【マニュアルの作り方】わかりやすいマニュアルを作るコツ

目次

◆マニュアルの作り方~簡単なマニュアル作成の流れ

まず最初にマニュアル作り方の流れを簡単にご紹介します。 多くの企業で、「製品の操作と保守マニュアル」や、「事務やその他クライアント向け業務マニュアル」などを作る時には、まずはそのコツを善く知る職位の人物や設計担当者、情報分析担当者などで「マニュアルの作り方そのもの」をプランニングします。 ・・・商品としてのマニュアル=「対外的マニュアル」を作成する際には、下のような作り方の手順となります。

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・自分の書きたいマニュアルの分類 ・どんなひとがマニュアルを手に取るのかを分類 ・どんな時にそのマニュアルが使われ、どのくらいの時間で何を実現したいのかの、「実現ライン」を設定 ・マニュアルの用途にあわせた掲載スタイルを策定 ・マニュアルの目的と対象者にあわせて、載せるべき情報を箇条書きして確認 ・一貫性があり、用途に対して見やすいデザインを決める ・画像例や動画例作成、テキスト執筆などの作業 ・校正担当者等が複数人で誤字脱字チェック ・テーマなどの記述抜けチェック ・テキストからのフロー再現 ・予備知識を持たない人によるフロー例の再現等 ・全体の文章のトーン調整 ・デザインとページ割り付け調整 ・デザインと、見やすさ、各情報の頭位置や改行改ページなどの確認 ・マニュアルのリリース&印刷や配布 ・・・といった流れとなります。

こうしてかき出してみると、意外に「マニュアルとは、作り方のステップ数」が多め! ではその中から、キーとなるべき作業のコツや、マニュアルの作り方全体で意識すべき考え方について、見ていきましょう。

◆マニュアルを作る前に・・・優れた作り方のマニュアルにはコツがある!

「ちょっと、この作り方ややり方わからないから、こういうやりかたマニュアルでまとめておいてよ」 ・・・なんて社内で、簡単にマニュアル作成の指示を受けることも少なくありません。 ですが、「ツボをしっかりおさえたマニュアルの作り方のコツ」と言っても、非常に奥が深い分野。

日本ではもともと、マイクロソフトエクセルに代表される表計算ソフトをワープロのように使う人が多く 2011年ごろからは、「エクセルワープロの撲滅」「エクセルワープロが日本人の生産性を損ねている」「グループウェアやクラウドサービスに移行すべき」という官民挙げた大きなムーブメントが報道関連含めて各所で発生していました。

エクセルワープロも、プロのグラフィックデザイナーがつくるとこんなにキレイ! これならエクセルのほうが、データ差し替えやプログラミングによる描画が簡単で便利と感じる人は少なくないかもしれません。

最近は、マニュアル類も作成頻度がぐっと高まり、クラウドサービスや、住宅などで先に普及したVRなどをつかって、様々なメディアを組み合わせたものも増えています。

同時に、こうしたデザインのエッセンスを受け、日本の各業界や組織で使われているマニュアルの質自体も急激に高まったといわれています。

APP「トリセツ」などを使えば、気になる説明書を手軽に比較することができます。 各メーカーサイトの世代別マニュアルデータを比較してみるのも良いかもしれません。

2018年6月4日には大手各社から資金調達した、日本の「VRアプリ作成ツール」のベンチャー「InstaVR」が話題となりました。

VRコンテンツの制作・配信・分析プラットフォーム「InstaVR」を提供するInstaVR。同社は6月4日、YJキャピタルなど日米のVC複数社を引受先とした第三者割当増資により総額5.2億円を調達したことを明らかにした。 今回のラウンドに参加した投資家陣は以下の通り。 YJキャピタル(リード投資家) 伊藤忠テクノロジーベンチャーズ みずほキャピタル グリーベンチャーズ コロプラネクスト(Colopl VR Fund) The Venture Reality Fund
 これにあわせて、新たに人材育成VRプラットフォームの提供を開始する。InstaVRの独自VR再生プレイヤーを拡張することで、実際に撮影した時間の10〜20倍の時間を必要とするVR撮影後の現像工程(ステッチ) を不要にすることに成功したという。

市中ではたとえば、よくみかけられる ・車両や家電製品の操作方法例 ・官公庁での手続き方法例 といった、マニュアルの作り方には非常に慣れた業界のプロたちが作るものから・・・ 各企業での ・業務用各種マニュアル また最近では ・各種認証取得関連の業務マニュアルや図表例 ・コンティンジェンシープラン関連で、業務のあらゆる部分をマニュアル文書化 ・・・として頻繁に残す必要がある企業も多く見られます。

非常に見た目的にもよくできた、図示や例示の多い、丁寧な作り方のマニュアルだ!と感激・・・ ですが、実際一見して操作や手続きを始めたら、情報のつながりがスムーズではないため、わかりにくい・・・そこでもっとわかりやすい例示をもとめて、他の説明書や書籍を購入してしまったという経験のある方も少なくないかもしれません・・・。

◆マニュアルの作り方では気を付けておきたい、多くの人がわかりにくさを認識するポイント!

マニュアルで、多くの人がわかりにくさを感じるポイントは 1:まずデザイン~とくに必要な情報がわかりやすくレイアウト&重要なポイントに目が行きやすいデザインや図表例の利用がない 2:デザインと情報量がマッチしていない 3:必要な情報が、各ページ間や操作方法例ごとに見やすくまとまっていない 実は「見た目部分が優先」で、そのあとに「情報が足りているかどうか」が来ます。

というのも、何かを行う前にマニュアルのすべて細部までを読み込んでから始める人は非常に少ない。 さらに、なにかが起きてから必要な部分を改めて見直す人が圧倒的に多いという行動の実態から、この「マニュアルのわかりやすさを感じる順番」が決まっています。 ということで、時間がどうしても足りないけれど、情報を増やせるほどの余裕はない、だけれど顧客にマニュアルを手にした時の満足感を与えたい・・・なら

