【ビジネスメール/返信編】お礼/件名/引用のマナーとは?例文と共に紹介!

ビジネスメールは、プライベートメールではありません。時には大きな取引きになるようなメールになることもあります。中でもお礼や催促のメールを返信する際には一定のルールがあります。返信する相手に失礼のないようにお礼や催促のメールを返信します。このメール返信には、優先順位というものがあります。 遅れてはいけない、瞬時に返信しなければならない場合もあります。また、取引先からの催促など、文面をよく吟味して送付しなければならないような例もあります。日常のプライベートメールに慣れてしまっていますと、ビジネスメールの返信は非常に難しいものだと思います。ビジネスでの返信メールであなたの評価につながる方法をご紹介します。

ビジネスにおける返信メールのマナー:優先順位というもの

例えば営業マンが、外出先から職場に戻ってきてパソコンを開けます。その時、時には声を出して驚いてしまうほどの数のお礼や催促などのメールが届いていることがあります。それらのメールをどの順番で見ていくか、いかがでしょうか。遅れてはいけませんね。 ・古い順(先に届いたもの)から見て返信する ・新しいものから順に見て返信する ・ざっと件名を見て、重要と思うものから見て返信する 一般的に、ビジネスマナーが不十分な方は、古い順に見て返信するようです。これは、一つ一つのメールにていねいに対応するという点では問題ないでしょう。しかし、ビジネスでよく言われる優先順位というものは、メールの返信でも生きています。

ビジネスにおける返信メールのマナー:体験談

具体的な例で見てみましょう。 『社に戻った私は、パソコンをすぐにあけることが日課になっています。その日も午後4時半に帰社、営業から戻ってきてほっと一息ついてパソコンを開けました。「えーっ!」何と22通のお礼や催促などのメールを受信していました。その中で、主なものをあげてみます。 古い順(早く届いていた順)に ・お客様からの見積り依頼 ・取引先から契約書のチェック依頼 ・お客様から商品に関するクレーム ・上司からの報告書作成依頼 ・お客様から追加依頼 ・取引先からの商品の見積り

ビジネスにおける返信メールのマナー:優先順位をどうする?

さて、上記の中でその時の私は、遅れてはいけないと思い、「クレーム対応」を一番に開き対応しました。お電話を差し上げ、詳しい内容をお聞きし明日の対応にしていただくことで了承いただきました。私はお客様最優先でこれまでも対応をしていたのですが、このときは違いました。 「取引先から契約書のチェック依頼」が詰めの段階にあることを度忘れしていて、契約破棄になってしまったのです。 うちの社に受注していただくことにほぼ決まっていたのですが、相手側の社長さんが、後日言われたことは「言い訳はいい、メールの件名に「緊急」と書いておいただろう。すぐに見てくれず遅れたのはあなたなのだから。」でした。』 お礼や催促などのメールを送信する場合にも受信内容に優先順位をきちんと付けて遅れないように返信することが非常に重要になります。優先順位は、一般的には、お客様関係、取引先関係、会社内という順になります。しかし、受信件数が多いときには「件名」で内容を確認してから開けていくようにすることが重要だということがお分かりいただけたでしょう。

ビジネスにおける返信メールのマナー:その日のうちに

このようなお礼や催促などの受信メールがたまってしまったときにも、一つだけ忘れてはならないことがあります。その日のうちに全部開くことと、遅れてもいいからすべてに返信することです。「とてもできない!」といわれる方もおられるでしょう。その方法は、緊急性の高いメールには何としても返信する、明日でもいいものには、「今日は対応できませんが・・・」という連絡を返信します。 ビジネスメールは、受信後24時間以内に返信するのがマナーです。一般的に、ビジネスメールの返信をどれくらい待てるか?という問いに対して、8割のビジネスパーソンが24時間以内と感じている、といわれています。 返信が求められているメールは、遅かれ早かれ返信しなければいけません。お礼や催促などのメールを読んだらその場ですぐに返信するようにしましょう。同じ内容を返信するにしても、早い返信か時間が経ってからの返信かで、相手の印象は全然違います。返信が遅れているという印象だと、相手に無用の不安を抱かせかねません。ちょっと回答しづらい……、今は急いでいる、という場合も、さしあたっての返信をしておきましょう。

ビジネスにおける返信メールのマナー:具体例

・社内での検討が必要な場合 『いつもありがとうございます。メールをいただきありがとうございます。お問い合わせの件につきましては社内で検討させていただきます。明日には遅れないようにお返事いたしますのでお願いいたします。』 ・とりあえず送信する場合 『お世話になります。メール内容を拝見いたしました。この件につきましては、あらためて当方よりご連絡いたします。とりあえずはご連絡まで。』

