【ビジネスメールの件名】目的別ビジネスメール例文集

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ビジネスのメールにはマナーとルールがあります。 ビジネスシーンで現在メールは最も主要な連絡ツールになっています。どんな時でも、どんな場所でも送受信や確認ができる点でとても便利です。 しかしながら顔が見えないコミュニケーションだけに誤解が起こって思わぬトラブルが生じてしまうこともあります。初めての相手だと尚更です。 特に若い方は普段も書いているからビジネスでも書けるのではないかと安心してしまい失礼な内容を送ってしまっても自覚がないときがあります。 元々は円滑に仕事をスピーディーに行うツールであるはずがむしろ大切な取引を逃してしまったり余計効率が悪くなってしまったりするかもしれません。当たり前のようになっている現在だからこそ、改めてビジネスメールについて考えていきましょう。

ビジネスメールでの「件名」の役割

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冒頭でも説明しましたが、ビジネスメールにおいて、本文と同じくらい重要なのが、「件名」です。 たとえば、件名が「こんにちは。」や「◯◯株式会社の△△です。」のような挨拶だけだったら、メールの内容が全くわからないですよね。 挨拶だけで内容がわからないと、最悪の場合迷惑メールと間違えられて、読んでもらえない可能性もあります。 件名の役割とは、受信者が件名を見て一目でメールの内容がわかるようにすることです。 件名でメールの内容がわかることによって、メールの受信者もスムーズに対応できるので、印象も良くなるはずです。

「件名」作成の注意点

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近年の新入社員はスマートフォンのメッセージアプリの普及により、連絡の都度件名を作成するという感覚が希薄になってきています。 まずは、ビジネスメールの件名作成段階におけるポイントを6つご紹介します。

1.短く簡潔に

ビジネスメールの件名作成時は「件名はメールソフトの受信ボックスに表示される」という点に留意しなければなりません。 そのため、スクロールしないと全てが表示されないような長い件名は、ビジネスメールには不向きです。 「短く簡潔に」がビジネスメールにおける件名の基本です。

2.文字数を15~20文字に

受信ボックスで件名を全文表示するために、文字数を15~20字程度に抑えるのがベターだと言われています。 例えば、「3月24日(金)13時から開催予定だったマナー講習会の時間が14時からに変更」(38文字)の場合は、 「【連絡】3/24 マナー講習会 14時に変更」(20文字)というようにまとめるといいでしょう。

3.用件が分かるように

他の大量のメールと共に受信ボックスに並ぶことを意識し、ひと目でメールに書かれた用件が分かるように意識しましょう。 「○○さんへ」といった件名では、用件が分からず迷惑メールに間違われる可能性もあります。 「何の」用件なのかだけでなく、できれば「いつの」用件なのかも件名に含められるとベストです。 【確認依頼4/5まで】【共有まで】など、【 】をつけて受け手がどのように対応すれば良いかが一目でわかる工夫も重要です。 他にも【ご報告】【ご依頼】【ご案内】【ご相談】など、目的によって使い分けるといいですね。

4.件名に自分の名前を入れる

件名に自分の名前や会社名を入れることで、誰からのメールかわかるようにすると親切でいいでしょう。 例えば、お礼の挨拶の場合 「今日はありがとうございました。」 →【お礼】本日の打ち合わせ:〇〇株式会社 山田 というような件名にすると好印象です。

5.社内メールと社外メールで件名の言い回しを工夫する

社内用は完結に、社外用は丁寧な言い回しの件名にするのがベターです。 •社内用 【連絡】【要回答】 •社外用 【ご連絡】【ご回答のお願い】

6.添付資料について件名に明記する

「【送付】3/2 セミナー資料3点:◯◯課 川口」というように、添付資料がある場合は、件名に添付について明記しましょう。

ビジネスメール件名例

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上記で挙げた件名作成時の6つのポイントは、基本的に社外メールも社内メールも同じです。 送信先や、メールの内容に応じて件名にも気を使う習慣をつけましょう。 以下に、例文をご紹介します。

社内メール件名例

•【送付】2/16 定例会議 資料 •【連絡】3/2 マナー講習会 準備物 •【連絡】4/8 新年会 出欠確認

社外メール件名例

•【ご送付】〇〇プロジェクトの企画書について •【ご回答のお願い】合同研修会の実施希望日について •【お礼】見積書 拝受

件名に表示される「Re:」の編集は基本的に不要

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件名の編集で「Re:」の扱いに困ったということはありませんか? 「Re:を消さないと相手に失礼?」と思っている人も多いかもしれません。 そもそも「Re:」は返信機能を利用すると自動的につくもので、折り返しメールであることを示しています。 そして折り返しメールのときは、基本的に件名を変える必要はありませんが、「Re:」が多すぎるのはビジネスマナー上、好まれません。 件名が確認しづらくなるため、3回程度「Re:」が連続したら以降は新しく件名を書き直す方がベターでしょう。 また、次の場合も件名を変える方が良いです。

