【学生の署名】学生がメールを送る際の署名の書き方

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学生だからと言って気を抜かない!署名はメールを送る際のマナー

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ビジネスマナーの1つとしても常識である、メールを送る際の「署名」。学生のみなさんはきちんと記載できているでしょうか? 学生だからと言って「このくらいでいいか」と、氏名のみの記載となっていては相手に失礼です。しかし、そもそもビジネスメールを送る機会が初めてと言ってもいい学生には、署名に一体何を記載すればいいのかわからない人のほうが多いと思います。 そこで今回は、ビジネスメールを送る際に必要となる「署名」について、学生は何を記載し、どんなことに気を付けたら良いか解説します!

学生のビジネスメールで署名を記載する目的

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でもどうしてビジネスメールを送る際には署名を入れなくてはいけないのでしょうか? ビジネスメールを送る際に署名を記載する目的は、メールの受信者に対して、送信者であるあなたの情報をわかりやすく示すことです。 社会人がビジネスメールを送る際には、署名は絶対に記載されていると考えて間違いないでしょう。よって、就職活動や大学生活で社会人の人にメールを送る際に、署名のないメールが学生から送られてくることに、相手は違和感や「社会常識がないのかな」とあなたに対して良くない印象を抱く原因にもなります。 記載すべき最低限の情報を網羅し、どこの誰がメールを送ってきたのか相手に明らかにするために署名は必要なツールと言えるのです。

学生がビジネスメールの署名に記載すべき5つの項目

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では、学生がメールの末尾に記載する署名を作成する際にはどのような項目を記載すべきなのでしょうか?このような項目を載せておくと良い、というものを5つご紹介します!

学生がメール署名に記載すべきこと① 氏名

署名でまず忘れてはならないのが氏名です。メールの送信者が誰かを明らかにするのが署名の目的なのに、氏名が入っていなくては意味がありませんね。 自分の氏名はしっかりフルネームで記載してください。また、フリガナも記入することを忘れないでください。「自分の氏名は苗字も名前もありふれているから、フリガナなんて必要ない」と考えている人もいるかもしれません。それでもフリガナはあったほうが相手にわかりやすく、そして親切です。メールの受信者に判断を委ねるようなことはせず、相手がパッと見て一目でわかるようにフリガナまでしっかり記載しましょう。 なお、フリガナはひらがなやカタカナで記載すると軽い雰囲気や印象を与えてしまう可能性があるため、ローマ字で記載することがオススメです。

学生がメール署名に記載すべきこと② 大学・学部・学科・学年

次に、あなたがどこに所属している学生なのかを明らかにするため、大学や学部・学科、また何年生なのかをしっかり記載しましょう。 就職活動で企業宛てにメールを送る場合にも、採用担当者は名前と大学名をセットで覚えている場合が多いです。きちんと記載することで「ああ、あの学生さんか」と認識してもらいやすくなります。

学生がメール署名に記載すべきこと③ メールアドレス

「メールで連絡しているんだから、書く必要あるの?」と思う人もいるかもしれません。繰り返しになりますが、署名はメールの受信者に、送信者が誰かや送信元がどこかを明確に示すものです。しっかりメールアドレスも記載しましょう。 また、ビジネスメールではパソコンのメールアドレスを記載するのが一般的です。携帯キャリアのドメインのアドレスなどは、なるべく使用しないようにしましょう。 大学のドメインで配布されているメールアドレスであれば何の問題もありませんし、就職活動の際には就活用のアドレスをGmailやYahoo!などのフリーメールで作成するのも良いでしょう。ただし、新しくメールアドレスを作成する際には名前や数字を合わせたシンプルなアドレスを考えましょう。奇抜なアドレスは相手に不快感や違和感を与えてしまいますので、NGです。

