今更聞けないslackの使い方って?人気ツールの登録~機能をご紹介!

ビジネスの場において、関連するメンバーとのコミュニケーションは欠かせないもので、古くは電話やFAX、また、ITが普及した現在ではメールがその主な手段となっています。 ただ、2000年以降当然のように扱われていたメールでのコミュニケーションには、下記のようないくつかの問題点もありました。

大量のメールとその管理

誰しもが、ビジネスメールにおいて、溢れかえるメールにうんざりした経験があるはずです。 自分宛てのメールにとどまらず、自分のアドレスが複数のメーリングリストに含まれているほど、関連性の低いメールが何通も送付されることとなり、結果的に、それが受信ボックスの混乱を招きます。

リアルタイム性がない

メールシステム自体が、「受信ボックス」「送信ボックス」という概念のもとに成り立っており、メッセージのリアルタイム性が重視されていません。 スピード感を必要とする議論において、メールはそれに適しているとはいえません。

他サービスとの連携

メールサービスはあくまでひとつのツールであるため、ファイル共有やプロジェクトの進捗管理など、そういった外部システムとは切り離して運用されるのが一般的です。 しかし、作業フローを考えると、これらは合理的ではないと言えるでしょう。

このような問題点を解消する、新たなコミュニケーションツールが近年次々と誕生しており、特に業務効率化を推進する企業や、ベンチャー企業、IT系企業などではすでにそれらが導入されています。

slackとは、チャットのような使い方ができるコミュニケーションツール

近年、コミュニケーション系ソフトとして近年注目を集めているのが「slack」です。 slackとは、チャットのように柔軟な使い方ができるコミュニケーションツールで、その他いくつかリリースされているチャット系ソフトの中でも、slackは特に拡張性が高く、その使い方によっては多くことが実現できる、広い可能性を秘めているソフトとして話題となっています。

slackの概要

slackをひとことでいえば、「チーム内のコミュニケーションを円滑にするソフト」です。 チームで業務を進めて行くにあたり、問題となるのは「どのように情報を共有するか」で、それはテキストベースで伝えられる情報であったり、時にファイルそのものを確認する必要があったり、実際に会話をして詳細を議論する必要があったり、とさまざまです。 そういった、チーム内におけるコミュニケーション全般を円滑に進めるためのプラットフォームとしてslackが存在しており、これは従来のメールと電話によるコミュニケーションを格段に円滑化させます。

slackの成り立ちとバージョン等

slackはアメリカのSlack Technologies社により開発・運営されており、2013年にその初期バージョンがリリースされました。 slackとは「Searchable Log of All Conversation and Knowledge」の、単語頭文字を取って付けられた名称で、グループワークの円滑化と、情報の共有、ログの検索などの使い方を主な目的として開発されました。 現在、欧米を中心に世界中で利用されており、2017年11月に正式にslack日本語版がリリースされました。 無料版と有料版、および、より大きな企業などでの、大量アカウントでの利用を想定したエンタープライズ版が存在しており、デスクトップ、およびスマートフォンのアプリとしても利用できます。 日本語化対応されたことにより、これまで導入を見送っていた企業でも、順次slackを導入する動きが起こっています。

クラウドサービスとしてのslackの優位性

従来のメールは、社内にメールサーバやメール用ストレージという存在が必要で、クライアント内のメールソフトとメールサーバおよびストレージを連携させて、メッセージ資産を自社内で管理する方式が採られていました。 メールという一つのコミュニケーションを実現するために、沢山の設備や人手、さらには設備の老朽化に対する数年に一度の更改作業が必要となり、この点も常につきまとう問題点とされていました。 反面で、slackに代表されるチャットサービスの多くは、クラウドサービスとして提供されており、メッセージやファイルを蓄積するストレージや、サーバ、クライアントソフトやそれらを利用するためのスペース(データセンター)、通信設備に至るまで、すべてにおいて提供会社のインフラを活用することができます。 企業のIT部門からするとこれは大きな魅力であり、管理の手間を省くことで、従来よりも少ない投資で、安全性を高く、設備を常に最新の状態に保ちながら、最新のサービスを使い続けることが出来る、ということを意味します。 こういった理由からも、多くの企業にてメッセージサービスのクラウド化が推進されつつあって、最近日本語化されたslackやその他チャットサービスの必要性に、改めて関心が集まっています。

