【退職届の書き方】間違いなし!おすすめのテンプレートまとめ

出典:photo-ac.com

退職届というワード自体を聞いたことがある人は多いと思いますが、そもそもどんな物なのでしょうか。退職届というのは、事前に上長などから、退職することに対して退職願もしくは口頭での報告で了承を貰い、退職が確定した上で会社に対して提出する書類です。退職願や辞表などと混同している人が多いですが、それらとは違うため注意が必要です。

退職届と退職願、辞表の違いは?

混同されがちな退職届・退職願・辞表などの書類。テレビドラマなどで、辞表を叩き付けるシーンなどを見たことがある人も多いかもしれませんが、実は一般的には辞表を書く機会のある人というのはほんの一握りです。これらの3種類の書類は明確に異なる書類のため、その違いをご紹介します。 ●退職届→上長の承認を退職願もしくは口頭で得たのちに提出する書類です。これは自身でワードなどで作成して提出することも可能ですが、会社によっては、会社規定のフォーマットがあるため、就業規則や総務人事の指示に従い作成しましょう。 ●退職願→退職を会社に申し出る際に提出する書類で、必ずしも書面で提出しなければならないというルールはありません。直接上長に話すという形も可能です。 ●辞表→多くの方が勘違いしていることの多い辞表。これは一般社員や中間管理職が使うことはありません。公務員や社長、取締役などの場合は退職届ではなく、辞表を提出します。 以上が退職届と退職願、辞表の違いです。混同していると誤った書類を作ってしまいそれを提出してしまうことになるので、この機会に覚えておきましょう。

退職届はどのタイミングで提出すべき?

上長に退職願もしくは、口頭で退職の意思を伝え、承認を得た後に退職届を提出することになりますが、提出はどのタイミングがベストなのでしょうか。これは、一般的には1か月前までに提出することが、社会人のマナーと言われています。民法上では、14日前までに出せば良いという形になっていますが、会社への迷惑・ダメージや業務の引き継ぎのことも考え、1か月前には提出することがベストです。別途会社の就業規則などで、提出するタイミングが決まっている場合には、就業規則に従い提出しましょう。(就業規則でも1か月前の提出となっていることが、非常に多いです)

退職届の書き方 その1 退職届を提出する際の用紙は?

では実際に退職届を提出する準備に入ってみましょう。ここで問題です。どのような用紙や用紙サイズで提出するのがベストなのでしょうか。特に決まりがあるわけではありませんが、昔と違い、自身で作成する場合は、パソコンのワード等で作成することが最近では一般的です。その場合はA4サイズの用紙もしくはB5のサイズ用紙で退職届を提出しましょう。必要以上に用紙を小さくする必要もなければ、大きくする必要もありません。多くの場合はA4サイズの用紙で作成し、提出するのが最も一般的です。 また、会社によっては先述の通り、会社規定のフォーマットに入力もしくは会社規定の用紙に手書きで記入するケースもあります。その場合は会社の規則に従い作成しましょう。

退職届の書き方 その2 退職届を手書きで書く際は、どのようなペンを使用すれば良い?

昨今はワード等PCで作成することが主流と言えど、今までお世話になった会社に対しての思いを込めて、手書きで退職届を書きたいという方もいらっしゃるかもしれません。その場合は、黒のボールペンもしくは万年筆で記入するようにしましょう。間違っても赤ペンや青ペン等で書くことは、常識的NGですし、サインペンなどの太いペンで書くこともNGです。フォーマルな書類であることを頭において、退職届を書きましょう。

退職届の書き方 その3 退職届に書く日付はいつを書くの?

当然退職届は会社に対して提出する書類なので、他の書類と同様、書面に日付を書く必要があります。しかし、この日付は一体いつの日付を書けば良いのでしょうか。提出する日付?もしくは、退職日の日付?それとも退職願い出た日付でしょうか。この場合の日付は、2通りの日付を書く必要があります。それは、1つが退職をする日付(最終出勤日とは異なります)と、もう1つが退職届を提出する日の日付です。誤りがあったりすると、あまり出したくない退職届を、日付を修正して再提出する必要があるので、日付は誤りのないよう作成しましょう。

退職届の書き方 その3-1 退職届に書く日付は数字?それとも漢数字?

