【内定承諾書のトリセツ!】封筒選びから入れ方、書き方まで徹底解説!

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内定承諾書って何?入社承諾書、入社誓約書とはどう違うの?

 

内定承諾書とは、内定者が入社の意思を書面で記した書類のことです。企業から内定が出た場合、一般的には提出を求められます。 内定承諾書に似た言葉として、入社承諾書や入社誓約書がありますが、言い方が違うだけで基本的には同じものだと考えて良いでしょう。 なお、内定承諾書には法的な拘束力は無いため、内定承諾書を提出した後でも内定辞退をすることは可能です。しかし、企業側もお金と時間をかけて採用活動をしているため、よほどの事がない限り内定承諾書を提出した後の内定辞退は避けましょう。

入社を決めた企業なら内定承諾書は早めに送ろう

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内定承諾書は、内定が出た後に企業から郵送される場合が多いようです。 内定承諾書には提出期限があるものと無いものがあります。しかし、提出期限の有無に拘らず、入社を希望する企業ならば、可能な限り早く内定承諾書を提出するのが良いでしょう。企業側としては、早い段階で入社予定者を確定させたいと考えているからです。 提出方法は基本的には郵送ですが、内定式やそれに類するオリエンテーション等で提出するように指示されることもあります。企業によってタイミングは異なるので、明確な指示がない場合は、詳細を企業に問い合わせてみてください。 もし、何らかの事情で提出期限までに提出できない場合は、速やかに企業の担当者に相談をしましょう。

まずはチェック!内定承諾書提出のために準備するもの一覧

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内定承諾書や返送用封筒は、企業から送られてくることが一般的です。しかし、送られてきたものに記入をしてそのまま送り返せば良いというわけではありません。 内定承諾書のようなビジネス上の書類を提出する際には、添え状とお礼状を同封するのがビジネスマナーです。書類のサイズや封筒の色などにもマナーがあるので、この記事でしっかりとチェックしてくださいね。

内定承諾書に必要なもの① 封筒

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まず、封筒は白色のものを選びましょう。 内定承諾書のような重要な書類は茶封筒ではなく、白色の封筒を使うのが適切です。茶封筒は、重要度が比較的低い書類を送る際に使われるのが一般的です。 また、薄い紙の封筒は避けましょう。サインペンのインクが裏写りしたり、中身が透けて見えるのを防ぐためです。 使用する封筒のサイズは企業から届いた書類によって変わってきます。以下を参考にして、自身の状況に合ったサイズの封筒を選んでください。

返送用封筒が届いている場合

送られてきた封筒を使いましょう。この場合、宛先などが既に印字されていることが多いですが、送る際は敬称の書き方に注意が必要です。詳しくは後ほど解説します。

企業から内定承諾書のみ届いている場合

内定承諾書のサイズと送られてきた時の状態に合わせて封筒を用意します。 まず書類のサイズですが、A4サイズの用紙が使われることがほとんどなので、本記事では書類がA4サイズであることを前提にして話を進めていきます。 A4サイズで折り目がない状態で送られてきた場合は、A4サイズの用紙が折らずに入る「角形2号」サイズの封筒を用意します。 三つ折りで送られてきた場合は、三つ折りにしたA4サイズの用紙が入る「長形3号」サイズの封筒を用紙してください。 なお、「角形」は「かくがた」、「長形」は「なががた」と読みます。

内定承諾書と封筒を自分で用意する場合

A4サイズの用紙が折らずに入る「角形2号」封筒を用意しましょう。

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封筒は白色を選び、サインペンが裏写りしないよう厚めのものを選びます。 封筒のサイズは以下の通り。 ・「角形2号」が332mm✕240mm(タテ✕ヨコ) ・「長形3号」が235mm✕120mm(タテ✕ヨコ)

内定承諾書に必要なもの② クリアファイル(「角形2号」封筒で送る場合)

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「角形2号」で送る場合は、内定承諾書・添え状・お礼状の3点をまとめて入れるための、無地・透明のクリアファイルを用意しましょう。