他ビジネス向けチャットサービスについて

現在、slackと同じように、日本語に対応していて、ビジネス向けのグループ内チャットを主な機能とするサービスには下記のようなものが存在しています。 【ビジネス向けチャットサービスの一覧】 ・slack ・チャットワーク ・LINE WORKS ・Yammer ・kintone これらは数あるチャットサービスの中のわずか一部ですが、各社のサービスごとで、チャットを円滑に行えるサービス、また、グループウェアとして通用する豊富な機能を持つサービスなど、強みが異なっているのが現状です。 なかでもslack日本語版はエンジニアなどを擁する、IT系のプロジェクトに強いとされおり、現在他いくつもある日本語系ビジネスチャットサービスの中でも、特に広く利用されていると言われています。

slackの主な機能

slackが有している機能には、主に下記のようなものがあります。 ・メッセージサービス ・グループチャット ・タスク管理 ・音声通話 ・ビデオ通話 ・画面共有 ・ファイルアップロード ・アプリ連携 提供会社では、slackはグループウェアの一種として位置づけられており、上記の基本的な機能にとどまらず、アプリ連携によってさまざまな使い方ができることを提案しています。

slackの主な使い方(1):メッセージサービス

日本語版slackは、LINEやFacebookチャット、Skypeチャットなどに代表される多くのチャットサービスと同じく、1対1でのチャットを実現します。 特定のslackアカウントに対し、通知をしながらメッセージを送信することが可能で、このあたりの使い方は一般的なチャットサービスや、メールに近いものがあります。 もちろん、ファイルを添付するような使い方も可能で、チャットサービスであるため、slackはメールに比べてリアルタイムでの送受信が可能になっているとされています。 また、同じくslackでは、一般的なメールのような、受信フォルダ・送信フォルダや、受信したメールを「自分宛てなのか」「自分を含むグループ宛てなのか」という観点でフォルダで分けする、というような概念がないため、関連性の低いメールが次々と送られてくることでメールフォルダが煩雑になってしまう、というようなこともなく、受信したメッセージをすっきりと整理できるところも利点とされています。 メッセージを検索する性能にも優れており、受信したメッセージをアーカイブして、必要となった際に瞬時に取り出す、という使い方を想定したうえで設計されています。

slackの主な使い方(2):グループチャット

slackはチャットサービスであるため、複数のアカウントを含む「グループ」を対象とするチャットとしての使い方ももちろん可能です。 従来のメールサービスでは、こういった環境をメーリングリストにて実現しており、これはメッセージのリアルタイム性や、メンバーそれぞれの活発な発言を妨げる要因となっていました。 LINEグループなどイメージできる、アカウント間のリアルタイムな発言が可能となることで、それまでにはない円滑なメッセージ交換が可能となります。 もちろん、グループ内での発言権の管理も可能で、特定のアカウントだけの発言が許可され、重要性の低いアカウントには閲覧の権利しか持たせない、というような設定によってグループトークを進めることもできます。

slackの主な使い方(3):タスク管理

グループウェアとしての機能として、タスク管理としての使い方も想定されています。 個人アカウントとしてのタスクを作成し、それをプライベートで確認したり、またメンバー内で共有することもできます。 また、タスクはグループそのものにも設定することが可能で、日本語版slackでも「To-Doチャンネル」と呼ばれるタスク管理のための作業スペースによって、あるタスクがメンバー内の誰によって進められているのか、また進捗管理は誰によって行われているのか、ということを明らかにしながらタスク管理を進めて行くことが可能です。 タスク管理においては、アプリ連携をして、外部のタスク管理ソフトを活用する使い方もあわせて提案されています。

slackの主な使い方(4):音声通話

slackは基本的にテキストチャットでのコミュニケーションを想定していますが、音声通話での使い方も可能となっています。 「slack通話」と呼ばれる通話サービスが利用可能で、直接やり取りをしているアカウントとのメッセージ画面から、通話ボタンをクリックすることで簡単に通話発信が可能です。 また、コミュニケーションツールならではの特徴として、グループでの通話もできるようになっており、1対1の通話にユーザを招待することで、複数アカウントで実際に通話を進め、電話会議やビデオ会議をするような使い方も可能となっています。

slackの主な使い方(5):ビデオ通話

slackでは、音声とあわせビデオ通話としての使い方も可能です。 具体的な使用方法は「slack通話」による音声通話の手順とほぼ同じとなっています。

slackの主な使い方(6):画面共有

slack通話サービスの一環として、画面共有の機能も有しています。 通話の最中に操作をして、自分の端末にある画面を通話相手となるアカウントに見せて、共有する使い方が可能です。 また、画面内のツールを使うことで、共有された画面に書き込みを行うことも可能となり、特に確認すべき事項や強調したい事項について、画面に印をつけたり文字を入れたりしながら会話を進めて行くことができます。 これらは、音声通話、ビデオ通話、画面共有なども含め、Skypeに代表される通話サービスに通じるところがあります。 また、画面共有のサービスは有料版のみの提供となっているようです。

