【年末の挨拶メール】役立つメール例文まとめ!

毎年年末の繁忙期、そして年度末の繁忙期など、ついついデスクワークや外回りの忙しさのためにおろそかになってしまいがちなのが、仕事を通じたさまざまなステークホルダーへのご挨拶。 とくに、これから顧客や一緒に働きたい企業などとのパイプを育てている間は、繁忙期だからといって礼節を欠いてしまうのは、かなり高リスク。突如年末や年度末の特別オファー条件で飛び込んできたところと契約を結ばれたりすることもあります。 契約切り替え時期などにあたることも多いから、とくに大切にしたい、この季節のごあいさつ。 直接顔を出したり書面でおくるのが難しいなら、やはり定番のメールが便利。

ですが、毎日大量のビジネス関連メールが行きかう、普通のビジネスマンたちにとって、ただご挨拶だけのメールでは、『効果どころか開封に至らないことすら』あります。 どれだけ忙しくても相手にとどくメールを送っておきたい・・・そんなときに便利な、「年末の挨拶メールで役に立つ例文」と、特に大量のメールが行きかう「年末だからこそのメールの書き方のコツ」をまとめてみました。

目次

【そもそもビジネスで、どうして「年末にこそ」挨拶メールが必要なの?】

非常にシンプルな理由でいえば、「在籍確認」「返答内容による、クライアントの気持ちの有無の確認」です。

俗にいう「お変わりありませんか?」を確認する、企業活動の基本・・・ 昔なら 1:電話で会話する 2:最近どうしてるのか、メディアや業界内評判では出ていない耳寄り情報や企業合併、人事異動などはないか 3:会話の中に気になることがあったからor返事がないから、訪問していろいろ聞き出し&自社をさりげなくアピールしておこう といった一連のプロセスの一部を、メールを介して行っているものです。

現在4月はじまりから、国際会計基準導入の流れを受けて1月はじまりに移行しつつある会計期間の影響もあり、さらには上場と子会社化など垂直型組織更改をうまく使い分ける企業グループが増えました。 民間企業の役員から中堅、下部役員クラスでも、昔のような春の横並び人事異動ではなく、年中あらゆる経営効果や技術導入、法や補助金などによる組織更改(のタイムリミット)に関連して、年中いつでも大型の役員異動をかける企業も増えています。

定例人事情報は比較的取りやすいビジネス情報といわれますが、こうした通常の、文書やインフォメーションとして出回りやすい、かつ順風満帆型の企業活動による情報だけが欲しいのではありません。 年末にはとくに中小企業との取引や国際取引などを受けての「会計上の事件(倒産や急な買収、顧客金銭関連など)」も増えることから、「取引先について、また取引先の社員について」は普段以上にしっかりと情報を集めておいたほうがよいものなのです。人事や異動など、表立ってみえない部分の情報をあらゆる角度から集めたいのです。

「普段のやり取りがあるからいいじゃないか」 「そもそも忙しいとメールなんか見ないだろ」 という方も多いのですが、オリンピックに向けて企業ITリソースの整備が進み、各企業とも、セキュリティレベルの高い業務端末やシステム導入も拡大しました。

その結果、社用メールや、その他の情報も外部から安全に見ることができるようになり、社外のいたるところから、社用データにアクセス可能な運用が取れるようになりました。 移動中でもメールや各種情報リンク、添付ファイルなど、関連したさまざまな情報に安心して触れることができるため、ビジネスのスタイルを変えた企業も多く見られます。 結果、契約に至るプロセスの多くも。Face to Faceで敢えて時間を割いてもらうよりも、メールから始めて煮詰めていき、最終的に契約前に数回顔を合わせる程度といったスピーディーで、密度の高いコミュニケーションが多くみられるようになりました。

ビジネスの「導入部での一般的ゴール地点」から考えると・・・ GOAL:あらゆる商機をつかむきっかけ       ↑ ねらい:自社や自らを、相手の意識の中で、常に認知の上位に位置付けるため       ↑ ねらい:相手の「思い出す作業」の中で上位に位置付けるため       ↑ START:さまざまな情報を、反復的に形を変えながら与えること ・・・などをはじめとした心理学的な、そして認知面でのさまざまな工夫が成功への鍵となります。

【とはいえ、電子メールは注目されにくい媒体でもある・・・】

ここで、電子メールよりも頻繁に多くの人が目にしている、インターネット広告を思い出してください。 現在では、大手Webサービスサイトの広告枠には、高い価格が設定されるのも当たり前になりました。 だれもが一日に幾度も、あるいは常時そのサイトを開いているといわれるほどワンストップ型のサービスを提供しているところでは、既存の新聞、テレビ、主要駅在来線などに比べても、かわらぬ広告出稿料金が設定されています。

それでも、相当の割合のインターネットやメールを介した広告枠は、一般既存メディアの「同数の利用者や目に触れるだろう導線」まで意識した広告枠に比べて、設定されている広告出稿料金が圧倒的に低いものなのです。 ここには、まだモバイルやPC利用は、一般生活の中では「積極的にアクションを起こさなければ、見てもらえないもの」と位置付けられています。

駅での多くの人の行動を見ていてもわかるように、ホームで長い待ち時間の間は小さな画面のモバイル端末をいじっています。ですが、列車の到着を待って、あるいはエスカレーターで上っているとき・・・目線を進行方向上に向けたところに、大きな広告看板がいつも出ています。 積極的に自らアクションを起こさなくなった時          ↓  意識を何気なく切り替えたいとき、「だいたいな感じでいつもそこにある」という広告が、いちばん潜在意識に訴えかけるものなのです。

消エモノ系メディア=放送でも同じで、多くの人の心に、もっとも残っているのは、トレンドワードを使いながらお金もかけて大量のマスメディア戦略(大きなという意味で)を行ってきたところ! ・・・よりも、じつはじっくり工夫を凝らして練り上げた時報広告や定番のイメージ広告を、長年ずっと続けてきたところだったりもします。 ということは、メールに関しては ・恒常的に、かつ機会を逃さずメールを送っておきながら ・この忙しい年末にも読もうというアクションを起こさせたくなるほどのもの ・そしていやな気分を起こさせないもの ・・・が効率が高そうです。