メールに対して、答えを書きたいとき

会議や会合での出欠を聞かれたとき、「Re:◯月◯日の会議出席します」といったように、相手が本文を読まなくても件名で結論がわかるようにしておきましょう。

件名に送信者の名前がつけられているとき

件名の末尾に送信者の名前が付けられている場合は、名前を削除するのを忘れないようにしましょう。 自分の名前に書き換えても良いです。

ビジネスメール本文の基本的な書きだしとは

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ビジネスメールでは、挨拶のような形で書き出しを始めるのが慣例です。書き出し文に関しては、いくつかの決まったフレーズを覚えておけば問題ありません。 以下の書き出しフレーズを覚えると良いでしょう。

初めてのメールを送信する場合

初めての相手と最初にメールをやり取りする際の書き出しは、「突然のご連絡、失礼致します」や「初めまして」の挨拶に続き、「会社名」「部署名」、そして「名前」を記入するように徹底しましょう。 挨拶の後で自分の身元を明らかにするのは、ビジネスメールでの基本です。既知の相手にメールを送る際も、やり取りの最初にはこれらの情報を記載するようにしましょう。 以下は例文です。 ・平素は格別のお引き立てを頂き、誠にありがとうございます。初めてご連絡をさせて頂きます。〇〇社の○○と申します。 ・平素は格別のお引立てに預かり厚く御礼申し上げます。突然のご連絡失礼致します。〇〇社の△△様よりご紹介を頂きました。××社の◎◎と申します。

「お世話になっております」はアリ?

ここで少し補足です。 ビジネスメールで一般的に使われる書き出しには、「お世話になっております」というフレーズがありますよね。 これはどのような場面でも使える便利な挨拶で、「初対面でも問題ない」と判断されることが多いようです。 もちろん「自分としては初めて」でも、ビジネスの関係性を考えたときに「どこかで繋がりがある」というケースも少なくありません。 この場合、「お世話になっております」というフレーズも問題なく使えます。 しかし、これまでに全く取引がない初めての相手の場合、突然「お世話になっております」と切り出されることで、違和感を覚える方も少なくありません。 初めての相手に挨拶をするときは、安易に利用することは極力控え、状況によって使い分けることをお勧めします。

2回目以降のメールを送信する場合

相手に2回目以降のメールを送る際に最も一般的な書き出し文は、「お世話になっております」。長らく連絡をとっていなかった場合は、「ご無沙汰しております」が適しています。

相手のメールに返信する場合

相手から送信されたメールに返信する場合は、「ご連絡ありがとうございます」といった書き出し文を用います。 こちらからのメールに相手が返信し、そのメールに対してさらに返信をする際は「ご返信ありがとうございます」と、返信への感謝の意を書き出し文にしても良いでしょう。

ビジネスメール本文の基本的な結びとは

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ビジネスメールにおいて、結びの言葉は非常に重要。きちんとした内容のメールであっても、締めの言葉がしっかりしていなかったために印象が悪くなってしまうことも。また、目的別に表現を変えることも重要です。 シチュエーションごとの表現を以下に挙げていきます。

一般的な結びの言葉

一般的な結びの言葉としては以下の2つです。 「よろしくお願いいたします」 「今後ともお引き立てくださいますようお願い申し上げます」

返事を要求する場合

相手からの返答を促す場合、「お返事をお待ちしております」で締めるのが自然です。「ご返答いただければ幸いです」といった表現もより丁寧で、相手に好印象を与えます。

返事が不要な場合

それ以上やり取りを続ける必要がない場合は、相手に配慮して返信不要の旨を締めの文で伝えることがあります。「なお、ご返信は不要です」といった文が一般的です。 「何か不都合がありましたら、お知らせください」なども、同様の表現です。

検討をお願いする場合

「ご検討くださいますようお願い申し上げます」

取り急ぎメールを送った場合

「まずはお礼まで」 「取り急ぎお知らせいたします」

報告する場合

相手からのメールの添付ファイルを確認した報告や、ひとまずちょっとしたお礼を述べるときは、「取り急ぎ、ご報告まで」や「まずは、お礼申し上げます」といった結びの文が用いられます。

