【企画書の書き方】ビジネスで活用できる企画書のテンプレート事例をご紹介

目次

【はじめに】

ペーパーレスなんてことが言われるようになってから久しいのですが、それでも企業ではさまざまな文書が飛び交います。とくに、報告連絡系書類の次、あらゆる決定やビジネスの前段階に必要な企画書についても、種類が非常に増えました。 形式としては、無粋でシンプルな構成の白×黒文字紙面をヘッダーに、2枚目以降でテーマやカラーを次々見せていくという構成。無から始まって徐々に色や形が息づいていくようなストーリー性が求められていたこともありました。

ですが現在は、社内であらゆる階層や部門にむけ、企画提案の説得力を出すために、動的なコンテンツを追加したデジタル文書やファイルとしての企画書もあります。 クライアント先に持ち込むときでも、社内のペーパレス化の流れを受けた企業などでも、紙に印刷されたもののほか、全員がタブレット端末や個別PCなどの端末画面で眺めることもあります。 また、昔から多いプロジェクターを使ったスライドや動画以外でも、受け取った人がちょっとした画面操作などを行う、動的要素を組み込んだ企画書ファイルが使われることもあります。

これらでは、企画書そのもの以上に、企画書をふくめて提案することを重視し、いかに自分たちの実行力や肉付けのスピードをみせたり、その結果内容を目の前で動的に見せていくかを、より明確に盛り込んでいるわけです。 こういった形態による「目新しさ」がプレゼンテーションで相手のハートをつかむこともありますが、その企業によって求められる提案書の内容やスタイルも異なります。

またビッグボリュームでページも情報量も多い、たとえば大型技術開発ケースなどでは、内容に対する見やすさ、欲しい項目にどのくらい「すぐ」アクセスできるかなんていう、編集デザイン能力が問われ、企画書と提案サンプル自体を別分冊化するなどの方法をとることもあります。 そこで、今回は、こうしたさまざまなビジネスシーンで用いられ、また非常に様々な種類のある企画書について、そのスタイル、お役立ちテンプレート等を、まとめてご紹介します!

【企画書とはいったいどんなものなの?】

このあたりは企業文化によっても異なってきますが、実は企画書は、「社や業界によって」、またイベントや販促系キャンペーン期間や、業務改善のための情報収集や設計と開発展開などの一連のプロジェクトといった「扱う対象物によって」も、いつどんなときに企画書を用いるのか、その企画書はビジネスのどのフェーズに属するのかが異なってきます。 そしてその種類やフェーズによって、さまざまな運用上や名称、そして使用していい情報の種別や表現方法などのルールや書き方に差があります。

社や業界慣行他によって、企画書・提案書・稟議書が統一フォーマットになっていたり、あるいはこの3書式の間で、記載すべき情報をしっかり分けて構成する必要があったり。 単に企画書に全部盛り込んでOKのところと、しっかりと情報量自体をその他の書類と分けて考えなければならないところなどがあり、TPOや書き方には迷うところです。

よく、「企画書はA4 1枚にまとめろ」なんていうビジネス書がありますが、1枚でよい企画書といえば、営業提案や、初期の市場や技術データ分析が済んでいないタイプの企画書であることがほとんど。すでに同社内である程度認識が共有された状態内での提案や企画、これまで販売されている製品の延長上の製品提案を顧客に対して行うといったシーンについてです。 あるいは、プレゼンや口頭説明、現地現物確認等で補足の説明や実際の展開事例などを別に提示する、「リアル高表現力プレゼンテーター」の場合などに限られます。

そもそも一般的な企画書とは、あらゆる目的や問題点をみつめなおし、それを総括して、取り組むべき課題やその規模などを、さらに煮詰めていくもの。部内や上司、社内の別部門などに対して、また購買などの顧客に対しても行います。 決済や企業内の意思決定にかかわらない人物、あとから末端のスタッフとして働いてくれる人たちに、その事業やイベント、商品の意図などを伝えるために、事後的に用いられることもあります。

意思決定機関やその下部クラス、作業者クラスのいずれもが、企画について現状分析の判断までを行うのに、「一見してある程度の知識や判断ベース」を持てるように書面を作成すること・・・が要求されるので、当然「その企画書を読む人、あるいはチェックする人」といった対象者を見据えて、作成することが求められます。

【企画書にはどんなフェーズで用いられ、どんな種類や書き方があるの?】

筆者が経験した業界やポジションの経験からすると、企画書が作成・提示されるフェーズとしては・・・まだ構想前段階から、ビジネスの中で企画前から内容を詰めていき、即実行可能なマニュアルとして作成される直前期までを広くカバーしている「企画書」がありました。

