就職や転職の面接日程の連絡方法・英語で連絡する場合の例文

多くの企業でグローバル人材が求められている昨今、外資系企業へ就職・転職される方も増えつつあります。WEB選考や書類選考を通過すると、次はいよいよ面接です。面接日程を決めるために、採用担当者とEメールなどで直接連絡を取り合うことになるでしょう。メールの返信は採用担当者との初めての接点であり、あなたの印象を決定づけるものでもあります。 返信するレスポンスが早かったり、読みやすい文章だと採用担当者は「仕事ぶりに期待できそう」と良い印象を持つでしょう。しかし返信が遅かったり、分かりにくい文章だと採用担当者は「採用して大丈夫かな」と不安を抱きかねません。Eメール一つでもあなたの印象が変わりますので、気を付ける必要があります。 しかし、ビジネスマナーに精通していない人や英語表現に自身のない人もいるでしょう。そんな人のために、今回は面接日程の調整をEメールで行うときに使える表現や基本マナーをご紹介します。あまりビジネス英語に慣れていない方はぜひ参考にしてみてください。

面接日程の調整を行う際の基本マナー

採用面接は、あなたをアピールする絶好の機会です。十分な準備期間が設けられる面接日程を組むように先方と調整することは、面接を突破する上で非常に重要です。先方から送られてきたメールを見たら、出来るだけすぐに返信するようにしましょう。 もし、スケジュール調整などが必要ですぐに返信できない場合は 「Thank for your email. I will let you know my available date until 6 October.」などのようにいつまでに返答するかを明確に伝えましょう。 また、相手企業の就業時間に返信するほうがベターです。海外企業ですと、時差の関係もありますが、小さいな心遣いが相手に良い印象を与えます。

返信における件名の書き方

返信メールは、基本的に件名を自分で書き換えないようにしましょう。件名によってフィルタリングされている場合が多いので、件名が変わっていると面接日程の調整とは別の要件なのかと勘違いされてしまう恐れがあるからです。 もし、どうしても件名を変えて返信する場合には、メールの内容が分かりやすい端的な件名が望ましいです。また、全ての単語の一文字目は大文字にしましょう。ただし、接続詞(and, butなど)、冠詞(a, theなど)、前置詞(at, onなど)の先頭は小文字のままで結構です。 そして状況によっては、件名の最初に書くべきフレーズは決まっていますので参考にしてみてください。 ・Urgent:緊急 ・FYI:参考までに ・Reminder:リマインダー ・Resend:再送

まとめ

外資系企業への就職を目指す場合、英文でメールを返信する必要があります。先方へ面接日程を了承することを伝える場合、面接日程の希望日時を予め伝えたい場合、指定された面接日程の都合が悪い場合、面接を辞退したい場合など様々です。 英語には、敬語表現がなく端的でストレートに伝えるほうが大切だと思っている人もいるでしょう。しかしそんなことはありません。日本語同様に敬語表現や心遣いを伝えることは、特にビジネスメールでは大切です。英文メールを返信する際には細心の注意を払って、相手に好印象を持ってもらえるような文章を書くようにしましょう。