操作画面の例や、動画などでのフロー例などを挿入して、視覚部分のデザインなどにメリハリをつけてあげれば、当座いい印象は確保できます。

図示例示を入れる時も「読み手に対して、示された図表例から、その動作がスムーズにイメージとして伝わるか」どうかに配慮しなければなりません。

通常は、 「人が実際に手足や首回りなどを動かしたり、体の向きを変えて、心拍や血圧等に比較的大きな影響を与えるアクションに対して」 「触っている物品で視線が集中するところや、広い画面自体が明滅して刺激を与えたり、視野を占有しているもの」が若干のタイムラグを残しながら連動していれば、それがもっとも、注目をあつめるポイントとして、イメージがつながりやすい場所になります。 多くの人は、マニュアルを見ながらなにかを行わなければならない時、あたまや意識がいっぱいいっぱい。 人体が刺激をどうとらえるのかといったあたりを、手や首、目など全身のパーツによる知覚の比率ごとに、対象物の操作や反応とあわせてマニュアルの記述量を決めている製品やメーカーすらあります。

「見てわかる」「図解でわかる」系ITマニュアルのキャプチャーの取り方は、こうした人の動作と視認ポイントを生かして、わかりやすさを出した、90年代のミリオンセラーシリーズです。

こうしたものを絵でつないでみれば、初めてそれを目にする人から、ユーザーの中ではマスター的な位置づけの人まで、幅広くわかりやすいのです!

だからといって、やはりマニュアルから、必要な情報を落としてしまってはいけません。 どのみち次世代開発時や、使い込んでいくうちに、だれかの手が入って「前に作った人、やっぱり足りないなあ」ということになります。

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家電製品など大手各社が出している製品の添付文書では、自社での作成の他、現在は法律やエルゴノミクス、デザイン、UI/UX分析などさまざまなプロをそろえた「専門のマニュアル作成業者」に依頼することも増えています。

Qrio Smart Lock(キュリオスマートロック)設置・設定ガイド - YouTube

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動画コンサルティングの「LOCUS」が作成した、マニュアル連動の動画。 すこしわかりにくい、おしつけなど設置にコツが必要な方法も、こうすればだれにでもわかりやすく便利です。

昔と違って、最近のマニュアルの作り方・・・たとえば一切中身を読まなくても、動画や数リーンショット部分だけ見ていけば操作ややりかたなどがしっかり頭に入るものなど・・・なかなかコツを押さえた、凝った、よくできたものが増えています。 いま必要とされているものは、間に合わせ的なマニュアルではなく、UXと人の認知特性などのポイントをしっかりおさえることでフールプルーフも担保できる、押しつけがましくない高品質のマニュアルなのです。

まず、「どんなマニュアルが良いマニュアルなのか」を考える時、ひととおり認知やセンサー技術を広く技術社員が学び終えており、さらに製品に今m還元する時代を迎えて活気を帯びている業界・・・「自動車や家電、IT製品」の各社マニュアルを参考にしてみるのはおすすめです。

※文末「◆でも手抜きして、すぐにマニュアルを作ってしまいたい・・・そんなときにおすすめの作り方 簡単に作成できるマニュアル作成サービス&ツールが便利!」の項目で、リンクから、大手各社WEBマニュアルなどの例をご覧いただけます。

◆マニュアルの作り方~まずはマニュアルにはどんなものがあるかを分類しよう!

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マニュアルには、ビジネスシーンや一般向けなどさまざまなものがあり。。。 ・車両やIT関連や家電など、システムの操作や各機能をメインとしたもの ・書式の記入方法など記入方法や取り扱い方を書いたもの ・日常のあらゆる業務やトラブルに対応するもの などなど様々なものがあります。 人メインで書いたほうがわかりやすいものか、機材や手続きメイン、トラブルなどの出来事や、なにか物品メインで書いたほうがわかりやすいのかを、ここで分類してしまいましょう。

「1マニュアル全体が1つの分類になるケース」から、「一般ユーザーにとっては事務手続き的な分類で、管理者にとっては機材的な分類となるケース」などもあります。

この分類は、ちょっと作りこんだマニュアルの作り方を取りたいとき、それぞれの部分ごとにわかりやすい文体と体裁(分冊化やフォントと読みやすさを変える)を採択する上で、作業が煮詰まってきたころに、客観的に資料内部の作り方をクラス付けして扱うための規範ともなります。

今も開発中のアイディア部分などは、やはり「現物の紙ベース」というところは少なくありません。 大型開発などではあらゆるメモ含め、ハンギングフォルダなどを使いつつ、管理する専門のひとを雇うこともあるようです。 が、こういったものこそこまめに取り込みITなども利用しながら、まとめておくことが、あとあとの作業量を抑えることにつながります。

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◆マニュアルの作り方~どんなひとがマニュアルを手に取るのかを分類して、作り方を考えよう!

たとえば、社内マニュアルであれば、あまり細部まで説明し過ぎるよりは、非常に重要な部分や日常的に必要な部分だけをわかりやすくはっきり認識できるように。 より詳しい部分は、それなりの理解のあるユーザーごとに、個別に担当者に質問してもらった運用にしたほうが「下位クラスの作業者によるトラブルが起きないためむしろ望ましい」といったこともあります。

社内マニュアルではなく、顧客や利用者などに対して幅広く提示するマニュアルであれば、前向きな表現で必要なものだけを掲載することで、利用者不安を持たせないといった、印象面での作り方のコツを押さえることも必要です。 この分類は・・・ ・マニュアル利用対象者の属性:不特定多数(顧客、利用者)オープン/常勤、パートタイマー、臨時社員などクローズドの利用者 ・マニュアル利用者の頻度と時間 ・マニュアル利用者の世代や視力、背丈などの特徴など(機材系や消耗品などのマニュアルに特に考慮必) ・・・などを中心に、この時点でしっかりとした分類を行っておくことで、あとから視認性などを整えるときの基礎データとしても使えます。 いざ執筆を始めてからではこうした分類は崩れがち。前半、設計と実装が間に合わせやなし崩し的になるより以前に、記録としても残しておくのも作り方のコツです。

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また、世代や教育程度などによっては・・・ ・文章の長さが長くても情報が多いほうがわかりやすい人 ・短文でなければ理解できない人 ・自分の知らない用語があれば一切理解できない人 ・動画や写真でなければ理解できない人 などがあります。 利用者属性をしっかりと分析して、正しい文法や語法の表現で適切な日本語となるようにはもちろんのこと、こうした人たちでも読んで理解できる「コツを押さえたサンプル文例」などは、実際にマニュアル本文の執筆を始めるまでの間に、一覧などにしておくとよいでしょう。

◆マニュアルの作り方~どんな時にそのマニュアルが使われ、どのくらいの時間で何を実現したいのかの、「実現ライン」をまず決めよう!