ビジネスで企画系書面を作るフェーズ中では・・・ 1:問題点分析などに着手 → 2:目標や目的を提示する → 3:マーケットや顧客、トレンド分析、システムやビジネスモデル分析などを行う → 4:設計や実行直前段階である程度細部の規格や仕様を決めた段階 → 5:即実行可能なマニュアル作成 この1、2、4で一般的に「企画書」が使われています。 企画書と提案書はほぼ同じもので、具体性の高さが異なるというところや、これらにあわせて、フォーマル度の低い、包括的で書式でもヘッダ部分だけを残せばあとは非常に柔軟な書き方をしてよいといった稟議書を採用しているところもあります。 この3つの企画書系書類+マニュアルといわれるものは、非常に似た項目から構成されます。

3のマーケットやトレンド、システム他の分析は、全体の中でとくにボリュームが高い現場もあることから、1、2あたりで一般論を提示、その後3だけの分析検討などを頻繁に重ね、最終的にマニュアルなど4、5の中に、詳細な3からの分析やその他を入れ込むといった流れが見られるケース。また、途中から3だけをまったく別系統の書類として作成するケースなどもあります。 まだ形になっていない時にも、ある程度形が整っていてなにかを現場で実行する時にも、「企画書」というのは存在するものなのですね。

<企画書の書き方~キエモノの企画書、在りモノの企画書>

たとえば、番組やイベントのような「キエモノ」を多く扱う業界の中でも、官公庁のように最初から自由度が低いところではかっちりと細部まで詰めた実行企画書となります。 よく、タレントさんと地域ゆるキャラが共演する自治体キャンペーンイベントなどで、ちょっとゆるキャラが予定外の動きやコメントをしかかった状態で、関係者だけが顔が青白く固まっているシーンが取り上げられることがありますが、あれは完全に自由度の低い典型例です。

ですが、テレビのバラエティ系制作や、物販イベントなどでは、現場での裁量範囲が非常に大きく、事後的に書類をすりあわせていくために企画書では・・・ ・「最初の全体キャンペーン構想」 ・「イベント実行のマニュアル直前フェーズ」において、押さえている時間帯や物品個数、登場する人数他それぞれ決定している事項だけ ・・・といった形式になることも多くあります。

「現物や在りモノ」などを多く扱う業種での企画書では・・・

・まだどんなアイテムをつくるかわからないまま原料や生産設備、カラーなどを分析して仮押さえするため ・「トレンド」をまとめるため ・全体のシリーズ製品構成にアイテム別のマーケットなどを連携させつつも、実際の設計や生産仕様書作成からは遠い段階のもの ・デザインや設計が決まってから、細部の企画意図などを明確かつ徹底させるために起こすもの

・・・こんな様々な内容やフェーズのことなる「企画書」などがみられるといった違いもあります。 さらには、予算がその企業のどの段階でつくのか、あるいは融資や補助金等を事前に受け取って開催するのか、そのために稟議書やその他書面とあわせて、予算要求段階の『どこで』『どの程度まで煮詰めた(=実行可能なレベルになっているか)』企画書が必要なのか・・・といった、社ごとの手続きの違いなどもあります。 このようなさまざまな理由で、企画書自体の必要とされる場面や、記載内容は異なっているのです。

【企画書の書き方手順は?】

さてさまざまな企画書がありますが、「一般でいう企画書=何かを行うに際してのコンセプトやアイディアをまとめていく『初期に必要なタイプの企画書』」で必要最低限な項目として多く見られるのが・・・

<企画書の書き方手順~企画書の項目>

1:まずはコンセプト 2:マーケットや対象分析 3:コンセプトの実現線の明確化 4:実施にともなうスケジュールや資材、人員、開発展開フローや、そのダイジェスト 5:予算や回収スケジュールや収支計画など 大体、この順で書いていくのが一般的です。 この項目の中には、どのフェーズで利用されるかによって、登場しない事柄もあります。

クライアント向けでは、とくにコンセプトイメージやマーケティング分析、コンセプトやビジネスプランの実現線をさまざまに提示するというのが一般的。 社内向けでは、コンセプトとイメージやマーケティング分析、予算とスケジュール、収支計画などを詳細にといった配慮を行うのが一般的です。

<企画書の書き方~具体的な手順>

  1:ブレーンストーミングなどで企画書のコンセプトを出す   2:市場のブーム、現在の問題点、得たい効果がなぜ必要とされるかを、書き方を含めて分析するベースについて検討   3:現行技術や、市場で使われている手法などを分析   4:今回の企画でどんなことをして、どの程度までを実現するかを策定   5:4についての収支や実現内容について、なぜこのレベルで設定するのが妥当なのかの根拠を、データその他を交え説明するための分析やチャート作成   6:関連法や実行に伴う許認可などを調査検討   7:章立て、Q&A型、序破急、起承転結、画面遷移型など、それぞれ文章構成や書き方をTPOにあわせて使い分けながら、企画書のテキスト部分を作っていく   8:目次とインデックス、付属資料などを、書き方を決定しながら作成   9:使用環境などによっては、メモ欄や書き込み部分などを設けた書き方を   10:表紙を作成、1部印刷して、書き方や体裁の使い勝手などを手元で通しで確認 通常はこんな流れです。 さて、次から細部を見ていきましょう。