これに関しては、民法等に定められた法律などのルールはありません。しかし、一般常識としてですが、この場合は漢数字を使用するのが、社会人のマナーです。最後に恥ずかしい思いをしては決まりが悪いので、しっかりと覚えておきましょう。

退職届の書き方 その4 封筒の書き方

退職届を提出する場合、会社規定のフォーマット等に従い、会社に提出する場合は別ですが、自身でワードもしくは手書きで作成した場合は、封筒に入れて提出する必要があります。その場合、封筒はどのように書けば良いのでしょうか。郵便の封筒を書いたことがある人は大勢いたとしても、退職届を書いて封筒に入れて、会社に提出したことがないという人は多いと思います。 その場合は、表面の封筒の中央部に「退職届」と記入しましょう。表側についてはこれだけです。裏側については画像の通り、封筒左下部にあなたの所属および役職についている方であれば、役職名、氏名を記入して提出しましょう。

退職届の書き方 その4-1 封筒はどんなものを選べば良い?

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退職届を自身で作成して提出する際には、前述の通り、封筒に用紙を入れて提出することになります。その際の封筒選びにもポイントがあります。「封筒なんてコンビニに売ってあるものなら何でも良いのでは」という気持ちも分からなくはないのですが、適さないものを選ぶとあなたが社会人として最後に恥ずかしい思いをしてしまうことがあるので、封筒も今回の用途に適したものを選びましょう。 ・長形3号の封筒サイズのものを選ぶ この長形3号という封筒サイズは、ちょうどA4の紙を三つ折りにして入れるとピッタリなサイズの封筒です。どの封筒が長形3号なのかどうやって判断するのかというと、購入する際の封筒のビニールパッケージに封筒サイズが書いてあります。それを参照して買うようにしましょう。長形3号よりも小さいサイズを買ってしまうと何が起こるのかというと、長さも合わず3つ折りよりも細かい折り方をしなくてはならなくなるため、退職届の用紙が折り目だらけになってしまいます。そのようなことを防ぐために、封筒サイズをしっかり確認して買いましょう。 ・封筒の色は「白」を選ぶ 封筒も茶封筒や、少し青みがかかったものなど、様々な封筒の色がありますが、退職届に限らず、フォーマルな書類の場合は必ず「白」の封筒を選ぶようにしましょう。 ・郵便番号欄がない封筒を選ぶ 画像のようにコンビニ等で封筒を購入すると大体のものが表面右上と裏面左下に郵便番号を記入する欄が設けてあることが多いです。このような封筒は退職届を入れる封筒としては適していません。必ず購入する前に確認し、白の無地の封筒を使用するようにしましょう。 ・汚れた封筒や、曲がった封筒は使用しない 社会人として一般常識的なことではありますが、こういった場合は汚れた封筒や曲がってしまい折り目のついた封筒の使用はNGです。

退職届の書き方 その5 退職届に書く退職理由は?

退職届には当然あなたがその会社を退職する理由を書くことになります。退職届を出す前に上長に退職願もしくは、口頭で「体調が悪い」や「両親の介護のため、地元に戻らなければならない」「別な会社で新たな事業にチャレンジしたい」など人それぞれの理由で、退職の承認を得ていると思います。 しかし、その理由に関しては、退職届に書くことは不要です。いろいろな理由があったにせよ、退職届は「一身上の都合により」という退職理由で記入して問題ありません。