内定承諾書に必要なもの③ 用紙

企業から内定承諾書が届いている場合は、添え状とお礼状用に承諾書と同じサイズの用紙を2枚用意します。すべて自分で用意する場合は、内定承諾書と添え状、お礼状用にA4サイズの用紙を3枚用意します。 お礼状を手書きで書く場合は、縦書き罫線でA4サイズの便箋を1枚用意してください。

その他、内定承諾書の作成に必要なもの

その他、筆記用具など、必要なものをまとめておきます。今回は郵便局から書留で送ることを想定しているため、この時点で切手は不要です。

油性サインペン

黒色と赤色の油性サインペンを用意しましょう。サインペンの太さに決まりはありませんが、0.4〜1.0ミリ(または「細・極細」)のものがオススメです。 なるべく丁寧な字で書いた方が良いので、使い慣れたサインペンがあればそちらを使ってください。

定規

封筒の表側に書類内容を「内定承諾書在中」と赤ペンで記載し、四角で囲む時に使用します。 企業から返送用封筒が送られてきている場合は、封筒に「内定承諾書在中」と記載されているか確認してみてください。

のり(糊)

封筒を閉じる際に使います。両面テープやステープラー(ホッチキス)などは使わないでください。

印鑑

内定承諾書に捺印する際に使います。基本的には、実印と三文判のどちらでも使用できます。 ただし、三文判は大量生産品で同型の判子が大量に存在するので、「内定者本人が内定を承諾した」ことを示すためには実印の方が適切です。 また、朱肉が不要なシャチハタは使わないようにしましょう。

封筒の書き方(表側)

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まずは「角形2号」封筒の書き方から解説していきます。 封筒の表側には、以下の項目を書いていきます。 ・郵便番号 ・住所 ・宛名 ・内定承諾書在中の印(赤ペン) ミスが無いように、注意して丁寧に書いていきましょう。 住所は略さずに、都道府県名からビル名や部屋番号まで分かる範囲で詳しく書きます。そうすると、担当者までスムーズに届くので親切です。 また、企業名を書く際には(株)や(有)と略さずに「株式会社」や「有限会社」と正式名称で書くようにしてください。

敬称の書き方は宛先に応じて使い分ける

敬称は、部署宛てと担当者宛ての場合で書き方を使い分ける必要があります。 ・部署宛ての書き方(企業名のみ書く場合も同様) 敬称には「御中」を使う。 (例)◯◯株式会社 総務部人事課 御中 ・担当者宛ての書き方 敬称には「様」を使う。 (例)◯◯株式会社 総務部人事課 山田 太郎 様 ※担当者名が不明な場合は、個人名の部分を『採用ご担当者様』に変えてください。 封筒の書き方や大まかなレイアウトは以下を参考にしてください。

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注意!返送用封筒を使う際の書き方

返送用封筒を使う場合は、敬称の書き方に注意が必要です。返送用封筒の場合、宛先が既に印字されていることが多いですが、「株式会社〇〇 行」などと記されています。「行」の部分を二重線で消し、宛名に応じて「御中」または「様」と書いてください。

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返送用封筒を使う場合は、「行」を二重線で消し、宛名に応じて「御中」または「様」と書き換える。

「長形3号」封筒も書き方は「角形2号」封筒と同じ

企業から「長形3号」の返送用封筒が送られてくる場合もありますが、その場合の書き方も「角形2号」の封筒と変わりません。 この時も敬称の書き方に注意し、宛名が印字されていた場合は訂正してください。

封筒の書き方(裏側)