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ここではマニュアルの目的をいくつか大まかに設定します。 たとえば・・・ ・通常業務マニュアル ・日常の簡単作業マニュアル ・トラブル対応マニュアル ・服装チェックマニュアル ・機材の整頓整理マニュアル ・全ての利用者と管理者向けの記録と引継ぎを目的としたマニュアル ・・・などの設定があります。

また、 ・トラブル復旧や緊急避難時の必要操作 ・そのポジションに応援に来た社員が、マニュアルを見て90秒以内に操作や作業ができるように ・・・といった端的にまとめるためのタイムライン設定と、どこまで実現すればよいかの検討などをここで行っておくのが作り方のコツです。

設定事項は、エクセルなど表計算ソフトにまとめておくと便利!

場合によっては現場業務や利用者からのヒアリングをもとに作成することもあるでしょう。 こうした情報収集とそのメモ書きには、表計算のエクセルで作成しておくのが便利。 あとからこの項目をもとに、章から各項目だてをしていくとき、その情報遷移をエクセルの一覧表形式で見ることができるので、見落としなどのチェックがしやすくなります。 また表計算形式では、そのままVISIOやCADツールなどで図表作成にリンクさせることも可能です。 その分作業量が激減するので、フロー用の属性を、各行のレコードに設定しておくのも、マニュアル用図表とテキストの作り方のコツです。

<テンプレートのダウンロード方法> この、Excel(エクセル)の「基本フローチャート - データ ビジュアライザー」は、 エクセルを起動し、メニューの[新規]―[オンラインテンプレートの検索]窓に【基本フローチャートのプロセス マップ】と入力するとダウンロードできます。

他にも、マイクロソフトオフィスのオンラインテンプレートには、マニュアルの作り方で最も大切な、プランニングと、データが集まるまでの記録時に使えるテンプレートがたくさん! 「データビジュアライザーではないワークシートから、自動的にVisioやエクセルでフローチャートを描かせる」となると、 ・管理シートの各行レコードへの工夫(フロー図形や脚の方向、連結順などを設定) ・描画用のマクロやVBAを書く と、ちょっと手間がかかります。ですが、プログラミング勉強とおもって取り組んでみるのには、量としてはそう多くない程度です。

またマニュアルのテーマや項目、テキストの中身が増えていくケースでは、これらをそのまま取り込んだデータベースを作成することもできます。 管理自体の手間もかからない点も、作り方のコツとしては覚えておくと便利です!

マイクロソフト以外のエクセルやオフィステンプレート配布サイトも、ツカエルファイルが盛りだくさん!

マイクロソフト以外のサイトでも、オフィス各製品をつかった、「引き継ぎ書形式のマニュアル」テンプレートや、「スケジュールと作業管理形式」のテンプレートなどが豊富。 出力書式そのもののテンプレートは、マニュアル用に。 そして日程管理やプロジェクト管理、カレンダー型、TODOリスト、スタッガーチャートやガントチャートなどは、マニュアル自体にも、そしてマニュアルの作り方をまとめる前のメモ用にも使用します。

「経費削減実行委員会」では、日報などの一般的なテンプレートの他、マニュアルにも使えるエクセルやオフィス製品テンプレートが無料で豊富に揃っています。 引継書の中に、業務マニュアルをふくめたエクセル書式のテンプレートもあり、最後にご紹介しています。

大きなフローチャートと図面やマップ連動、チャート内に1図形の持つ文字情報が多いとき、フローチャートから起こしながら工数を減らしたい時には、オフィス系ツールよりはCADツールが便利!

建物や機械パーツなど設計図面やその他図表を作成するのがメインのツールですが、サイズが精緻に出せるので、イラスト作成やデザインに使用する方もあります。

ブロックに属性をアタッチしておくと、ブロックの属性情報を照会し、それを使用して図面に関するドキュメントを生成することができます。 属性情報の書き出しは、図面データから集計表や部品表を直接作成する簡単な方法です。たとえば、オフィス機器を表すブロックが設備図面に含まれている場合があります。各ブロックに機器のモデル、製造元、コストを識別する属性がある場合は、オフィス機器のコストを見積るレポートを生成できます。
外部ファイルにデータを保存する場合、カンマ区切り(.CSV)、タブ区切り(TXT)、Microsoft Excel(XLS)、Microsoft Access(MDB)ファイル形式を使用できます。 ピリオド(.)、カンマ(,)、シャープ記号(#)が Excel または Access ファイルで使用されているときは、ユニコードの表示に変換されます。

また、一般のオフィスソフトや表計算ソフトよりも、高いスペックのHW性能が求められるCADソフトの多くの製品では、各図形ブロックなどに「属性」という「複数の文字情報」を設定することができます。 マニュアル作成のもとになる、業務フローや製品開発の操作遷移や画面遷移等のボリュームが非常に多い場合には、CADソフトで直接フローを起こしたほうが、HW側のリソース管理上や、操作の安定性でも便利です。 また、CADソフトから取り出した属性の文字情報を、表計算のようなデータテーブル化することもできます。 とくにボリュームが多い工数や分岐を持つ手続き、全体の手続きが連関しており、多数の手続きが1枚のフローの中に入りくんでいるプロセスのケースでは、フローチャート自体を起こすのにCADソフトを利用するのも、マニュアルの作り方のコツかもしれません。

◆マニュアルの作り方~WEB、掲示、ぺらイチ、冊子型・・・どんなメディアで作成して、どのスタイルではなにを実現するのかまでを割り付けよう

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先ほど決めたマニュアルの用途にあわせ、それが使用される現場環境や状況などを分析。 それぞれの人にとって、手に取りやすい、調べやすい、スタイルを決定します。 方法は・・・ ・WEB ・その他デジタル系 ・掲示 ・ぺらイチ ・冊子型 ・・・など。 デジタルデバイスでのマニュアル作成関連では、現在業務やサービスで使用している端末やサービス利用者の環境の調査や分布分析。また、e-ラーニングや社内グループウェアや決済システムなど、情報共有の各種ツールの普及状況やこれらの中への将来的な組み込み共用なども視野に入れる必要があります。 復旧用マニュアルでは、用紙や掲示などどんな方法で配布するかなどの割り付けも含めた、「使いやすいスタイルのコツ」も必要です。 またこれと関連して、ここでデザインの大まかな方向性を決めておきます。

◆マニュアルの作り方~目的と対象者にあわせて、載せるべき情報を箇条書きして確認しよう!