【ビジネスメールは消エモノでもあるからこその工夫が必要】

ここで、ビジネスで使うメールについて思い出してみてください。 まず、メール自体は、一応デジタル上で(あるいはプリントして)残るとはいえ、多くの人にとっては消エモノ系メディアです。 SPAM広告などをはじめとする迷惑メールなどももちろんですが、ビジネスのメールだって、積極的に受信者が自ら申し込んだものであるにもかかわらず、SPAM分類されることもあります。 最初の1通を受け取った時点で、あとはどれだけ中身が充実していったとしても、次回からは開封すらされなくなることもあるわけです。

そのメールが読むに値するかどうかを判断していたのは、かつてはタイトルと差出人。現在はメール冒頭のいくつかの文書や、添付ファイルの一部画像をプレビュー画面で見せてくれるメールソフトが主流となっています。 ですが、まだちょっと古めのシステムを利用している企業では、タイトルと差出人で判断するスタイル。

このメール画面の例については、後程ご説明しますが・・・ それなら、『タイトルと差出人名 +冒頭数行や、主要な添付書類と画像部分』を中心に十分工夫を凝らしたら、受取人のメール利用レベルや読解力といった個人スキルにあわせて、期待感や差出人の変化を予想させたり、興味を膨らませたりする広告ツールのようにも使えます。

さらには、そこに・・・ ・個人にあてた、プライベートサービス的な耳寄り感 ・離れていてもいつもそばに寄り添いながら受取人側の業界内での業務や話題を見つめている感 ・・・などを演出できれば、あらゆる判断の時の潜在意識にも大きく働きかけることにもつながります。 これはビジュアルや文体的にフレンドリーなメールや、インフォグラフィックスのようなものを多用しているものでも、また.txt形式や古典的な日本のビジネス書式文化に則ったレイアウトや文体であっても共通です。

【年末の挨拶メールで気を付けたい点は?】

とくに年末の挨拶メールだからこそ気を付けたい点は、ズバリ <受取人の属性分類にあわせた 年末挨拶メール送信時期設定> <社内(部内外)・社外の分類にあわせた適切な話題設定>(②~⑤) <相手の多忙さをねぎらい、感謝を込めて、年末に一年を振り返りつつ、相手と自分のエピソードを挨拶メールにプラス>(⑥) ・・・です! 順に見ていきましょう。

<受取人の属性分類にあわせた 年末挨拶メールの送信時期設定>

さまざまな工夫が凝らせるメールですが、非常に多忙な人が多いシーズン。 また、企業によっては、会計年の終わりが定年や期間雇止めや契約期間満了などの非常に多い期日にあたります。

異動や退職を控えた人の残務整理や引継ぎによる在席時間を考えると、それなりのメール送信時期設定が必要。 さらに、納品請求業務や在庫管理、会計、意思決定ポジションにある方では、販売管理や回収管理だけでなく、在庫管理の実数調査などの雑多な業務を抱えていることもあります。

そんなこともあり、それぞれの受取人=相手方を分類し、一覧表にしてから、年末挨拶メールを書き始めるのも一案です。 メールや手紙類などを送付する相手をまとめた「メール送付対象者分析表(一覧表)」などをつくってみてはいかがでしょうか? たとえば・・・

この表中では、1セル1項目で最新のものだけを記載しています。 相手方の、氏名や所属、役職など直接必要な事柄から、時節の話題などにつなげる自宅の最寄り駅、出身県など。 また最も大切な、今年いつの時期に最後に面会、電話連絡、メールしたのかといった項目。 他にも、今年トータルでどのくらいの回数会ったのか等の記録のほか、速やかに連絡が取れるようメール、電話などについても一緒にまとめておくと良いでしょう。

他にも、メール一通一通のリプライなどのヘッダ情報から抽出して、どんなデバイスやNWでアクセスしていそうなのかを分析することで、業務についてのアンテナをつねに張り巡らせている人かどうか、IT機器活用状況はどうなのかといった情報を、一人一人に対して得ることもできます。

よくビジネスマンが行っている、名刺からのコンタクト履歴管理を持ってきてそのまま使えますし、グループウェアや業務DBから相手先名をKeywordとして取り出すことで、とくに苦労せずに拾えるデータでもあります。

ここまで細部が作りこまれていない業務システムを使っている企業でも、たとえば、交際費や交通費などの年間の詳細データ・・・具体的には支出先や備考欄に、複合的なマッチングをかけることで、Excelなどの表計算ソフトからでも、簡単に取り出すことができます。 (手順としては、日付、相手先、備考欄、進捗状況などの関連メモで、自分に紐づいているデータを全件取り出してから、ソートとグループ化をしながら分ける原始的な方法。その後、ハンドピックでデータを読み込みながら、案件名や話題などをさらに詳細に分けていく方法もあります)

また、取り出したデータを読み込み、日付と取引先、担当者名や同伴の出席者などがあっているのかを確認しながら、そこに記載されていないできごとや気づいた点、話題、名前がわからないけれど研修などでやってきていた管理候補など、詳細な情報を追加していけば、対外営業用やビジネス用として、非常に強力な個人データベースも出来上がります。 表計算ソフトやDBソフトを使えば、取り込んだ名刺データや書類ファイルへのリンクなどを残すこともでき、一元的な備忘録としても便利です。

◇メール送付対象者分析表を使って ~ 年末挨拶はいつ送るのがいいの?

