【面接の辞退】電話とメールの適切な断り方をご紹介!

キャリア/就活

就職、転職活動を経験した方なら、面接や選考辞退の経験は一度はあるでしょう。
しかし、面接辞退をすることは基本的にはNGなことです。かといって、入社するつもりがまったく無い企業の面接を受けるのも時間の無駄です。応募条件は希望通りだったのに、面接を受けてみたらイメージと違った、ということも多々あります。
今回は、止むを得ず面接辞退をしなければならない時の適切な断り方を紹介していきます。

面接辞退を応募先企業や採用担当の立場で考える

まずは、面接辞退をすることで、応募先企業や採用担当にどのような影響があるのかを整理しておきましょう。
社会人として、自分の行動が相手にどんな影響を与えてしまうのかしっかり把握した上で、責任ある行動をとりましょう。

時間を割いてくれている

 

企業はあなたの面接が決定するまでに多くの時間を使っています。
求人サイトやハローワークへの募集登録、応募者の中から面接通過者の選定、面接時間の調整、面接場所の確保、など貴重な時間を使って段取りをしています。
面接を受ける時間だけに時間を割いているわけではありません。 あなたが面接を辞退することで、無駄な時間を使ってしまうことになります。

金・コストをかけて選考・面接してくれている

 

上記のような段取りの時間を営業活動にあてていたら、売上を上げることができたでしょう。 求人サイトへの登録にコストをかけている企業もあることでしょう。

あなたを採用するまでに、たくさんのコストがかかっています。 あなたの面接辞退が、企業の売上ダウンに大きく影響しています。

他の応募者を断っている

 

企業も応募者全員に対して面接ができるわけではありません。
時間もコストもかかるので、ある程度の人数を決めて面接をしていることでしょう。

あなたが書類選考を通過している代わりに、誰かが書類選考で落ちているわけです。
もちろん書類の内容で落ちる人もいますが、人数という理由で落とされる人もいます。

あなたが面接を辞退することで、企業は他の優秀な人材をみすみす逃しているかもしれません。

相手の立場で考えること

 

あなたが面接を受けるまでに、企業は様々な段取りをしたり、大きなコストをかけています。
面接を辞退することは簡単ですが、しっかりと相手の立場で考えた上でマナーのある断り方をしましょう。

このような考え方ができないようでは、もし希望の企業に入社できたとしても、社会人として信頼を得ることはできないでしょう。
このような企業への影響をしっかり肝に銘じた上で、適切な行動をとりましょう。

面接辞退の連絡の優先順位は①電話②メール

 

面接辞退の連絡は基本的には電話でしましょう。
企業や採用担当者から「連絡はメールで」などの指定がある場合は別ですが、最初からメールで一方的に面接辞退の連絡をするのは失礼です。

企業側も返信しなければならないので、余計な時間まで奪ってしまいかねません。 優先順位としてはまず第一に電話での連絡となります。

電話での面接辞退の例文

 

電話での断り方の例文を紹介します。 あくまでも例文ですので、その時々の会話の流れで調整してください。

企業受付: 株式会社○○でございます。

応募者: ○月○日(○)○時から面接のお時間を頂戴しております○○と申します。 ○○様(採用担当者)はいらっしゃいますでしょうか?

企業受付: 少々お持ちくださいませ。

採用担当者: お電話代わりました。○○です。

応募者: お世話になっております。 ○月○日(○)○時から面接のお時間を頂戴しております○○と申します。 この度はお忙しいところ面接のお時間を頂戴いたしましてありがとうございます。 大変申し訳ございませんが、今回の面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

採用担当者: そうですか。残念です。どういった理由で辞退されるのでしょうか?

応募者:(①か②どちらでも)
①大変申し訳ないのですが、一身上の都合によりお断りをさせていただきたいと思いご連絡いたしました。
②大変申し訳ないのですが、他社の内定が決まりましたので、お断りをさせていただきたいと思いご連絡いたしました。

採用担当者: そうですか。わかりました。 応募者: この度は貴重なお時間を頂戴いたしまして誠にありがとうございました。 また、このような形で辞退をさせていただき誠に申し訳ございませんでした。 それでは、失礼いたします。

もし電話に出ない、立席中、会議中、外出中などで不在の場合は、時間をあらためて電話を入れましょう。
その際に、対応してくださった方に、「〇〇様(採用担当者)は何時頃お戻りのご予定でしょうか?」と確認し、戻る頃にあらためて電話しましょう。
対応者から要件を聞かれると思いますが、「面接辞退のご連絡でお電話させていただきました。」と伝えておきましょう。 「面接の件で」などと濁して伝えても、採用担当者は「面接の時間かな?場所のことかな?」と考える可能性もあります。
それは相手にとって時間の無駄となります。 対応者から採用担当者に面接辞退のことを伝えていただいたとしても、採用担当者には直接自分の口で面接辞退を伝えるのがマナーです。

面接辞退のメール例文

 

どうしても電話が繋がらない、当日までに採用担当者が捕まらない、などの場合はメールで連絡を入れておきましょう。
その際は「何度かお電話をさせていただきましたが、ご多忙中のようでしたので、取り急ぎメールにて失礼いたします」と添えるようにしましょう。
メールを送ったからといって終わりではなく、後日きちんと電話で面接、選考辞退の連絡をしましょう。

実際にどのように断れば良いのか例文を紹介しますので参考にしてみてください。

件名:面接辞退のご連絡(氏名)

株式会社○○ ○○様

お世話になっております。
○月○日(○)○時から面接のお時間を頂戴しております○○と申します。

大変申し訳ございませんが、一身上の都合により、面接を辞退させて頂きたくご連絡を差し上げました。
何度かお電話をさせていただきましたが、ご多忙中のようでしたので、取り急ぎメールにて失礼いたします。

貴重なお時間を頂戴していたにも関わらず、大変申し訳ございません。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

○○(自分の氏名)

面接辞退の連絡は迅速に

 

面接を辞退すると決めたら、速やかに連絡しましょう。 無断で面接に行かずにすっぽかすなんてことは言語道断です。

もしかしたらあなたは採用の方向で進んでいるかもしれません。面接を辞退することで代わりの人材を探す必要が出てきます。 その場合、また時間とコストがかかってしまい迷惑をかけてしまいます。 面接や選考を辞退する場合は、できる限り早く連絡しましょう。

面接辞退の理由の伝え方

 

実際の面接辞退の理由は、本命企業の面接と日程が重なった、イメージと違った、他の企業からの内定が決まった、などそれぞれあると思います。
しかし、必ずしも本当の理由を伝える必要はありません。正直に伝えることが悪いことではないのですが、「他社の内定が決まったため」という理由が一番無難かもしれません。

事前に優先順位をつけておくこと

 

就職、転職活動中には、複数の企業を受けるのは当たり前のことです。 面接辞退することは基本的にNGだとわかっていても、現実的にはそうせざるを得ない状況になってしまいます。

複数の企業から面接の連絡が来て、日程もかぶってしまった場合は辞退せねばなりません。 相手の企業のことを考えて速やかに面接辞退の連絡ができるように、事前に自分の中でどの企業で働きたいのか優先順位をつけておきましょう。

社会人としてのマナーを守りましょう

 

面接や選考辞退は、多くの人が経験することです。 相手の立場で物事を考えるという社会人としての資質も問われる機会でもあります。
自分のことだけを考えた「辞退」ではなく、相手の立場や状況に配慮した上での「辞退」ができるようにしましょう。