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比較的時間と工程的にウエイトの高い作業です。 先ほどの目的と対象者をある程度絞ったら、作業フローや画面遷移、手続きの記載欄やアクションなどをポイントとして挙げていき、エクセルなどにワークシート型のデータテーブルとして記録。 もちろん、正規化されて1×複数のデータ構造になっていてもOKです。 各手続きや業務、画面遷移や処理などをそれぞれエクセルやオフィスソフト上でフロー化して、考えられる処理の停止ポイントや承認プロセス、次手続きに入るポイントなどを挙げていきます。

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フロー化すると同時に、テキストでもそのフローをある程度短い項目として分解して、エクセルに1セル1語としてたてておけば、これをキーワードとして盛り込んだテキストを生成することも可能です。

各データ行に対して、5W1Hや、動作などの属性を与えておけば、全体のQ&A作成時や項目建て時のバランスを見たり、用語集作成する際にも便利です。 また違う動作や手続き、画面遷移等から共通の質問などの傾向をとるにも役立ちます。 質問文などをメインで各行①データに登録した後、語尾などを抽出して、属性付けしても良いでしょう。

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これらの準備を行うことで、用語集作成も重複ができにくく楽になります。

そのうえで、手続きに漏れがないかを見極めて、どのマニュアルにはどのくらいの詳細さで記載するかなどを、同じくエクセルなどを使った一覧表上で、細かく割り付けていきます。 エクセルでこうした作業を行うと見えてくるのが、頻出語や、よく使われているのに見落としていた語と、マニュアルにそれが使われるか使われないかの客観的な回数部分。

マニュアルを作っていると多くの方が遭遇するのが、「想定していないトラブルや、陥りやすい遅滞がこんなにたくさんあるものなんだ!」という新たな発見。 このプロセスでしっかりとエクセルなどによるフローを作っておけば、たとえばビジネス標準化や、業務や手続きの監査プロセスなどにも流用できます。 だから、この時点で、マニュアルを作る側や技術側と、現場や利用者などありとあらゆることがらに目を向けて、エクセルフロー化しておくのが、マニュアルの作り方のコツ!

付箋による発想法からスタートしてもいいかもしれません。

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◆マニュアルの作り方~一貫性があり、用途に対して見やすいデザインを先に決めよう!

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マニュアルの場合、それを調べて利用する人=マニュアルを直接手に取って利用する人の使いやすさは非常に重要です。

加えて、市販製品や店舗で利用するマニュアルなどでは見やすさの他にも・・・ ・客の目に触れないようあるいは触れても周囲になじむような環境への溶け込みやすさ (たとえば、人体にかかわるものや、金銭にかかわるもので客と作業者が近いケースでは、不安感除去や保安上の理由から、距離的に客からは見えない色合いやフォントスタイル、体裁を採用するのが一般的) ・緊急時マニュアルなどでは、常にどこにあるかが目に飛び込みやすい色彩や表記法の配慮 ・情報量の多いマニュアルでは、ページ出しや検索のしやすさなどがデザインに採用されているか (索引、目次、各ページからの操作や手続き遷移で考えられる範囲へのリンクの取り方) ・・・が作り方の大きなコツ。 これらをこの時点である程度想定しておきます。

このマニュアルでは、一般的で穏やかな注意事項が上面に。各項目の専有面積と文字情報を多く割り付けることで、一瞥した際の優先度を高めています。 また禁忌事項や万が一の時の対応などは、下部に小さめに割り付けています。 普段知っておきたい部分と、何かあったときの部分が両方1枚に載っているのも、レイアウトと運用上、目を配ってもらえ、更に無意識のうちに両方を診てもらえるためのコツです。

いくつかサンプル例ページ(ダミー頁でも可)で全体の表示文字数や情報量、フォントやカラー配分などを設定しておくのもこの段階。 製品やシステム関連マニュアルでは、マニュアルと製品やシステム間の「全体の調和のとれたデザイン」等も求められるため、テキストなどコンテンツ制作と同時に、たたき台となるデザインやレイアウト例を用意しておくのも作り方のコツです。

◆ここまで準備して、ようやくマニュアル作り方の作成前準備が完了!

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さてここまでがマニュアル作成前段階の準備。 卒論ライティングなど、長めの文書作成で身に着けている方も多いと思いますが、「情報があり、それを的確に伝えるためのライティング」の場合、まずは情報分析が大切。 その段階である程度しっかり固めてから、書く作業に入らなければ、二度手間三度手間となってしまいます。 とくに、マニュアルのように、テキストや映像画像作成にも時間がかかる作業では、失敗した時のやり直しの時間が、もっとも作業場のウエイトを占めます。 だからこそ、実はこの「マニュアル作成に入る前の準備こそ」が、非常に大切なのです。

また、先ほど、データテーブルをエクセルなどで作成することを紹介しました。 複数人で執筆する時などでは、とくに・・・ ・各部を書き始める前に、エクセルなどで用語集などを作ってある程度「使用語」を制限したり優先順位をつけること。 ・使用する文章を、タイトル例、説明文例、箇条書き例、引用箇所の紹介例、リンク例などのように、2~3ずつ文例としてあらかじめ用意しておき、文章の最大長や文字長などに制限を設けておくと、各章が異なる執筆者のケースでも、全体のトーンが一発で整います! 執筆者が分かれるケースでは、この他に、「気になる用語の使い方などを全員が共有しながら質問、回答ができ、指示が送れるような一覧表」を、エクセルなどで事前に用意しておくのが良いでしょう。

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チャットなどのレスポンスが速いツールもありますが、ボリュームのあるマニュアルの作り方においては、各章にまたがって同じような表現を行うときの情報を検索しながら執筆することがほとんど。 エクセルの一覧でわかりやすくなっていれば、適用可否も含めてこれまでの来歴が判断しやすく便利です。

◆マニュアルを書く作業では、どんな作り方をすればいいの?

