【就活で使える送付状の書き方】添え状の事例やテンプレートをご紹介!

送付状は学生にとって馴染みあるものではありませんが、ビジネスシーンでは当たり前のように使用されているため、就活ではしっかりと作らなければなりません。 そもそも送付状とは、送られて封筒の中身を記載した書類のことで、誰が何を何のために送ったかを相手に分かりやすくしたものです。 書き方を知らなければ相手に悪い心象を与えかねないため、ここでは送付状を書くにあたって押さえておきたいポイントや注意点を紹介しますので、チェックしてみてください。

就活でも封筒内に送付状を添える理由

ビジネスシーンでは封筒に入れられた書類は送付状を添えて郵送することが当然のマナーとなっています。 そのため、就職活動においても送付状を添えず、封筒に履歴書を入れて送るとマナー違反となってしまい、エントリーシートを読まれることなく不採用となる場合があります。 封筒の中には何が入っているのか、誰宛に送られたものなのかをしっかりと伝えるためはもちろん、マナーをわきまえていることを伝えるためにも、就職活動で送付状を添えることは大切なことと言えるでしょう。

封筒に添える就活用の送付状の書き方は?何を書けばいい?

送付状の書き方において知っておかなければならないことは、「日付」「宛名」「自分の名前や連絡先」「件名」「本文」「同封書類の箇条書き」を必ず記載することです。 この6点によって、相手に送られた封筒の中身には何が入っているのか、誰宛に送られた書類なのかを一目で把握することができます。

就活で封筒内に添える送付状の書き方を紹介!

それでは送付状の書き方について紹介していきましょう。 送付状に書く項目は「日付」「宛名」「自分の名前や連絡先」「件名」「本文」「同封書類の箇条書き」の6店になり、それぞれどのように書いていくのかを説明します。 一般的に、送付状は記載されている内容は異なりますが、基本事項に関してはどれも全く一緒であるため、覚えておくと社会人になってからも重宝するでしょう。 しっかりと覚えてもらい、ビジネスマナーを身につけてください。

日付

送付状の右上には必ず右詰めにして日付を書いていき、日付は投函日を記載するようにしましょう。 ここで多くの人が悩むのは、日付は西暦なのか和暦で書くべきなのかという点ですが、結論としてはどちらでも構いません。 採用担当によって和暦を好む人がいれば、西暦を好む人など様々いますが、履歴書やエントリーシートで記載している内容と統一するのが望ましいと言えます。

宛名

送付先となる相手の情報を書いていきます。 ここで注意しなければならないのが「敬称」で、正しい使い方をしなければ失礼となるため、各パターンでどの敬称を用いるのかを正しく理解しておきましょう。 企業や部署宛に送付する場合は「御中」を使用し、個人宛に送付する場合は「様」となり、個人名が不明であれば「採用ご担当者様」でも構いません。 採用ホームページなどで送付先情報をしっかりと確認し、企業。部署宛に送るのか個人宛に送るのかをしっかりと確認したうえで、正しい敬称を用いるようにしてください。

自分の名前や連絡先

大学名や学部・学科、氏名、住所や電話番号、メールアドレスといった情報を右詰めで記入していきます。 住所では必ず郵便番号も合わせて記入するようにしておき、メールアドレスに関しても入力ミスがないかどうか、しっかりと確認してください。 また、名前には括弧でふりがなを記載しておくと、より親切となります。

件名

件名は中央寄せにして、フォントサイズも少し大きめに設定するといいでしょう。 内容は送付状を送った趣旨を伝えるもので良いことから、「選考応募書類の送付につきまして」といったように記載します。 その他にも「応募書類の送付について」「応募選考書類のご送付の件」といった文章でも問題ありませんので、どんな要件で何を送ったのかが伝われば大丈夫です。

本文

本文では書類を送付するという内容を記載していき、その他にも志望する企業への想いや伝えたいメッセージなどを記載するといいでしょう。 この時に注意しなければならないポイントは、まず頭語と結語を用いることで、具体的には「拝啓」から始まり「敬具」で結ぶことを言います。 頭語と結語には様々な種類があり、「前略」「早々」は取り急ぎ用件を伝えたい時に用いる言葉となっているため、就職活動の場では相応しくありません。 また、頭語の後には時候の挨拶も必要となり、送付状のようなビジネスレターに関しては季節に関係のない挨拶文を用いることが適しています。 そのため、「貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。」といった時下の文章を付け加えて、体裁を整えた内容に仕上げていきましょう。 最後に、各段落には全角スペースを入れておきます。 送付状は横書きで作成するものですが、段落があることで記載されている内容が変わることを相手に伝えることができるため、テクニックの一つとして覚えておいてください。

