内定辞退のメール?電話?のどっちが正しい?適切な対応で転職しよう。

キャリア/就活

まずは電話で辞退の連絡を

内定辞退で一番丁寧な方法は、会社に出向いて、担当者に直接辞退の意向を告げることです。しかし、相手にしてみれば仕事で忙しい中、時間を取られた挙句に結果が辞退では、なんのメリットもありません。相手に時間を取らせず辞退を告げるためには、電話かメールが妥当です。 特に電話は確実に相手に伝わるメリットがあります。謝罪の気持ちも強く伝わります。また緊急性もあるので、まずは電話を入れましょう。

次にメールで丁寧に

電話のデメリットとして、言った言わないも含めて履歴の証拠が残らなかったり、担当者が複数いる場合に一番伝えたい人が不在で、違う人に報告をせざるを得ない点があります。 その点、メールは返信も含めて証拠として残るうえ、情報量も多く残せ、先方の部署内での共有も転送すれば簡単です。但し、内定辞退をメールだけで済ませるのは失礼と言えます。 お勧めなのは、まずは電話で第一報を入れることです。そして、より正確に謝罪と感謝を伝えるために、あらためてメールでも連絡を入れると良いでしょう。

内定辞退を伝える電話のポイントと事例

 

連絡は早めに!

内定辞退の連絡は、一刻を争う!意識で伝えましょう。内定辞退は、相手の会社にとって、まさに採用活動で事故が起きたようなものです。社会人の心得は、トラブルが起きたらすぐに報告・連絡・相談をすることです。 会社は計画的に採用活動を進めており、あなたに内定を出したことで、他の志望者に断りの連絡を入れています。一度、断りの連絡をした人には、もう声をかける事は出来ません。 内定を受け入れるべきか、断るべきか?自分の人生ですから、転職活動においてそれを悩むこと自体は、拙速になる必要はありません。しかし、いったん決断が付いたなら、すぐにでも辞退の連絡を入れることです。

電話で話すべき内容と順番

内定辞退の連絡をする時には、あらかじめ理由などをメモに書いておきましょう。慌てて言い間違えたり、大事なことを言いそびれてしまうことを防げます。

電話で話す順番は、
・相手の都合を確認する(焦っていきなり話し始めない)
・率直に内定辞退の意思を伝える(前置きが長いと相手をイラつかせます)
・辞退の理由を用意しておく(相手が気分を害せず納得すること)
・電話での連絡を詫びる(直接お伺いをする姿勢を見せる) です。

辞退の理由については、
「あらためて自分の適性を考えた結果、〜〜を扱う業種の方が自分のやりたい事と近いと感じ、このような決断となりました」
「あらためて自分の適性を考えた結果、〜〜職に就く方が自分の能力を発揮できると感じまして、このような決断となりました」
など、自分の適性を元に業界や職種で判断したとするのが無難です。

辞退する会社と他の会社を比較するのではなく、自分の性格や、やりたい事など個人の内面を絡めて理由にすると、優劣ではなく相性の問題となるので、相手の気分を害しません。

電話をかける時のマナーについて

 

基本的な電話のかけ方

電話をかける時には時間帯にも注意が必要です。始業時から30分程度と、終業時前の30分程度、また昼休みの近くは慌ただしくなりがちなので避けるのがマナーです。 また、こちらから掛けた電話を相手より先に切るのもよくありません。相手が電話を切った音を聞いてから、こちらの電話を切るようにしましょう。

内定辞退を伝える電話のトーク例

私、先日内定のご通知をいただいた、◯◯と申します。
◯◯様はいらっしゃいますでしょうか? (相手が変わる、もしくは本人)

先日内定のご通知をいただいた、◯◯と申します。
ただいまお時間よろしいでしょうか?
この度は内定をいただき、誠にありがとうございました。
実は、せっかく内定を頂きながら、たいへん申し訳ないのですが、御社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

(通常、どういうこと?的な反応が返ってくる)
はい、誠に身勝手ながら、御社と並行して選考が進んでいた会社に内定を頂きまして、最後まで悩んだのですが、そちらの会社ににお世話になることを決めました。

(相手に理由を聞かれた場合は用意しておいた理由を述べる)
例/転職活動を通して、あらためて自分の適性を考えた結果、〜〜を扱う業種の方が自分のやりたい事と近いと感じ、このような決断となりました。 すぐにお詫びに伺いたいと思いますが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました次第です。

(通常、ここで「では来てください」とはならず、電話で十分との反応となる。ただ、もし「では来てください」となったら、そこは素直に会社に出向き、直接説明をしましょう)
この度は貴重なお時間をいただきながら、このような結果となり、大変ご迷惑をおかけし申し訳ございませんでした。 それでは、失礼致します。

内定辞退を伝えるメールのポイントと事例

 

内定辞退のメール文面の流れと構成

電話に加えてメールでも内定辞退を伝えると、より丁寧な対応となります。文面が長過ぎると読むのに手間をかけてしまいますので、必要事項のみを書くようにします。
各項目以外に関する情報は、むしろ不要と割り切って、分かりやすく簡潔な文面にして下さい。 文面の構成要素は、電話の内容と大きくは変わりませんが、電話とは違い、謝罪一辺倒ではなく、感謝の気持ちを入れやすくなるのが特徴です。

・タイトルは分かりやすく簡潔にする
・内定をもらったことへの感謝の気持ち
・内定辞退の結論
・辞退の理由
・謝罪の気持ち
・メールでの連絡についての謝罪の気持ち
・お世話になったことへの感謝の気持ち
・相手の会社の発展のお祈り
・自分の署名

なお、以前にメールのやり取りがあっても、それに対する返信はマナー違反です。
返信ですと件名が「Re:〜〜」のようになってしまいますので、返信ではなく、あたらめて書くようにしてください。

内定辞退の文例

では実際にメール文面の全体例を見てみましょう。

件名 内定辞退のご連絡

◯◯株式会社 
人事部◯◯課 採用担当 ◯◯様

この度、面接など貴社の採用活動でお世話になりました◯◯太郎です。
先日は採用内定の通知を頂きまして、誠にありがとうございました。

身に余るお知らせをいただきながら誠に恐縮なのですが、内定を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

就職活動を通してあらためて自分の適性を考えた結果、〜〜を扱う業種の方が自分のやりたい事と近いと感じ、このような決断となりました次第です。
採用内定のご連絡までに、貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、このようなご連絡となりまして、誠に申し訳ございません。

また本来ならば直接お伺いをして、お詫び申し上げなくてはならないところを、このような形でのご連絡となりましたこと、重ねてご容赦を頂きたくお願い申し上げます。
この一ヶ月間、〜〜様をはじめ貴社の様々な方には大変お世話になりました。

※その他、面接担当者に対するお礼など、具体的なエピソードを入れても大丈夫です。

末筆ながら、貴社の益々のご発展と、○○様、社員皆様のご多幸をお祈りいたします。

正しい内容で、内定辞退の連絡を

ここまで内定辞退をするときの電話のかけ方やメールの書き方を紹介してきましたが、いかがだったでしょうか? 内定辞退の連絡は気が重いものですが、電話やメールの方法は、どっちも基本さえ押さえてしまえば、それほど難しいものではありません。 それより内定を辞退しようと決めた時点で、相手の企業にそれを迅速に伝えることが、内定を受けた方の最大のマナーです。ここで紹介したメールの文例を参考に、正しい内容で、内定辞退の連絡をして下さい。