1:ブレーンストーミングなどで企画書のコンセプトを出す

「さまざまなビジネスプランや商品成果物のイメージや構想のダイジェスト版として提示するのが、一般的な企画書」ということもあり、通常まずはコンセプトから始まります。

企画書執筆側では、まずコンセプト作成で、思うアイディアや認識を列挙して記載したメモ書きなどを作成するところから、企画書作成を始めるのが一般的。

この段階でKJ法やフィッシュボーン、最近ではポストイットによるブレーンストーミング法などさまざまな方法を利用される方が多いと思います。

これを行った後、データを集めて、そして全体の記述ページ数や項目に絞り込んでいく方が多いのですが、一度自分のアタマで全部飲み込んでから記載項目を絞り込んでいくといったやり方にすると、推敲に時間がかかりますよね。 ここでちょっと手順を変えるだけで、作業工程数がかなり減ります。

ブレーンストーミング段階で通常は、書類作成などを含めた全体スケジュールを大まかに作成しています。

これに加えて、その企画書を読む人たちと、プレゼンテーションや会議の形態についての分析表、どのフェーズでこの人たちがその企画書を取り出して読む可能性があるかを作成します。 <企画書の読み手、会議、フェーズなどの分類メモ> A:企画書を読む人:外部の商品購入者、部内や関係者、役員会、金融機関、販売店などの二次顧客ほか B:会議の形態:商談(マンツーマン、見本市での集団レクチャー形式等)、レクチャーやプロポ型会議、ブレインストーミング型会議他 Bは要は、積極的発言をOKとする会議での使用か否か、発言者の意見が積極的かつ迅速に企画書に反映されるタイプかどうか、会議自体のフォーマルさはどんな感じかといったことを表します。

他に、会議の形態次第では、資料をきっちりそろえてはあとはしゃんしゃん型に流れるものなどもあり、レクチャーやプロポ型会議に近いものがあるでしょう。ほとんど完成されており、まったく知識がなくても全てをこの資料類だけで賄うような、一貫してデータや記載された理論などの真正性を確保した構成が求められています。 あるいは会議によっては、どんどん会議参加者から出た質疑応答を吸い上げて、二次三次と企画書自体がバージョンを変えていき、その会議の間に参加者からのフィードバックを意思決定に動的に反映させたタイプを配布するものなどもあります。最近は、IT機器の普及や、自らの対応力を会議を通じて常に実践しておくためとして、国際会議や意思決定機関のミーティングなどにも、この手法を取り入れているところもあります。 逆に商談や融資関連では、企画書があとからあまりに変更されていくと「まだ煮詰まっていない、仕事ができない人」という印象を与えてしまい、各種の契約締結にはマイナスとなります。 こうした特徴も踏まえて、参加者と会議の形態は、最初に分析・分類しておくべき事柄です。

C:企画書の利用フェーズ:一次提案ほか、社内発表や社内コンペ、社外コンペ、一般売買契約(セールス他)、二次販売者向け(メーカーが小売店などに提供する企画意図や製品発表前情報など) これらの分類によって、求められる情報量や項目、いつの時点でどんな情報を順次公開していくのが望ましいかなど、企画書のTPOが実質決定していきます。

他にも、企画書が展開される媒体やデバイス(紙A4縦/横、決済・社内文書システム、PC、タブレット端末のほか、正面プロジェクターなどに展開するかなど)もあったほうが、あとから書式を変更したり、企画書ベースでパンフレットや展示会用資料他を作成する際にも役立ちます。 法人が出す企画書では、製品売り込みなどの際にも使われています。この企画書の配布先からさらに展開される可能性がないわけではないデザインやキャラクター利用他の版権などが絡んでくるケースでも、配布先デバイスのタイプ分類など、どのフェーズで使われる企画書かなども含めてあらかじめ想定されていると、管理上非常に便利なこともあります。 これは実は、この後に、関係先や職位に応じて。あるいは決済や契約購買などに際して、役員や金融系の会議やプレゼンなどが必要となったといったときに企画書そのものや、それ以外の文書を作成するときにも非常に役立ちます。 前述のように、どんな人にどんな内容をメインとした企画書を出せばいいかといった的確な分析と実行に、この分析表が役立ちます。そのプロジェクトや販売物が、あとからさまざまな補助金や大型のイベントやシステム化したときには、役員会議用や金融機関提出用など、事後にいくつものVersionを変えた企画書が作成されることがありますが、そのドキュメント間管理や情報項目の統制にも便利です。