学生がメール署名に記載すべきこと④ 住所・郵便番号

学生の場合でも、ビジネスメールには自分の住所をしっかり記載しましょう。実家から通学している人は実家の住所を、1人暮らしの場合は1人暮らししているアパートなどの住所を記載しましょう。「現住所」をきちんと記載することが重要です。住所は都道府県名から記載してください。またアパートやマンションに住んでいる場合は、建物名や棟数、部屋番号まで省略せず正確なものを書きましょう。 忘れがちなのが郵便番号です。住所から調べればわかる項目ではあるのですが、これも相手にひと手間取らせてしまいます。しっかり郵便番号も記載しましょう。 また、企業へのメールの署名に住所は必須ですが、研究室などの教授に送るメールの署名には、必ずしも入れなくても良いでしょう。研究室の先輩のメールなどを参考に、研究室用の署名を作成してみるのもアリです。

学生がメール署名に記載すべきこと⑤ 電話番号

携帯電話を持っている人がほとんどと言ってもいい昨今、電話番号も署名には記載しましょう。 携帯電話の番号はもちろんですが、実家から通学している学生の場合は実家の固定電話も記載するようにしましょう。その際、パッと見て固定電話と携帯電話の区別がつくように【固定】【携帯】など入れると親切です。 また数字と数字の間にはハイフンを入れましょう。スマートフォンやタブレット端末の場合、ハイフンを入れないと電話をかける際にタッチするだけで繋がるのが非常に便利です。しかし署名に記載する場合にはハイフンを入れることで、文字が詰まって見えることがなくなりスッキリとした印象を与えることができます。ハイフンもきちんと入れて、わかりやすく見やすい署名を心がけましょう。

+αで印象アップ!学生のビジネスメール用署名で気を付けるべきポイント

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学生のビジネスメール用署名に最低限記載すべき項目や注意点をご紹介しました。次に+αで印象を上げるために、署名作成の際に気を付けるべきポイントを5つご紹介します。

学生がメール署名で気を付けるポイント① 記号や顔文字は使わない

記号や顔文字などは仲の良い学生の間でのメールのやり取りで利用するのは良いですが、ビジネスメールでは使うのを控えたほうが良いでしょう。 メールの受信者によっては、内容が読みづらく感じてしまう場合があるためです。また年齢が上の人に出す場合には、ちょっとポップ過ぎる印象を与える恐れがあります。記号や顔文字は基本的にビジネスメールには相応しくない点を覚えておいてください。

学生がメール署名で気を付けるポイント② 奇抜なデザインのテンプレートは避ける

署名の上下には記号などを利用して、「これが署名です」とわかるようにテンプレートを使って区切る人も多くいます。テンプレートは様々なデザインがあり、人によって個性が出るところではあります。 基本的には好きなデザインのテンプレートを使ってよいのですが、あまり奇抜なデザインのものはビジネスメールでは避けたほうがよいでしょう。これも、メールの受信者によってはふざけているような印象を受ける可能性があるためです。 特に就職活動などでメールを送る際の署名テンプレートは、なるべくシンプルなものを心がけたほうが無難だと思います。

学生がメール署名で気を付けるポイント③ 情報は項目ごとに改行する

氏名から始まり住所や電話番号など、様々な情報を盛り込む署名ですが、「パッと見てわかりやすい」というのが大切になります。全ての情報が横並びに記載されていては、相手も内容を理解するのに手間取ってしまいますね。 記載する項目ごとにきちんと改行をして、何の項目がどこに記載されいているのか視認しやすくしましょう。

学生がメール署名で気を付けるポイント④ メールアドレスはクリックすればすぐにメールが送れるようにする

メールの末尾に署名があることで、返信をする際にそこの記載してあるメールアドレスのハイパーリンクをクリックしてメール作成する人もいるようです。メールを受信した人がそこをクリックすれば、メール作成機能が立ち上がるように署名も作成しておきましょう。

学生がメール署名で気を付けるポイント⑤ 誤字脱字がないか最終チェック

当たり前のことですが、署名の作成が終わったら誤字脱字がないかどうか最終確認をしましょう。 フリガナのローマ字の綴りが間違っていないか?住所は正確か?メールアドレスや電話番号に誤まりはないか再度確認してください。署名は一度作成すると、その後しばらく見直す機会などがありません。作ったタイミングで間違いがないかどうかをしっかり確認しましょう。

【実践しよう】学生のビジネスメール用署名・用途別の作成例をご紹介

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実際にメールに署名を入れる時にはどんな風に書けばいいの?と思っている学生も多くいると思います。そこで、すぐに使える用途別のビジネスメール用署名の作成例をご紹介します!