退職届の書き方 その6 実際の退職届のテンプレート1

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それでは実際に退職届の書き方のテンプレートをご紹介しましょう。画像が退職届のテンプレート一例です。このように右端に「退職届」、下部に「私儀」と記載しましょう。「私儀」というのは、自分について述べる際の書き出しです。普段使うことはあまりないとは思いますが、こういったフォーマルな文章を書く際には使用することもあるので、覚えておきましょう。 その次に、「この度、一身上の都合により、勝手ながら〇〇〇〇年〇月〇日をもって退職致します。」という文言を書きましょう。この文言に書く日付は退職日です。前述の通り、たまに最終出勤日と勘違いしている方もいますが、ここに書く日付は正式に会社を退社する日付を記入しましょう。 その次に、この退職届を作成した日付を記入しましょう。例えば前日に作っていたとしても、提出する日の日付にすることを忘れないようにすべきです。 そして日付の次は、あなたの所属部署と氏名を書きましょう。役職等についている方であれば、役職名を書くのも忘れてはいけません。 そして最後は提出する相手です。この場合誰に書けば良いかわからない方もいるませんが、退職届では、会社の代表取締役に対しての提出という形になるので、画像の通り書くようにしましょう。

退職届の書き方 その7 実際の退職届のテンプレート2

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先ほど縦書きの場合の退職届のテンプレートを紹介しましたが、この画像は横書きの場合のテンプレートです。退職届は、縦書き・横書きのどちらにしなければならないという取り決めはないため、どちらのテンプレートを使用しても問題ありません。横書きの場合のテンプレートでは、一番上に「退職届」、その右下にこの退職届を提出する日付、改行して左寄せで縦書きのテンプレートと同様の提出先である、所属する会社の代表取締役とその方の氏名を記入します。 そして改行して、あなたの所属とあなたの氏名(縦書きのテンプレートと同様、役職につかれている方の場合は役職名も)を記入し、その下に右寄せで改行して私儀と入力します。 「この度、一身上の都合により勝手ながら、〇〇〇〇年〇月〇日をもって、退職致します。」の文言を縦書きのテンプレートと同様記入し、横書きの場合は、最後にあなたの名前が来るわけではないので、文章の締めとして以上を付け加えましょう(縦書きのテンプレートの場合でも、「以上」は追加しても問題ありません。書面のまとまりが出る方ようにしましょう)。

退職届の書き方 その8 退職届を上長に提出。封筒に入れる際は?提出のタイミングは?

退職届を上長に提出する際には、通常の書類等の用紙と同様に3つ折りにして提出するようにしましょう。折る方向としては、書いてある側が内側に来るように折るようにしましょう。このあたりは一般的な書類等の用紙と取扱い方法は一緒です。 そして退職届を上長に提出する際には、極力人目につかないようなタイミングで、「先日の件、ご提出させて頂きます」という形で、出した時に周りの目に触れないように、なおかつ、上長が封筒の文字を見て何の件かすぐに気付けるように提出するようにしましょう。 辞めてしまう会社とはいえ、この先どのような形かでつながりが出来る可能性があります。最後まで気を使って、退職の段取りを進めることが重要です。 また、退職願を出す時や、口頭で退職の意志を上長に話す際と同様ですが、他の社員に極力気付かれないよう提出しましょう。物事には順序がありますので、こういた正式な手続きを前に、周りの人に知られることはあまり良いことではありません。

退職届の書き方 その9 退職届は一度提出したら撤回不可!?

これまでの流れの通り作成し、提出した退職届ですが、一度提出した場合は撤回が不能な書類です。退職願や口頭での上長から得た承認の場合は、撤回が認められるケースもありますが、退職届は退職することが決定した上で提出する書類なので、撤回はよほどのことがない限りは不可能と考えましょう。退職願を提出したり、上長に申し出る際にはある程度覚悟した上でその行動を取っているとは思いますが、「退職届」を提出したらもう引っ込みがつかないという覚悟を十分に持った上で退職届を提出しましょう。

解雇された場合は退職届を出す必要はあるのか?