2:市場のブーム、現在の問題点、得たい効果がなぜ必要とされるかを、書き方を含めて分析するベースについて検討

ブレーンストーミング後、簡単に、現況や企画提案にいたるまでのストーリーを思わせる、概略化した分析が必要となります。 ほんとうに詳しく必要なデータは、のちの作業でより深く読み込み理解することになるので、ここでほしいものは「ざっくりとした」分析。 後のパートで、企画の方向性と連動しての、詳細な分析をデータとともに絡めることが多いので、ここでは概略がわかればいいのです。 ですが、概略を作ろうとしているのに、自身の成長のために全体をしっかり冒頭から理解しようとして、いきなり詳細な分析や、ビッグボリュームのデータを持ってきて、急に作業量が増え、脳も体も疲れてしまって・・・といった悪循環などもあって、ここで頭がいっぱいになりつまづく方は多いようです。

専門分析や研究系のための企画書といった、はなから高度さが必要とされたり、これまでの取り組みなどのが突出しているといった印象と実際がある程度固まっていなければスタートラインに立てないといった趣旨のものではないのが、ビジネス系企画書。 よくつかわれる販売企画や、イベント、製品製造、開発や業務改善など、いずれにおいても、居酒屋の「とりあえず」的短時間で、それらしいデータをまとめる方法があります。

<時短企画書の分析概略をつくる書き方~製品やサービス開発> 製品やサービス開発では、市場のブームや、これから流行るといわれているものを各業界の雑誌や新聞記事などから、引用拝借。 さらに、各ファッションコレクションや数年後まで発表されている流行のカラー。業界の主要企業の合併などから販売網推移など、大手の動向分析記事。デバイスや既存の設備類の開発や量産次期分析などのさまざまな時系列分析といった記事利用からスタートして、自社との比較を行えば、非常に作業量が少なく抑えられます。 またこうした変化の起きたマーケットの主要購買世代や、利用者層の拡大変化の予測などについて、自社データの蓄積物から拾うといった方法もあるでしょう。

<時短企画書の分析概略をつくる書き方~聴取者やメディア購買層、集客効果> 聴取者やメディア購買層、広告出稿等をはじめとした集客効果関連では、その地域の居住者系住民流入や居住空間変化、通勤通学などの流入量変化、エリア内や何らかの行事やシーズンによるイベント的な導流変化など。そして交通量や交通網変化などによる流入変化予測などをを探るのが一般的ですが、もうすこし「読み手になんとなく関連性を想像させる」推察的な手法にすることで作業量を減らすことができます。 たとえば、集客効果や広告出稿、掲示場所などによく使われるものとしては、出演しているタレントやキャラクターの人気とイメージを、新聞記事から拝借。類似製品の広告などがどんなところで見られるかといった、時間をかけずに立ち読みや通勤経路の主要駅調査で済ませられるものなど。

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購買層では、自社製品をメインとして置いている店舗をいくつかピックアップし、鉄道各線なら、時間帯曜日別交通量や定期券利用者、駅利用者などインターネット上から即時にだれでもアクセスできる情報を併記利用することで、それらしく想起させるという方法もあります。 それすら行いたくない場合、単に近年の新店情報や観光地のオンシーズン情報などを列挙する他。聴取者やメディア購買層であれば、好感度調査や大手各メディアのアンケートの2次的利用などもあります。 この方法であれば、たとえばあまりマーケット的に魅力がないケースでも、「間接的にイメージからアプローチすること」によって、製品サービスやその施設や番組、記事内容に直接触れず、登場人物や近隣の主要駅などにだけ触れることで、大きく膨らませプラスに見せることができます。

<時短企画書の分析概略をつくる書き方~業務改善やシステム改善> 業務改善やシステム改善では、この時点での問題分析は難しいなあと思う方も多いようです。ですが、細かく調べなくても、たとえばシステムダウンタイムはログにありますし、天候のため物流体制が不安定、病欠者が多く入出荷処理などが回りにくいといった日を分析するのは、業務システム内のDBからはっきり拾えます。 こうした比較的拾いやすいデータからひろいあげ、うまく魅せることが、ポイント。 既存システムのトラブル状況やトランザクション状況などを件数やダウンタイム別に切り分けたり、発生時間とそれによる損失額など、取り出しやすい数字から提示して、その後、このベースを導き出すにあたって、ざっと全体システムや業務の何%程度を調べたのかといった検証範囲を明示。 これにより、一部システムやトラブルが過去に発生した「見える部分」だけでなく、今後発生するだろう問題点について、内部で運用し使っている人側では、より詳細にその他問題が発生する可能性を予見させるような書き方をしておけば、筆者が気づかない部分についても、ミーティングや商談時に意見や不安などを吸い上げやすくなります。

<時短企画書の分析概略をつくる書き方~得たい効果> 『得たい効果』としては、「認知の向上」「集客向上」「物販の数量や金額の何割UP」「聴取率や定点観測による利用者数上昇」「処理時間の何割減」「運用経費の何割減」「こんなデザインや品質のものの製作」などさまざまなものがあります。 企画書の段階では「こんな効果が期待できる××」として、この企画書をきっかけに、会議を通じて、対応方法の物品や手法などの××を、経費や期間検討などを重ねて具体化させていくといったケースもあります。 この得たい効果部分についても、「なぜそれが必要か」を、前述のこうした簡単な分析ベースやイメージと、本項目との間で連携させて見せることで、説得力を増すことができます。

