会社に提出するマイナンバーはコピーでいいの?コピーは違法?

「マイナンバー」、つまり12桁の個人番号は、簡易書留で全国民に郵送されます。郵送されてくるのは「マイナンバー通知カード」であり、記載されているのは、個人番号と住所、生年月日、性別、氏名などです。 この通知カードは、顔写真など、必要な個人情報が足りないので、免許証やパスポートのように身分証明書としては使えません。マイナンバーを提示する必要がある時にのみ使用します。 一方で、「マイナンバーカード」は何もせずに取得できるものではありません。通知カードを受け取った後に、自治体へ申請をしてはじめて「マイナンバーカード」の交付を受けます。「マイナンバーカード」の表面に記載されているのは、通知カードにも記載されている氏名、住所、生年月日、性別の他に、顔写真、セキュリティーコード、臓器提供意思表示などが加わります。個人番号は裏面に記載されています。そのため、「マイナンバーカード」のみで身分証明書になり、レンタル店などでも本人確認の際に使用できます。

マイナンバーを会社に提出するとき

次は、よく問題に上がることの多い、会社へのマイナンバー提出に関してです。 日本の企業で働いている方は、みなさん全員マイナンバーの提出を求められます。なぜ、会社に提出しなければならないのかというと、会社は従業員のマイナンバーを収集する義務があるからです。所得税などの税金や年金などの社会保障、災害対策など、マイナンバーには決められた使用目的があります。従業員の手続きを会社が代わりに行う以上、従業員のマイナンバーが必要なのです。 私たちはマイナンバーの提出を強制されることはありませんが、会社からお給料をもらったり、税や社会保障の手続きをしてもらっている以上、マイナンバーの提出に協力しましょう。 Q4-2-3-1 従業員などのマイナンバーを取得する際は、利用目的を明示しなければならないのですか。番号法のどこに規定されていますか? A4-2-3-1 [Q5-7]にあるとおり、番号法に特段の規定がない限り、マイナンバーを含む特定個人情報にも個人情報保護法が適用されるので、同法第18条に基づき、マイナンバーを取得するときは、利用目的を本人に通知又は公表しなければなりません。 なお、複数の利用目的をまとめて明示することは可能ですが、[Q4-2-4]のとおり、利用目的を後から追加することはできません。(2014年7月回答)

マイナンバーのコピーを家に保管しない

家にもマイナンバーのコピーをとって保管しておいた方がいいのかについて見てきます。結論から言うと、コピーをとらない方がいいです。 理由は2つあります。 1つ目は、本物の「マイナンバー通知カード」、もしくは「マイナンバーカード」のほかにコピーを持っておくメリットがないからです。コピーをしておく目的の多くは、「マイナンバー通知カード」、「マイナンバーカード」を失くしてしまった際に、番号が分からなくなってしまうと困るからだと思います。 しかし、「マイナンバー通知カード」も「マイナンバーカード」も、失くしてしまったら二度と手に入らないものではありません。警察署に紛失届を申請すれば、同じ番号の記載された「マイナンバー通知カード」、或いは「マイナバーカード」を再発行できます。また、番号の流出を危惧される方は、番号の変更も可能なので住所のある役所に申請しましょう。再発行手数料は500円ですが、番号変更にかかる料金はありません。 2つ目は、コピーを紛失した場合に気づかない恐れがあるからです。予備でコピーをとっておいても、本物を失くさず使用していれば、以前に取ったコピーの存在は忘れてしまう可能性が高くなります。忘れたまま放置すれば、流出したマイナンバーを知らずに使用し続けることも考えられます。行政のシステムは、「マイナンバー通知カード」の情報だけで、不利益を被るような情報操作ができないようになっていますが、万が一に備えて、コピーを常備しておくことはやめた方がいいでしょう。

まとめ

「マイナンバー通知カード」や「マイナンバーカード」のコピーそのものは違法ではなく、罰則もありません。しかし、マイナンバーを収集した企業が決められた用途以外で使用したり、企業が本人確認で使用した際にマイナンバーが記載されている面をコピーすることは違法になります。 また、マイナンバーを収集した企業は、コピーであるかに限らず、漏洩させてしまったら罰則を受ける可能性もあります。そのため、企業も念をいれて対策を講じるはずなので、基本的にはマイナンバーの提出に機敏に反応する必要はありません。今後は社会保障や税金の手続きにマイナンバーが必要になるので、マイナンバーを求められたら応じましょう。そして、普段からコピーを保管しておくことは、紛失の危険性や、保管しておくメリットの少なさからもお勧めできません。なので、会社から求められたときなど、必要な時のみ、コピーを取るようにしましょう。