【報告書テンプレート】すぐ活用!報告書のテンプレート・フォーマットまとめ

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仕事で報告書の作成を求められたとき、どのようなフォーマットや書式を使えばいいのか指定がないと困ってしましますよね。 この記事では報告書をなぜ書かなければいけないのかから、報告書の書き方、フォーマットまでをわかりやすく紹介いたします。 報告書の書式などで困っているなら是非ご参考にしてください。

そもそもなぜ報告書が必要なの?

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報告書を会社から求められる一番の理由はあなたの上司が指示した通りに業務を遂行し、その結果を残せているかどうかを確認するためです。 また、事の顛末を簡略化した資料を作成することで社内で情報を共有でき今後の業務内容を改善する目的もあります。 いずれにしても報告書を作成することで会社が業務内容を再確認し、今後に向けての問題対策や効率化を図るために必要なもので、それを作成するということは会社の業務改善に繋がる重要な仕事なのではないでしょうか。 さらに先方やお客様から報告書を求められることもあります。 これは相手が何があったか、どう対策しているのかの報告を求めるもので、ここで相手にわかりやすい報告書を作成するということは、相手との関係を良好に保つ上でも大切です。 簡潔明瞭な報告書作成を行い、正しい関係を維持できるようにするのも業務の一つだと思います。

分かりやすい報告書のテンプレートとは

報告書は先方や上司など目上の人が目を通すことが多いかと思います。 その場合起こったことを文字だけでツラツラと書いたとしてもそれはよい報告書とは言えないでしょう。 報告書に求められているのは何を行ったか、その結果どのようなことが起こったかです。 これを簡潔に相手に伝えられるようにフォーマットを工夫して分かりやすい書き方を意識することが相手に伝わりやすい報告書と言えるでしょう。

さらに報告書をわかりやすくするテンプレート改善術

報告書は簡潔明瞭にまとめる必要があるのですが、いざそのようにまとめようと思っても上手くまとまらないかと思います。 そんな時以下の要素に注意しながらまとめることで、分かりやすくてシンプルな報告書を作る手助けになると思ったのでまとめさせていただきました。

提出する相手を意識したまとめ方をする

報告書の提出を求められる相手は大きく分けて「役員やトップ」「部署内」「先方やお客様」の3つに別れます。 それぞれで求める内容が別れるのでそれぞれで書き方を意識する必要があります。 ・役員やトップ 会社の役員は多くの案件を抱えており、一つの案件に割ける時間は限られています。 なので出来るだけ明瞭で簡潔な内容を意識して、読むのに多くの時間を取らないようにするべきでしょう。 ・部署内 上司が何を求めているのかを調べその内容を意識して盛り込む書式を選択する必要があります。 上司が求めている意図と報告内容にズレがあると作り直しになることもありえるので注意しましょう。 ・先方やお客様 何より期限を厳守しましょう。 そして丁寧な書き方をする必要があります。 また、分かりやすいフォーマットを選択して必要な報告事項が伝わりやすいように意識しましょう。

わかりやすい構成を意識する

わかりやすい書式のフォーマットとして「表題」「要旨」「詳細」の3項目に分ける方法があります。 まず「表題」で何についての報告書なのかをまとめます。 ここは内容のさわりだけを簡潔に書き、長くならないように意識しましょう。 次に「要旨」で物事の大まかな流れとその結果を記しましょう。 ここではあまり細かいところまで言及せずあくまで大まかな流れのみを記す必要があります。 最後に「詳細」で起こった物事の細かな内容を記載していきます。 ここは簡潔さよりも正確な情報を意識して、何があったのかをなどを細かく記載していきましょう。 また報告書をまとめるときはこれらを逆順に「詳細」から「表題」へと書くと非常に報告書を作成しやすいのでオススメです。

情報を正確で簡潔にまとめる

報告書には必ず読み手が存在するので、そのことを意識して情報をまとめる必要があります。 特に読み手が求めるのはどこを読めばよいのかという点です。 特にオススメなのは図や表を入れることです。 ここを見れば概要は全て載っているという表などが入っていると求められている情報が伝わりやすいので、もしイマイチ言いたいことが伝わらないという方は実践してみてください。 また文章中にも太字や下線、カッコ書きなどを利用することで文字を目立たせることが出来、読み手が欲しい情報がすぐわかるようにすることも出来ます。 これらが使いやすいフォーマットや書式を選ぶ必要もありますので、書き方については意識してみる必要があるでしょう。

文章の書式を意識する

最後に文章の書式を意識する必要があります。 よくあるのが「ですます調」と「である調」の混同です。 書いているときはそれほど気にならないのですが、読み手からすると気になってしまって思ったように情報が頭に入らないかもしれません。 また書き方に意識をして要点を絞るようにしましょう。 句読点をうまく使い、報告書のフォーマットに気ないといけません。

一般的な報告書のテンプレートや書き方、書式をご紹介

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日常の業務で使うことの多い報告書のフォーマットをご紹介します。 業務日報などは特に日々提出を求められるので、毎回イチから作成していると手間が尋常じゃない状態になっているかと思います。 簡潔なフォーマット選びは日々の業務効率改善にもつながりますので、是非参考になさってください。

よく使う報告書のテンプレート

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ここでは毎日とはいかないかもしれませんが、業務上よく使うことがある報告書のテンプレートをまとめました。 特に営業の方は報告書を作ることが多いかと思いますが、報告書の作成に手間を割かれてしまっては大切な業務を蔑ろにしてしまうこともあるかもしれません。 適切なテンプレートを見つけ効率改善を目指してみてはいかがでしょうか。

意外と使用する課題報告書のテンプレート

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業務改善や問題報告など何かの課題に対して報告を行う場合、様々な人が目を通すためわかりやすいテンプレートを探す必要があります。 誰が見ても分かりやすく情報をまとめやすい、ここではそんなテンプレートをまとめてみました。

たまにしか使わないけど重要な報告書のテンプレート

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普段の業務ではあまり遭遇しない問題に遭遇して、突然上司などに報告書を求められた場合、混乱してしまうこともあるのではないでしょうか。 ここではそんな、突然必要になるかもしれない報告書のテンプレートをまとめてみました。

特殊な報告書のテンプレート

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他にも特殊な事例で報告書を求められるケースがあるかもしれません。 そんな時のために万能な使い方ができる報告書のフォーマットを持つと、何があっても動じることがなくドシンと構えることが出来ます。 ここではそんな万能フォーマットを紹介していきます。

報告書についてのまとめ

いかがでしたでしょうか。 報告書とは相手と過程や結果、問題や対策を共有し、お互いが同じ情報を持っている状態にすることを目的として作成されます。 しかしその情報を簡潔に分かりやすくまとめるとなると、意外とふさわしいテンプレートや書式について迷うことがあるのではないでしょうか。 テンプレートを選ぶときに相手が求めていることとその結果が明確に相手に伝わるかを重視して選ぶだけでもよい報告書に近づくことが出来ると思います。 何も知らない状態で読んでもわかる事を目指す必要があるので各内容にもかなり意識を使うと思いますが、この記事でまとめたテンプレートや書き方を参考に、よりよい報告書を作り上げていただけると幸いです。