学生のビジネスメール用署名テンプレ① 基本

―――――――――――――――――――― ○○大学 △△学部 ○○学科4年 佐藤 花子 Sato Hanako E-mail:hanakosato1231@xxxx.ac.jp 〒111-2222 ○○県○○市○○町○○3-4-5 自宅TEL:000-1234-5678 携帯TEL:070-5678-9123 ―――――――――――――――――――― 非常にシンプルで見やすい、基本となるテンプレートです。 これなら当たり障りのない印象を相手に持たせられるので、デフォルトで設定してこのまま就職活動にも研究室用にも利用できるでしょう。

学生のビジネスメール用署名テンプレ② 研究室用

―――――――――――――――――――― 〇〇大学△△部 ●●学科3年 佐藤 花子 Sato Hanako E-mail:hanakosato1231@xxxx.ac.jp Tel:070-5678-9123 学籍番号:15A0000 ―――――――――――――――――――― 研究室内では現住所を記載する必要がない場合があります。同じ研究室の先輩がどのような署名を使っているか確認してみましょう。 また、研究室内や学内の教職員宛てにメールする場合は「学籍番号」を記載すると親切です。

学生のビジネスメール用署名テンプレ③ 様々なデザイン

ここからは様々なデザインのテンプレートをご紹介します。悪目立ちしない程度にオリジナリティを出してみても良いと思います。 【テンプレート①】 ***************************** ○○大学 △△学部 ○○学科4年 佐藤 花子 Sato Hanako E-mail:hanakosato1231@xxxx.ac.jp 〒111-2222 ○○県○○市○○町○○3-4-5 自宅TEL:000-1234-5678 携帯TEL:070-5678-9123 ***************************** 【テンプレート②】 ==================  ○○大学 △△学部 ○○学科4年  佐藤 花子 Sato Hanako  E-mail:hanakosato1231@xxxx.ac.jp  〒111-2222  ○○県○○市○○町○○3-4-5  自宅TEL:000-1234-5678  携帯TEL:070-5678-9123 ================== 【テンプレート③】 ┏ ──────────────── ┓  ○○大学 △△学部 ○○学科4年  佐藤 花子 Sato Hanako  E-mail:hanakosato1231@xxxx.ac.jp  〒111-2222  ○○県○○市○○町○○3-4-5  自宅TEL:000-1234-5678  携帯TEL:070-5678-9123 ┗ ──────────────── ┛ 【テンプレート④】 ■■□――――――――――――――――□■■  ○○大学 △△学部 ○○学科4年  佐藤 花子 Sato Hanako  E-mail:hanakosato1231@xxxx.ac.jp  〒111-2222  ○○県○○市○○町○○3-4-5  自宅TEL:000-1234-5678  携帯TEL:070-5678-9123 ■■□――――――――――――――――□■■ 【テンプレート⑤】 ――――――――――――――――■□■  ○○大学 △△学部 ○○学科4年  佐藤 花子 Sato Hanako  E-mail:hanakosato1231@xxxx.ac.jp  〒111-2222  ○○県○○市○○町○○3-4-5  自宅TEL:000-1234-5678  携帯TEL:070-5678-9123 ■□■――――――――――――――――

署名まで気を配って、気持ちのいいコミュニケーションを取ろう!

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学生のビジネスメール用署名がなぜ必要か、どのように作成すればよいかなどご紹介しました。 署名の作り方は細かいことではありますが、「神は細部に宿る」と言う言葉もあります。メールを受け取った人が一発であなたのことを理解できるように、署名はしっかり作って必ず末尾に入れるようにしましょう!