【お礼メール】お客様・クライアント・に送るお礼メールをまとめてご紹介!

キャリア/就活
件名:【御礼】○○PJ拡張計画の打ち合わせについて

株式会社○○
○○部 部長 ○○様

平素より、大変お世話になっております。
○○株式会社の○○部 ○○です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をとっていただき、
誠にありがとうございました。

○○様の業務にお役に立てるよう全力で取り組みます。
先ほどご要望を頂いた件に関しましては、社内で検討の上
○○日までに回答を差し上げたいと思います。

また、追加のご要望・ご質問等がございましたら、
遠慮なくお問い合わせください。

メールにて恐れ入りますが、
取り急ぎ、御礼かたがたご報告まで。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

====
署名

上記は社外のクライアントと打ち合わせを行った後にお礼としてメールを送付する場合の例です。

ITエンジニアであれば日常的にメールを書く方がほとんどだと思いますが、それでもお客様や社外へメールを送るのは苦手な方も少なくないと思います。
とはいえ、基本的には上記の例のようなシンプルな書き方で問題ないので、それほど難しいことはありません。
かしこまった挨拶となると、時候の挨拶を添えた上で「このたびは、ご用命を頂きまして誠にありがとうございます」などど、用件を書くまでの長い前振りを想像する方もいるかもしれませんが、電子メールの場合はそこまで丁寧に書く必要はありません。
用件が伝わりやすいように、短く読みやすい文章が好まれます。

お礼メールの件名

件名は「何の件のお礼」であるかが明確に伝わるように書きましょう。
顧客と社内の約束やプロジェクトの決まりで件名の文句に決まりがある場合は従うようにしましょう。
ただし、打ち合わせを重ねるごとに同じ件名でメールを送付するとわかりにくくなるので、日付を入れるなどして読みやすいように工夫しましょう。
件名と本文の内容がかい離してしまうと、後から読み返したときにわかりにくくなります。
また、返信をすることで別件の話題がメインになってしまった場合などは件名を変える工夫も必要です。

書き出しは、先方の会社名、役職名を間違いないように注意しましょう。
複数名に書く場合には、必ず偉い順番に書きましょう。
役職が同等の場合、古参であるとか年齢が高い方を前に持ってきます。
また、役職者の場合は、下記のように「様」を省略しても構いません。

株式会社○○
○○部 ○○部長

お礼メールの挨拶と名乗り

一行挨拶を添えて、自分が何者かを名乗ります。

平素より、大変お世話になっております。
○○株式会社の○○部 ○○です。

挨拶は下記の例も参考にしてみてください。

お世話になっております。
大変お世話になっております。
いつもお世話になっております。
ご返信ありがとうございます。
いつも○○サービスをご利用いただきましてありがとうございます。
このたびは、見積もり依頼をいただきありがとうございます。
初めてメールを送らせていただきます。
突然のご連絡で、失礼いたします。

お礼メールの主文(目的を書く部分)

今回伝えたいことはお礼なので、最初に一言お礼を書きます。
ただし、相手が知りたいと思ってることやお礼以外に強い目的がある場合は、それを先に書いても良いでしょう。

例えば「打ち合わせにてご要望頂いた仕様変更の件、対応可能です」等、速やかに伝えた方がいい事項があれば目立つように書くべきです。
その上で用件を記載し、その後にもう一度お礼を一言添えます。
二度目のお礼はあると強調される効果がありますが、文章量や本文の内容と照らし合わせて省略しても構いません。
基本的に優先順位の高い順番に記載すれば問題ありません。
ビジネスメールは必要事項が漏れなく書いてあれば及第点ではあるのですが、お礼までビジネスライクさを感じさせてしまうと「冷たい」という印象を与えかねないので注意しましょう。

参考までに、主文の末尾にお礼を書く場合の例を用意しました。
下記の文章を参考にしてみてください。

打ち合わせにてご要望頂いた仕様変更の件、対応可能です。
納期と金額の見積もりにつきましては次回の打ち合わせでご説明します。
変更の詳細につきましては、担当の○○からご説明します。

本日はお引き合い頂き、誠にありがとうございます。

お礼メールの結びと署名

末尾の文章の例です。

今後ともよろしくお願い申し上げます。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
以上、よろしくお願いいたします。
以上、メールにて失礼ながらまずはお礼申し上げます。
ご検討のうえ、ご返事いただけますようよろしくお願いいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

それほど難しくはないのですが、一点注意があるとすると、「どうぞよろしくお願いいたします。」という言い方は「どうぞ」は口語であり丁寧さを弱めると考える人がいるので使わない方が無難です。
日本語としては間違っていないのですが、軽く受け止められる可能性のある言い回しは避けるのが望ましいです。