社内外いずれでも、最近会っていない上、相手の動静がわからないという方には、半月ほど前までには送っておきたい挨拶メール。退職前の有給消化に入っている方であっても、最終出勤日には顔を合わせることができそうな余裕を持たせます。 あまりにリプライや開封証明がなく、かつ最近関係に急激な変化が感じられる場合には、年内あるいは年明けすぐのご挨拶の訪問リストに加えるのも良いでしょう。

また、社内外いずれでも、開封リクエストをつけること自体が失礼にあたるかも!?というケースもあります。こうした場合には、埋め込み型リンクをクリックさせて特定のサイトへのアクセスを促す(③)といった仕掛けもよいでしょう。 社内外の話題や業界の予測や話題をまとめたメルマガやまとめサイト風の販促ツールなどを設定している企業もあります。こうした社内の営業用リソースへのリンクと、そこからの足跡追跡など(③)を、開封リクエスト代わりにフルに活用してみましょう。

営業マンでは、営業マン個人の話題と業務の話題をまとめたWebページやメルマガなどを作成し、自分自身をキーにした営業戦略をとっている企業も増えています。こういったページの導入と、そこへのアクセスから、受取人の反応をみるのもいいかもしれません。(③)

一般的には、動静のしれやすい社内の人に向けたメールでは、グループウェアなどであらかじめ年末年始の休暇日程を確認してから適切な時期に送付。 社内社外を問わず、あまりに大量で、一人ずつについて調べにくいというときには、最終営業日から一週間以上前に送っておくのがBetter。

忙しい人や、家族のある人ほど、年末年始をうまくやりくりして大型休暇を取っていることが多いもの。週末を利用して連休をつなげるため、この『最終営業日を含んだ週よりも3~4日は以前に』送る、あるいはアポなし来訪をスケジューリングするというのは、ビジネスの鉄則です。

外からメールが見られる状況なのが分かっているケースでは、一週間から3日程度前までに送るのが良いでしょう。 これは、各企業によって最終営業日や仕事始めのスケジュールが異なることと、とくに年末年始に集中しやすい企業のシステム入れ替えや停止メンテナンスは、その1~2日前後に行われることが多いためです。

その年のカレンダーにもよりますが、多くの企業での仕事納めは12月27~28日。先方の年末年始スケジュールがわからない時は、このあたりの日付とその年のカレンダーで判断します。

気を付けたいのは、直接決済などにかかわる管理部門や会計部門間のやり取り。 通常は、どんなに遅くても12月第一週までには、先方のスケジュールが必要となるので、ここだけはあらかじめ「企業内で予定が立った時点で、必要な連絡事項と年末に向けてのご挨拶+年末に改めてご挨拶」の2本立てにする方が多いようです。 上司の口から年末の挨拶のお話が出る前に、まずは先手でメールを送り、その後直接来訪や電話とあわせて、徐々に毎日、少しずつこなしていくように心がけたいものです。

◇メール送付対象者分析表を使って ~ 定型文を利用した年末挨拶メールも、一人一人にカスタマイズされた話題を一行(②)

年末の挨拶メールでは、企業によっては、営業日、休み中の連絡先、年末年始の企業のスポンサー他PR情報ほか必要な項目を並べた定型文を用意して、送付を行わせているところもあります。

もし可能なら、こうした文章の「冒頭、メールプレビューでの見やすい場所に、一行(あるいはそれ以上)」加えて、受取人に関連したエリアの行事や年末年始の定番風景、今年一年の中で受取人との一番心にのこった出来事や、その時に伝えたかった感謝や感動などを加えて親密さをアピールするのもよいでしょう。

たとえば、定番あいさつ文の直後に ―――――――――――― 「先日の展示会セミナーではお世話になりました。××技術について業界内でも先行される××先輩の講演は非常に分かりやすく、社内でも当日のビデオが出回っています。さて、弊社の年末年始ですが~」 「今年の社員旅行のバスでの気遣い、とても勉強になりました。初幹事だったのでわからないことだらけで、なにからなにまで頼ってしまい、本当にお世話になりました。今年は入社以来初めて、年末年始対応を担当することに~」 「先日話題になっていた××現場近くの物件ですが、最近どこかで落札したのか数か所まとめて看板が出ていました。××もオープン間近で、もう近隣の専門店の広告などが出ているようです。」 「最近××への集客がまた回復しているという記事が出てるのをご存知でしたか?ついでなので正月休みに、ちょっと覗いてみたいと思ってます。」 ――――――――――――――――

年末年始だからこそ、受取人が自分の地域について「ちょっと時間のある時に見てみよう、そして、年明けの返信の時に、ちょっと触れてみよう」とおもわせる”あまり積極的ではない行動喚起”。 また感謝や感動を、自らを下に見せながら入れ込むことで、次に連絡をとる機会に、受取人からの教えを乞うことなど、さまざまなコンタクトのチャンスにもつながります。 メールの場合、全員に対しての定型文は読むに値しないものと判断されがち。そこで、プレビュー画面に上る冒頭に「さりげなく、受取人に対する個別カスタマイズ部分」を持ってくるのが鉄則です。 文章の生成自体は、定型のものを用意しながらMicrosoftAccessやWordの流し込み・・・ちょうど住所やあて名を流し込むのと同じ方法でも作れるので、手軽に自動化できます。

技術者やスペシャリスト同士であれば、上下関係なら現在取り組んでいることや、この年末年始に取り組む予定のこと。今年一年のスキルアップでできなかった点などを織り込んだり、あえて自社ではなく現在市場で注目されている現場や契約、商品などについて触れたり。 いずれも相手の持っている情報を教えてくれる形で、コンタクトの機会が生まれ、メールを機にした継続的なコンタクトにつながる可能性もあります。

例文はのちほど図付でご紹介しますが、差し込む話題は、文面的にもデザイン的にも見やすいレイアウトをとることが大切です。

◇メール送付対象者分析表を使って ~ コンタクトの理由によって、年末挨拶メールへの手のかけ方を変える

さきほどの分析表では、たとえば、 メールであいさつするに値する人である理由 = 「コンタクトの理由」 を さまざまに分類して設定しておけば、その決裁権や予算規模、現在の社業の興隆などによって、自社の業績にどれだけつながるかをある程度予測することもできます。

具体的には    決裁権の有無    この人が取れる予算規模の最大や最頻レンジ    その社の契約数や実績数    相手社の経営情報    職務ポジションの変動    業務エリアの変動 ほか 各セルにチェックボックスなどで有無を入れるよりも、「2016春第一営業部部長付,2017秋役員室秘書,2018春管理部渉外担当,」のようになっていれば、左遷ではなく決裁権が強化された人物となったことなども見て取れます。 名刺上では、このすべての担当などが印刷されるケースはあまり多くないため、一般的には会話の中から拾い上げるべき情報。 こんな風に項目建てしておけば、表からDBに移行する時も作業が速いでしょう。