3:現行技術や、市場で使われている手法などを分析

このあたりは、より詳細な部分。 競合製品やサービスそのものの比較や、競合他社のサービス提供までの時間やステップ数と費用といったバックヤードから支持を集める部分の考察です。 設備更改や業務改善その他では、新たに開発された機材や人気企業で導入されている手法が、今後支持を集めて、カスタマーサイドから見た実感的なサービス標準となるまでにどのくらいの期間を要するかなどから、今後のマーケット進展方向の分析を重ねることもできます。

また、現在利用しているシステムや業務フローのライフタイム、各社の流行のピークやライフタイム予測、機材の更改年やOSのサポート終了日から予測、リースなどの契約日と、こうした技術の費用効果面で妥当かといった考察を、企業サイクルに落とし込む「年表型の分析や提示手法」などは、企画書をもとにして行うプレゼンでも、(あまり手がかかっていない場合ですら本格的に感じさせてくれるとして)人気があります。

統計データや、レシート提出キャンペーンなどに基づく、インフォグラフィックスなども、サンプリング数が少なくとも、それなりに実感をともなわせてくれるデータとなります。

他にも同種の製品の陳列場所や、一時間ほどの定点観測での滞留時間、SNSのデータ利用による、今後製品サービス利用者となる前段階数の増減などを追うといった方法もあります。 たとえば、物販や視聴等であれば、広告認知から販売購入フローを提示し、どこで客と購買の関係が離れていると思われるのかといった、やや主観的分析も使えるでしょう。

4:今回の企画でどんなことをして、どの程度までを実現するかを策定

5:4についての収支や実現内容について、なぜこのレベルで設定するのが妥当なのかの根拠を、データその他を交え説明するための分析やチャート作成

4と5は、いずれも費用と効果で切っても切り離せない関係にあります。 また具体的に効果を前面にうたっていきたいので、デザイン上では、この部分からカラフルさや、洗練されて目に飛び込みやすい色柄の、凝った図表を入れていくのが一般的です。

詳細レベルで表現できる企画書のケースでは、狙いたい効果実現部分を数ステップ、あるいは数ゾーンで徐々に包含関係自体を大きくするか、飛び地型に設定して提示。

たとえば、この図で、紺をベースの商圏として、プロモーションを追加していくことで、右上や→左上→中央下の図のように、現在の状態と、企画や予算の投入効果を、包含的に描いていくことで、費用無駄や企画の無駄部分は存在していない→そのうえで調和のとれた成長のように図示したり・・・

こんな感じで、企画に対して今後の各年度の、成長度合いや目標点を描きこんで行き、さらにここにフィッシュボーン型に、市場の成長や製品認知条件によってプロモーションなどを描きこんでプラスといった作図方法もあります。

段階的なプロモーションや改善・広告効果を狙うときには、初期投資や企画実行(灰色の01)から最初のステップの最も効果の高い段階(緑の02)を経て、徐々にイメージや数字の伸びた状態が固定化される(p.ex. ここでは01<03=04で、結果的に03、04期には01より大きな効果が残る)といったイメージ提示に仕上げたり・・・

着々と地道に積み上げていき、数字などの改善につなげるには、こうした図なども目新しさとわかりやすさを両方備えていて魅力的です。

この費用でどのステップやゾーンがクリア出来たら、この部分を次の目標に・・・といった、オプション型展開(副次的展開の可能性を、箇条書きなどで)提示により、企画書を見ている人たちにも、積極的な選択権があるように見せることも、企画書うけを善くするポイントです。 上にいくつか紹介したような、さまざまなイラスト的図表に、グラフやレイヤーを重ねることで、達成度や条件などを見せて、1チャート内に複数描きこむ書き方もあります。

こうしたものは、1チャート当たりの情報量が比較的多い金融業界などで多用されており、銀行などの窓口で配布している資金運用系パンフレットなどにも「多数、良質な図表の書き方」をみることができます。

費用効果の分岐点が見えやすいように、個別の予算項目と、どんなことをするとこの程度の予算やこの程度の効果が認められるだろう・・・といったチャート。 また、これらをアラカルトでくみあわせて、「この製品やこのプロモーションを組み合わせた時の予測される販売パターンや利益率、プロモーションタイアップによる広告による増収効果が見込める期間」などを一見してわかりやすく書き表す方式は、とくに企画書ベースで購買判断に持ち込みたい商談用企画書では、ごく一般的に用いられています。

6:関連法や実行に伴う許認可などを調査検討

企画書の段階で、とくに意思決定側の人材が実質のデータで、真っ先に気になる点が「許認可など、万が一、実行したあとから対応する際に、企業の負う対策費やリスクが大きくなってしまう可能性のある部分」です。 企業やプロジェクト内部では、多くの人が同分野について共通の法務知識などを持ち合わせているためあまり必要とされないケースもあります。

