【ビジネスメール/結び・依頼編】返信/断り方や社内依頼など例文と共に解説!

ビジネスシーンで依頼やお願いをするシチュエーションは多いかと思います。 社内だけではなく、取引先、仕入先、お客様、外注業者など様々です。 立場によっても様々で、こちらが「客」となるパターンもありますが、決して横柄な態度で依頼してはいけません。 お互いを尊重し、配慮や気配りを忘れずに接するようにしてください。

メールの件名は明確に

業務内容や人によってメールの使用頻度はそれぞれかと思いますが、一般的なビジネスマンで考えると受信メールの件数は少なくはないでしょう。 どのような内容のメールでも、一目見ただけで内容がわかる件名をつけることが大切です。 「○○のお見積りのご依頼」など具体的な件名をつけましょう。 件名を具体的にしておくことで、後で簡単に検索することもできます。

内容と理由をしっかりと伝える

次は依頼の内容と理由を明確に伝えます。 現在の状況と、6W1Hである、who(誰が)、which(どれを)、what(何を)、when(いつ)、where(どこで)、why(なぜ)、how(どのように)を意識して伝えましょう。 長々とならずに、簡潔にわかりやすく依頼内容を伝えるようにしましょう。

誠意を持った配慮を心がける

長々とならないようにはしますが、相手への配慮の言葉は忘れないでください。 忙しい中、手間をかけてくださることを忘れず、「お忙しいところ申し訳ございませんが」「お手数をおかけしますが」など配慮の一言は必ず添えるようにしましょう。 自分勝手なお願いにならないように注意してください。

ビジネスメールでの依頼時の結びの言葉

ビジネスメールにおいて結びの言葉はとても重要な部分です。 この一言が全体の印象に大きく影響すると言っても良いでしょう。 結びの言葉の役割は、どのような目的のメールなのかを最後に明確に伝える役割があります。 「終わり良ければすべて良し」という言葉があるように、適切な結びの言葉を使用し良い印象を残せるようにしましょう。

社内依頼の結びの言葉例文

社内依頼時の結びの例文を紹介します。 社内用として使える例文ですが、シチュエーションによっては社外でも使用できますので、参考にしてみてください。 ・ご確認のほどよろしくお願いいたします ・お忙しいとは思いますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします ・誠に恐縮ですが、ご協力のほどよろしくお願いいたします ・ご調整のほどよろしくお願いいたします ・ご検討をお願いいたします ・ご検討くださいますよう、よろしくお願いいたします

社内依頼の例文

件名:提案書の確認依頼 ○○課長 お疲れさまです。○○です。 現在商談中の○○株式会社に提出予定の提案書ができましたのでご確認お願いします。 来週の水曜日に同社との商談がございます。 恐れ入りますが、今週末までにご確認いただけますでしょうか。 お忙しいところ大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

社外依頼の結び例文

社外依頼時の結びの例文を紹介します。 社外向けの例文ですが、こちらも社内、社外と使用できますので参考にしてください。 ・ご検討賜りますようお願い申し上げます ・ご多忙とは存じますが、ご協力のほど何卒よろしくお願い申し上げます ・お忙しいところ大変恐縮ですが、ご一考いただければ幸いです ・ご対応のほどよろしくお願い申し上げます ・大変恐縮ですが、ご理解、ご協力賜りますようお願い申し上げます

社外依頼の例文

件名:お打ち合わせ日程調整のお願い 株式会社○○ 総務部 ○○様 いつもお世話になっております。株式会社○○の○○です。 現在ご提案を進めさせていただいております○○の件でご連絡いたしました。 ご提案書ができましたので、あらためて訪問し詳細な説明をさせていただきたいと思っております。 つきましては、○月○日(月)~○日(金)の間で、ご都合のよい日時をご教示いただければ幸いでございます。 上記日程以外でも調整可能ですので、その際はご都合の良い日時をご教示いただきたくお願い申し上げます。 お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

ビジネスメールでの返信・断り方

依頼時と同様に、明確に用件を伝えるようにしましょう。 曖昧な返答をしてしまうと相手も困ってしまいます。 断りの意思を明確にしつつ「申し訳ございませんが」「大変恐縮ですが」「せっかくですが」など一言添えるようにしましょう。 ストレートに断るだけでは相手を不快な気持ちにさせてしまうかもしれません。 相手への配慮と気配りの気持ちを忘れないでください。 また、相手からの依頼や要望を断る際は、きちんと検討をした上でやむを得ず断るという姿勢も見せると良いでしょう。

ビジネスメールでの返信・断りの結びの言葉

依頼時にも説明した通り、結びの言葉は全体の印象に大きく影響します。 特に、断りのようなネガティブな内容の時は細心の注意を払いましょう。 断りの言葉だけで締めるのではなく、必ず感謝の気持ちも添えるようにして、今後の取引や人間関係が良好に継続できるように心がけましょう。

社内返信・断りの結び例文

・またの機会にお願いできればと存じます ・ご了承のほどお願い申し上げます ・ご容赦賜りたくよろしくお願いいたします ・申し訳ございませんが、今回はお断りさせていただきます ・お役に立てず大変申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます

社内返信・断りの例文

件名:○月○日の勉強会欠席いたします ○○主任 お疲れさまです。○○です。 ○月○日の勉強会ですが、急な商談が入り参加できなくなりました。 申し訳ございません。 次回はぜひとも参加させていただきたいので、またの機会にお願いできればと存じます。 急なご連絡となり大変申し訳ございません。 何卒よろしくお願い申し上げます。

社外返信・断りの結び例文

・せっかくのお申し出ですが、ご遠慮申し上げます ・今回の件は見送らせていただきたいと存じます ・誠に心苦しいのですが、今回はご遠慮申し上げます ・検討を重ねましたが、誠に残念ではございますが今回は見送らせていただきます ・今後とも変わらぬお付き合いのほど、何卒よろしくお願い申し上げます ・誠に恐縮ですが、ご容赦くださいますようお願い申し上げます ・末筆ながら貴社のご発展をお祈り申し上げます

社外返信・断りの例文

件名:○○のご提案につきまして 株式会社○○ 営業部 ○○様 いつも世話になっております。株式会社○○の○○です。 先日は弊社までご来社いただき、とても丁寧なご提案をいただき誠にありがとうございました。 社内でも繰り返し検討させていただいたのですが、残念ながらコストの面で難しいものがあり、他社様からのご提案を受けることとなりました。 何度もご足労いただき、親身になってご提案いただいたにもかかわらず、このような結果となり大変申し訳ございません。 取り急ぎお返事まで申し上げます。 今後とも変わらぬお付き合いのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

まとめ

今回はビジネスメールでの社内、社外への依頼や断りで使える結びの言葉を紹介しました。 依頼や断りという内容のメールは気を遣った内容になるので、相手への配慮や気配りが重要になります。 依頼や断りの言葉だけでなく、きちんと感謝の気持ちを伝え、今後の人間関係にも十分注意する必要があります。 メールは言葉だけで用件を伝えますので、誤解を生みやすくもあります。 誤解を生まないように、言葉の使い方や内容、構成など、しっかりと考えて丁寧なメールを送るように心がけましょう。