またこの表上で、それぞれのセルに多く登場する言葉別にメールの話題やテンプレートを使い分けることで、数千人分のカスタマイズメールを、数パターンの例文+1行コメントだけで使いまわせれば、作業時間がぐっと少なく済みます。 機械学習を応用した文書作成なども、現在はWEBサービス経由で簡単に利用することができますが、こうした時ベースとなるキーワードとしてもわかりやすい形で(各データ間の重みづけを、単語レベルで与えなおすなどの作業が容易に)与えることができます。 名刺整理のときにもよく使われる手法なので、年末年始休暇などの時間のある時、こういった「中長期的なビジネスパワーとなるデータ整理」を手掛けるのもおすすめです。

◇メール送付対象者分析表を使って ~ 年末年始のリプライの方法を分けて記録

年末年始メールの場合、社業のトラブルなどがなかったとしても、たとえば冬季特有の豪雪などの発生で、降雪地とは離れたエリアでも生産や流通、その他インフラリソースに影響が発生することもあります。また、交通機関のトラブルで、予定通りの年末スケジュールや休暇が過ごせず、急ぎの業務を持ち越す人もあるでしょう。

年末年始の各社の当番体制などは、いずこもぎりぎりに発表されることも多いもの。 こういったポジションに当たりそうな人には、自社の年末年始の休業や連絡体制を、再度送ること&こうした情報ページなどへの誘導や、何かあったときに自らを最終的な連絡窓口とするための誘導などを行います。通常の年末の挨拶メールに加え、事務的で対象者にあてて情報だけをシンプルにならべた「年末の挨拶メールの2通目」を送ることもあります。

リプライの方法を、開封証明だけ、年内コメント付きリプライ、年内定型文リプライのように分けておけば、多数あるクライアントのなかから、あらためて連絡が必要なところだけに効果的に連絡を行うことができます。

受取人との親密間の演出には、あまり相手のことをよみすぎても、また定型文を機械的に送り付けた感が前面に出てもだめ。 コメント付きリプライなどがある方は、しっかりと読んでいる方なので、年内に再度なにか連絡するときには、一般の年賀状と同じような時節の挨拶だけに留めるほうが、しっかりと相手の顔を見つめたコンタクトとして受取人には伝わります。

また、正月休み期間にメールがあった方などは、休日当番やトラブル対応、もしくは休暇中も業務を熱心にこなしているタイプなどがあります。 こういった方にリプライを返すには、自らも休暇中に返すようにしなければ「のんきでいざというときに使えない人」といった印象を与えることも。 情報を毎年蓄積して、こうした特性もしっかりと把握しておきたいものです。

他にもこの分析表は、自らがメールなどを送る時だけでなく、 ・社からの招待状やDM送付 ・営業エリア引継ぎ ・人単位からの、相手企業内での本当のサービス体制や商圏分析     ・相手企業内評価で、ほんとうに信頼できる人物はだれか といった、現行の、さまざまな統計的手法やAiなどによるデータ分析からも読み取りにくいデータをえることができます。 これは、ビジネスのベースとして、多方面に役立てることができます。

<社内(部内外)・社外の分類にあわせた適切な話題設定>(②~⑤)

先ほどは個人に対応した一行情報でしたが、こちらは社内、社外、そして携わる業務セクターなどに応じた適切なテンプレートを設定すること。

たとえば社内メールなら、部内と部外、支店単位等に分け、個別に例文を設定します。(④)

部内では気心の知れた仲間や上司に対する、カジュアルなあいさつ文を。相談や決済などでお世話になった遠方の部外で上司にあたる職位の方には、近況報告などを兼ねた例文を。(②、④) 自部門と近く、一緒に取り組んでいる業務がある方々宛には、こうした話題も取り入れておくのも良いでしょう。

また社外では、同業界関連でも仕入先等であれば旧年中の業界話題を。販売先なら、来年以降の販促や自社製品の先行情報の中で、公開可能なものを。見込み先なら、業界全体のトレンドや、同エリアに特化したトレンドやマーケット情報をなど、例文を使い分けるのが一般的。(⑤) ここにそれぞれ一行情報などでカスタマイズを行っていきます。

職種やポジションによって、とくにエンドユーザーに近い営業職であれば、それぞれの例文を適用するグループが細かく分かれてしまいがち。 年末は、受取人だけではなく自分自身も忙しい時期。 実際のメールの文面を作成するより前に、全体の業務量を、事前のメール作成準備段階で、ある程度セーブすることがポイントです。

<相手の多忙さをねぎらい、感謝を込めて、年末に一年を振り返りつつ、相手と自分のエピソードを挨拶メールにプラス>(⑥)

ここでは先ほどまでの一行情報とは異なり、「飾り」や、ちょっと言い方は悪いのですが「媚び」に該当する部分。文末に追伸などで差し込むことで、心を動かす「推し」を行う部分です。 実際のエピソードや出来事などは多少薄くても良く、よく美容室や飲食店DMでみられるような「手書き」のような部分です。

例文としては、追伸などを使いながら・・・ ――――――――――――

「社員旅行の写真係、いつもの年よりも社内報映えするショットが多くて感激です。ありがとうございました。」 「先輩おすすめのレストラン、先日契約に使わせていただきましたら、お客様に大大好評です。」 「遠方よりまた、非常にお忙しい中、弊社××の××式典にお時間をいただき、ありがとうございました。」 ――――――――――――

のように、本文とはちょっと違う話題の転換を挟みながら、心に残る一言を添えるものです。 前半で1か所、向こうからの返答を待つか、次に会ったときの話題のきっかけになりそうな一言を添えているので、こちらでは、リプライを積極的に待たずに、先方を立てる一言となっていればOK。

内容に迷うようなら、ちょっとご無沙汰している人と町ですれ違う時にふと発する一言「この間お会いしたときはどうも」的な文言を使いましょう。

メールの文末にかけて、読後に「受取人の気持ちよさ」を演出したいための1文でもあります。

【年末独特の表現や項目・・・挨拶メールのテンプレート、例文は?】

挨拶メールとはいえ、社内と社外、フォーマルからカジュアルまでさまざまです。 ここまでにご紹介したような中身を反映して、自分なりのスタイルを作っておきましょう。

年末だけでなく年度末、ゴールデンウイーク前、お盆前後、シルバーウイーク前など、顔つなぎしておきたい時期にも、自分で作った年末メールの例文から展開することができ便利です。

