に職場の中でノウハウの共有やコミュニケーションが活性化される可能性が出てきます。そうした視点で日報を書くようにしましょう。

日報の構成

業務内容の報告と感想

日報の構成は、大きく分けて作業内容の報告と、それに対する感想や対応とに分かれます。報告自体は事実を簡潔に書きます。どんな作業に、どれくらいの時間をかけて、どんな結果が出たかです。しかし、それに留まらずに、結果に対する感想や対応をどう書くかで、日報の質が変わってきます。

目標と結果をセットで書こう

よくある構成は、その日の目標と結果をセットで書き、目標が達成されなかった場合は、それに対する理由を考察し、改善策を考えるというものです。考察や改善策は「所感」とも言われますが、単なる感想で終わることなく、なぜその結果に至ったかを論理的に考えることが大切です。 例えば「ミーティングの時の資料が分かり難かった。これは数字のみで書かれているのが理由なため、次回からはグラフにして見せることで伝わりやすい資料を作りたい」などです。

職種別、日報の例文や書き方

最も基本的な日報の書き方例

日報と言っても、職種や職位によって書くべき内容は変わってきます。まずはオールマイティに使える日報の構成例から紹介します。 項目 ・今日の予定や目標 ・今日の結果 ・良かった点 ・課題と感じたことや改善点 業務内容の報告として、今日は何をする予定を持って出社したか、その予定に対して結果がどうだったかを書きます。そして、良かった点と悪かった点を上げます。 良かった点は、そのまま書いて終わりでいいのですが、悪かった点については、この後どうやって改善するかをセットで書くことで、明日に繋がる書式となります。 課題については自分で解決できなくても、上司や他の人がアドバイスをすることが出来ます。改善方法が分からなかった場合は、相談したいと書いておいても良いでしょう。課題の項目をあらかじめ用意しておけば、特に悪いことが無かった場合には「無し」と書けます。これにより、特にトラブルが無かったことが伝わりますので、上司を安心させることができるでしょう。

営業職の日報の書き方例

営業の日報では、個人で内容が異なることが多くなります。営業は千差万別な顧客に対応しており、個人で状況が多様なことと、必ず何らかの数字を伴うからです。 構成の例としては下記のようなものになります。 項目 業務報告 ・今日の営業目標(数値) ・今日の営業成果(数値) ・今日行った営業結果(時間割) 10:00-11:00 〜〜〜 12:00-13:00 〜〜〜 13:00-14:00 〜〜〜 14:00-15:00 〜〜〜 15:00-16:00 〜〜〜 16:00-17:00 〜〜〜 営業での気付き ・お客様の情報 ・競合の情報 ・相談したいこと 明日の営業予定と目標

営業職の日報の書き方

営業で大事なことは、商談の結果や新規のアポイント獲得の数字、そしてお客様や競合企業の情報です。それらが整理されて見やすいものが良い日報と言えるでしょう。 数字については、訪問件数や売上などの目標や結果を、言葉ではなく数字で明快に記録、報告することが必要です。そしてその中から、良かった点や悪かった点を書いていきます。 出先で見聞した情報については、こんなスタイルで提案をしたら採用を検討してくれるようになった、他社のこの取組はうちの会社でも効果を発揮するのではないか、など毎日営業活動をしていれば、様々な情報が入ってくるはずです。ほんのちょっとした事でも組織にとって有益になる可能性がありますから、気付いた事はコマメに書くようにしましょう。

営業の日報での注意事項

営業でありがちな光景が、日報を書く事に頑張ってしまい、それで時間を使ってしまうことです。しかしいくら日報を書いても売上には直接貢献しません。ですから日報にかける時間は少ないほど良いと言えます。そこで営業の合間に少しずつ書いたり、できるだけ定型的な書式を作っておいて、書く分量をできるだけ少なくする工夫をすると良いでしょう。 内容としては営業した訪問先ごとに、進捗状況や顧客の反応などを書くと、上司にとっても見やすい日報となります。また、営業は外出する事が多いので、明日どんな営業をするのかも細かく書くと良いでしょう。

総務や事務部門の日報の書き方

総務や事務部門は、営業と違って社外で多くの顧客に会うことはありません。また個人で成績が出やすい営業と違い、組織やチームで動く事が多いのも特長です。 そのため、関わる業務ごとに書き方を揃えたり、チーム全体を見る視点で書くことが大事になります。チームで動く時に、個人で仕事や課題を抱えてしまうと、他の人からはそれが見えなくなってしまいます。何が課題で、今どんなことを抱えているのか、積極的に書くようにしましょう。 構成の例としては下記のようなものになります。 今日おこなった業務 ・その1  ・進捗状況  ・課題 ・その2  ・進捗状況  ・課題 ・その3  ・進捗状況  ・課題 明日の予定 共有すべき情報 総務や事務部門は、同時に複数の仕事を進める事が多いでしょうから、それに合わせて進捗と課題を書くと整理が付きます。また個人での課題以外に、全体で共有すべき情報も意識すると仕事の精度も上がっていきます。

若手やアルバイトの日報の書き方

まだ経験の浅い若手やアルバイトの場合は、まずは仕事のスキルが基準に達しているどうかの視点が大事になります。一般の社員に比べて、より上司やマネージャーが指導の目を光らせておく必要性もあるでしょう。シンプルでも漏れのない日報の書式が大事になります。 また、アルバイトや派遣社員の場合は、社員に比べてチームの一員としての意識が育ち難いので、日報を通じてコミュニケーションを図ることにも意義があります。 構成の例としては下記のようなものになります。 ・今日の目標 ・目標は達成できたか? ・達成できなかった場合はどうすれば良いか? ・次回の出勤日の目標 若手やアルバイトの場合、ある程度決められた範囲や、繰り返し的な仕事が多くなるので、その中での目標と結果を書くと良いでしょう。 また達成できたかどうかにフォーカスすることでモチベーションの維持にも役立ちます。

まとめ

いかがだったでしょうか?日報を書くこと自体は簡単ですが、ちゃんと意味のある日報にするためには、いくつものポイントがあります。 提出するものですから、自分が読んで分かりやすいだけではなく、上司にとっても理解しやすい書き方をすることが大事です。そうすれば仕事に対して有効なフィードバックやアドバイスを受けることができ、自分の仕事の向上にも役立ち、上司との関係性も良くなります。是非、有意義な日報を書くようにしてください。