通常そのマニュアルデザインやレイアウト構成においては、クラス分けやゾーン分けしたユーザーによって、 A:テキスト優先か B:動画や画像優先か C:添付ファイルなどの書式優先か ・・・を決めることがコツ。この各パートの優先部によって、作り方は多少異なってきます。 Aの場合、まずテキストを先に作り始めて、必要だと思われるところに挿入する動画や画像、ファイルなどを、コンテのような下書きで入れていくのもコツ。 雑なイラストで良いので、セリフやニュアンスなどを入れておいて、それに合わせた写真やイラストをあとから作って差し込みます。 Bではまず構想に沿ってこうした動画や画像を撮影。その説明書きからスタートして、各章の情報割り付けバランスや、足りない部分を書き足したり、場合によっては動画や画像自体の再撮影を行う作り方が一般的です。 専門業者やモデルさんなどをお願いして、まとめて撮影して作る本格画像等のときには、よくこの作り方がとられています。

各人が担当個所のマニュアル執筆を行った後・・・ ・校正担当者などが複数人で誤字脱字チェック ・記述抜けチェック ・テキストからのフロー再現 ・予備知識を持たない人によるフロー再現や内容のわかりにくい部分指摘など ・全体の文章のトーン調整 ・デザインとページ割り付け調整

これらの作業も含めて、「マニュアルの作り方」自体を組み立てます。 マニュアルの作り方作業の組立のコツでは、前半、設計や製作、まとめ執筆などがあまり忙しくならないうちに、スケジュールやチェックポイント、行うべき項目を立てておくのがコツ。 忙しくなってくると、作り方のなかで、チェックすべきことは後回しになりがちです。 どんなことを行うべきかをエクセルなどで作業プロセスとしてしっかりとあらかじめ一覧記録して、チェックリストとして活用! ・・・などを行い、あらためてデザインと、見やすさ、各情報の頭位置や改行改ページなどを確認した後、マニュアルのリリース&印刷や配布といった流れとなります。 改行改ページも、マニュアルの作り方では視認性と検索上での見やすさを高めるコツ部分。 ・常に決まったカラーやページ上の位置で固定 ・文字間や配置、文字数を一定長までに抑えておく ・各見出しやページ数、その他ヘッダーフッター情報は、統一しておき変化をつける部分とのメリハリを、視覚デザイン上しっかり設ける ・とくに分厚いマニュアルでは、章やテーマ、操作系、手続き系ごとに、タイトルやジャンルタイトル、サブタイトルの冒頭数文字を同じ文字から始めるようにすることで、高速での検索性を高める ・それぞれの項目とページテーマごとに重要度をクラス分けして、文字やまとめ、コラム、イラスト位置をクラスごとに固定サイズ、固定位置にすることで、学習利用者や全体を読み込むユーザーや管理者への情報密度を高める(パラパラ漫画的にめくっての可読性を高める) などを設定するのもコツです。

これらは本当に、執筆上基本的な項目ばかりで、各社のマニュアルはそれぞれ企業で独自のノウハウを蓄積。 それぞれの事業部やプロジェクトによって、あるいは製品ブランドなどによっても差はありますが、細部にわたりさらに踏み込んだ工夫があるマニュアルは非常に多くあります。 じっくり読み込まなければわからないマニュアルの世界。 むかしはテレビ番組で、家電マニュアルファンなどが紹介されていたこともありましたが、非常に奥の深い世界です・・・

◆たとえばITプロたちが作成しているマニュアルは、どんな作り方なの?

企業によって、また人によっても異なりますが、通常は・・・ ・操作系(緊急時、通常時、利用者内管理者用) ・(診断系 システムの重要さや、複雑さなどに応じて、診断系とその前後の手続きのボリュームが大きくなることもある) ・システム内部の記録類系 ・・・などに分けて作成したものをあわせます。

いつもどこかが工事中なので、永遠に継ぎ足し建て増し状態が続いているものの喩にもつかわれる新宿駅界隈。 こうした、止めることのできないプロジェクトや運用をパーツに抱えたケースでは、バスタではなく、パスタ、スパゲッティー型システムとなっているケースも少なくありません。 こうした開発系の時には、これまでのマニュアルにあったシステム構造の中から、今期の改変などの際に、検証された動作その他を追加していくページや資料集を設けるのも一般的な対応です。

触らない部分には、敢えて記述も行わないのも、システム開発上のコツです。 ※こうしたシステム更改現場を多くまわっておられる方には、このように長年積み上げられてきたマニュアルが、設計部分でも操作部分でも整合性を持たないことなどで精神を病む方もあります。深く考えず、ほどほどに突き放しておくのもコツです。

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通常システム内部の記録類系のマニュアルに求められるのは、どんな操作の時にどういった数値設定などがとられているのか、標準的な操作フローから逸脱したときの復旧での配慮点などがわかるような、「ユーザーサイドにとって必要であればいい」程度のシステムの記録です。

その中でもたとえば、店舗などによくみられる、あらゆるIT理解レベル差や、バーコードとレジ、PCからの入力など、職位に応じてハードウェア的に入力や変更できるシステム情報割り付けが異なっているケースでは、それぞれのユーザーのハードウェアやユーザー権限にあわせて・・・ ユーザー系マニュアルでは・・・ ぺらイチで「緊急用マニュアル」「早見表」 冊子では「トレーニングに使える基本的な操作用」「一般利用向け」 ・・・の4種程度のマニュアルを作成します。 一部の機能だけを使用するユーザーが多いケースでは、一部のマニュアルだけを抜粋したものも機材の裏面などへの貼りだし型や、機材の横に備え付けるカード型にしたりといった工夫も求められます。

