【仕事の効率化】仕事が出来るビジネスマンの仕事効率化テクニック

仕事が出来るビジネスマンの仕事効率化テクニック1-1:基本的なこと

まずは基本的なことからお話します。「あの人、バリバリ仕事をしているね。」「あの人は生き生きとして見える。」という方を見たことはありませんか。「バリバリ」、「生き生き」ですから、よくコマーシャルにも出てきますが、「ファイトー一発!」などの場で見られるやみくもに仕事をしている人です。 こういう人は目の前にある業務についてはどんどんこなしていきます。しかし、仕事ができる人ではありません。どういうことでしょうか。実は、この人はひょっとしたらやらなくてもよい仕事までしているかもしれません。では仕事の効率化とはどういうことをいうのでしょうか。

仕事が出来るビジネスマンの仕事効率化テクニック1-2:アプリやツールを利用する方法も

ここで考えたいことは「大切な仕事」とそうでない仕事の区別です。仕事ができる人はアプリやツールを利用するなどして表題にある仕事の効率化がわかっている人なのです。では、仕事の成果を大きくするための仕事の効率化を図るためにはどうすればよいか、その大切なポイントについてご紹介していきます。

仕事が出来るビジネスマンの仕事効率化テクニック2-1:仕事を緊急事項と重要事項に分けて考える

仕事は優先事項を決めて行うことが大切です。では優先事項をどのように決めるのでしょうか。それは、仕事1つ1つに「緊急事項」と「重要事項」を決めることです。そして、次のように仕事を区分けします。(1.から優先事項ということになります。)それぞれについてポイントを解説します。 1.緊急かつ重要な仕事 優先順位一番の仕事ということです。例えば、間近に迫った顧客や取引先との取引きの資料作成という業務です。これをおろそかにしては仕事になりませんね。優先順位一番の仕事ですから、この仕事中に入ってきた仕事は後回しにしなければなりません。また、他に緊急や重要な仕事があったとしてもこの仕事を優先させなければなりません。 2.緊急ではないが重要な仕事 月末に行う業務報告などがこれにあたるでしょう。今が月初めならば、月末まで日数があるのですからあわててする仕事ではありません。ただ、月末の決算時に重要な資料となるものですから非常に重要です。月末が近づいてきたら、期日を守って仕上げる必要がありますから、1.の緊急かつ重要な仕事に変わります。緊急ではないが重要な仕事は、1日で仕上げることが難しいのが一般的です。日々少しずつこつこつとしていく仕事ということです。 3.重要ではないが緊急な仕事 「飛んできた!」という仕事ですね。「あのお客さんの資料、10時までに見つけておいて!」・・・緊急かつ重要な仕事をしているときにこういう緊急の仕事が入ってくると、「やめてくれー!」と叫びたくなることもあります。10時まであとどれぐらいの時間があるかにもよりますが、あまり時間がないのなら優先事項にして先に資料を見つけましょう。 4.緊急でも重要でもない仕事 「来月のスタッフ会議の打ち上げの参加表を作って回しておいて。」「年末のボーリング大会の景品を準備しておいて。」などがこれにあたります。仕事ではないとも言えますが、上司からの依頼ですので業務の内です。「緊急でも重要でもない仕事」で気を付けたいことは「忘れる」ということです。手帳に「いつまでに」という期日をしっかりと書いておく必要があります。 いかがでしょうか。このようにして仕事に優先順位をつけて業務をすることは、仕事の効率化を図る上で非常に大切なことなのです。アプリやツールを利用して優先事項をしっかりと決めて仕事をするようにすれば、仕事に追われることもなく、仕事ができる人になるのです。一つ一つの仕事を「緊急事項」と「重要事項」に分けてみてください。仕事の効率化で必ずうまくいく方法です。