これまで書いてきた退職届については、自分から退職を申し出る「自己都合退職」の場合提出する退職届です。会社を退社する場合にはこのような自己都合退職もありますが、場合によっては、解雇や会社都合退職による退社のケースがあります。 会社都合退職の場合は退職届を作成し、提出する必要はあるのでしょうか。結論から言うと、会社都合退職の場合は退職届を書く必要はありません。その場合は、会社によってそれぞれ異なりますが、退社届など、その会社で定められたフォーマットの書類を提出することになります。 ちなみに自己都合退職・会社都合退職というワード自体は良く聞き慣れているとは思いますが、詳しい意味は分からないという方もいるかと思いますので、この機会に覚えてしまいましょう。 ・自己都合退職→労働契約の解除を、労働者側から申し出て退職する場合。理由は様々で、転職、結婚、出産、企業、帰省など様々な理由による退職が認められています。予備知識として、失業した場合にもらえる失業保険は退職から最短でも約3か月後となるため、退職金が多く見込めない場合には、計画的に転職活動等をしないと苦しい生活を強いられることになります。 ・会社都合退職 所属する会社の経営不振やリストラクチャリング、倒産などの会社側の理由による退職の場合を会社都合退職と言います。また、最近よくニュースなどで耳にする早期退職者の募集で退職した場合も、会社都合退職となります。予備知識として会社都合退職の場合には、失業保険の面で大きなメリットがあります。自己都合は失業保険を受け取れるのは、約3か月後ですが、会社都合退職の場合は、7日後から失業保険を受け取ることが可能で、自己都合の場合よりも、長期間失業保険を受け取ることが出来ます。

退職届を提出してから、退職までの過ごし方

退職届を提出し、それが受理されればあなたの退職が正式に決定することとなりますが、退職届を出すのは一般的には退職日の約1か月前となります。会社に辞める意思を伝えた後、1か月はどのように過ごすことになるのでしょうか。 ・自身の業務を後任者へ引き継ぎ ・有給消化 この二つが主な、退職届提出後の過ごし方です。 ・自身の業務を後任者へ引き継ぎ これは非常に重要なことです。「辞める会社のことなど、知ったことではない」と思う方もいるかもしれませんが、「立つ鳥後を濁さず」という言葉もある通り、退職したことで所属していた会社へのダメージを大きく与えないようにしっかり引き継ぎ業務を行いましょう。別の項目でも記載しましたが、この先の人生で、これまでの会社や所属していた人とどのような形で関わることになるか分かりません。そういう機会にあった際に、あなたがマイナスイメージに捉えられると、非常に損をしてしまうことになります。所属していた会社のためだけではなく、あなた自身の今後のためにも、引き継ぎ業務は、しっかりと行うようにしましょう。当然担当している業務が多く、2~3か月前から引き継ぎ業務を始める必要がある場合には、退職願や上長へ口頭で退職の承認を得た時点で、引き継ぎ業務を開始することも多々あります。 ・有給消化 あなたが所属していた企業で、有給休暇が残っていた場合には、退職する前に有給休暇を消化することが出来ます。例えば14日分の有給休暇が残っていた場合には、退職日を含めた稼働日14日分、最終出勤日から有給休暇を取得して退職するという方法も可能です。退職前の有給消化の期間は非常に活用することが可能です。転職先への引っ越しの準備や、これまで頑張ってきた自分へのご褒美に趣味を目いっぱい楽しむも良し、長期旅行に良くも良しです。よっぽど厳しい会社(法律を無視した長時間残業をさせるなどの業務を強いる俗に言うブラック企業)などでなければ、退職前に有給消化をすることは可能なので、このシステムは是非活用しましょう。

まとめ

退職届の書き方、退職までの流れなどご紹介させて頂きましたが、如何でしたか?何度か退職し、転職した方であれば紹介した内容はご存知かと思いますが、これまでに退職等をしたことのない方にとっては、知らなかったこともあったのではないかと思います。これまで退職をしたことのないという方でも、現代では終身雇用制は崩壊していますし、1つの企業で定年まで・・・という考え方自体が既になくなってきていると思います。そのためどんな方でも、今後書くことになるケースは出てくると思います。その際に手間取ることのないよう、この記事をブックマークして、その際に確認できるようにしてみて下さい。退職届は、内容自体は簡単なものですが、非常にフォーマルな書類です。形式や言葉遣い、誤字脱字等のないように作成し、よく確認した上で提出するようにしましょう。