【入社承諾書の扱い方】書き方/添え状/提出方法/辞退するには?

入社承諾書というのは具体的にどのような書類なのかというと、企業から内定をもらった後に、「余程特別な理由がない限り、御社に入社します」という誓約を企業に対してする書類です。 基本的に法的な拘束力のある書類ではなく、企業との約束の書面での取り交わしという風に考えてみて下さい。当然企業は、折角内定を出したあなたには確実に入社してもらいたいと考えているわけですから、こういった書類を取り交わすことで確実に入社してもらう、と言うことを意図した書類です。

入社承諾書の書面はどのようなもの?何を書くのか?

入社承諾書はどのようなことを実際に書くのでしょうか。 結論から言うと、入社承諾書は企業によってフォーマットが異なりますので、入社する企業によって細かい内容は異なります。確実に記入する項目を挙げるとしたら、 ●氏名 ●住所・連絡先 ●捺印(シャチハタ以外) これらが確実にどの企業にも存在する項目です。 この項目以外にも企業によっては、身元保証人が必要となる場合もあるので、その場合はご自分の家族や親戚等に身元保証人を引き受けて頂く必要があります。身元保証人というのは、あなたが万が一企業に対して悪意のある損害(会社のお金を盗んだ、会社のお金を私的に流用した、など)を出した場合に、その賠償を保障する人間のことです。身元引受人を引き受けた方に迷惑をかけないためにも、会社に対して大きな迷惑と損害を出すようなことは当然慎みましょう。

入社承諾書に同封する添え状とは?

入社承諾書を企業に対して提出する際に、添え状を一緒に同封して提出するのが一般的なマナーです。必ず添え状をつけるもの、という厳密なルールが定められているわけではありませんが、これから入社する会社に対してのお世話になります、という意味でも添え状は必ず同封すべき書類です。 それでは具体的に添え状に記入するテンプレートを二種類ご紹介します!

入社承諾書の添え状書き方テンプレート①

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このような形式でワードファイルで作成するのがベストです。

                       20△△年〇〇月〇〇日 株式会社〇〇〇商事 〇〇〇部 〇〇課 内定太郎 様                          〒〇〇〇-〇〇〇〇                       〇〇県〇〇市××町1-11                              内定 次郎                    TEL:△△△-〇〇〇〇-□□□□                    E-mail:××××@naitei.ne.jp                 拝啓 〇〇の候、貴社におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。 この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。 つきましては、以下の書類を送付させて頂きますので、 ご確認頂けますよう、お願い致します。 まだまだ、至らぬ点等多々あるかと存じますが、 今後もご指導、ご鞭撻の程、何卒よろしくお願い申し上げます。                                敬具                  記               入社承諾書 1部         普通自動車第一種免許証のコピー 1部                                以上 これがテンプレートその①です。基本的に添え状に記載する項目は、 ・提出する日の日付 ・相手の企業名、部署、氏名(入社承諾書が送られてきた相手に返信という形なので、企業から届いた封筒の宛先に返送しましょう。多くの場合は返送用封筒が入っています。 ・あなたの住所、連絡先等 ・例文 ・封筒に同封されているもの これらが具体的に添え状に記入する内容です。 テンプレートでは丁寧な言い回しにしていますが、あなたのビジネスマナーを入社する企業に見せることの出来る良い機会なので、添え状もきっちりと作成しましょう。

入社承諾書の添え状テンプレート②

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基本的な構成はテンプレート①と同様です。

                       20△△年〇〇月〇〇日 株式会社〇〇〇商事 〇〇〇部 〇〇課 内定太郎 様                          〒〇〇〇-〇〇〇〇                       〇〇県〇〇市××町1-11                              内定 次郎                    TEL:△△△-〇〇〇〇-□□□□                    E-mail:××××@naitei.ne.jp 拝啓 〇〇の候、貴社におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。 この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。 貴社に入社後、4月からますます気を引きしめて業務に取り組んでいく所存でございます。 まだまだ、至らぬ点等多々あるかと存じますが、今後もご指導、ご鞭撻の程、何卒よろしくお願い申し上げます。 つきましては、ご教示頂いた下記の書類を送付させて頂きますので、 ご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。                               敬具                  記               入社承諾書 1部          普通自動車第一種免許証のコピー 1部                               以上 基本的な構成は、入社承諾書の添え状テンプレート①と同じ構成ですが、やや言い回しを変えたバージョンとなります。 添え状テンプレート①と内容的に異なる点は、入社後頑張っていきたい意思を示しているのと、指示頂いた書類をしっかりと同封していますよ、と表現を加えたバージョンになります。 入社後の意思を書き加えることで、企業側からの印象もやや変わってきます。 また、添え状というものは入社承諾書を提出する際にのみ書く書類ではありません。あなたがその会社に入社した後も、例えば顧客に対して何かの資料や請求書などを郵送する際にも添え状を作ることはありますし、今後書くタイミングがある書類です。入社承諾書の提出というイベントを通して、添え状の書き方は、頭に入れておきましょう。

入社承諾書を提出する際の封筒は?

入社承諾書を企業に提出する際は、ほとんどのケースで入社承諾書と返送用の封筒が同封されてくるので、その封筒に入社承諾書等の必要書類や添え状を同封して返送することが一般的です。 こういった場合の企業側が用意している封筒は、既に送り先の住所が封筒に書いてあるケースがほとんどです。しかし、ここが注意ポイントの一つ。封筒の表面に書いてある宛先、宛名には手書きで二重線で訂正の上、必ず「御中」と記載するようにしましょう。また、宛名(担当者名)には、必ず「様」をつけるようにしましょう。

こういった封筒の書き方は、入社承諾書の場合だけではない!