ビジネスにおける返信メールのマナー:相手に喜ばれるメールの返信の仕方

仕事中に合図の音が鳴ってお礼や催促などのメールが届いたとします。あなたはどうしますか。別の仕事に忙しいから、それが終わったらまとめてみればいい、という思いでいませんか。電話はすぐに対応できるものですが、メールは最悪の場合返信を忘れてしまうことも考えられる怖いものです。メールの受信音が鳴ったらすぐに開く、そして、すぐに返信する・・・そのような良い癖をつけておくことです。 相手の立場に立って考えてみてください。メールを送った、1分後お礼の返信メールが来た!これは、自社にいるときに心がけていただきたいのですが、時には、取引先の大切な契約に繋がるかもしれません。また、あなたの評価は確実に上がり、取引先から自社の上司にそのことが伝わり、ますます評価がよくなることだってあるのです。遅れないようにしたいものです。

ビジネスにおける返信メールのマナー:あなたを訪ねてきてくれる人と思うこと

お礼や催促などのメールを受信するということは、あなたをにノックをしてくるということです。受信してすぐに送信することは、当たり前のことだとも言えます。さらにお礼や催促などのメールの返信で大切なことは送信のタイミングを心得ていることです。メールの使い方のうまい人は、返信のタイミングを心得ています。待つ人の立場になって送信することを心がけてください。

ビジネスにおける返信メールのマナー:ビジネスメール返信の基本

お礼や催促などのメールを受信したときに、その文章をそのまま返信欄にコピーして貼り付ける(引用)方がおられます。ビジネスメールのやり取りでは、受信したメール本文を引用して返信すると返信しやすくなります。また、その方との過去のやり取りを参照しながら返信するということも大切です。(受信メールから返信するときに、「返信」を押すと引用符「>」のついた状態で前の本文が表示されること)この「引用」の方法は、次のようないろいろな場合に効果があります。 1.受信メールの部分引用による返信 『お約束のお時間のご提示をいただき、ありがとうございました。以下ご回答いたします。 >○月○日①10時から11時まで >    ②13時から14時まで >①・②いずれの時間帯がよろしいでしょうか。 (返信)②10時から11時まででお願いいたします。』 このように、受信メールを引用して、返信メールの本文に引用すると、相手にとってもわかりやすくなります。 受信内容に誤りがあった場合には、どうしようかと悩むものです。例えば取引先の方の誤りには十分配慮が必要です。その場合には、受信した原文はそのままにして引用し、下記例のように返信します。特に大切な取引先に対しては、さりげない配慮が好感をもたれます。 『いつもありがとうございます。以下の件ですが、下記回答させていただきます。 >○月25日(水)10時のお約束でお願いします。 (返信)○月25日(木)(水→木)のお約束でよろしいですね。承ります。』 返信時の件名にも注意 件名返信時には、ご存知のように頭に「Re:」がつきます。この件名は、ビジネスメールでは大変重要な役割を果たします。前述しましたが、急ぐ時や重要な案件の時には、遅れないようにしなければいけません。 いろいろな仕事があふれる中で、お礼や催促などのメールを返信する時には、引用することが多くなり、件名もそのままに「Re:」で送ってしまうことがあります。「○日の会議の件」→「Re: ○日の会議の件」というように、便利です。しかし、ここに落とし穴があります。別件にもかかわらず「Re:」を使ってしまうことがあるのです。送信した相手を「会議の件はわかっている」「別件なのに失礼だ」という嫌な思いにさせてしまいます。

ビジネスにおける返信メールのマナー:「件名」の書き方

また、中途半端な件名にも気を付けなければなりません。○月○日の約束の件で、「都合がつかなくなったこと」を送信する場合に「○月○日の件」という件名で送信したらどうでしょうか。相手は、約束の件はわかっていると思って流してしまう(「都合がつかなくなった」という内容を読まずに終わってしまう)かもしれません。 さらには、返信に次ぐ返信も失礼な話です。例えば社員同士の返信の繰り返しなら仕方のないことですが、相手が上役の人ならそういうわけにはいきません。「なんと失礼なことを」という回答が返ってきそうです。必ず一回一回返信の件名を新たに書いていく必要があります。 ・返信の場合の件名例 ・ご確認の商品の催促のご連絡 ・○○に関する打ち合わせについて ・来週のご予定について確認 ・○日のご予定について このように、件名であってもできるだけ具体的な内容にすることです。そうすることで、相手にもわかりやすく、やりとりの回数を少なくすることができます。ビジネスメールの基本は、自分→相手→自分で完了することが大切です。どうも結論を出せない場合などには、件名を「今回の対応の連絡について」とし、「明日遅れないようにあらためてお電話にて連絡いたします。」という内容にしておくことが大切です。

【ビジネスメール/返信編】お礼/件名/引用のマナーとは?例文と共に紹介!まとめ

お礼や催促などのメールの多用については、これからの時代にいろいろと考えていかなければなりません。ここで重要なことは、ビジネスメールはビジネスマナーとして欠かすことのできないものだということは忘れてはいけません。特にお礼や催促などのメールの送信の場合には、ご紹介しましたように引用などを使って顧客や取引先とのやり取りで慎重に、しかも遅れないようにしならなければいけません。目的に合った返信になっているかどうかをしっかりと確認したいものです。