裏側には、差出人の住所と名前を書き、封字(〆)を記載します。裏側は表側の表記が縦書き・横書きのどちらであっても、縦書きで書きましょう。 住所や名前は裏面の左下に書くのが一般的です。また、裏側に差出人の住所を書く時は表側の時と同様、都道府県名からマンション名や部屋番号まで略さずにすべて書いてください。郵便番号は横書きで問題ありません。 日付は必須ではありませんが、書く場合は裏面の左上に郵送日を記載します。 封筒をのりづけした後は、封筒裏に封字「〆」を書きます。この「〆」字は締めるという意味で、きちんと封をしてあることを示すものです。 裏側の書き方の見本は以下の通りです。基本的には、封筒のサイズに関係なく裏側の書き方は同じです。

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住所の末尾と名前の末尾の位置を揃えると綺麗に見えます。

添え状の書き方

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添え状とは、書類を送付する際に同封し、送付書類の種類や枚数を記載して、送付漏れを防ぐための書類です。必ずしも同封しなければならないものではありませんが、書類を送るときには添え状を付けて送るのがビジネスマナーです。 添え状は手書きでもパソコンでも問題ありませんが、入社後にも作成することがあると思いますので、パソコンで作成した方が今後のためになるかと思います。 添え状には、以下の項目を入れましょう。 ・日付 ・宛先(会社名、送り先部署名、担当者名) ・送り主の住所、大学・学部名(新卒採用の場合)、氏名、電話番号、メールアドレス ・タイトル ・挨拶語(拝啓) ・時候の挨拶 ・御礼の言葉 ・本題 ・締めの言葉 ・挨拶語(敬具) ・送付する書類の種類と枚数 ・以上 添え状のレイアウトなどは、以下の画像を参考にしてみてください。

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時折、「宜しくお願い『いたします』」を「致します」としている例文がありますが、実はひらがな表記の方が適切です。 「いたす」は「する」の謙譲語ですが、「致す」と表記すると「届くようにする、至らせる」という意味の動詞になってしまい、意味が通らなくなってしまいます。

補足:時候の挨拶を工夫して差別化しよう!

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時候の挨拶とは、手紙の中で挨拶語(拝啓など)の後に記す、季節の挨拶のことです。本記事では、添え状やお礼状を書く際に使用しています。 ビジネスにおいては、時候の挨拶として「〇〇の候、貴社におかれましては益々ご発展のこととお慶び申し上げます」の〇〇の部分に「早春」「晩夏」などと、季節を表す言葉を入れた定型文が使われますが、これだと少し事務的になりがちです。 一口に時候の挨拶と言ってもバリエーションがあります。 例えば、5月下旬なら気温も高くなってきているでしょうからこのように書きます。 (例)強まる日差しに夏への移ろいを感じる季節を迎え、貴社におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。 他にも9月下旬なら、秋の虫の声が聞こえる季節なので、こんな風に書いてみます。 (例)虫の声に深まる秋を感じる頃となりました。貴社におかれましては益々ご発展のこととお慶び申し上げます。 このように、季節に応じた時候の挨拶も取り入れ方次第では、個性を出すことが出来ますので、ぜひ実践してみてくださいね。

お礼状の書き方

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お礼状は内定への感謝や入社後の抱負などを書いて、相手に気持ちを伝えるためのものです。 お礼状を書く際に、手書きかパソコンかは悩み所ですね。手書きの方が温かみや気持ちが伝わるという意見もありますが、入社先がIT企業やベンチャー企業の場合は、むしろ手書きは非効率的だと考えられている場合もあります。 一概に手書きで送れば良いというものでは無いので、企業や担当者の雰囲気を踏まえて判断するのが良さそうです。 もし、手書きの場合は縦書き罫線が入ったA4サイズの便箋を用意しましょう。

書き方よりも大事なのは「内容」

手書きかパソコンかという話をしましたが、一番大事なのは何を伝えるかです。どんなスタイルであれ、内容が手抜きでは意味がありません。 もう一度、なぜ自分がその企業に入社したいと考えたか(入社までの経緯)、どんな風に活躍したいかをありありとイメージしてみましょう。 参考までにお礼状に必要な項目をまとめておきました。 ・挨拶語(拝啓) ・宛名(〇〇株式会社 〇〇様) ・時候の挨拶 ・内定を戴いたことへのお礼 ・入社後の抱負 ・締めの言葉 ・挨拶語(敬具) お礼状は、あまり固くならずに、具体的なエピソードを交えて記すと個性が出て、ありきたりなお礼状と差別化できるかと思います。