ですがたとえば、公道や公共スペースで火器や発電機他を利用したり、特殊な事前確認や許認可が必要なケース。同じ製品の延長だと思っていたけれど、一部原材料や広告表示が、他の法令による制約を受けるケースなどもあります。これらは、企画実行時の予算執行や期間設定にも影響を及ぼすこともあり、事前に把握しておくのがMUSTです。 こういったものが法に触れるかどうかをしっかりと調べていれば「そのもの直接」を企画書内あるいは別表形式でプラスしたり。知識として担当者がしっかりと把握しているということを表すため、一行程度でかるく、関連法令などがないことを確認しているといった文言を入れておいたりするのも良いでしょう。

大手企業などでは、企画書を社内外に配布する段階で、社内法務部門の承認を得るプロセスとなっているところも多いのですが、技術や輸出入範囲の関連で、自社であまり扱わない分野で抵触することなどもあります。 この点は、まだマニュアル類に比べて検討範囲が狭い間に、企画書作成者側で、事前に頭に入れておきたい事柄です。

7:章立て、Q&A型、序破急、起承転結、画面遷移型など、それぞれ文章構成や書き方をTPOにあわせて使い分けながら、企画書のテキスト部分を作っていく

企画書では、TPOや提示先にあわせた章立ても大切なポイント。 フォーマルな会議などでは、起承転結型が。また長時間のミーティングや、大型技術案件などの企画書では、読み手が異分野の基本用語や技術、周辺情報などをすぐに巻末などで調べて、企画書の行に戻り読みすることができるように、終始一貫した形式と、適切でバランスの良い情報密度などが求められます。 章立てしてあるケースや、ボリュームの多いページ数の企画書では、書き方の基本として、使ってもよい用語の統一、初出のときの提示の仕方(表現)などにも統一感ある配慮が必要です。

また、戻り読みが必要なタイプの企画書では、グラフチャートの基準軸についても、全体統一感があり、各ページを飛び飛びに一見しても、単位やレンジがある程度揃っていることが認識できる配慮(ページ間配慮)がなされていることも求められます。 そのため、見栄えを善くするため、とくに見せたいデータのある基準年だけを取り出したクローズアップして本文中に織り込んだものと、資料として毎年を追いたい詳細データ部分を分けて、別表形式などをとるのも一般的です。

また営業店などでは、企画書自体をじっくり読むほど暇ではないという方も多いことから、序破急型やQ&A型といった、ステップ数の少ない簡潔な文書スタイルで、すっきり理解できることが求められます。

直接エンドユーザーと接する販売店レベルになると、これをさらにゲーム的に視覚的に見せて、興味をあつめるために、YesNo型のチャートなどで、ゲーム感覚を持たせた企画書書式などをとることもあります。

8:目次とインデックス、付属資料などを、書き方を決定しながら作成

たとえば一般的なテキストだけを用いた索引ではなく、図表からそのエリアや、業務セクターに応じた、さまざまなデータに一元的にアクセスできるような目次の書き方なども、展示会用企画書などで、とくに人気があります。

企画書自体は、一見してある程度内容が把握できるもの、ストーリー性をある程度感じることができる書き方をするのが一般的。 そのため、資料類をまとめて別添にするのも一般的です。 ですが別添の場合、企画書の文書全体が出来上がってから自動生成させても、その見直しなど作業ボリュームが実は意外に大きなぽいんとでもあり、厚手で情報量の多い企画書では、このインデックスや付属資料、用語集などについての専門家による校正作業が、書類作成タイムラインのネックになることがあります。だからこそ、事前に書き方を決めておくのは有意。 また、営業資料としての企画書の場合、まずつかみから入って、話を聞いてもらうこと、顧客の情報を引き出すことがメイン。 となると、一見してわかりやすい部分と、こちらが次の資料を出してくれるのを相手が期待するような書き方ができれば、それだけビジネスチャンスが増えるということでもあります。

たとえばとくに企画書で、ちょっとだけ難解な専門的言い回しを使ったり、あるいは自社製品CMに出てくるトレンドワードを織り交ぜて書いたりして、顧客がそれを読み始めて、目線や指先がとまったり、目が泳ぎ始めた瞬間に、その用語集などを取り出したりすると・・・

実際には、企画書を持参して営業をかける時期は、「それらが大規模販促展開されるよりも数か月前」となりますので、各地の小売店などエンドユーザーと向き合う立場の人たちにとっては、それだけでも強力な販促情報になります。