そのほか、管理系マニュアルとして・・・ システム復旧や深刻なトラブル対応。 また、納入形態によっては、細部のプログラムまで、納品の際に印刷物やテキストデータとして記録したマニュアル作成が求められることもあります。 ですが、こういった部分は一般のマニュアルとは違い、大きく「ユーザーレベルやユーザー側管理者、ユーザー側システム担当者レベルに分けた分冊マニュアル(や付属資料)」としてまとめられます。

システムのタイプ~ ・汎用型事務機を中心としたシステムかどうか ・FA(Factory Automation)CAM(computer aided manufacturing)CAT(Computer A ided Testing)やその他専用機など入出力データにさまざまな制約や、インターフェース自体の制約が多いシステムかどうか ・納品先が今後自力でプログラム改修などが行える程度に記録を残すかどうか

・・・といった視点からも異なりますが ・機材ごと分類や全体システム内の利用部署別にまず分ける ・上記の分類に応じて、システム管理者レベルとさらにプロが読んでわかる内容のものとに分けて分冊化や、再分類化して、操作マニュアルを作成する ・一般的に社内管理者や社内システム系人材でも改変可能な部分だけをまとめたソースコードまとめや使用、スイッチ類まとめを作成。より詳しい人材によるコード読み込みが必要な部分については、それらとは別にまとめて掲出する といったやり方で、見出しや表紙、章立てと分冊化を行います。

事務は汎用系領域が広いのですが、販売や製造系では、システムや操作系によるゾーン分割だけでなく、実際の設備上などの分割にも配慮して、互いの領域がかさなりにくい1章ごとに独立したマニュアルの作り方をするのは、大きな違いでコツでもある部分。 この上で、各ユーザーに現場でマニュアルを割り付けることで管理者が少ない時間帯にも、少ない人数での作業安全確保などを行うもので、常に留意すべき事柄です。

◆たとえばITプロたちが作成しているマニュアルは、どんな作り方?~具体的な方法

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IT系分野において、手でマニュアルを作成するときの具体的な作り方ですが・・・ 1:全体を通して、ある程度の章立てとその分類検証まで終了(ユーザーフローやシステムフローはこの時点で作成) 2:システム分析ツールなどを用いた記録類の自動生成を行う(システムが自動生成するフローもここで作成) 3:1と2をすり合わせて、フローと記録類の間に齟齬がないか、記録すべき漏れがないかを確認(1と2のフローもここですり合わせておくと、記載漏れが少なくなる) 4:章立ての順序が見やすくなっているか、それが1で作成したフローや、トランザクション量からみて、妥当な順位付けとなっているかを確認したうえで執筆スタート ・・・という流れだと、比較的、手戻りが少なく、短時間でしっかりとした作業が行いやすくなります。

◆マニュアルデザイン上の配慮~見出しや章立て、分冊化した作り方は、なぜに必要?

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製品やIT系システム納入時の冊子マニュアル等だけに限りませんが、エクセル業務マニュアルでもほとんどすべてのマニュアルは、見出しや章立てに工夫を凝らしたうえで、分冊化などが図られています。 これは、俗にいうフールプルーフ(=馬鹿よけ)のコツです。

分冊化を図り、ユーザー権限や職権に応じて、「触られたくない部分」を伏せた情報公開にすること。またユーザー側の現場では、「その限られたマニュアルで提示している内容以外の行為を行わないという教育と運用を行うこと」で、予期せぬエラーを回避するためのものです。

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単に分冊化するだけでなく、分冊化する前の作業、各情報項目を検討する段階で、それぞれのユーザーレベルと業務内容をしっかり把握。 さまざまなシチュエーションに合わせた各ユーザー階層のフローを作成します。そしてエクセルなどで作ったチェックリスト型シートで「記載すべき情報項目の漏れがないか」などを、複数人で確認してから、マニュアル作成に入ります。

システム関連では、日常のトランザクションの種類とその数の分析から、各ユーザー設定と業務マニュアルで「優先的に提示するべき事柄」もおのずと見えてきます。

◆マニュアルデザイン~なかでもとくに「ぺらイチ」はさまざまな使い方や作り方、目的が!ぺらイチを使いこなせることがわかりやすさへのコツ!

「ぺらイチ」と呼ばれる、カード型で普段利用する作業フローや画面やその他メディア上の注意事項などをまとめたマニュアルにはさまざまな使い道や目的があります。 大型店舗や大人数の事務センターなどでのITや事務関連での業務マニュアルなど、既に同業務を行う人たちがあり、それを文書化したりシステム更改によるマニュアル作成などを行うケースというのは非常に多く見られます。

こんなときには、マニュアル作成やシステム更改の終わりを待たない間、まだ途中のうちに先に「ぺらイチ」マニュアル(システム開発の場合には教育用ベータ版など)をリリースして、もっとも人数の多い業務を担当するユーザーなどに向けた説明会を事前に行います。 そこで不明点や、多くの人が間違っている部分などを、マニュアル作成担当者が見極め、これらの項目を優先させた、新たな「ぺらイチ」マニュアルそのものと、マニュアル自体の作り方に反映させます。

また、日常的に業務や利用を行う手元に置いて、手順に迷ったらいつでも参照できるような「ぺらイチ」マニュアルと、いざなにかトラブルが起きた時に普段とは違う手続きを無駄なく進めるための「必要最小限の情報だけを記載したぺらイチマニュアル」を分けて作ることも多くあります。 トラブルの時、とくに頭がいっぱいになり、しっかりとした対応が取れない時こそ、簡単に必要な情報に無駄なくたどりつけるためのこうした工夫には、「ぺらイチマニュアル」は非常に有効です。

これまで、こうしたトラブル対応切り分けなどでは、 ・YN分岐のフロー切り分け表

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・チェックリスト型切り分け表

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・時系列や1軸にチェックポイントを配した切り分け表 ・テーブル型チャートでの切り分け表 で、トラブルの種類や、その対応を探るものが一般的でした。

もうすこし複雑なものを使用することもあります。 そのマニュアルが使われる業界や事業所属性、所属者のバックボーンなどを反映させて、経営工学や経済学などのデータ分析でよく使われる、チャートやパターンを中心に据える方法も良く使われます。 一方で、データ分析などに用いる図表は、技術系の管理者用マニュアル以外ではあまり使用されません。