<社内~フォーマル 年末挨拶メールの例文 (上司など)>

入社時研修で、社外メールについては時間も長く割いて、徹底的に叩き込まれるのに、社内メールで部外管理職などに対しては、「礼節を重んじる割に研修がないから、何を書いていいかわからない」という方も多いようです。 大手などでは、所属や建物が違えば、まったく社外と同じ・・・として、競合会社のように、相手のちょっとしたメールでの失敗や不義理などをチェックされているところもなくはありません。それでいながら、適切な礼節と、社外向けよりも端的に要点を押さえて短く書かねばならないので、実は最も難易度が高いメールかもしれません。 直属、顔を合わせる位置関係の上司ではなく、まだ顔を見たこともない関連部門の地域事業所内の役員などに年末挨拶メールを書く際には、一応直属の上司に文面を確認してもらってから出すというのも一案です。

基本的にはビジネスの挨拶メールでは、フォーマルであれカジュアルであれ、 1:相手の名前 2:今年一年のエピソードや近況など、社に関する話題など 3:お世話になったことを感謝 4:よいお年をお迎えくださいや、健やかな一年、幸多き一年をなどの言葉を文末に添える 5:フルネームを書く は最低限守っておきたい事柄です。

【例文】 ---------------------------------------- 表題 年末のご挨拶 ××部 ××部長 本年も残すところわずかとなりました。 ××部長には、本年も一年、大変お世話になりました。 〇〇の仕事などでご一緒させていただいた際、ほんとうにあらゆる面で勉強させていただきました。 ありがとうございました。 まだまだ未熟で、何かの折にお力になれるというよりは、ご迷惑とご心配をおかけすることばかりかもしれませんが、来年も引き続き、ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。 重ね重ねではございますが、本当にこの一年、お世話になりました。 本日はまだ、若干の業務を残しておりますが、取り急ぎ、年末のご挨拶とさせていただきます。 どうぞよいお年をお迎えください。 (姓)(名) ----------------------------------------

基本的にフォーマルな形式や相手先であっても、年末のご挨拶メールは、書面による退社異動昇進他の報告メールとは異なり、読点の有る無しはほとんど気にされることがありません。 人により、年賀状については読点無しでないと認めないといった人があるのとは対照的です。 現在は、書面による退社異動昇進について、民間企業から官公庁に至るまで、読点つきを求める人も増えています。西日本方面からの流入ともいわれますが、合理性を重んじる社風か、儀礼にうるさい社風かをしっかりと判断するのがよいでしょう。

また、社内メールの最後に、自分のフルネームではなく「〇〇拝」と書く方がありますが、一般的にはビジネス上では上司などに対しては使わず、序列的に同列かそれ以下、あるいは同じ部門で気心の知れた仲間に向けて、使うもの。 ですが、これがプライベートの手紙では、〇〇拝と書けば、目上の先生などに対しても使え、相手に対する尊敬の念を表します。

<社内~カジュアル 年末挨拶メールの例文>

注意事項としては、上記と同じですが、フォーマルではない分、かなり柔軟に書くことができます。 年末最後の勤務時間で、大掃除や慰労の簡単な立食などを行う直前に、宴会などでの珍場面シーンを送るなども非常に話題性があり、仲間たちを爽快な気分にしてくれます。

ですが、社内LAN経由だからといって、あまり砕けた表現はご法度。 合宿や忘年会でのお盆芸や水着もの写真は、場合によっては顔をしかめられることもあり、送り先を厳選するのがMUST。社によっては、IT部門のみならず、直属の部門長職が部内メール利用状況をプレビューでチェックすることもあり、送り先によってはちょっとしたモラハラやセクハラが疑われることすらあるので注意です。

【例文】 ---------------------------------------- 表題 年末恒例! 〇〇の仕事納めカウントダウン! ××部 各位 〇〇です。 きっとこれを読んでいる頃は、みんな大掃除や年末残業務はとっくに終えているに違いないんですが、そのころ私は電車の中で、まだ営業先にメールを送っています。 そう!この年末も運が→段取りが悪かったんです。 きっとみんなが酔いつぶれて、帰宅しかかるころに、もし間に合えば社になんとかたどり着けそうです。 そんなこんなで今年一年、こんな私のために ××さんは高額なバイク便を幾度となく手配できる小口の決裁権を思う存分駆使してフォロー △△さんは焦って直接乗り込んでくるクライアントをなだめるどころか手名付けて、今では一緒に女子会に繰り出すほどの人間関係を構築。 新入社員の▽▽さんは、タンクローリーや出庫業者のトレーラーを即決で直ちに1台確保できるほどの手配師に成長しました。 もう全員が、明日にも即、私の上司として独り立ちできるほど・・・ それもこれもすべて、私の不徳の致すところの教育効果です。絶大なる感謝を寄せてください。 いいえ、その節は皆さまに大変お世話になりました。毎日皆様全員のお宅の方角に足を向けて眠れないので、立ったまま眠れる技が身に付きました。 こちらのお三方以外にも、部長を始め、社内ですれ違うだけの皆様にも、「暑い、クサイ、ウルサイ」と多大なるご迷惑をおかけし続けたことを本当に反省しています。 あげくこの年末最終日に社内にすらたどり着けない・・・そんな私にも、皆さまのお役に立てることがあります。 既に社員旅行の乾杯の音頭への乱入、飲み会でのだれも聞いていない時間帯の仕切りなどでもおなじみですが、××大学時代から鍛え上げられた大声で、本日仕事納めの終業チャイムまでのカウントダウンが行えます! うざい、うるさい、あいつを呼ぶな・・・とおっしゃらずに、どうかその時刻、だれかの電話のベルが鳴っても、黙殺せずに暖かく、電話を取り次いでいただけますと幸いです。 いや、万が一間に合ってしまったら、生で部内でカウントダウンさせていただきます。 あいかわらず何か部内で力になれるというよりは、ご迷惑とご心配をおかけし、叱責されるばかりの中堅ですが、来年も引き続き、よろしくお願い申し上げます。 一年間、本当にお世話になりました。 取り急ぎ、××線上から愛をこめて、テザリングで、年末のご挨拶とさせていただきます。 皆さまどうか、正月休暇くらいは、心穏やかな一年をお迎えください。 追伸. 健康診断の要指導者は、年明けすぐに再検査がありますね。 血液、血圧、体重、メタボ・・・忘れているとは言わせません。 僕といっしょに、この正月休みも頑張っていきましょう!(××部長と▽▽課長も) ----------------------------------------