ということで、欲しがられる「言葉」や「トレンド推移などの詳細データ」や、その分析もととなったさまざまな記事やコメントなどは、別添で見やすくまとめるスタイルが、とくに商談系企画書では優位。 技術や金融に使用する際には、現在使用しているデータ分析手法よりも目的とする数値の分析のためには、よりすぐれた解析手法などが存在するケースがあります。 さらには、企画書をもとに行うプロジェクトなど自体が、あとから複層化したり発展することもあり、データや資料類だけを分冊化しておいたほうが、あとから発生する企画書の書き方の上で、用紙の削減につながることもあります。 単位の細かい図表グラフデータは別添にして、差し替えたときに全体の体裁を損なわないようにすることで、コストと見やすさ、そして差し替え後の統一感=データは差し替わったけれども、全体として言いたいことにはブレがない、最初の分析などでほぼ完成しているレベルなんですよ・・・といった演出にもつながります。

9:使用環境などによっては、メモ欄や書き込み部分などを設けた書き方を

プレゼン形式や、会議でもややブレーンストーミング形式に振ったタイプで使用する企画書では、メモ欄をしっかりと設けておくことが必須。 会議室や企画書を見てもらう現場が、立ったまま、あるいは片袖机といった狭い環境であれば、片手で収まるA4縦1枚の下部や側部にメモ欄をゆとりをもって設けておくのも必須です。 また、データなどをあとからの詳細調査や正式な分析を待って差し込みたいときなどには、スライドや動画だけにデータやチャートを入れ込みといった作り方をすることがあります。 こうしたときには、必要に応じてメモをとってもらうための欄を設けておくほうがよいでしょう。 また、あとから詳細データを差し込んだり、図表を追加して再配布を行うときには、元文書に追加した書き方のものを、ダウンロードや書面配布で行えるような体制を整えておくのも一般的です。 用紙内部にあらかじめ余白を設定しておく場合には、ノートテイク方式のさまざまな分割法(三分割法や五分割法、またドット方眼罫)などを取り入れておくと、便利です。

10:表紙を作成、1部印刷して、書き方や体裁の使い勝手などを手元で通しで確認

企画書のよしあしとしては、単に用紙数が多くなっても、実際にそのページ間で記事や情報がしっかり連携して、適切な文書量でとらえられやすく仕上がって入れば、評価が悪くなることはありません。 一度出来上がったら、用紙に印刷して、自分の説明などをイメージしながら、ここでページを戻ってもらって・・・ここでもしわからなければこんな用語を引くために、みんなが目次や用語集を見るはずだといった想定のなかで、手に取って確認することが大切です。

企画書自体のボリュームや会議時間が多いものについては、こうした図表を使った目次を、一般の目次とはわけた一枚モノで別添して、資料の探しやすさと、視覚的なメリハリの両方を利かせたりすることもあります。 会期などのあいだの時系列からの切り口と、取り扱うテーマからの切り口で提示されていれば、スケジュールなどが変わったり、途中から話題がさしかわるようなことがあっても、それぞれが柔軟に対応できる点も魅力です。

とくにフォーマルな企画書では、完成度が問われることも多く、使用されているフォントそのものや文字間配置、紙色と紙の表面処理などまでが問われる(白色度や反射、めくり音の出やすさなど)こともあります。

企画書でも、付属資料をふくめて写真のような分厚さになるケースでは、製本・印刷業者にお願いすることになりますが、「あちらは多数こうした企画書を扱っている、出力界のプロ」提出先によって、最適な組み合わせを提案してくれることもあります。

長い企画書の場合には、章立てしたり、表紙直下に、それぞれの1行サマリ的な文章だけを配置したページを置く書き方などもあります。

【企画書におすすめの書き方&テンプレートって?】

さて、書き方部分だけで長くなってしまいましたが、企画書にはさまざまな種類があることから、TPOにあわせた書式が必要です。あまり書き方について詳しくなくても、テンプレートだけしっかり整っていれば、それにあわせて書けば、比較的スムーズに作成できます。 大手企業などでは、企画書自体も、さまざまなパターンを用意し、盛り込みたい項目や決定事項にあわせて、テンプレート的に組み合わされるシステムなどを利用しているところもあります。このあたりは、契約書や見積書類、輸出入書類などの生成システムに同じですね。 いろいろな無料サイトやオフィスツールに用意されているテンプレートをつかった企画書作成に比較して、作り手の裁量範囲が狭い代わりに、法令面などの見落としが少ないため、安定して実務が進められるという利点はあります。 現在のシステムでは、各条文や文言に対して、法令チェックや専門チェックを行う人に向けて、法令に抵触する疑いのある項目に、関連条文や抵触する可能性の高い判例などへのリンクタグが表示されるようなシステムを使っているところもあります。 だからといって、人的なチェックがなくなるかというと、、、まだまだ追い付くにはかなりの時間がかかるレベルであくまでも補助的なのですが。

テンプレートから自らの言葉で、企画書を書いている方にとっては、このさまざまな項目内部の「人力チェック」は書き方のウエイト部分の多くを占め、絶対に欠かすことのできない部分です。