これは、理工系のチャート類とは異なり、経営工学や経済学の図表の場合、一見してイメージで誰にでも伝わりやすい図形が採用されているため、バックボーンがなくても理解されやすいためです。

こういったタイプの分岐では、項数と段数が多く、生産現場や現業系では理解に時間がかかることも少なくありません。 そのため、指示管理的な立場にある現場技術者などのマニュアル側にだけ入れるか、事前に各スタッフなどに教育研修を行い、内容を理解させることが必要です。 また逆に、一般のスタッフでは読めないよう、敢えて複雑な分岐として、管理者用マニュアルにだけ入れるといった運用もあります。

大手中心に、モバイル型端末によるこうした記録や診断が取れることから、トラブル対応の切り分けTREEでも、部分ループや、分岐の重みづけ、三叉他複数叉によるチェックポイントごとの重みづけ等を利用して、複雑な診断系をデザインできるようになりました。 こうした技術を使って、予期せぬ事態に自動で対応する「動作指示」設計へのテストや、予期せぬ事態自体をAiなどによる学習で分析させる「機械学習」などが、生産管理等では流行中です。

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また、電源が使えなくてもだれが見ても行えるアナログのペーパーベースマニュアルでも、「今できる最大の減災や緩和策、稼働と休止バランス」を探るため、マンダラ型チャートなどを利用しているところも増えました。

単に中心9コマが8方向に遷移するものもあれば・・・

・・・ものによって9ブロック中の9コマの一部が進行するタイプの設計や運用のものなども見られます。 これらを、事実判断やプロセス進行チェックの判断に試用する際は、その判断の相関性を客観的に判断と検証する作業が必要。 こうした複雑なマトリックスをとる時には、一般的に生産工学やその他広い範囲を抑えたコンサルティングの専門家などによる、リスクの詳細分析に基づく対応フローが必要です。

こちらは、「女子社員なら、多くが利用している」業務とプライベートを兼ねた分類表の例ですが・・・ ペライチマニュアルでは、末端のユーザーに向けては、このくらい情報量を少なく絞ったものも、わかりやすさで人気です。

こうしたさまざまな形式のぺらイチマニュアルの役目としては・・・ 1:日常利用(目的・使い方) 2:緊急時利用(目的・使い方) 3:プレリリースから完成版マニュアルまでのフィードバック用(目的・使い方・作り方) などに使えると覚えておくといいでしょう。

◆マニュアル作成をスピーディーに行うこつは?

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とりあえず間に合わせ的に、あるいは全体の工程的にスピーディーにマニュアルを作りたいとなると、作り方の見直しはMUST。

やはりおすすめは、マニュアル作成ソフトやツールの利用です。

先ほどまでご紹介した工程から、作り方の途中「エクセルシートによる様々な分析部分」までは自前で行い、その章や項目だてからこれらのマニュアル作成ソフトやマニュアル作成ツールを使用します。

サービス業界を中心に、ツールやソフトを使ったWEBやモバイル端末用での作り方のマニュアルが増えた

日本の各産業が各国に比べてもとくにすぐれているといわれている大きな特徴は、各種のサービス面。 ですが、外国人労働者も増え、また日本らしい文化や身のこなしなどを徹底して叩き込まれていない世代も増えた今、サービスの質は労働者間でばらつきが出やすくなったといわれています。

CONVINIENCE STORE CUSTOMER SERVICE SKILLS 1-コンビニ接客マナー研修講座 - YouTube

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以前なら、エクセルなどをつかったマニュアル的な手順書作成、作業時のコツ、エクセルでのチェックリスト作成とフィードバックなどを、社内サーバなどを介して行ってきました。 ですが、現在、とくに接客業などで評判の高い企業を中心に、業務用モバイル端末などを用いた動的で見やすく、あらゆる例をふんだんに採用したマニュアルを本格的に作成するところが増えています。

OPEN EV 沖縄県教育委員会 教育支援ビデオ|レジスターの打ち方 - YouTube

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業務中も常にあらゆるマニュアルにある動きの例や状態の例などの情報確認を行うことで、作業のコツとポイントを見落とさずに、すべての従業者が「均質なサービス」を行えるような運用が取り入れられています。 このデジタルデバイスから常に確認できるタイプのマニュアルにかぎらず、ペーパーベースのものも、マニュアル作成ソフトやその中のムービー作成機能を使って作成しているところが多いのです。

Four Seasons Hotel George V, Paris - Professional Bed Making and Cleaning Tips - YouTube

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とくに接客業や、デスクワークでも若手の採用者、またひろく顧客に向けたマニュアルでも、現在は、そのコツを動作の細部からも伝えてくれる「動画によるあらゆる例示などをふんだんに用いたマニュアル」が増えています。 その分作り方も面倒。 専用のマニュアル作成ソフトを利用すれば、どんな順番や項だてで作成すればよいか、またどのあたりで画像を差し込めばわかりやすいかといった提案も含めて既にテンプレートなどに入っているため非常に時短で、無駄なく作成できます。

ペーパーベースの時と異なり、e-ラーニングや各支店での共有などもスムーズに行えるため、メインをWEBやデジタルマニュアルに、そして緊急時電源が使えないときや、避難が必要な時の記録類とマニュアルとして、WEBやデジタル作成したものを紙媒体に印刷する機能を備えたものが選ばれています。 またこうしたツールで作成すれば、常に、WEBやデジタルマニュアルと、e-ラーニング、改変の都度出力するペーパーベースのマニュアルの間に、自動的に同期がとれている=Version管理の手間が軽減される点も魅力となっています。

◆でも手抜きして、すぐにマニュアルを作ってしまいたい・・・そんなときにおすすめの作り方 簡単に作成できるマニュアル作成サービス&ツールが便利!

