【内定通知書】人事必見!内定通知書の一般的なフォーマットを公開中!

内定通知書とは企業が採用の意思を書面にしたもので、いつから社員として採用するのかを通知するための書類です。 新卒であれば、大学卒業を要件として採用するといった条件をつけるのが一般的です。 中途採用者に関しては、入社日を内定者と打ち合わせをしてから通知書を作成するのが一般的です。 フォーマットに関しては最低限入社日を押さえておけばあとは企業ごとに自由ということです。

内定通知書に関する法律

内定通知書そのものは法律的には発行する義務がありません。内定は口頭により成立するものだからです。

なぜ内定通知書を作成する必要があるのか。

内定は口頭によって成立するため、基本的には電話で合格を伝えるだけでも成立します。ただし、口頭のみで内定を行うとお互いに言った言わないでトラブルになってしまう可能性もあります。それを回避するために内定通知書を作成するのが一般的となっています。 もしも、内定通知書を作成しない会社であれば、事前に社内報を送るなどの行為で代替とすることができます。 法律的には必要がないが、企業と求職者双方の意思疎通のための書面であるという認識が絶対に必要です。法律的なものではなく、会社と求職者での間での合意という解釈をするようにしましょう。

内定通知書と労働条件通知書の違いとは

よく混同されているのが内定通知書と労働条件通知書についてです。 内定通知書はあくまで内定を通知するためだけの書類です。 労働条件通知書はその名前の通り、労働条件について書く書類です。 この二つを混同しない様に人事担当者は注意しましょう。 内定通知書に記載すべき情報は最低限でもよいですが、労働条件通知書は必ず入社する本人に書面で明示しなければならない条件です。 職歴のある転職希望者の場合は、労働条件を内定通知書に記載することで年収の見込みなどを提示することも内定後の入社率アップのためのテクニックの一つです。年収が400万円の会社と年収が500万円の会社どちらに入社したいかなど、転職希望者の状況にもよりますが、その分は年間休日の多さを示したり、ここで様々なアピールをすることが可能です。 また内定通知書は基本的には入社前に内定者に送付するものです。 労働条件通知書は入社後に新入社員の方に対して発行するものと解釈しましょう。

内定通知書に記載すべき項目は何か

基本的には入社日を通知するだけでも良いのですが、ある程度は自由に記載できるので、内定者に対して不安感をなくすために書けることは書くのがベターです。 内定通知書には入社日、雇用形態(期間定めのある雇用かそれ以外か)、試用期間、所属部署、役職を記載するようにしましょう。労働条件通知書を兼ねる場合には、上記に加えて下記の内容を盛り込んでも良いです。勤務地、就業時間、休日休暇、社会保険の有無、給与・手当の金額、賞与の有無、通勤交通費などの項目を事前に通知するのも良いです。

内定後のトラブルを避けるために追加したほうが良い項目

内定後のトラブルを避けるためには、こういった場合は内定を取り消しますという文言を追加しておくことが重要です。 病気やケガで入社日が大幅に遅れることになってしまった場合や、内定承諾の書類の提出期限を過ぎても返事が来なかった場合、警察に捕まるなどの犯罪行為を行った場合や、経歴詐称を行ったなどの問題があるときは、内定を取り消すといった文言です。実際には内定を取り消すことはよほどのことがない限りはできませんが、不慮の事態に備えて当事者間で約束をしておくことは非常に重要です。 内定通知書を送ったにも関わらず、内定承諾の返事が来ないという事態に遭遇したとき、もしもこの文言がなければ内定の取り消しは非常に難しいものとなります。

内定者の入社率がアップする内定通知書の書き方

新卒の学生であればそれほど労働条件などを気にする方は少ないですが、転職組となれば話は別です。基本的には労働条件をアップするために転職するのが当たり前なので、内定通知書の書き方にはあらゆる工夫が必要となってきます。

内定通知書を魅力的に見せるフォーマットのコツ

年間休日数や、賞与の金額、昇給の金額などをフォーマットに盛り込むようにしましょう。そしてここで重要なポイントがあります。 内定通知書として内定者に書類を送付する場合、特に労働条件通知書のように厳格に内容を決めなくても問題ありません。 理論年収を記載するという方法が内定通知書では可能です。 労働条件通知書は法律に定められた文書なので、フォーマットというよりも不確かな記載は許されません。入社する人の労働条件は確約されているものしか書けません。 しかし、内定通知書には理論年収を記載したり、賞与の月数を支給実績など、労働条件通知書よりも柔らかい表現で記載することができます。 例えば転職して1年目は年収300万円程度であっても、それ以降の2年目は賞与や昇給があり、年収400万円以上に昇給するパターンです。 労働条件通知書にこれらのような二年目以降の待遇というのは記載することができません。確定している労働条件以外は記載してはいけないことになっているからです。 しかし、入社2年目以降の待遇がアップするというような、不確かだがそうなる可能性の高い転職者へのメリットのある情報の提供も、内定通知書ならば可能となってきます。

内定通知書の返事が来ないときはどうすれば良いのか

内定通知書を送付し、内定の承諾を転職希望者に送付したにも関わらず音信不通となってしまったというようなときには、どうすれば良いのか。返事が来ないとき何月何日までに書類が届かなかった場合、内定を取り消しますという文言を必ず付け加えるようにしましょう。そうしなければその人を採用する予定だった採用枠を人事担当者としては埋めなくてはならないので、致命的な状態となってしまいます。

内定取り消しができるのはどんな場合なのか

内定取り消しは基本的にはできません。内定の取り消し=解雇となります。 なので、内定を出すときは慎重に行う必要があります。 基本的には本人が辞退すると言わない限りは、どんなことがあっても取り消すことはできないということを肝に銘じておきましょう。

内定への返事が来ないという事態を防ぐために人事がとるべき行動

新卒採用のように学生さんを採用する場合には、社内報を送付したり、定期的に食事会を開くなどの積極的なコミュニケーションをとるようにしましょう。これはさじ加減が非常に難しいですが、過度に行うと束縛の激しいブラック企業という認識を学校や保護者から受けてしまう可能性があります。内定式のように他の企業が当たり前に行っている式でない場合は、特に気を付ける必要があります。就職に関してはかなり学生も学校も保護者も敏感になっているのが昨今の社会情勢です。 具体的な頻度としては内定式のある10月1日以降に、三ヶ月に一度程度で考えておくのがベターです。学生の本分は勉強であり、あまり度が過ぎた拘束をすることは避けるようにしましょう。 中途採用者に関しては、内定後から入社日までの間に職場見学の機会を設けたり、一緒に働く同僚と顔合わせの食事会を事前に開くなど、簡素なものでも構いません。 学生ほど気を遣う必要もないので、気楽に顔合わせの場などを設けるのが良いです。

まとめ

内定通知書を発行した段階で雇用契約が確立しているため、よほどのことがない限りは内定取り消しは行えないことを覚えておきましょう。 また、内定通知書と労働条件通知書は全く異なるものなので、内定通知書の書面に関しては法律的な制約はあまり受けないものですので、書面の内容についてはどうすれば入社してくれるかという相手の目線に立った内定通知書を作成するようにしましょう。 入社日までに内定辞退されないように積極的に人事からコミュニケーションを図るようにしましょう。内定通知書に対して返事が来ないといったときも、短絡的に内定取り消しなどは行わないようにしましょう。内定者が返事を忘れているだけという可能性もあります。内定取り消し=解雇と法律的には解釈されますので、安易に内定取り消しを行うと裁判され多額の陪食金を請求される可能性もあります。