<企画書の書き方テンプレ~マイクロソフト Officeテンプレート>

裁量範囲が広い企業において、よくビジネスで使用されてものとしては、Microsoft Officeのテンプレートダウンロードは、日本のビジネス慣行からさまざまなシーンのツボを押さえた書式が豊富として、すっかり定番。 企業で利用できるものから、町内会や幼稚園などのイベントで利用できそうなものまで、幅広く揃っています。 「企画書」「提案書」「プレゼン」などで調べると、PowerPoint、Word、Excel、OneNoteなどのスライド用から印刷専用まで、さまざまな書式のものが出てきます。 そのなかでおすすめは・・・

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プレゼンテーションでは、横型書面でも構わないのですが、稟議や会議、客先提案の正式書類として通すときは、A4書面縦型のものに限られるという企業は多いようです。こんな時に使えるのが、ワードのメニュータブ[ファイル]―[新規]―新規の文字の直下にある検索窓の中に[提案]などと入れて検索して出てきた、テンプレート。 こちらは先ほど紹介した、Microsoft公式サイト内のオフィステンプレートに比較して、非常に種類が豊富。Word以外でも、立ち上げた画面の「ファイルー新規」タブからスタートすればExcel、PowerPointなど、多数のOfficeテンプレートが利用できます。 もうすこしクラシカルなデザインのテンプレートが必要な方では、Office2007、2003他、かなり古いVersionの、ソフトウェア内のテンプレートを利用するという手もあります。 上書きインストール時に、インストーラー内の画面で、インストールする位置と中身をチェックボックスで選んで、テンプレートをすべてインストールする方法で利用できます。現行Versionで利用するために、いったん名前を付けて保存から拡張子を変更して保存しておきましょう。 こちらは提案書ですが、一般企業の企画書として求められる項目体裁を整えています。物販や開発などの企画書としては、ちょっと中身が足りない感じがありますが、ここに肉付けしていくたたき台として使うなら、十分使えます! 操作性などについて評価が高いのですが、じつはこうした優れたテンプレートが多いのもMicrosoft Officeの魅力です。

<企画書の書き方テンプレ~bizocean 書式の王様>

さまざまな企画書のテンプレートが豊富で、企画書だけでも1200種類もあるのが、Webサービスのbizocean が提供している無料テンプレートシリーズ、書式の王様。 日本人が自分でつくって登録していることもあり、非常に人気です。 普段自社ではオリジナルで作成したことがないので、デザインなどの他項目自体もそのまま使える書式を探しているなら、このサイトのものはほんとうに充実していて使えます。 A4判 1枚タイプから内部に取り入れたいサービス図、アクションプラン、開発チャートなど、図表から添付資料レベルまで書式豊富です。 このなかでおすすめは・・・

1年を月ごとに区切ったスケジュール表のテンプレート。 こうした帳票も、印刷物提示の際には、A4で添付するかA3にして視覚的に変化を出すかといったあたりも含めて、レイアウトや全体の書き方に凝って、視認性からアプローチしたいところです。

<企画書の書き方テンプレ~[文書]テンプレートの無料ダウンロード>

比較的、堅めでシンプル、堅実な内容や書き方のテンプレートが多い無料サイトが、「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」

比較的堅い書き方の企画書書式が多い、無償テンプレートや例文文例サイト。表紙の他、内部に揃えたい図解部分もさまざまな書き方のものをそろえていて、文字を入れるだけで使える点も魅力的です。 厚手の企画書作成にも、これら書式の組み合わせてちょっと書き方を工夫するだけで充分対応できる点も、便利です。

<企画書の書き方テンプレ~Googleドキュメント テンプレートギャラリー―>

単に文書を作成するだけでなく、承認や閲覧などの記録まで、無料で行える便利なGoogleドキュメントサービス。 そのテンプレートギャラリーを利用すれば、企画書の書き方などまったく基礎知識がなくても、サーバ内での文書共有から、ワープロ的に印刷出力させる使い方まで、無料なのにかなり自在に使いこなせてしまいます。 Template GalleryからWork proposalの分類を開くと、多数の書式が出てきます。

【企画書の書き方について・・・いかがでしたか?】

企画書は使われるフェーズや目的も、書き方そのものにも、業界や企業によって、また相手先によってかなり幅があります。 企画書の書き方にもいろいろありますが、非常に頭と体力を使う作業。

どうしても行き詰まったら、下のようなポイントを心がけましょう。 TPOや読み手、商談や会議の質に合わせた、適切なフォーマットやフォーマルさのレベル設定とデザイン配慮。 情報量の増減や、その情報を用いたストーリー的配置と、データ的なページや資料配置。 全体の視認性や、効果的な色使い、パワーワードや、分冊化などの書き方面・・・に順に・・・ 文字だけではなく視認性や絵柄、色柄に対する書き方配慮はこんな順番でやってみると、一般の人の思考パターンによるイメージ=色や視覚戦略上も無駄なくまとまりやすくなります。

そして、この企画書を飛び込み営業や役員会議、プレゼンテーションなどどんな形で提示するのかを、イメージして、企画書を大まかな書き方通りに作成。 イメージとすり合わせながら読み込みをしていけば大丈夫です!

105 件のコメント

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