最近はマニュアルにもさまざまな「簡単に作れるツール」が登場しています。 マニュアルの作り方も非常に簡単なものまであり、指示通りにテキストを入力。 場合によっては動画や写真、イラストなどを作って差し込んでいけば、難しいプログラミングや章立てを自分で考えずに、ある程度見やすいものが出来上がります。

有料/無料のさまざまなものがあり、有料タイプでは月額課金のクラウド型や、ソフトウェアとして提供されているタイプなど様々です。 アクセスは便利ながら、全てサービス企業のクラウド内に保存されるタイプなどでは、たとえば社内サーバに保存してのe-ラーニングファイルの管理などと連動させた動画等利用は困難。

この場合には、ファイルやペーパーでのクラウド内マニュアルと、動画他番組視聴アクセス権記録設定を行った動画や静止画ファイル、e-ラーニングファイルへのリンクなどを持たせたマニュアルとして、クラウド内を記述する形などで利用を行うとよいでしょう。 では、続いておすすめの、マニュアル作成ソフト&サービスをご紹介します!

◆おすすめのマニュアルの作り方各種ツール&サービス(1) ・コニカミノルタの業務資料とマルチデバイス対応+20か国リアルタイム翻訳まで備えた高機能サービス「ナレッジ共有ツール AiLingual」

サービス業やITなどを始め増えつつある外国人労働者に、しっかりとしたマニュアルを備えるのは、かなりの労力も費用も掛かります。 また各言語間での内容の精査などもなかなか大変。 そこで非常に力になってくれるのが、大手精密機器家電のコニカミノルタ「業務資料作成とマルチデバイス対応に配布+20か国リアルタイム翻訳」までをこれ1本で備えた、「ナレッジ共有ツール AiLingual」です。

PCやスマホ等端末での表示や、ドキュメントやスライドとしての利用が可能なファイルタイプにも対応。マニュアルの作り方に対しても、用語集が作成できた里、ワンクリックでの共有化、フィードバックを得るなどもでき、グループウェア上でマニュアルそのものを編集しているかのような、アジャイル的な作り方での展開も可能です。 現在社内で利用している動画や画像、ワード、エクセル、パワーポイントのファイルもそのまま挿入できるので、電子マニュアルとしてはほぼフルカバーで使えそうです。 資料自体の検索がしやすい点も便利。

今回ご紹介するなかでも、非常に多機能高品質ですが、作り方は非常にシンプルな操作で済むのも大手ならではの配慮です。 リンク先には各種活用例が紹介されていあります!

◆おすすめのマニュアルの作り方各種ツール&サービス(2) ・作り方カンタン!大手各社も利用している、WEB&ペーパーが一度に作れる便利なクラウドサービス「Teach me Biz」

1か月5000円から利用できるクラウド型のマニュアル作成サービス。 マニュアル作成機能、ファイル出力機能、社内WEBでの公開機能などの豊富な機能が魅力的です。 動画や画像拡大、パーツ共通化などさまざまな要素が詰まったツールなので、マニュアル作成工数の削減もでき無駄がないだけでなく、かつ的確な読み手側の動線を意識した作り方ができます。

大手の国内都市銀行などが既に利用し、リリースから2年で1000社以上が利用しているというほどで、安定度と知名度、導入実績例も豊富です。

無料でマニュアル作成WEBツールがトライアル利用できます。 マニュアル作成ツール「TeachmeBiz」

◆おすすめのマニュアルの作り方各種ツール&サービス(3)e-learningとの互換性抜群!クラウド&パッケージで日本のマニュアル作成ソフトの老舗~テンダの「TEんDO」

非常に高機能&多機能のマニュアル作成ソフトとして有名な株式会社TENDA クラウド型とインストール型のマニュアル作成サービスがあり、商業店舗から事務系大手各社まで含め、既に2000社以上での導入実績を持っています。 マニュアル作成機能、ファイル出力機能などの他、非常に使い勝手が義いのが、同じTENDAのe-ラーニングシステム「GAKTEん」との連携共有がとれること。 ユーザー数の多い企業でも、しっかりツカエル分、月額費用は68000円からとお高めです。

◆おすすめのマニュアルの作り方各種ツール&サービス(4)無料で使えるマニュアル作成WEBツール「フリーマニュアル作成」

ライトウェイトな内容のマニュアルなら、無料で使えるWEBツールでマニュアル作成が簡単に行えます。 WEBで簡単にマニュアルが作れる マニュアル作成ツール「フリーマニュアル作成」 兵庫県のシステム会社が提供している無料サービス「フリーマニュアル作成」では、エクセル形式・PDF形式でマニュアルが作成できます。 このシステムを使って作成した、エクセル形式マニュアル例と、PDF形式マニュアル例もこちらのサイトで配布中。 こちらで出来上がったものをたたき台に、社内グループウェアなどに展開するマニュアルを作成するのもいいかもしれません。

◆おすすめのマニュアルの作り方各種ツール&サービス(5)~丸投げOK、自分で作成する企業のためのノウハウレクチャーにも定評!官公庁から大手企業まで経験豊富なマニュアル作成の専門業者 株式会社ヒューマンサイエンス

さまざまな専門業者がありますが、中でもおすすめなのが、官公庁や大手企業での多数のマニュアル作成実績がある株式会社ヒューマンサイエンス。 各社のマニュアル作成担当者が知らない、「各業界の業務理解用eラーニング教材」なども多数手がけています。 一般向けマニュアル類から法務や事故事例コンテンツなど各業界のプロのためのマニュアルまでを広く手掛けていることから、情報セレクトの質そのものが優れている点が評判です。 マニュアルを自社で作成するときのポイントに絞った研修会なども開催しており、マニュアル採用企業の多数の事例や、マニュアルのサンプル例なども、同社サイトから確認できます。

◆マニュアルの作り方についてご紹介しました。

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今回は、わかりやすいマニュアルについてのポイント マニュアル自体の作り方 カンタンに使えるツールなどについて、コツと例(エクセルや作成ソフトによるものなど)を含めてご紹介しました。 ですがやはりマニュアルに対しては、多くの人の目に触れてすぐに使いやすいという点だけではなく、次の業務見直しやシステム更改などのときに部外者や引き継いだ企業担当者が見て「これはわかりやすい」と思ってもらえる品質を目指すのが一番。 こういった部分は、たとえばIT系ならPM以上の方が最後は担当する部分ですが、やはり各種の経験がものを言います。 普段の業務の中で、あらゆる情報をしっかりもらさず把握して、的確なポイントを押さえたマニュアルを提供したいものですね。