封筒内書類の箇条書き

最後に記入する項目となるのが、送付した封筒には何が含まれているのかを伝えるための箇条書きで、履歴書やエントリーシート、送付状を書いていきます。 記書きとも呼ばれており、「下記の通り」という表現と同じもので、送付状では中央寄せで「記」と書いておくだけで問題ありません。 また、「記」と書いた場合は必ず最後に「以上」と結ぶルールがあるため、忘れずに記入するようにしましょう。 「以上」には、これ以上は下に何も書かれていないことを表す意味があるため、「以上」と記入してからのスペースには何も書かないように注意してください。

送付状・添え状の書き方ポイント①:就活用にテンプレートを作っておく

送付状は何度も使用する書類であるため、あらかじめワードなど文章作成ソフトでテンプレートを作っておくことをオススメします。 また、文章ソフトによっては「拝啓」と「敬具」、「記」と「以上」などセットで用いられるものは、自動的に挿入される機能が備わっているため活用してみてください。 他にも、オンライン上から送付状のテンプレートをダウンロードすることができるため、事前に用意しておけば一から作り始める手間が省けます。

送付状・添え状書き方ポイント②:雛形を作って記入欄はダミーにしておく

送付状の作るにあたって一番注意しなければならないのが、宛名の企業名と送付先の企業名を間違えてしまうことです。 作成した送付状をコピーして新しく作り始めると、以前の情報がそのまま残った状態で送付状を仕上げてしまいかねません。 そこで、送付状の雛形を用意しておき、送付先企業の宛名や同封書類の箇条書きといった欄には、あらかじめダミーの文章を入れておくようにしましょう。 他にも編集個所には太字やアンダーラインを入れておくなど、社名などを差し替え忘れないように工夫しておくことをおすすめします。

送付状・添え状の書き方ポイント③:就活書類はクリアファイルに挟んでから封筒に入れて送付する

送付状と履歴書・エントリーシートが完成した時、そのまま封筒に入れて企業へ送付していませんか? 雨が降ってしまうと封筒はおろか、中身の書類にまで被害が出かねないため、必ず作成した書類はクリアファイルに挟んでから封筒に入れましょう。 使用するクリアファイルは100円ショップで販売されているもので構いません。 履歴書やエントリーシートが雨に濡れて字が滲んでしまっては、内容が整った自己PRや志望動機も伝えられなくなるため、クリアファイルを使用しましょう。

就活で封筒内に送付状を添える時の注意点

添え状と履歴書やエントリーシートをクリアファイルに挟んで封筒内に入れる時は、書類の順番に気を付けてください。 一般的に添え状は一番表にあるべき書類であるため、間違ってエントリーシートや履歴書が最初に目につかないようにしましょう。 また、送付状の箇条書きで記載されている順番に書類を並べ替えることも忘れないでおきたいところ。 送付状に「送付状・履歴書・エントリーシート」という順番で記載されていれば、書類の順番も「送付状・履歴書・エントリーシート」となります。 見落としてしまいがちな部分であるため、しっかりと書類の順番があっているかどうか、送付状が一番最初にきているかを確認しておきましょう。

就活で添える送付状に記載する志望動機の書き方とは?

送付状は相手に対して何を送っているのかを知らせるための書類ですが、就職活動では同時に志望動機や企業への思いを加えてアピールすることができます。 もちろん、アピールする文章がなくても選考に影響することはありませんが、アピールした一心で長文になってしまうと逆効果になります。 そのためアピール文を追加するのであれば、「貴社の一員となって、発展に貢献して参りますのでよろしくお願い致します。」といった簡素な内容に抑えましょう。 あくまで添え状は、封筒の中身や誰宛に送られたものなのかを記した書類であるため、本来の意味からかけ離れるような内容になってしまうのは避けてください。

送付状だけでなく封筒もしっかりと確認しよう!

ここまで送付状の書き方のポイントや注意点などを紹介してきましたが、送付状だけでなく、封筒にも気を配ってください。 就活が始まるといくつものポイントを見落としがちになってしまい、封筒の表面に「履歴書在中」の記載漏れをすることが多くなっています。 「履歴書在中」の文字は赤のボールペンなどで分かりやすく書くことを心がけてもらい、送付先の住所や宛名は間違っていないかなど、最後までしっかりと確認するようにしましょう。

~【就活で使える送付状の書き方】添え状の事例やテンプレートをご紹介!~のまとめ

送付状は一度書き上げてしまえば難しいものではありません。 書く内容もポイントを押さえてしまえば簡単に作成できるものですので、しっかりと体裁を整えてビジネスマナーを踏まえた送付状を作ってください。 就職活動では何度も作り直すことになると思いますが、それも企業名や宛先といった部分が大半であるため、効率化を図るためにもテンプレートを作っておくなど、あらかじめ準備をしておくことをおすすめします。