宛先、宛名の書いてある封筒で二重線で訂正をして「御中」と書いたり、宛名に対して「様」とつけたりするのは、入社承諾書の封筒に限ったことではありません。これは郵送等で封筒を相手とやり取りする際の一般的なビジネスマナーとなります。封筒の「御中」「様」の書き方のルールを知らないと、封筒を受け取った相手からは、「封筒のマナーすら知らないのか」とあなたに対してマイナスなイメージを抱いてしまう可能性があります。 たかが封筒、されど封筒なのでこの機会に常識的なビジネスマナーを覚えてしまいましょう!

入社承諾書を提出する際の封筒の裏面は?

封筒のマナーばかりに気を使っていると、裏面に自分の名前や住所を書くのを忘れてしまうこともあります。 封筒の裏面の名前、住所の書き方は通常の郵便物を出す際と同様左下に記入します。最後ポスト等に投函する際には、一度裏面を書き忘れていないかしっかりと確認してから封筒を投函することをオススメします。

入社承諾書を提出する際の封筒はどのような色、サイズを選べば良い?

封筒をコンビニや文房具店などで購入したことがある人は分かると思いますが、封筒にも様々な色やサイズのものがありますがどのようなものを選ぶのが良いのでしょうか。 色→基本的には白もしくは茶色の封筒がベストです。奇抜なものや、絵柄等が入った封筒は、こういったビジネス面ではふさわしくないため、オーソドックスな封筒を選ぶようにしましょう。 サイズ→封筒には様々なサイズがあることをご存知でしょうか。多くの企業で入社承諾書はA4サイズのため、A4サイズの紙が三つ折りで入る封筒サイズがベストです。この場合の封筒サイズは長形3号というサイズを選びましょう。封筒が入っているビニール袋に封筒サイズが書いてあるため、購入する際に確認して購入しましょう。

入社承諾書の提出後に内定を辞退することは可能なのか!?

これについては結論から言うと可能です。先述の通り、入社承諾書という書類はあくまでも法的な拘束力はなく、企業とあなたとの入社するという約束を書面で表したものなので、辞退すること自体は可能となります。やむを得ない事情があったり、どうしても・・・という理由があれば辞退は可能です。 しかし、企業はあなたの採用に対して大きなコストと時間を割いています。もし、あなたが入社承諾書での契約の取り交わし後に辞退するということになれば、企業は新たに人材を採用しなければなりませんし、それによって企業の採用計画に大きな狂いが生じます。そのため、入社承諾書の提出後に辞退することは、非常に好ましいことではありません。 基本的に好ましい行為ではありませんし、場合によっては辞退することによって採用企業から叱責を受ける可能性もありますが、辞退をする場合には、誠実かつ丁寧な対応で辞退することを心がけましょう。

入社承諾書提出後に内定を辞退することによって、損害賠償等を請求される可能性はあるのか?

これも結論から言ってしまうと、辞退等で損害賠償等を請求されることはありません。しかし、例外もあります。仮にあなたが新卒で入社する学生だったと仮定しましょう。4/1より入社で労働が始まる場合には、その2週間前までには契約の解除(辞退)を連絡する必要があります。その場合には企業側は雇用する相手に対して、損害賠償を請求することがあります。 しかし、実際の所、辞退することによって損害賠償を請求されたという話はほとんど聞きません。理由としては、損害賠償を請求するためには、企業は訴訟を起こす必要があるからです。訴訟には多額のコストと時間を要してしまうため、悪く言ってしまえば「たかが一人の採用のために、訴訟のコストは割に合わない」と考えているからです。 こういった観点からも、辞退することによって損害賠償等を請求される可能性は非常に低いと言えます。 ただし、折角内定を出したあなたを逃がさないための交渉の材料として、「辞退した場合は訴訟も辞さない」という話をしてくる可能性はあります。

入社承諾書提出後に辞退する場合の対応の注意点

別項目で、内定を辞退する場合は誠実かつ丁寧な対応を・・・という内容を記載しましたが、具体的にはどのような対応をすれば良いのでしょうか。 入社承諾書の提出後に内定を辞退する場合の連絡方法は、下記の2つです。 ①電話で直接担当者に連絡し、お詫びをする ②直接訪問し、謝罪をする。 ①については、最もベストな方法と言えます。手紙やメール等での連絡だとあなたの直接の謝罪の気持ちはなかなか伝わり辛いかと思います。直接嫌な内容の連絡をすることは、出来ればやりたくないようなことかもしれませんが、辞退した企業とこの先どのような形かで繋がりが出来るかもしれません。遺恨を残さないためにも、しっかりと丁寧に電話で謝罪しましょう。電話で謝罪後、後日詫び状等を送付するのも一つの手段です。 ②に関しては、企業から呼び出されない限りは自分から出向く必要はありません。しかし、電話等で謝罪した後に企業から呼び出された際には、非常に足は重いとは思いますが、直接出向くようにしましょう。こういった嫌なイベントもビジネスマンには今後つきものと言えます。前向きにこれを考えるのであれば、自分自身のメンタルを鍛えるためにもこういった経験も積んでおいて損にはならないと言えます。

まとめ

以上、入社承諾書の書き方から添え状、封筒、そして辞退についてまとめさせて頂きましたが、如何でしょうか。入社承諾書は就職活動をしていると必ず書く必要のある書類です。ここで理解が不足していると、入社する企業から始めからマイナスなイメージがついた状態での入社になってしまいます。最初のスタートは、当然のことですが非常に大事ですよね。入社というイベントに限らず、今後書類を送付する際には、添え状を書くケースは多々ありますし、封筒の書き方についても、今後知らないと恥をかいてしまうような内容です。あなた自身の今後のためにも、この記事をよく読んで入社後の業務に備えておきましょう!