報告書の書き方や注意点|表紙/構成/フォント/目次・まとめるコツ

報告書とは、上司から指示された事や任された案件を実施して、その結果を報告するための文書のことを指します。ビジネスシーンでは、社内・社外問わず、さまざまな場面で報告書の提出を求められることがあります。以下では、報告書の種類や書き方のポイントをご紹介していきます。ぜひ参考にしてください。

報告書の種類

上司から指示された事や任された案件を実施して、その結果を報告するための報告書ですが、報告書には様々な種類があり、報告書の種類によって目的やポイントが異なってきます。報告書の種類や目的については、下記を参考にしてみてください。

営業報告書

報告書でもっとも多いのが、営業報告書と呼ばれるものです。営業報告書は、さらに4つに分類することができます。 ・日報 1日の行動内容を報告するための報告書。 ・週報 1週間の業務の進捗を報告するための報告書。 ・月報 1か月の実績を報告するための報告書。 ・四半期報(半期報) 四半期(半期)の実績を総括して、今後の展開や計画の見直しを報告するための報告書。

業務報告書

業務報告書とは、外部のステークホルダーに報告することを目的とした報告書のことを指します。ステークホルダーとは、消費者(顧客)、従業員、株主、債権者、仕入先、得意先、地域社会、行政機関などの利害関係者を意味します。 業務報告書には、下記の6種類があります。 ・有価証券報告書 金融商品取引法という法律で規定されている、上場会社が事業年度ごとに作成する会社内容の外部への開示資料。 ・事業報告書 各会社の決算期ごとに会社の事業概要や財務状況について記載した報告書。 ・事業実績報告書 各会社の決算期ごとに会社の事業実績の概要や状況について記載した報告書。 ・決算報告書 決算の最終手続として作成される報告書。 ・CSR報告書 企業が行った社会的な取り組みをまとめた報告書。 ・監査報告書 監査法人が実施した監査について、対象や概要、また監査の結果について意見を述べた書類。

報告書作成の手順

効率よく報告書を作成するにはどのような手順を踏めばいいのでしょうか。以下では報告書作成の手順を簡単にまとめました。ぜひ参考にしてください。 1.報告書作成の準備 報告書を作成するにあたって、まずやるべきことが作成の準備です。作成する報告書の内容に応じて、資料や素材を収集し、内容との矛盾がないか確認作業を行います。 2.報告書の作成 資料や素材の収集ができたら、いよいよ作成に入ります。文量が極端に多くないか、少なくないか、同じことを何回も繰り返し書いていないかに注意しながら書き進めていきます。 3.見直し 報告書が完成したら、必ず見直しを行うようにしましょう。内容に矛盾がないか、書き間違えがないかなど、念入りにチェックします。場合によっては、第三者からフィードバックをもらうようにしましょう。

構成

報告書は、会社によって構成がすでに決められている場合があります。あらかじめ、決まったフォーマットがないかを確認しておくようにしましょう。基本的な報告書の構成は以下のとおりです。 1.日付 2.宛名 3.差出人 4.表題 5.本文 6.状況説明 7.要旨 8.詳細内容 9.所見(所感) 10.別添 日付 まずは、冒頭に報告書作成の日付を記します。 宛名 社内向けの場合は役職名を、社外向けの場合は会社名・部署名・氏名もしくは、会社名・役職名を書きます。「殿」を付けるかどうかは、社内の決まりを確認するようにしましょう。 差出人 差出人は、自身の所属と名前を書き、押印しましょう。

6W3Hを意識する

報告書をうまくまとめるコツのひとつに、6W3Hを意識するということが挙げられます。6W3H とは、5W1Hをより細かくしたもので、ビジネス文書ではよく用いられる方式になっています。 ・Who(誰が) ・Whom(誰に) ・When(いつ) ・Where(どこで) ・What(何を) ・Why(なぜ) ・How to(どのように) ・How many(どれくらい=数量) ・How much(いくら=金額)

文書表現にも気を付ける

報告書をうまくまとめるコツとして、文書表現に注意することが挙げられます。具体的には、以下のような点に注意して作成しましょう。 ・「です」「ます」調と「である」調の混同をしない。 ・同じ助詞が3回連続で書かれていると読みにくい文章になるため、助詞の重複に気を付ける。 ・15字前後で読点を入れるように意識する。 ・長々と書かずに、一文一義を心がける。

まとめ

ビジネスシーンで頻繁に作成する機会がある報告書には、さまざまな種類や作成方法があります。見る人が読みやすく、内容がすぐに伝わる報告書を作成するのは一見大変なことのように感じられます。 そんな報告書を簡単に作成し、仕事の効率をあげるには、報告書の構成を理解することがなによりの近道と言えるでしょう。今回お伝えした報告書の構成を理解し、詳細から順に要約していく方法をぜひマスターしてみてください。また、6W3Hの考え方は、報告書作成のみならず、ビジネスシーンで活躍するものになりますのでこれを機に使用してみてください。