仕事が出来るビジネスマンの仕事効率化テクニック2-2:不測の事態に備えるということ

仕事の効率化を図るためには「不測の事態に備える」ということも大切なことです。優先事項をきちんと決めて仕事を開始したのはいいが、突然社長さんから呼び出しがかかるということもあるということを想定しておかなければならないということです。「緊急で重要な仕事がありますから後にしていただけませんか。」とは言えないですね。次の2つの事例を見ていただければよくわかると思います。 明日10時に始まる重要な会議の資料は前日に仕上げて帰ること・・・これは基本中の基本ですね。しかし、前日に飲み会があったため、9割程度できた資料を「明日8時に出勤してやればいいか。」という思いでいると、電車の遅延で朝9時の出勤になってしまったらどうでしょう。「不測の事態」が起こったわけです。また、今日社長に提出する資料をパソコンで作成していた。 出勤してみると前日に保存したはずのデータが保存されておらず、あわててもう一度作りなおすことになってしまったということも「不測の事態」です。これはデジタルの怖いところで、最悪の事態を経験された方も多いのではないでしょうか。このように、「不測の事態」にも備えておくことも仕事の効率化を図るために非常に重要なことになります。この急場を解決するためには、時間に余裕を持って仕事をすることですね。

仕事が出来るビジネスマンの仕事効率化テクニック2-3:アクションプランの作成

仕事の効率化を図るための方法として、仕事そのものを整理することが大切です。よくアクションプランといわれるものですが、部署やチームで仕事分担をしたり、その業務をそれぞれがいつまでにするかを共通理解したりして行うという方法です。これには部署やチームでの共通理解が必要ですから、あなたが上司なら、明日からでも取り入れて欲しいと思います。あなたが平社員なら、ぜひ上司に提案をすることをおすすめします。 会議のあとの記録が活用されていない会社が多いです。会議のあとに何が決まったのか何が決まらなかったのかということが羅列されている議事録だけでは意味がありません。その議事録をもとにしてアクションプランを作成することで仕事の効率化が図ることができます。決まったことに対して、原案づくりをするなど誰が中心になるのか、期限はいつまでかなどについて共通理解することが重要です。

仕事が出来るビジネスマンの仕事効率化テクニック2-4:整理整頓するということ

さて、仕事の効率化のためには「整理整頓」ということも大きく関わっています。企業では仕事を効率化させるための整理整頓の方法を取り入れているところも多いです。これは、机上整理をはじめ、引き出しの中やロッカーの中などを整理することが業務に大きく影響する方法です。これは、集中力にも関わる問題で、散らかった机上では集中して仕事ができないということなのです。また、用具がどこにあるかについても、いつも同じ場所にあれば探す必要がないということですね。 特に、事務作業で整理、清掃、清潔などを職場で実践することで仕事の効率化が図ることができる5Sというものは大切になります。身の回りの清掃、文房具の位置、ふだんよく使う資料の場所、不足になったコピー用紙のある場所など、整理整頓、配置をきちんとしておくことで、仕事の効率化を図ることができるということです。このことが社内(部屋の中)で、みんなで共通理解され、実行していくことで会社の業績にも大きな影響を与えるでしょう。

仕事が出来るビジネスマンの仕事効率化テクニック2-5:午前中が勝負と思うこと

こんな会社があります。「午前中は業務集中タイムのため、社員同士の電話やメールは控えること」これは仕事の効率化を図るために非常に重要なことです。よく言われることですが、人にとって午前中は集中できる時間で、考えること、記憶する業務がはかどるようです。 また、上述しました「緊急・重要」で同じ事項に入る(2つの緊急事項など)仕事がある場合には、午前中にややこしい仕事の方を済ませることが大切です。ややこしい仕事を午前中にがんばって済ませておくことによって、午後は比較的楽に業務ができることになります。アプリやツールを利用することも含めて、これが仕事の効率化につながるのです。

仕事が出来るビジネスマンの仕事効率化テクニック2-6:仕事全体を把握するということ

仕事の効率化をしっかりと考えて行う方の特徴は「仕事全体を把握すると言うこと」です。上述でご紹介しましたが、仕事全体を見て「緊急・重要」をきちんと分けることができるかということです。それを把握して業務をする習慣づけは仕事の効率化のテクニックといえます。 そのためには、次のような仕事全体の把握をする必要があります。 ○ 優先順位をつけるようにする ○ 人に頼めることはないかを確認する ○ アプリやツールを利用できないかを調べてみる ○ 連絡を待っている間にしておく仕事はないかを確認する 以上のようなことを確認しながら仕事全体を把握することが重要です。このような全体把握は仕事を効率化するためには非常に重要なことで、「仕事ができる人」は必ずこのことを実践しています。