カジュアルメールの場合、遠くの同期に向けて数日前に送るものの他、同じ部署や社屋で顔が合わせられないためにぎりぎりに送るもの。また、当日出社して顔を合わせていても、あらためて送るものなどがあります。 読んでもらうのは、大方の業務が終了して、大掃除や整頓、談話などの時間の直前なので、できるだけほっこりするような中身を中心に、本年最大のエピソードや、仲間との結束を感じさせるもの、自分の部内や部内宴会等での立ち位置をしっかり意識した内容でまとめていきましょう。 上司であっても部内の直属の上司など、いつも一緒に飲みに行ったりといった間柄であれば、上司だからと言って堅すぎる内容でなくても大丈夫。 ですが、部内全員向けに、こんな感じでカジュアルな中身を優先させた時には、上司など近くの管理職+他部門同社屋などの上司向けにややフォーマルで短めの表現の年末の挨拶メールを「共通文言で」送っておくのもよいかもしれません。 また、追伸にあるように、ちょっとふざけながらも健康診断など、部内で知れている行事などについて触れておくのも良いかもしれません。

<社外~フォーマル 年末挨拶メールの例文 (同業)>

同業他社とも一緒に仕事をする機会は多いものです。 ライバルであると同時に仲間という関係で、業界によっては含みを持たせた表現が互いに取れないこともあります。また特定の情報を記載してしまうと、インサイダーやその他利益供与、公正取引関連などで問題があるケースもあります。比較的柔軟な表現ができる業界もありますが、いかに古くからの知人やかつての同期入社組、同窓といっても、こういった各業界間の違いに十分注意してメールを作成しましょう。

【例文】 ---------------------------------------- 表題 年末年始の営業体制/年末のご挨拶 株式会社×× 〇〇部 ××様 ××様、ならびに株式会社××様には、本年も多大なるご支援を賜りましたこと、心より御礼申し上げます。 とくに××リリースに前後しては、××システムを始め、すでに広く支持を集める貴社システムのノウハウを提供いただいたことで、非常に順調にリリースにこぎつけることができました。 おかげさまで、すでに新聞各社のランキングに登場するほど順調に販売数も推移してきております。改めまして、御礼申し上げます。 皆さまのご健勝とご多幸をお祈りするとともに、 来る年も、一層のご支援ご鞭撻の程、宜しくお願い申し上げます。 20××年は12月26日までが通常営業。新年は1月5日からが平常営業となっております。 (姓)(名) ---------------------------------------- ごくフォーマルなメールでは、このように追伸なし。 ですがエピソードなどは、しっかり織り込みながら、提携先が業務のプロジェクトから離れて以降の情報なども織り交ぜて、感謝の形を伝えます。 個人的に追伸などご挨拶を入れるのも、とくに悪いことではありませんが、全体を手短にまとめるのが良いでしょう。

また、社外に向けた年末年始やGW、お盆などの挨拶状で、自分の役職が低い場合、上司と連名、もしくは上司名で定型ご挨拶だけをシンプルに送るというものもあります。 こちらの場合、より大切なお客様であれば、自分個人のメールもしくは賀状なども別途送るのが普通です。

<社外~フォーマル 年末挨拶メールの例文 (クライアント)>

年末という、通常であれば一切の企業サービスを停止する時期、クライアントの立場からすると、何かあったときの不安がまず先に立ちます。 なんといっても、受取人も年末年始営業をするときには、普段とは違う、不慣れなメンバーとなることが一般的。さらにエンドユーザー向けの業態では、メーカーや販社に比べて、とくに年末を忙しく走り切っている途中の、全力疾走のママ、個別に休暇に入るような労働となる方が多いのです。トラブルが起きた時、マニュアルがどこにあるかなどわからないことも多いもの。 だからこそ、大切な情報は、そのままプリントアウトして掲示できるほど、すっきりと見やすく、情報量をしぼったテキストが最適。 同じ年末年始の連絡事項でも、デスクワーク系を中心とした各社に比較して、はっきりとわかりやすいレイアウトで、休日と営業日、営業時間と、連絡先などを記録しましょう。

またこの時忘れがちなのが、年末年始の連絡担当者や、こんなトラブルの時にはこんな対応・・といったQ&A。 商売上、その状況が発生していないうちに、あまり厳密に定義できない部分は多いのですが、最大このくらいの時間で修理を・・・や、万が一の時の応急処置についてなどの情報ページへの誘導などを含めた、一元的なものが高評価です。

【例文】 -------------------- 表題 年末年始の営業・サービス体制/年末のご挨拶 株式会社×× ××様 謹んで、年末のご挨拶を申し上げます。 ××様、ならびに株式会社××様には、本年も格別のご愛顧を賜わりましたこと、厚く御礼申し上げます。 〇〇ショーでの弊社ブースにもお立ち寄りいただき、来年リリース予定の新機種につき非常に深い知識をお持ちのこと、その上で、弊社製品をサービス含めいち早く評価していただきましたことなど、心より御礼申し上げます。 新しい年も社員一同、皆さまにご満足いただける製品・サービスを心がける所存でございます。 引き続き、変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。 尚、20××年は12月26日 15時までの営業。20×〇年は1月6日 11時から平常営業と営業させていただきます。 -------------------------------------------------------------------- こんなトラブル、どうしたら?→製品別トラブルシューティング https://eng_ochaochaocha.jp/topic/QA ※ご利用に際しては、製品右サイドのステッカー記載の製造番号が必要です。 -------------------------------------------------------------------- 20××年12月26日 サービスセンター 通常通り/受発注15時まで/営業所15時まで 20××年12月27日 サービスセンター 通常通り/受発注 休/営業所 休 20××年12月28日 サービスセンター 通常通り/受発注 休/営業所 休 20××年12月29日 サービスセンター 通常通り/受発注 休/営業所 休 20××年12月30日 サービスセンター 通常通り/受発注 休/営業所 休 20××年12月31日 サービスセンター 18時まで(FAXサービスと自動応答で受付のみ可)/受発注 休/営業所 休 20×〇年1月1日 サービスセンター FAXサービスと自動応答で受付のみ可、対応は3日10時以降受け付け順/受発注 休/営業所 休 20×〇年1月2日 サービスセンター FAXサービスと自動応答で受付のみ可、対応は3日10時以降受け付け順/受発注 休/営業所 休 20×〇年1月3日 サービスセンター 10時より/受発注 休/営業所 休 20×〇年1月4日 サービスセンター 通常通り/受発注 休/営業所 休 20×〇年1月5日 サービスセンター 通常通り/受発注 11時から15時のみ受け付け/営業所 休 20×〇年1月6日 サービスセンター 通常通り/受発注 11時より/営業所 11時より平常営業 -------------------------------------------------------------------- FAXサービスでの受付分につき、対応は3日10時以降となっています。 受付・進捗状況は、こちらのページでご確認いただけます。 https://eng_ochaochaocha.jp/topic/FAX_S ※ご利用に際しては、カスタマーカード登録の番号が必要です。 -------------------------------------------------------------------- 休業中、事故や緊急のご用件の場合、地域の担当技術者 携帯番号にもご相談いただけますと幸いです。 連絡先はカスタマーカード裏面をご参照ください。 -------------------------------------------------------------------- (姓)(名) 追伸. 昨年の展示会より、リリース時期が延びている新機種ですが、本年2月の販売が決定しており、すでに本エリアでも、先だってご予約を何件かいただいております。 ××様の場合、こちらとさらに上位の新機種を比較検討されておられるとのことで、来月予定している〇〇での展示会に、足をお運びいただければと考えております。 詳しいスケジュールが決定いたしましたら、いち早く、送らせていただきます。 --------------------

