【電車の領収書】電車代の経費精算について

営業や打ち合わせ、視察や出張など、仕事をするうえで電車に乗るということは切っても切れない手段です。 しかし会社員の方でもフリーランスや個人事業主の方でも、意外と見落としがちなのが「電車代」。領収書が出ないので、ついつい経費精算時に申告するのを忘れてしまうことがあります。 飲食店や物品の購入であればレジで「領収書をください」という癖がついている方は多いかと思います。しかし電車に乗った時にはあまり領収書のもらい方を意識していないのではないでしょうか。 しかし、電車に乗ったお金もれっきとした経費です。 領収書のもらい方がないかどうか見てゆきます。

実は電車代の領収書はいくつかもらい方があります

電車に乗り切符を購入した場合、駅員さんのいる窓口で切符を購入した旨伝えれば領収書をもらうことが出来ます。 しかし毎回電車に乗るたびに切符を購入し窓口に行き領収書を発行してもらう……のはあまりに非効率ですよね。 大抵の場合は急いで電車に飛び乗ったりして、「領収書」のことなんて頭にないのがほとんどです。

回数券の購入で電車代の領収書をもらう手間は少し軽くなる

そこで、いつも同じ区間を電車に乗るのであれば、回数券を購入するという方法もあります。例えば「210円分」などと決まった料金区間分の切符を11回分まとめて購入することが出来ます。その場合も窓口で「回数券を購入したので領収書をください」と伝えることで電車代の領収書をもらうことが出来ます。10回分の電車代で11回電車に乗ることも可能で少しお得に電車に乗ることが出来るのもポイントです。

券売機でも電車代の領収書は発行可能

しかし混雑する駅では窓口に行列が出来ている……なんてことも。電車の時間もあるしそんなの待っていられない!という方、実は券売機でも領収書を発行することが可能であるということをご存じでしたか? 切符を購入する際に券売機の画面の下の方に「領収書発行」というボタンがあるので、切符を券売機から抜き取る前にこのボタンを押すことで領収書が出てきます。券売機でも電車代の領収書が発行可能であることは意外と知られていません。

出金伝票に電車代を記載することで領収書代わりにする方法

個人事業主やフリーランスの方の場合、電車代の領収書の代わりになるものもあります。「出金伝票」や「旅費交通費精算書」に電車代を記載しておくことで領収書の代わりとして記録することが可能です。。 「出金伝票」には日付や支払先、勘定科目そして摘要、金額を記載する欄があり、これらを手書きで記載します。「出金伝票」は文具屋さんなどで購入することが出来ます。 また、エクセルなどで「旅費交通費精算書」を作成し、記録しておくことも可能です。フォーマットなどは決まっていないので、必ず日付と支払先、勘定科目、摘要と電車代の金額を網羅するように作成しましょう。これらの項目を網羅しないと領収書の代わりとしては認められません。

チャージでも電車代の領収書は発行可能

しかし今はICカードが主流の時代です。毎回電車に乗るたびに券売機で切符を買っている暇も、いちいち外出のたびに領収書代わりに出金伝票を付けている暇なんてないよ!という方は、ICカードのチャージのタイミングでも領収書を発行することが可能です。 こちらも切符の購入時と同じく、チャージをする際に券売機の画面の下の方に「領収書発行」というボタンがあるので、ICカードを券売機から抜き取る前に押すと券売機から領収書が出てきます。チャージのタイミングで領収書を発行しておけば電車に乗るたびに領収書の心配をする必要がなく楽ちんです。また、1万円や5千円などまとまった金額をチャージすることで、改札でカッコ悪くひっかかることもなく、チャージ切れを心配して同伴者に迷惑をかけることもありません。

油断してはいけない!ICカードの罠

しかしICカードには罠があります。 Suicaやパスモを筆頭としたICカードでは今、様々なところで買い物が出来てしまいます。 コンビニや駅の売店はもちろん、最近では専門店や百貨店などでも決裁が出来るお店が増えています。 ついつい小銭などを出すのが面倒で、たまたま手元にあったSuicaでピッと決裁してしまいたくなりますよね。特に電車に乗っている途中で駅の売店でさっと飲み物だけを買いたい、なんて時にはちょうど手にSuicaを持っていることもあってその方が早かったりします。 そのため、ICカードにチャージをした領収書だけでは、最悪の場合税務署から「本当に電車代に使用したのですか?」と疑われてしまう可能性があります。 電車にたくさん乗った経費と見せかけて実はお弁当を買っていた……なんてことも可能ではないかということです。 ICカード自体をあらかじめ分けておく、というのも手段の一つではあります。 2枚持っておいて、1枚は電車代専用にして領収書を発行する、もう1枚は買い物など専用にする……など。 しかしそれでは自分では電車専用にして使い分けを把握して領収書を発行していたとしてもやはり税務署の人にはつっこまれてしまいます。

本当に電車代ですと証明するために

そこで、本当に電車代に使用したことを証明する方法があります。 券売機に電車代に使用したSuicaやパスモなどのICカードを持っていき、「履歴の印字」というボタンがあるのでそれを押すとこれまでICカードを使用して電車に乗車した区間の履歴を印字することが出来ます。 (路線によってはこの履歴の印字がICカードのチャージのタイミングでしか出来ない場合もありますのでご注意ください) この履歴を印字してSuicaやパスモなどのICカードのチャージの領収書に添えることで、 「このICカードのチャージ金額は電車代にしか使用しておらず、この区間を電車に乗りました」と証明することが出来ます。必ず領収書とセットにしておき、日付などで照らし合わせることが出来るようにしましょう。

電車の領収書問題解決?履歴の印字をする際の注意点

これで電車代の領収書のことは気にしないで良いから安心だ!と何も考えずに電車に乗りICカードを使用していると、ここにももらい方に大きな落とし穴があります。 履歴の印字の制限です。 例えばSuicaの場合、最後の利用から26週間を超えた履歴は印字できません。 さらに履歴の印字は、直近の区間が最大100件までしかできません。 油断せず、こまめに電車に乗る際は注意して印字をするように心がけましょう。 月末に慌てて電車代の領収書のことを思い出すのではなく1週間に1回、などと決めておくのもいいかもしれません。自分なりのもらい方ルールを決めておくというわけですね。

領収書と言えば宛て名が必要ですが

領収書を普段発行してもらう際には必ず「宛て名」をお店の人に記載してもらう必要があります。しかし、券売機で発行した領収書には「宛て名」が記載されていません。 これは問題ないのでしょうか。 税法の観点から、3万円未満の金額であれば、宛て名が無くても領収書として認められます。 これは電車の領収書でも例外ではありません。どうしても、例え電車代だとしても領収書には宛て名がないとだめです、などと会社で決められている場合は自分で宛て名を記載しましょう。

まとめ

忙しいとついつい漏れてしまいがちな電車に乗った際の経費ですが、ICカードの印字で間違いなく電車に乗った経費であることを証明し、また券売機で領収書を発行することでいちいち手間や時間をかけずに効率よく領収書をもらい方を意識することできちんと申告しましょう。 また、宛て名に関しても自分の会社では領収書の宛て名が必要なのかどうかを事前に確認しておけば経費精算のときに慌てる心配がありません。 これらの知識を持っているだけで領収書のもらい方がスムーズに行くこと間違いなしです。