参考:添え状とお礼状は合わせて1枚で済ませることも可能

本記事では、添え状とお礼状をそれぞれ1枚ずつ用意していますが、実は添え状にお礼状の内容(内定へのお礼や今後の抱負など)を盛り込み、1枚で済ませることも可能です。 とはいえ、基本的には添え状とお礼状を分けた方が丁寧です。

内定承諾書の書き方

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内定承諾書の書き方は企業によって異なります。企業から内定承諾書を受け取っている場合は、必要事項を記載しましょう。この時に捺印を忘れないようにしてください。 もし自分で作成する場合は、以下の項目を盛り込んだ書類を作成しましょう。不安な場合は内定先の担当者に確認するのが確実です。 ・日付 ・宛先(〇〇株式会社 総務部人事課 御中など) ・タイトル(内定承諾書) ・内定を承諾し、入社する意思を示す文面 ・住所 ・氏名(捺印付き)

内定承諾書の入れ方

必要な書類を作成できたら、あとは封筒に入れて送るだけです。書類の裏表や入れ方を間違えないように注意しましょう。 使用する封筒が「角形2号」ならA4サイズの書類が折らずに入りますが、「長形3号」封筒にはA4サイズの書類を三つ折りにして入れる必要があります。その場合は、折り方、入れ方にもマナーがあるので、本記事でしっかり確認をしてください。

「角形2号」封筒への入れ方

「角形2号」封筒の場合、入れ方はシンプルです。 書類は折らずに、上から以下の順番で重ねてクリアファイルに入れましょう。 ①添え状 ②お礼状 ③内定承諾書 封筒の表側と書類の表側が同じ向きになるように気をつけてください。

「長形3号」封筒への入れ方と書類の折り方

「長形3号」封筒に入れる場合は、まず用紙を三つ折りにします。この時、別々の書類を重ねて三つ折りにしてはいけません。添え状、お礼状、内定承諾書をそれぞれ、三つ折りにします。 横書きの文章を三つ折りにする場合は、タイトル(今回は「内定承諾書送付のお知らせ」と「内定承諾書」)が一番上に来るように折ります。 また、縦書き文章を三つ折りにする場合は、挨拶語(今回はお礼状の「拝啓」)が一番上に来るように折ります。 折り方は以下の画像を参考にしてください。

封筒への入れ方にもルールがあります。裏返しにした封筒に入れる時に、三つ折りにした書類の上端(書き出しの部分)が右側になるように入れるのが正しい入れ方です。 以下の画像を参考にして、正しい入れ方で封筒に入れましょう。

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星印の側が書類の上端(書き出しの部分)です。

封筒は追跡可能な「書留」で送ろう!念のため内定承諾書や送り状のコピーを!

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封筒の色や書類の入れ方、書き方に様々なルールがありましたが、無事に作成できたでしょうか? 企業から内定式などで内定承諾書を直接提出するように言われていない場合は、郵送で提出することになります。封筒に切手を貼ってポストに投函しても大抵の場合は届きますが、内定承諾書は大事な書類です。万が一、事故などで届かなかった場合を想定して、郵便局にて「書留」で送りましょう。 念のため作成した封筒と書類はコピーして手元に保管しておくと安心です。

まとめ

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いかがでしたでしょうか? 書類の書き方はもちろん、封筒への入れ方にもルールがあって驚いた方もいるかもしれませんね。慣れない書類の作成は緊張するかもしれませんが、1つずつ確認しながら行えば、間違えずに作成できるはずです。 既に内定が出ているとはいえ、内定承諾書の提出が期限ギリギリだとあまり良い印象を持たれません。素早く丁寧に送れば、企業へのイメージもより良くなるので、最後まで気を抜かないようにしましょう。