仕事が出来るビジネスマンの仕事効率化テクニック2-7:アプリやツールを利用

仕事の効率化を図るためにいろいろなアプリやツールを利用される方がおられます。効率化を図るためにはアプリやツールを利用することは必要なことです。ただ、仕事の効率化と考えずに仕事を楽にしたいという思いでアプリやツールに手を伸ばす方がおられます。これは違いますね。アプリやツールはあなたの仕事をよりよくするためのものと考えてください。

仕事が出来るビジネスマンの仕事効率化テクニック2-8:今の時代の管理職のあり方

仕事の効率化の邪魔をしているというケースがあちらこちらの会社で見かけます。それは、管理職が自分の考え方を変えないということです。60歳近い管理職が持つ考えで業務を行うことは今の社会情勢に合わない場合もあります。これでは業績アップに繋がらないということを自覚しているかということです。部下がせっかく新しい考えを提案しているのにもかかわらず、自分の考え方と違うということで却下してしまうという、非常に危険な状態ですね。急激な社会の変化に対応しきれなくなり、その会社は業績ダウンになっていくことでしょう。 反対に、管理職が「君の考え方はおもしろい。聞かせてくれ。」という柔軟な態度で意見を業務に取り入れていくと、部下もどんどん意見を言うようになり、管理職にとっても活気ある部署、チームになっていくことでしょう。そうなると業績はどんどんアップするに違いありません。管理職が高齢の場合には、特にこのことは心しておいてください。

仕事が出来るビジネスマンの仕事効率化テクニック3:仕事の効率化に成功された方の体験談

さて、ここからはいろいろな職場で仕事の効率化を図っている方のやり方を学びたいと思います。 『私は幼稚園(大規模園)に勤務して2年になります。残業が多く悩む日が続いていました。担当している園児や同僚のことを考えると、どうしてもその日のうちにやってしまいたいという思いが勝ってしまい、いろいろな業務に追われて残業になってしまいます。そこで次のようなことを実践しました。「あれもこれもとしていくのではなく仕事のパターンを覚えた」ことが非常に役立ちました。 園児に関わることはなかなか削れませんが、事務処理のような業務についてはある程度パターンが決まっていることに気付きました。アプリやツールを利用して月初めに出すクラスだよりも毎日少しずつしていくことで月末にまとめて苦しまなくてもいいということです。アプリやツールは今かなりいいものが出ていますので役立っています。また、毎日作成する日案は仕方ありませんが、週案も毎日少しずつしていくようにしました。 仕事の効率化ってこういうものなんだと感じました。アプリやツールを利用することで残業時間は計ってはいませんが確かに減少しています。さらに、アプリやツールを取り込んで保存し毎日少しずつしていくことで、確認する時間も生まれ、ミスも減少しました。私が心がけたことは、このほかにも次のような取組みをしました。 ・今までは手書きでしていたものをパソコンで作成できる書類はアプリやツールを利用しパソコンで行う ・今まで配慮のいる園児のことも交えて話し合っていた打ち合わせ会を短時間で切り上げるようにした(私が担当している年中担当の先生方と共通認識した。また、打ち合わせでの園児のことは別の日に設定し話し合うようにした) ・その日の業務を切り上げる時間を設定した などです。これだけのことで残業時間がかなり減りました。』

仕事が出来るビジネスマンの仕事効率化テクニック4:まとめ

いかがでしょうか。ご紹介しましたように仕事の効率化に一番有効なことは、業務に優先順位をつけることです。順位をつけるだけでも時間短縮になり、人に迷惑をかけないということにつながります。日々の仕事に優先順位をつけて業務をする習慣をつけるようにしていただきたいと思います。 また、電話やメールなども多い場合もありますが、そんな場合にも「ダラダラ」はいけません。業務中ですから時間を決めて業務に取り組むことも非常に大切です。アプリやツールを利用するなどして自分なりに大まかな目標を持つことで仕事の効率化は図られます。ぜひここでご紹介しましたことを実践していただければと思います。