選考辞退の電話での伝え方と理由例文・最適なタイミング

書類選考や面接のセッティング、時間調整など、企業の採用担当者はあなたのために時間を割いてくれています。ですから、選考を継続しないと決断したらできるだけ早く電話で連絡するのがマナーです。 仮に面接後の合否待ちのタイミングであっても、「合格」の連絡が来てからの辞退では、企業側の選考作業に支障を来してしまうことになります。また「合格」の連絡をもらった後で選考辞退するのでは、心苦しさも増してしまいます。 多忙な担当者に迷惑がかからないように、速やかに選考辞退の連絡をすることを心がけましょう。

選考辞退の連絡はメールではダメ?

選考辞退の旨だけを連絡するのであれば本来メールでも構いません。 しかし、担当者の確認のタイミングが分からないので、欠勤などで確認が遅れると行き違いが生じる恐れがあります。 最悪の場合、見落としというリスクもあります。 また、メールだと謝意が伝わりにくくそっけない印象も持たれるので、直接伝えられて確実な電話連絡がベストです。 「どうしても直接言いにくいのでメールで選考辞退の連絡をしたい」「担当者が多忙で、なかなか電話がつながらない」という場合にはメールで連絡しても構いませんが、お礼とお詫びの気持ちがきちんと伝わるメールを送りましょう。

やむをえずメールで選考辞退する場合には

「面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。」 「面接の機会を頂戴してありがとうございました。」 などの感謝を伝える文面、 「貴重なお時間を割いていただいたのに、申し訳ありませんでした。」 「ご迷惑をおかけすることを深くお詫びします。」 などの謝意を伝える文面は忘れずに入れましょう。 電話なら行き違いの心配はありませんし、直接お礼とお詫びの気持ちを伝えられるのでより丁寧な印象になります。 選考辞退しても、同じ業界であれば一緒に仕事をする機会もあるかもしれないので、より信頼される方法をとるのがベストです。 いきなり電話をするのに抵抗がある方や、 担当者になかなか電話がつながらない場合には、取り急ぎメールを送った後に、 さらに電話でフォローするとより丁寧です。

まとめ

就職・転職活動中、複数社の選考が同時に進んでいる場合には、他社の面接や内定の結果の出るタイミングによって、選考辞退の電話連絡をするのが遅くなってしまうこともあると思います。 また、面接に行ってみて気に入らなかった場合「次は行く必要がない」と投げやりな気持ちになって連絡をおろそかにする方もいるかも知れません。 ビジネスシーンにおいても、結局大事なのは人と人との関係性です。 ひとつひとつの対応を丁寧に、失礼のないようにすることを心がけたいものです。 選考辞退する場合でも、先方も自分も気持ちよく終われる電話連絡方法をマスターして就職・転職活動をすすめていきましょう! その他に、面接の方法や履歴書の書き方などの就職・転職の不安はエージェントに相談してみるのもいいでしょう。