【グーグルスプレッドシートの使い方!】共有/関数/便利機能の解説!

目次

グーグルスプレッドシートとは

表計算ソフトといえば、ほとんどの人がエクセルを思い浮かべると思いますが、グーグルにも表計算ソフトがあります。「グーグルスプレッドシート」という名前のツールで、無料で利用できます。グーグルChromeアカウントにログインし、iPhoneなどのスマホ、タブレットなどから利用できるのです。スマホで利用する場合にはアプリをダウンロードする必要がありますが、ブラウザー版ではPCへのインストールも不要です。 グーグルスプレッドシートの基本的な機能は、エクセルとほぼ同じです。見かけもそっくりです。グーグルスプレッドシートクラウド環境で動作するので、スピードについてはエクセルに劣ります。しかし、共有機能などグーグルスプレッドシートの方が優れた機能もありますので、エクセルより便利という人もいます。さすがに機能の豊富さではエクセルに負けますが、グーグルスプレッドシートは軽量で高速という特徴があります。

グーグルスプレッドシートの使い方

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エクセルを使い慣れている人であれば、グーグルスプレッドシートの使い方は簡単です。マニュアルを見る必要はなく、まずは使い始めてみましょう。ほとんどの操作はエクセルに似ていますので、まず初めに使ってみて、その後、わからない箇所があれば、マニュアルやヘルプなどを参照するようにしましょう。エクセルの関数やグラフなどシンプルではありますが、エクセルのデータを移行することも可能です。

グーグルスプレッドシートの優れた機能

グーグルスプレッドシートには、エクセルには存在しない優れた機能も存在します。これからこれらの機能の使い方について説明します。

グーグルスプレッドシートでは、地図とデータ(表)を組み合わせた資料が作成できる

国名と数値がある表を事前に作成しておき、グラフの作成で「地図」を選択すると世界地図が作成できます。この世界地図の国名は数値によって色が変わるようになります。

グーグルスプレッドシートでは、コメントを書き込むことができる

グーグルスプレッドシートの画面右上部には「コメント」というボタンがあります。コメントを挿入したいセルを選択し、「コメント」ボタンをクリックするとコメントを表示するという使い方が可能です。

グーグルスプレッドシートでは、チャットができる

グーグルスプレッドシートには、チャット機能が付いています。複数のメンバーとスプレッドシートを共有しながらチャットで会話をするという使い方もできまるのです。

グーグルスプレッドシートでは、メール連動が可能

「Email Range」というアドオンを使う必要がありますが、グーグルスプレッドシートでは、記載内容とメールを連動させるという使い方もあります。

グーグルスプレッドシートでは、アンケートフォームの作成が可能

グーグルスプレッドシートでは、グーグルフォームを利用して、アンケートを作成することができます。またアンケートの書き込み結果をグーグルスプレッドシートで集計するという使い方ができるのです。

グーグルスプレッドシートでは、WEB押印が可能

アドオンを使う必要がありますが、グーグルスプレッドシートではWEB印鑑の押印が可能です。「DigitalStamp4Sheet」というアドオンをインストールし、事前に印影を登録しておくことで、WEB印鑑を利用するという使い方も可能です。

グーグルスプレッドシートのその他優れた機能

その他としてグーグルスプレッドシートは、Google Analyticsとの連携した機能や他言語への翻訳機能など、他のグーグル機能と連携する使い方ができて優れています。グーグルスプレッドシートは、ローカルで動作するのではなく、クラウドベースで動作するので、共有や他のグーグル連携など、グーグルならではの使い方が揃っているのです。

グーグルスプレッドシートとエクセルとの違い

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グーグルスプレッドシートとエクセルは、何が違うのでしょうか。どちらも表計算ソフトで見た目や使い方も似ていますが、どういった点が違うのでしょうか。グーグルスプレッドシートとエクセルの違いについて解説します。

