【領収書とレシートの違い】利用目的の違いと注意すべきこと

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企業に属している方でもフリーランスの方でも、「買い物や交際費などを経費として計上するために、レシートではなく領収書を発行してもらう」という認識を多くの方が持っているのではないでしょうか。 普通、買い物代や食事代を支払ったときに、なにも言わずともお店から渡されるのがレシートです。このレシートで経費精算はできないのでしょうか。そもそも領収書やレシートの違いとは何なのでしょうか。この記事では、領収書とレシートそれぞれの違いや利用目的についてご紹介していきます。

【領収書とレシートの違い】領収書とは?

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領収書とは、商品やサービスに対して代金を支払ったことを証明してくれる文書です。領収書を英語でいうと「receipt(レシート)」になります。このことからもわかるように、実は領収書とレシート両方の意味に大きな違いはありません。領収書とレシートは両方ともほぼ同じものなのですが、日本では手書きで宛名などが記載されているものが領収書と呼ばれています。細かい商品名や金額は書いておらず、合計金額が一括で記載されているものが多いです。

【領収書とレシートの違い】レシートとは?

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一方レシートですが、領収書と意味合いは同じで、代金を支払ったことを証明してくれる文書です。レジから機械印字されて発行されるものを一般的にレシートと呼んでいますね。今では店名、日時、品名、金額が記載されており、領収書よりも細かな内容が把握できます。今でこそ、ここまで記載されていますが、昔はもっと簡素で「品目12 ¥980」など何を買ったのかも、どこで、いつ、いくら支払ったのかもわからないような記載でした。今でも古くからある文具店などでは、このようなレシートをもらうことがあります。つまり、昔に比べて形態が変わったレシートは、現在では領収書とほぼ変わらない文書となっているのです。

領収書やレシートの利用目的

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両方とも利用する目的としては、経費精算や税務申告のため、家計簿の記入などで使うものでしょう。もちろん家計簿の記入のために、細かな買い物で領収書を発行してもらう必要はありませんよね。それは、自分がいつ何にいくら使ったのかがわかれば困らないからです。 ところが会社勤めの方やフリーランスの方などは違って、支払ったことを他人に証明するために領収書やレシートが必要なのです。会社や税務署に支払いの根拠を示すことができ、領収書などを発行してもらうことで一度払ったものを再度請求されることを防ぐという目的もあります。このとき、経費計上している額を証明する領収書やレシートがないとき、税金を払い直すこともあります。そういったことにならないように、きちんと領収書などは保管しておくべきですし、書き方のルールに則った領収書・レシートを用意しておかなければなりません。 消費税法において、領収書には「作成者」「取引年月日」「品名・サービス名」「金額」が記載されていれば、書類として有効とされています。これらが記載されていれば、領収書に決まったフォーマットはありません。「支払者(買い手)」の部分は、「上様」などと省略して領収書に記載されることも認められています。

経費精算には領収書とレシートどちらが必要なの?

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結論、両方とも経費精算に使えます。領収書でもレシートでも、両方でなくどちらか一方があれば問題ありません。先述したように「作成者」「取引年月日」「品名・サービス名」「金額」が記載されていれば、レシートでも領収書と同じ効力があります。むしろ細かな品名までは書かれずに「お品代として」などと記載される領収書に比べて、レシートのほうが1つ1つの品名や金額など細かい情報が記載されていることが多く、購入物の証明としてはより正確性があるといえます。なので、たとえばフリーランスの方が確定申告で税務署に経費の証明書として提出する際も、必ず領収書でなくてはならないという決まりはなく、レシートで問題ないのです。 ただし、会社員の方が会社から「レシートではなく領収書の提出」を求められている場合は必ずそれに従いましょう。領収書もレシートも両方同じようなものなのに、という話ではなく会社が決めたルールに従う必要があります。

領収書とレシートが分かれているのはなぜか

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昔はレシートに記載される情報が少なかったのですが、今では領収書と同じように取り扱えるので、領収書とレシートを分けている理由はあまりないように思えます。実際、「領収書=手書き」というイメージが強いですが、今では機械印字の領収書もよく見かけます。お店で領収書の発行を頼んだら、レジから機械印字された紙を出されて「あれ?」と思っても、紙には領収書と書かれていたりします。 領収書とレシートが分かれている理由としては、レシートではなく領収書を正式な経費書類にしている企業が少なくないからでしょう。また、個人的な買い物と会社の買い物を一緒にしてしまった場合、会社の買い物分だけを領収書として発行してもらうことができます。レジでの会計を分けてもいいのですが、領収書を発行してもらえば一度で済みます。

領収書の発行で気を付けることは?

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領収書にフォーマットはありませんが、以下の5つ(5は省略可)を忘れないようにしてください。発行する場合も、支払った場合もこれらの記載がないと法的な書類と認められません。 1:作成者の名称 2:発行年月日 3:品名・サービス名 4:領収金額 5:支払者の名称 また、5万円以上の領収書・レシートには収入印紙を貼付する必要があります。詳しくはこちらの記事を参考にしてみてください。領収書にも収入印紙が必要な場合について、解説しています。

領収書やレシートを保管する上での注意点

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領収書・レシートは、法人では7年間の保管期間が義務付けられています。また、フリーランスの方なら白色申告の場合5年間、青色申告の場合7年間が領収書などの保管期間とされています。保管期間以外にも注意したいのが、印字が消えてしまわないことです。特にレシートの印字は熱に弱いのでいつの間にか文字が消えてしまうことがあります。文字が消えてしまって内容が判別できなければ、書類としての意味をなしません。財布に入れっぱなしの場合は危険です。保管の工夫をするか、まとめてコピーをとっておくと良いでしょう。コピーでも内容を証明する効力があります。領収書は手書きの場合も多いので、文字が消えてしまうリスクは低めです。両方とも紛失や汚破損には注意しましょう。

まとめ

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多少の違いはありますが、領収書・レシートの両方とも経費精算に使用できる書類です。レシートの場合は、お店によっても記載内容に違いがあったりするので、きちんと確認しておきましょう。これまで毎回領収書をもらっていて手間だったという方も、本当にレシートではなく領収書が必要なのか確認してみてはいかがでしょうか。