署名については社内でルールがあれば従い、なければ所属部署内で確認をした上で名前や連絡先を記載しましょう。
基本的には名刺にある情報で十分です。
署名はメーラー種類で設定方法が違うので、わからない場合は周りの人に確認しましょう。
設定したら、変更があった際に更新することを忘れないようにしましょう。

お礼メールの返信について

ここからは応用編です。
メールの形は前述の通りの書き方ができていれば、様々なケースに応用可能です。

相手から送られてきたメール対して返信でお礼を書く場合と、逆に相手からお礼のメールが来た場合について返信する場合について記載します。

まず、お客様からメールで打ち合わせ依頼が来たという前提で、打ち合わせ後に返信でお礼をするケースの例です。
テクニックとしては返信も新規作成も変わりありません。
返信の場合の件名は、よほどわかりにくい場合以外は変更する必要はないでしょう。
もし件名を変更する場合は、本文中に件名を変更した旨を明記するのがベターです。

件名:Re: ○○検討会議のご出席依頼

株式会社○○
○○部 部長 ○○様

いつも大変お世話になっております。
○○株式会社の○○部 ○○です。

先ほどはお忙しい中、ご来社頂き誠にありがとうございました。

ご要望を頂いた件につきましては、技術的に実現可能か確認中ですので
今しばらくお待ちください。
今週中に状況を報告させて頂きます。

また、追加のご要望・ご質問等がございましたら、
遠慮なくお問い合わせください。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

====
署名

社内へのお礼メールについて

社内メールの場合は多少くだけた表現で構いません。
構成は大きく変わりませんが、社内宛ですので敬語は丁寧語をベースに使用すると良いでしょう。
社内であってもお礼は必要なコミュニケーションですので、構成は手を抜かずにきちんとした文章を書きましょう。

電子メールというものは、話が広がると宛先も増えて予期せず拡散する可能性もあります。
たとえ相手が目下の人間であっても、直属の部下でない限りは最低限の敬語で書くべきです。

件名:○〇定例会議の件

○○部 ○○さん

お疲れ様です。
○○部の○○です。

先ほどは会議の進行ありがとうございました。
日時の調整から場所の予約まで対応いただきありがとうございました。

先方の受けも上々でしたし、私も○○さんの手腕を勉強させてもらいました。
議事録についてはこちら作成したので、認識に間違いがないか確認してもらっても良いでしょうか。
問題がなければこちらからお客様に送付しておきます。

こちらは手持ちの仕事で手一杯の状況だったので、本当に助かりました。

以上、よろしくお願いします。

====
署名

その他、注意事項

お礼メールの大事なことは感謝の気持ちをしっかり込めることです。
例えば明確に助けてもらったシーンがあったなら、文面に盛り込むべきですしフォーマットにとらわれずに書くべきことはしっかり書くべきです。
それは社内メールでも社外メールでも同じです。

文面以外にも気を付けることはあります。
社外や目上の人に送るメールは自分からの返信で終わることが望ましいです。
また、返信はなるべく早く行うのが基本です。
できれば即日、遅くても次の日には返信をするべきです。
お礼メールをする場合は早い方が気持ちが伝わります。他の業務メールでも、返信が遅くなるとメールを読んだのか読んでないのか相手に伝わらないとお客様を困らせてしまう可能性もありますので、気を付けましょう。

半角カタカナ含め機種依存(環境依存)文字を使わないのも鉄則です。
IT業界で働く方には釈迦に説法かもしれませんが、文字化けの原因になるからです。
それでも、①や②など機種依存文字を使うケースを散見します。
見やすいからと、安易に使うのはやめましょう。

添付ファイルも社内のルールを確認してから送るようにしましょう。
パスワードが必要だったり、上司の承認が必要な場合があります。
もし送る場合でも、容量が大きい場合は先方の環境によっては受信されない場合もありますので圧縮や分割するなどしましょう。

メールの返信の際に、相手のメール文章を引用することは必要最小限にすることようにしましょう。
引用が多いことが決してマナー違反ではないのですが、第三者にわかりにくい文面になりやすいので、自然な文章に簡単に置き換えられるならそうするべきです。

お礼メールの総括

いかがでしたでしょうか。お礼メールを書くことは決して難しくありません。
普段はチーム内の業務メールしか経験がない、という人であってもすぐに書ける内容だと思います。

簡単だからこそお礼メールの書き方をしっかり身につけて、積極的に送って欲しいと思います。
お礼を言われて嫌だと思う人間はいません。それがメールだとしてもです。
ぜひ良好な人間関係を構築できるように役立ててください。

好感度が高い人間は、ビジネスでも良い結果が伴うものです。
また、メールのスキルは応用が利くものですので普段から丁寧に書くように心がけていれば、緊急でメールで伝達しなければならないときなどにも慌てずに対処できると思います。
ぜひ、お礼メールの書き方をノウハウを他のメールにも応用してみてください。