詫びや断りを入れる場合

「お詫び申し上げます」 「ご期待に沿えず、申し訳ありませんでした」

社内向けのメールの場合、こうした結びの言葉を簡潔にすることもあります。ただ、自分から相手へ仕事を依頼する場合や、返信を希望する際は、敬語を正しく使い、きちんとお願いする締めの言葉にしましょう。一方、社外向けのメールはどんな場合であれ、きちんとした表現で締めることが肝要です。

送信前の確認と文章の見直し

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どんなビジネスメールを送る場合でも、確実に行わなくてはいけないのが送信前の確認です。誤字や脱字のチェックはもちろん、相手に対して失礼はないか、客観的に見ておかしいところはないかなど、宛先の読み手の視点から読み直してみましょう。また、本文だけ確認すればいいものではありません。意外に、件名や宛名が抜けているなど、初歩的なミスをしていることがあります。 添付するファイルがあれば、その添付の有無やファイルがきちんと開くかどうかも確かめるといいでしょう。

よく使うこのフレーズ、セーフ?アウト?

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ビジネスメールを何度も送っていると、似たようなフレーズを使うものです。しかし、何気なく使っていたフレーズが実は大変失礼なものかもしれません。正しい使い方ができているか確認し、普段から失礼のないメールを送れるよう努力しましょう。

「了解」と「承知」

どちらも理解するという意味ですが、「了解」は敬語としての表現が含まれないので、使うなら「了解いたしました」としましょう。一方、「承知」という言葉は「承る」という言葉があるので、それだけで丁寧になります。上司やお客様など立場が上の人に対するメールであれば「承知しました」「かしこまりました」とするのが適切です。

「今後とも」

結びの言葉として使います。とくに、良好なお付き合いを願いたい社外の人に対してメールを送るのであれば「今後ともお引き立てのほど、よろしくお願いします」と使うといいでしょう。社内向けの場合でも「今後とも、ご指導ご鞭撻のほど、お願い申し上げます」と初めての挨拶や上司への詫びの言葉などで使います。

「追伸」

ビジネスメールでは基本的に使いません。重要な案件なら本文の最初のほうで書くべきですし、追加で読ませるのは失礼でしょう。ただ、内容や送る相手によっては自分の気遣いを示すことができます。プライベートでも付き合いがある人に「追伸。昨日はおいしい食事をご馳走になり、ありがとうございました」とか、部下に対して「追伸。残業お疲れ様です。あまり無理はしないでください」と入れれば、堅苦しさがなくなります。

「取り急ぎ」

緊急の用件でメールをしつつ、詳細については後程説明したい場合に用います。締めの言葉として「取り急ぎご連絡させていただきます」というように使い、その後追ってメールか電話で詳しく説明するのが理想です。

「久しぶり」「ご無沙汰」

ビジネスメールでは「お世話になっております」などと使うのが通例で、あまり使わない言葉です。しかし、「お久しぶりです。いかがお過ごしでしょう」「ご無沙汰しております。お元気で活躍中とのことと存じます」など、相手を気遣い、褒める表現と合わせて使うのはOKです。目上の人には、より尊敬の意味合いが強い「ご無沙汰」を使いましょう。

「助かります」

一見、相手へ感謝を述べ、気遣っているような言葉ですが、尊敬の意味はあまり含まれていない言葉です。同僚や部下はともかく、社外の人や上司の方に助けていただいた場合は「お手数をおかけしました」「ご迷惑をおかけしました」という表現のほうが好ましいでしょう。

「恐縮」

恐縮という言葉は、相手から厚意を受けた感謝と申し訳なさを表します。ビジネスメールとしては、社内で表彰され「皆様から受けた親切と励ましの言葉に、ただ恐縮するばかりです」などと、へりくだりつつ感謝を伝えたいときに適しています。また、断りのメールを送る場合も申し訳なさを表現するために「ご面倒をおかけして誠に恐縮ではございますが、なにとぞご理解いただけますようお願い申し上げます」と使えます。

おわりに

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主にビジネスメールの件名についてまとめさせて頂きましたが、いかがだったでしょうか。特に、件名に関しては、本文よりも見落としやすいので注意が必要です。 ビジネスメールには、さまざまな表現や言葉遣いがあり、新社会人からしてみると、一見難しいように思われます。しかし、大切なのは相手への気遣いであり、自分の誠意を示すことです。相手がこのメールを読んで不快にならないか、きちんと意味は通じるか、説明が足りない点はないかなど、相手の側に立って見直してみるといいでしょう。