【年末挨拶メールでよく使う例文はこれ!】

出典:i2.wp.com

年末の挨拶メールでは、よく使われる定型表現=例文があります。 こうした表現を組み合わせながら、無駄を削ぎ落した最短表現を作ってみるのもよいでしょう。

<年末 季節の挨拶~書き出し>

・本年も残すところわずかとなりました。益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。 ・今年はこの師走のピークになかなか厳しい冷え込みや、学級閉鎖などが聞かれています。風邪などひかれておられませんか? ・本年も大変お世話になりました。 ・今年も、何かとご迷惑とご心配をおかけすることばかりで、××様には心から感謝いたしております。 ・年内、残り時間もわずかとなりました。 ・本年の業務はまだ残しておりますが、

<お世話になっていたことを感謝する>

・今年は本当にお世話になりました。 ・改めて、ご指導のすばらしさを感じております。 ・日頃は格別のご配慮をいただき心よりお礼申し上げます。 ・平素は並々ならぬご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。 ・ひとかたならぬご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。 ・本年中も、私どもから持ち込む難題を、鮮やかに解決し続けていただけましたこと、改めて御礼申し上げます。 ・平素はご無沙汰の内にすぎ、申し訳なく存じます。

<相手を気遣う>

・お元気でお過ごしでしょうか。 ・いかがお過ごしでしょうか。 ・つつがなくお過ごしでしょうか。 ・お変わりなくお元気そうで何よりです。 ・今年こそ、良い報告ができますように! ・最近一層、美しさに(頼もしさにも)磨きがかかったという噂も、頻繁に聞こえてきます。 ・温かいご指導を賜り、誠にありがとうございました。××様のおかげで、本年1年で本当に成長を実感することができました・。 ・長い間ご無沙汰しております。その後、お元気でお過ごしでしょうか? ・今年はお互い忙しく飛び回っていたせいか、まったくお見掛けすることもありませんでしたが、おかわりございませんでしょうか。

<年末 季節の挨拶~結び>

・皆様にとりまして幸多き一年となりますよう 心からお祈り致します。 ・心穏やかな一年をお過ごしくださいますように。 ・充実した一年になりますように。 ・来年も、よろしくお願い申し上げます。 ・今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。 ・来る年も、変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。 ・来年も、引き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。 ・あわただしい年末ですが、くれぐれもお体にはお気をつけて、ご家族、お仲間とも、素晴らしい一年をお過ごしください。 ・何かとご多用とは存じますが、くれぐれもお体にはお気をつけて。 ・来年も一層実りある年となりますように、心よりお祈り申し上げます。 ・健やかな毎日をお祈りしています。 ・新年も変わらぬご交誼のほど、よろしくお願いいたします。

【メールの増える年末だからこそ注目させたい!挨拶メールのデザインやレイアウトはどうしたらいいの?】

メールに関しては、HTMLメールやイラストなどを入れ込んだ添付ファイル、メルマガ形式から、TXTメールまでいずれも、 ・全体の上の行から、相手の心をつかむ項目を ・添付ファイルと画像も、魅せたい項目の名づけと流し込み位置も上位に来るように調整する ・・・ことが必要です。

例を見ていきましょう。

※筆者作

まず、2か所の赤枠部分(①)。 メールソフトのプレビュー画面が見える左側の四角内を意識して、タイトルと画面上部で、メインの話題がわかるように配慮されています。 ビジネスメールなので、とくに社外向けでは、「行頭2行の宛名+時候の一言挨拶」を削除するわけにはいきません。その中で、表示される文字数を意識しましょう。 モバイルや、分割画面表示では、この部分だけをリストにして、画面内の多数のメールから開封するものを選ぶため、しっかりと伝えたいこと、『中に開けなければいけない重要な連絡事項などがあること』を伝えるようにします。 ただご挨拶だけとなってしまえば開封率も下がりますので、連絡事項など「メールの情報価値を高める何か」などを入れるようにしましょう。

緑枠ですが ②は、相手とのエピソードなどを交えながら、次に会った時の話題などにも使えそうで、やや相手との距離を縮める内容を。 ③は、開封証明を付けられないケースでの追跡用や、メールに記載できなかった情報の一部に誘導するものなど、さまざまな使い方ができるリンク。 ④は表題に関連して、絶対に開封してもらうためのメインの話題とあわせて、自らの移動や組織内の情報などを。 ⑤では、一般的な定型文の中に、自社のメディアなどに連携した話題と、最後の行にだけ、個別の属性にあわせた一文を入れ、一人一人のメールは「決め打ちではなく個別に生成しているもの」である印象付けを。 ⑥では、推しのひとことで、感謝や一年の思い出を入れておきます。