グーグルスプレッドシートのメリット

共有機能など、グーグルスプレッドシートの方が良い機能はいくつもあります。エクセルよりもグーグルスプレッドシートの方が便利という点についてまとめてみました。

共有機能

グーグルスプレッドシートで便利な機能は、何と言ってもファイルの共有機能です。iPhoneやAndriod などのスマホ、PC、タブレットなどとファイルを共有できますし、複数人の間でもファイルを共有できるのです。また、グーグルスプレッドシートでは、いちいちファイルの保存というアクションをする必要がありません。また、常時ファイル保存・共有してくれるので、うっかり保存忘れをすることもありませんし、これは使ってみると大変便利な機能です。さらに、幾つかのデバイスを同時に使って作業することもできます。PCとiPhoneを同時に使って、両方から更新してもおかしくなることはありません。この共有は本当に便利な機能です。

他ツールとの連携

グーグルスプレッドシートでは、Gmail、カレンダー、グーグルアナリティクスなど、他のグーグルツールとの連携ができます。グーグルならではの機能といえますが、翻訳や地図などとの連携もできるのです。

自動保存

共有機能の説明でも少し触れましたが、グーグルスプレッドシートではファイル保存というアクションが不要です。実際には数秒のロスはありますが、いちいち保存という操作をしなくてもファイルを自動保存してくれます。エクセルでは、うっかり保存することを忘れて、いままでの入力をやり直ししなければならなかった経験をした人は多いと思います。グーグルスプレッドシートではこのような心配はありません。また、グーグルスプレッドシートでは、ソフトウェアの立ち上げさえ必要ないのです。共有機能と並んで代表的な便利機能です。

無料である

グーグルスプレッドシートは、何と言っても無料ですので、個人で使用する場合などは、気軽に試すことができます。エクセルの場合は、少しでも費用がかかってしまいます。通常Wordと同時に購入したり、Office(現在はOffice 365 Soloのことが多い)と一緒に購入するので、数万の個人負担はやむを得ないで発生してしまいました。グーグルスプレッドシートとグーグルドキュメント(グーグルのWord)であれば無料なので、Officeを購入しないで、まず使って試してみることをおすすめします。

iPhoneやAndriod などのスマホから同時に利用できる

同一ChromeのIDから、グーグルスプレッドシートを利用するとiPhoneやAndriod などのスマホやPC、タブレットから、一つのグーグルスプレッドシートを同時編集できます。グーグルスプレッドシートでは、更新した内容を常時保存しているので、PCとタブレットの両方を利用して編集作業を行ったり、その後iPhoneを加えて編集を継続することもできるのです。2台のPCで1つのグーグルスプレッドシートを同時編集することもできます。画面を複数開いて編集作業をしたい場合や、外出中も編集作業を継続したい場合など、非常に便利な機能です。エクセルは基本ローカルソフトなので、このような使い方はできませんが、グーグルスプレッドシートはこのような使い方では革新的と言えるでしょう。

グーグルスプレッドシートのデメリット

エクセルよりグーグルスプレッドシートの方が劣ってしまうという点はいくつかあります。

計算速度はやや遅い

関数などの実行速度は、やはりエクセルには勝てません。グーグルスプレッドシートはクラウド上で動作しているため、関数を記述した時、結果が瞬時に表示される訳ではありません。

ネットがないと使えない

エクセルはローカルソフトですが、グーグルスプレッドシートはPCにインストールしないクラウド型のソフトですので、PCがネットワークに接続できない場合、利用できません。最近は、外出先でもWifi環境が整備されていますので、このようなWifiを利用すれば、グーグルスプレッドシートを利用できます。また、iPhoneなどのスマホでグーグルスプレッドシートを使う場合は、LTEがありますので、外出先でも利用可能です。

利用者が少ない、質問できる人が少ない

今やエクセルは学校でも教えていますので、知っている人の数という面では、エクセルに勝つことはできません。何か分からないことがあった時に、質問できるかという観点では、グーグルスプレッドシートは劣ります。しかし、グーグルスプレッドシートの利用者も相当なものですので、ネットの情報などを参照して十分に分からないことを解決できるのです。