slackの主な使い方(7):ファイルアップロード

slackにファイルをアップロードして、グループ内で共有する、という使い方も可能です。 この場合、slackのウィンドウにファイルをドラッグアンドドロップするだけで、即座にアップロードが開始されます。 日本語版slackにおいてもファイルへの権限付与が可能となっており、外部リンクを設定することでslackのグループ内にはいないメンバーにも、同じようにファイルを共有することが出来ます。 また、アプリ連携により、GoogleDocsやBOX、DropBoxなどのファイルを共有することも可能です。

slackの主な使い方(8):アプリ連携

slackでは、さまざまな外部アプリとの連携が提案されています。 日常活用しているツールをslackに連携させることで、画面遷移することなく、slackの画面上でそれらアプリを活用することができる、とされています。 実際に、slackの日本語サイト上には100を超える外部アプリが連携可能な状態で用意されています。 下記は、その代表的なもの例です。 【連携可能なアプリの例】 ・Googleドライブ ・Dropbox ・Twitter ・Googleカレンダー ・Microsoft OneDrive ・Box ・Zoom ・Salesforce さまざまなアプリを柔軟に連携させることによって、従来のグループウェアを越えた存在として、その企業独自の使い方が出来るようになるはずです。

アプリ連携によるslackの便利な使い方:Googleカレンダーとの連携

Googleカレンダーアプリとslackを連携することで、スケジュールのリマインダーをslackで受け取ることが出来ます。 slack内にてそのリマインダーを展開することで、スケジュールの内容を確認することが出来るため、グループ内のメッセージのやり取りとあわせて、スケジュールを一元管理できるようになります。

アプリ連携によるslackの便利な使い方:BOXとの連携

ファイルストレージサービスの一つであるBOXアプリとslackを連携させることで、より柔軟なファイル共有が可能となります。 共有の仕方は、slackアカウント上でBOXのファイルURLを貼るだけとなっています。

アプリ連携によるslackの便利な使い方:Twitterとの連携

日本語版slackはTwitterアプリとの連携もできるようになっており、これにより、Twitter上の特定アカウントのツイートをslackにて表示することが出来るようになります。 Twitter上でのツイートの更新をslack上で受け取り、アプリを移動することなく常にツイートの状況を把握できるため、誰かのツイートをウォッチングしたり、自分のグループに関するツイートを一元管理できるようになります。 また、slack上でツイートを検索できる機能も有しているようです。

アプリ連携によるslackの便利な使い方:Salesforceとの連携

現在営業担当者の案件進捗管理ソフトとして広く利用されている「Salesforce」についても、slackとの連携が認められています。 Salesforceをslackと連携することで、slack上にて、Salesforce内で管理されている顧客の情報を表示したり検索する、というような使い方が出来るようになります。 加えて、Salesforceにて「リード」と呼ばれる、お客様との折衝の回数や提案内容、お客様側の状況などもあわせて管理できるため、例えば営業マーケティングチームとしてslackを導入するような際には、チームメンバーに案件の進捗を随時で共有することが出来るようになります。

アプリ連携によるslackの便利な使い方:Googleドライブとの連携

Googleドライブアプリとの連携によるslackの使い方はBOX連携と近いものがあり、Googleドライブのファイルリンクをslackアカウントに貼り付けチーム内に共有することで、チーム内のメンバーはアプリを遷移させずにファイルを閲覧することができるようになります。

アプリ連携によるslackの便利な使い方:Microsoft系製品との連携

slackと、Microsoft系の製品を連携させる使い方も可能となっています。 OneDriveとの連携は、前述のBOX、およびGoogleドライブとの連携による使い方と似ており、OneDrive上のファイルリンクをslackにて共有することで、アプリの遷移を行わずに、slack内にてOneDriveのファイルを閲覧することが出来るようになります。 また、Azure ActiveDirectoryと連携させることで、Azureのポータル画面にてslackのアカウントを作成したり、変更することが可能となります。 Azureについても、近年日本語版が整備されたことにより、企業での導入機運が高まっていることから、こういったツールとの連携は、IT担当者には注目されるべき点でしょう。

まとめ

ビジネス向けグループチャットサービスであるslackの詳細について、まとめてみました。 プライベートでのメール利用が減り、LINEに代表されるチャットアプリでのやりとりが一般化していることを考えると、ビジネスにおいても、グループ間のコミュニケーション手段がメールからチャットに移っていることは理解できます。 今後、これらサービスがより成熟していくことで、より便利に、かつ円滑に仕事を進めて行くことができる環境が整っていくと思うと、楽しみですね。