履歴書郵送の方法・封筒の書き方・マナー

【履歴書と一緒に送るもの】履歴書と一緒に郵送するもの 履歴書 応募書類(企業から求められたもの) 履歴書を入れる封筒(白・A4サイズ) クリアファイル ※必ず新品の綺麗なものを 添え状 / カバーレター 履歴書や応募書類は送る前にコピーを取り、手元に予備(写し)を残しておきましょう。面接では郵送した書類に書かれた内容を元に質問されるため、何を書いたか忘れないようにするためです。

履歴書・応募書類を入れる封筒を用意

市販の履歴書を買うと「履歴書在中」と書かれた長封筒が付いてくる場合がありますが、あちらを使うのはアルバイトの場合のみ。職務経歴書や添え状など、履歴書以外にも書類を同封する必要がある転職時には、全ての書類が折らずに入るサイズを選びましょう。 封筒の色は白のものを選びましょう。以前は茶封筒がマナー違反という意見が多くありましたが、最近は単なる色によるマナー・モラルというのはそこまで聞かなくなりました。但し、茶封筒は白封筒よりも薄くて破れやすく、先方の手元に届いたときは、どうしても白封筒の方がカッチリとして見える可能性が高いです。また、茶封筒はダイレクトメールや他の書類と紛れてしまいやすい、というデメリットもあり、そういった観点から、白封筒が今も推奨されています。

封筒に宛名を書く

【使う道具】 サインペン(黒) ボールペン(赤)と定規、または「履歴書在中」スタンプ のり 鉛筆 消しゴム 封筒が大きいので、宛名書きをする際は黒のサインペンがベター。ボールペンだと読みにくく、油性マジックは裏移りしてしまう可能性があります。手書きは緊張するものですが、字の上手い下手は関係ありません。丁寧に、気持ちを込めて書きましょう。

封筒:表の書き方

■封筒の右側に宛先の住所を書く。都道府県から縦書きで。建物名なども略さずに記入。 ■封筒の真ん中やや右に会社名を。「株式会社」を省略したり「(株)」とするのはマナー違反です。 ■会社名の次の行に宛名を。少し大きめの文字で担当部署・課から書き始めます。 - 部署までしかわからない場合は…「○○部(○○課)御中」 - 担当者名がわかっている場合は…「○○部(○○課)○○様」 - 担当者名がわからない場合「○○部○○課 採用ご担当者様」としてもOK ■表面の左下に赤いボールペンで「履歴書在中」と書き、定規を使って四角く囲う。たくさん出す可能性がある人は、文房具店や100円ショップなどで『履歴書在中』のスタンプを購入するという手も。 宛名を書く際は、必ず応募先企業が提示した送り先・担当部署を確認しましょう。

封筒:裏の書き方

住所の上に、縦書きで投函する日付を記します。マナー本によってはここを省略している場合がありますが、採用担当者が届いているのに気付かなかったとき、ちゃんと早々に送付していたことが伝わるため、オススメです。 必要書類を全て入れたら、フラップの裏面いっぱいに糊を付け、封をします。その上から「〆」マークを書くことをお忘れなく。

履歴書を郵送:郵送方法はポスト投函<郵便局窓口

郵送方法としてポストに直接投函するのはあまりオススメできません。料金不足で思わぬトラブルが発生する可能性があるからです。 切手を貼っていない状態で郵便局の窓口へ持って行き、正確に重さを図ってもらい、その場で郵便局員に料金を支払いましょう。窓口なら、いつ頃相手に届くかも聞けば教えてもらえるため、何かと精神的に安心です。

料金不足になった郵便物について

郵便物が料金不足になった場合の処理は大きく2つに別れます。 a.差出人の元に返送される b.宛先に配送され、先方が不足金額を支払う(または受取拒否される) どちらの扱いになるかは、投函したポストがある場所により異なります。差出人の住所を管轄する郵便局のポストであれば、a.の「差出人の元に返送される」。それ以外の場所で投函していると、全てb.「宛先に配送され、先方が不足金額を支払う」になります。 例:東京都港区赤坂1丁目に住むAさんが、家の近所のポストに投函した場合  →Aさんの家に返送される例:東京都港区赤坂1丁目に住むAさんが、横浜のポストに投函した場合  →宛先に届けられ、不足金額の請求が先方に行く

相手に履歴書が無事に到着したら、電話連絡くる?

企業によっては、親切に到着の連絡をくれる場合もありますが、何十・何百という応募が殺到しているような企業には、そこまでのことを望めません。到着の連絡はなく、合否連絡だけということも多いでしょう。 但し、事前に「本日履歴書をお送りしましたので、そちらには○月○日頃届くと思われます」と連絡していた場合には、電話かメールで、到着の連絡をもらえるかもしれません。 心配な人は、「○月○日に履歴書をお送りしましたが、お手元には届いていますか?」と問い合わせても良いですが、多忙な採用担当者の場合、神経を逆なでしてしまうことも。 スマートに済ませるなら、配達証明で郵便を出すと良いでしょう。

メール便や宅配便OK?

郵便分類上、履歴書は「一般信書」に当たりますが、郵便法という法律で、「一般信書は総務大臣の許可を受けた信書便事業者しか配達することができない」と定められています。現在、この許可を受けた事業者は日本郵便のみ。その他の事業者は上記の信書便事業者に当たらないため、メール便での送付は法律的に禁止されています。知らずに送って法に問われるかはわかりませんが、少なくとも受け取る側は良い印象を抱きません。

まとめ

ほんの少し手間は掛かるかもしれないですが、せっかく精魂込めて書いた履歴書を送るのです、些細なミスで相手に悪印象を与えてしまわないよう、細心の注意を払いましょう。 履歴書・応募書類を提出し終えたら、あとは結果の連絡を待つのみです。