その他のエクセルとグーグルスプレッドシートの違い

マクロやVBAは、「Google Apps Script (GAS)」

グーグルスプレッドシートでのマクロやVBAは、Google Apps Script (GAS)になります。Google Apps Scriptは、グーグルのサーバーサイド・スクリプト環境を利用しており、JavaScriptを利用しています。

グーグルスプレッドシートでのプルダウンリスト

グーグルスプレッドシートでは、セルにプルダウンリストを作成することが可能です。エクセルでも作成可能ですが、グーグルスプレッドシートでも可能なのです。ただ、エクセルとは作成手順が変わってきますので、グーグルスプレッドシートでの作成にも慣れておきましょう。

「プルダウンリスト」作成手順

プルダウンリストの作成手順について説明します。 ①まず、プルダウンリストを作成したい部分を選択します。「データ」メニューから、「データの入力規則」を選択します。 ➁次に条件から「リストを直接指定」をクリックします。 ➂リストを直接指定欄から、表示させたい値をカンマ区切りで入力します。「保存」をクリックします。セルの「▼」をクリックするとプルダウンリストが表示されます。 ④その他の方法として「リストを範囲で指定」を選択する方法があります。この場合、プルダウンリストに含めるセル範囲を選択します。

「プルダウンリスト」の変更および削除方法

プルダウンリストの変更や削除は、次の手順になります。 ①グーグルスプレッドシートを開き、プルダウンリストのセルを選択します。 ➁「データ」「データの入力規則」の順で開いて、「リストを直接指定」または「リストを範囲で指定」に入力されている値を変更し、「保存」をクリックします。 ➂プルダウンリストを削除したい場合は、「入力規則を削除」ボタンを押します。

iPhoneなどのスマホやiPadからは、プルダウンリストを作成、変更できない

プルダウンリストを作成、変更するためには、PCから行う必要があります。iPhoneなどのスマホやiPadからは、プルダウンリストを作成・変更ができませんので、ご注意ください。なお、iPhoneなどのスマホやiPadからでも、プルダウンリストの参照は可能となっています。

作成したプルダウンリストをエクセルに変換する

グーグルスプレッドシートでは、作成したプルダウンリストをエクセルに変換することができるのです。グーグルスプレッドシートの画面より、[ファイル][形式を指定してダウンロード][Microsoft Excel(.xlsx)]と選択することで、エクセル形式でファイルを出力できます。出力したエクセルファイルを開き、プルダウンリストを作成したセルを選択すると「▼]が表示され、プルダウンリストが出てきます。

グーグルスプレッドシートは、iPhoneなどのスマホからも利用可能

グーグルスプレッドシートは、iPhone などのスマホからの利用も可能です。事前にアプリストアから専用アプリをダウンロードしておくことが必要ですが、iPhone、iPad、タブレットなどからも利用できます。先程までオフィスで仕事をして急に外出になっても、外出先からグーグルスプレッドシートで作業が続けられるのです。

グーグルスプレッドシートのスマホアプリの機能

PCで使えるグーグルスプレッドシートの機能とスマホアプリの機能とでは、まったく同じではありません。スマホは画面が小さいため、機能面でもまったく同じという訳にはいかないのです。

表計算部分はほぼ同じ

表にある値を入力したり、関数を記述したりする部分は、スマホアプリであってもPC版であっても同じように利用できます。iPhone などのスマホは画面が小さいので、ズームしたりして編集しなければならない点はあります。しかし、ズーム操作やスクロール操作も大変スムースですので、使いずらさを感じることはないでしょう。

関数入力も簡単

関数を入力する時は、スマホの入力欄にある「fx」をタップするとカテゴリーから簡単に使いたい関数を選択できます。

iPhoneアプリとAndroid版アプリとの違い

iPhone版のグーグルスプレッドシートアプリとAndroid版のグーグルスプレッドシートアプリでは、機能に若干の違いがあります。Android版ではグラフを作成することができますが、iPhone版ではグラフを作成することができません。また、「条件付き書式」や「名前付き範囲」などもiPhone版では使えないのです。このように比べて機能の豊富なAndroid版ですが、PC(ブラウザー)版と比較するともちろん機能が劣ります。iPhone版、Android版、PC(ブラウザー)版の間では、それぞて使える機能が違うのです。

