【内定承諾&お礼メール】内定通知後の承諾書やメールの返信方法をご紹介!

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内定承諾書とは?

就職活動の終了は「内定承諾書」を受け取った時と言えます。内定承諾書とは採用を決めた受験者に対し、内定を出した上で、本当に入社する気持ちがあるかどうかを明確にしてもらうための書類です。

 通常、就職活動は復数の会社を回って進めます。他社の状況次第では、内定を出した相手が必ず入社するとは限りません。そこで入社の意思を確認しておく必要があるというわけです。

 逆に就職活動をしている側からすると、内定を辞退するならこのタイミングとなります。承諾書にOKをした後で内定辞退をするのは、重大なマナー違反です。

内定承諾書の内容は?

各社によって細かい体裁は様々ですが、内定承諾書で求められることは、「第三者から見ても納得できるような正当な理由がない限り、内定辞退をしないで入社する」「提出した書類や面接の受け答えで虚偽があった場合は、内定を取り消しに出来る」ということです。 厳密には契約書ではないので、内定承諾書を送ったあとで辞退をしても罰則を受けることはありませんが、会社に迷惑をかける事に変わりはないので、責任を持って返信をすることが必要です。

 

内定承諾書の送り方

内定通知が封書で届いた場合は、その中に内定承諾書が入っていることが一般的です。もしくは取り急ぎの内定通知の後で、あらためて内定承諾の確認書が送られてくることもあります。その場合、内定承諾書は先方の書式に沿って記入し、お礼状とともに提出することになります。



しかし、中には封書ではなくメールで内定通知が送られてくるケースも多々あります。そうした場合は、そのメールに対してお礼状の内容と承諾の内容を返すことで、事実上の「内定承諾書」となります。

内定受諾書が書類の場合でもまずはメールを!

内定のお礼状と承諾書を封書で送る場合、どんなに急いでも通常、書類の到着は翌日になります。ですからそれより前に、お礼と入社の意思を伝えるメールを送っておくのもマナーです。また内定通知と書類が別の場合も、書類が届くまで待つのではなく、内定通知を受けた時点で電話やメールを使ってお礼や入社の意思を伝えましょう。

 その際に送る内定承諾メールの文面についても、下記で紹介する例文がそのまま使えますので参考にしてみて下さい。

内定通知がメールで来た場合の返信方法

 

内定承諾とお礼のメールは当日中に出す

さて、内定承諾書が封書で届いた場合は、必要事項を記入して封筒で返信しますが、メールで内定通知の連絡や内定承諾の意思を求められた場合、メールで返信するのが一般的です。

 その際、返事は基本的には当日中に出すようにします。そもそもメール自体が、その日のうちに返信するのがマナーですし、企業の方もなるべく早く連絡が欲しくて、メールという手段を使っている可能性が高いからです。
ですから、メールを受信したら当日中に、遅くとも翌日の早い時間帯には、必ず返信をするようにしましょう。

辞退の場合も、返事が遅れると困る人がたくさんいます

採用活動の終盤においては、内定を出した人の入社が決まった時点で、他の人に断りを入れることになります。もしあなたが内定を辞退するなら、企業の方では他の候補から誰かを引き上げ、新たに内定を出さねばなりません。しかし、時間が経てば他の候補も他社から内定が出てしまうでしょう。

 ですから、返事が遅れて相手を待たせることは大きなマナー違反となります。仮にあなたが内定を受け入れて入社する場合であっても、そうした失態を犯してしまえば、入社前から評価を落としてしまうことになります。 それでも内定承諾を延期したい場合には、以下の記事をご確認ください。

内定延期をしたい場合の対処法|メール/電話での伝え方・伝える時期

2018.01.10

内定承諾&お礼メールの構成

メールの件名は分かりやすく

相談や提案ではなく、企業から頂いた内定に対する返事ですから、件名は分かりやすくシンプルなものにします。「内定承諾の件」「入社受諾の件」などで問題ありません。その後に自分の名前を入れても、誰からの返信かがひと目で分かるので親切です。
もしくはお礼の気持ちを重視して「「内定を頂き誠にありがとうございます」などとしてもいいでしょう。

注意点としては、受けたメールに返信すると件名の冒頭に「Re:」がつきますが、これは失礼に当たるということです。
例えば、「Re:内定のご連絡」などとなります。これは、メールの使い方としてはカジュアルであり、件名としても紛らわしいものとなってしまいます。新規のメールとして書き起こすか、返信の形を取る場合でも、件名についてはあらためて書き直す方がいいでしょう。

内定受諾&お礼メールの構成と書き方のポイント

おおまかな構成と注意点は下記のようになります。
・誤字や脱字に要注意 そもそも、大事なメールで最も気を付けなければならないのが、誤字や脱字です。まして内定のお礼では絶対に避けなくてはなりません。
・採用担当者の名前 採用担当者の方の名前や役職もあたらめて確認しましょう。
・自分の名前と挨拶文
・内定のお礼と感謝 メールにはお礼状の意味も入っています。何を置いても、内定を頂いたことへの感謝をしっかり書きましょう。ここは定型文でもいいのですが、自分の言葉で喜びを書くのが一番です。
・入社の承諾と意気込み、もしくは辞退の意思 ただ感謝を述べるだけではなく、入社後に向けた意欲も書くと気持ちがさらに伝わります。さらに具体的な目標まで書ければベストでしょう。

もし万一辞退する時は、感謝の後で辞退の意思を伝えます。理由についてはあまりクドクド書いても相手の気分を害するだけですので、簡潔に纏めるようにした方が無難です。

内定承諾&お礼メールの例文

 

入社の意思を伝える場合

件名:採用内定のお礼

株式会社○○ 
人事部 ○○様

大変お世話になっております。
本日、貴社より内定の通知をいただきました、○○大学○○学部の○○です。

この度は、内定のご連絡を頂戴いたしまして、誠にありがとうございます。
このような光栄をいただき、大変嬉しく、心から感謝しております。
謹んで受諾をさせていただきます。

一日でも早く貴社の戦力となれるよう、日々精進する所存でございます。
貴社の皆様と一緒に働ける日を心より楽しみにしております。

今後ともご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願いいたします。
まずはお礼かたがた、ご挨拶を申し上げます。

辞退の意思を伝える場合

件名:採用辞退のご連絡

株式会社○○
人事部 ○○様

大変お世話になっております。
本日、貴社より内定の通知をいただきました、○○大学○○学部の○○です。

この度は、内定のご連絡を頂戴いたしまして、心より御礼申し上げます。
このような光栄をいただきながら、誠に恐縮なのですが、 貴社の内定を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

就職活動に際し、自身の適性をあらためて鑑み、家族とも相談した結果、 誠に心苦しい限りですが、内定を辞退させていただきたく存じます。
最終面接まで時間を割いて頂いたにもかかわらず、このようなお返事となり、 誠に申し訳なく、心よりお詫び申し上げる次第です。

本来であれば、直接お伺いしてお詫びすべきところ、 メールでのご連絡となりますことを、何卒お許し下さい。
末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

内定承諾のメールは新しいスタートです

 

内定の通知をメールで受けた時の返信の仕方についてまとめてみましたが、いかがだったでしょうか?内定承諾はその企業に入社することを決める大事な連絡です。相手を待たせず、的確な言葉使いで迅速に返信することを心がけてください。