年末の挨拶メールとしても、長さはこのあたりが最大長。 あまり長いと、ビジネスメールであるにもかかわらず、テキストだけのメルマガかと思われ、開封率がどんどん下がっていきます。

ちなみに、文面は、近しい社外の同年代同職位などの方に向けて、こんな感じです。 年末年始の休業を伝える=トラブル対応の本年の話題を入れる=年末年始にはこんな可能性も無くはないから読んでね! という想起を入れています。 社内から一斉メールで、休業日案内を送っていたとしても、担当者から一度、送っておくのが礼儀です。 【例文】 ---------------------------------------- 表題【20××年 年末年始休業について】年末のご挨拶 ××株式会社 ××様 12月に入って間もないのに、例年よりも冷え込みが厳しく、 都内でも凍結が観測されたほど。 私も普段通り営業車で外に出てみましたが、 2ブロックも進まないうちに、 トラックやタクシーが路上に多数停められているのに出くわしました。 早々に帰社して、慣れない電車に乗り換えることになりました。 普段とは交通機関が違うだけでも疲れるのに、 こんなときにめったに使わない車載ツールが必要になり、非常に慌ててしまいました。 ××様のように、日ごろから技術力とフットワークに定評があるサービスでは、 私どもより声がかかる機会も多いことだろうとお察しします。 もしよろしければ、いつかじっくり、こんなときの心構えなど、 相談に乗っていただければと勝手に思っています。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 画像付きメールでご覧いただく場合は、こちらをクリックしてください →http://www.homepage.home.gome.com/mail ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 私どもではこの年末、一部社屋の移転があり、 例年より少し長めの年末休業をいただいております。 12月25日 平常営業 12月26日 発注、出荷とも昼12:00まで 12月27日 全社休業 コールセンター(問い合わせ)のみ営業 1月6日より 平常営業 私の所属部門はこれまで通り××社屋での営業で、連絡先等に変更はございません。 年末年始は基本コールセンター対応となりますが、 緊急時など、社用携帯宛にご連絡をいただければと存じます。 20××年も残りわずかとなりましたが、 この年末年始休暇も稼働中の××を始めとするさまざまな現場や、弊社案件でもお世話になりました。 誠にありがとうございます。 本年私どもは、報道にもありますように、 前1クオーターで創業以来の最高益を記録。 この一年間のご支援に、厚く感謝申し上げます。 来年もまた技術で、契約で等、頻繁に寄らせていただくかもしれません。 引き続き、ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。 本年の業務はまだ残っておりますが、取り急ぎ、年末のご挨拶とさせていただきます。 年明け、皆さまと、かわらず元気な姿でお会いできますことを、心より願っております。 どうぞ、よいお年をお迎えください。 追伸. 冒頭の凍結路面の日、当日対応できなかった客先で、 真っ先に浮かんだのが春に××様と一緒に対応した際の、 ××での鮮やかな手元と手際でした。 これからも、若手含め、勉強にお伺いさせていただきます。 こちらもかわらず、よろしくお願い申し上げます。 -------------------- サイン --------------------

【忙しい年末だからこそ!挨拶メールの開封率をUPさせるには?】

ここまでにご紹介したタイトルなどを工夫することで、ある程度開封率は確保できます。 筆者が経験したことのある方法では他にも、  ・請求書やDM、商品などが到着する時期の1~2日前にメールを送る  ・年末の自社大手メディア広告展開日と同日の朝早くにメールを送る などがありました。

社を挙げて取り組んでいるところでは、メールマガジンやDMではなく、営業マンなどが個別に送る実際のメールご挨拶で、店舗など外部でのサービス(社販価格での割引等)が受けられるところもあります。 雑誌などを使う場合には、発売前にダイジェスト記事やフライヤーのような体裁のオフレコファイルなどを独自編纂してメール告知で展開→印刷媒体も一緒に見てもらうといった取り組みも。 年末の挨拶メールはとくに、営業スケジュールや組織情報確認のため開封率が上がるもの。 こういったときのイメージ戦略は、個人レベルでも法人レベルでも、非常に効果的です。

【年末だけでなく、年度末に挨拶メールを送っておくのも必要!?】

とくにビジネスシーン、営業や現地技術など直接顔を合わせたこともある相手先の、人事異動時期や決算時期は頭に入っているのは、もう当たり前ですよね。 年度末は、相手先企業そのものが年末会計期に当たるケースでも、その企業のクライアントは3月決算ということも多く、忙しい季節であるには変わりありません。

ですが、正月休みの間は、休日出勤や持ち帰り残業で対応できる時間も増えるのに比較して、新入社や退職、異動などが非常に多い年度末。かつ4月はじまりと1月はじまりの会計期を持つ企業間の取引確認等の雑務や、それにともなう社内の記帳などの手続きで飛び回る方も多いため、普段よりクライアント先の情報収集がうまくできていない人も見られます。 こんなときに、先方の手を煩わせず、時間を無駄にさせず、さらには相手に好印象を与えることができるのもメール。 この年度末の自分の動静(特に変わりないことを伝え忘れがち)、相手はどうしているのかなどをさりげなくうかがうメールを送って、印象付けておきましょう。

【年末の挨拶メールについて~いかがでしたでしょうか?】

年末の挨拶メールの書き方と例文、いかがでしたか? 「そういえば」とふと思い出して、自分の受け取ったビジネスメールを分析して読み返す方もあるかもしれません。

実は、企業によって取り組みが大きく分かれており、社外向けには非常に細分化され分析された文章生成システムなどを利用して、かつすべてのメールについて、送付前に専門部署で検閲を行っているところもあります。 なんといっても、とくにデスクワークでは、一日の労働時間の内、多い人では15%ほども、メールの対応や処理だけで過ごしているなんていう調査があったことも。

専門的なデスクワーク担当者などでは、メールの処理専門の秘書を雇っているケースもあるほどです。 社内文書については、プライベートなご挨拶についても、一定の書式をある程度保つようルール付けされているところなどもあります。

社風や、ポジションによる運用さまざまですが、この年末の挨拶メールや、社外宛のすべての挨拶メール、上司、同僚、部下など社内宛メールについて、この機会にしっかり読み込みなおして、分析&自動化や省力化できるものは積極的にベースを整備するのも悪くないかもしれません。