グーグルスプレッドシートの関数

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グーグルスプレッドシートの関数とその使い方について説明します。エクセルでよく使う関数は、基本的にグーグルスプレッドシートでも同じように利用できるため、ここではグーグルスプレッドシートらしい関数について解説することにします。

・GOOGLETRANSLATE関数  指定した言葉を他の言語に翻訳します。  「=GOOGLETRANSLATE(A1,”es”,”ja”)」は、英語表記のA1セルの文字列  を、日本語に翻訳するという内容です。  A1セルに「Hello.」と入力すると「こんにちは。」と表示されます。 ・FILTER関数  指定した条件にあったデータのみを表示させる関数です。   FILTER(範囲,条件1,[条件2, …])  特定のデータだけを別のセルやシートに表示させることができます。  慣れると便利な関数です。 ・IMPORTRANGE関数  指定したスプレッドシート内のセル範囲をインポートします。   IMPORTRANGE(スプレッドシートキー,範囲の文字列) ・IMPORTHTML関数  指定したHTMLページの表やリストを抜き出して表示します。   IMPORTHTML(URL,クエリー,指数) ・IMPORTDATA関数  指定したURL(”.csv”または”.tsv”)から、データをカンマまたは  タブ区切りでインポートします。   IMPORTDATA(URL) ・IMAGE関数  指定したURLより、画像をインポートする関数です。   IMAGE(URL, [モード], [高さ], [幅]) ・ISURL関数  指定したURLが実際に存在するかどうかチェックして、TRUEまたはFALSE  の値を返します。   ISURL(URL) ・SPLIT関数  指定したテキストを区切り文字で分割し、分割した値を順番にセルに表示します。   SPLIT(テキスト, 区切り文字) ・UNIQUE関数  指定したグーグルスプレッドシートの範囲の中に重複した行があった場合は、  その重複した行を除いた値をセットします。   UNIQUE(範囲) ・JOIN関数  指定した範囲の値を、区切り文字を使用して、連結します。SPLIT関数  を逆にした感じです。   JOIN(区切り文字, 値または配列1, [値または配列2, ...]) ・WEEKNUM関数  指定した日付が、その年の何番目週になるのか、番号を表示します。   WEEKNUM(日付, [種類]) ・CONCATENATE関数  CONCATENATE関数では、いくつかの文字列を連携することができます。  以下のように文字列を幾つか指定すると、連結した値を表示します。   CONCATENATE(文字列1, [文字列2, ...]) 文字列を連結します。 ・EXACT関数   2つの文字列を比較し、同じであればTRUE、違っていればFALSEを返します。   EXACT(文字列1, 文字列2) ・MID関数  MID関数は、文字列の真ん中から、切り出すことができます。  開始位置と切り出す文字列の長さを指定しますので、それに応じて  文字列の途中を切り取って表示します。   MID(文字列, 開始位置, 長さ) ・ROW関数  ROW関数を記載したセルの行番号を表示します。   ROW()

グーグルスプレッドシート:まとめ

これまでグーグルスプレッドシートについて説明を行ってきましたが、ご理解いただけたでしょう。グーグルスプレッドシートは、クラウド上で動作する無料の便利な表計算ソフトです。使い慣れたエクセルと操作が似ているので、マニュアルを読まないと使い始めることができないといったこともありません。エクセルが使える方であれば、すぐにうまく使いこなせるでしょう。 また、グーグルスプレッドシートは、共有や自動保存、グーグル機能との連携など、使ってみて大変便利な機能がたくさんあります。複数のメンバーとの共有機能や複数のデバイスでの同時作業など、一度使い始めると手放せなくなってしまいます。何と言っても無料ですので、コストのことを気にせず、使い始めることができます。 さらに、高速、軽量であり、動作が不安定になることもほとんどありません。エクセルは多機能なので、少し重い感じがすることがあると思いますが、グーグルスプレッドシートはクラウドで動作しているにもかかわらず、非常に安定しているのです。