マイナンバーを会社に提出する際の方法、注意点などまとめました

そもそもマイナンバーとは、2016年から導入された個人の個別番号制度のことです。(法人も含む) 年金や健康保険などを提出する際に使うものです。 会社がマイナンバーの提出を求めるメリットとして、年金や健康保険、雇用保険などの社会保障や税金の管理や確認が簡略化されると言うことがあります。 一方、会社にマイナンバーを提出する労働者側のメリットとしては、年金の確認や申請などの手続きが簡略化される事やなどがあります。

マイナンバーとは?

「マイナンバー」、つまり12桁の個人番号は、簡易書留で全国民に郵送されます。 郵送されてくるのは「マイナンバー通知カード」であり、記載されているのは、個人番号と住所、生年月日、性別、氏名などです。 マイナンバーを知るだけなら、通知カードのマイナンバーを見れば事は足りるというのが現状です。 この通知カードは、顔写真など、必要な個人情報が足りないので、免許証やパスポートのように身分証明書としては使えません。マイナンバーを提示する必要がある時にのみ使用します。

マイナンバーカードとは?

一方で、「マイナンバーカード」は何もせずに取得できるものではありません。 通知カードを受け取った後に、自治体へ提出・申請をしてはじめて「マイナンバーカード」の交付を受けます。「マイナンバーカード」の表面に記載されているのは、通知カードにも記載されている氏名、住所、生年月日、性別の他に、顔写真、セキュリティーコード、臓器提供意思表示などが加わります。 個人番号は裏面に記載されています。 そのため、「マイナンバーカード」のみで身分証明書になり、レンタル店などでも本人確認の際に使用できます。 またコンビニで住民票等を受け取ったり、自分のパソコンやスマートフォンでオンラインサービスを受けたりするには、通知カード以外に顔写真とICチップのついた「マイナンバーカード」を申請する必要があります。 ちなみに総務省の調査によると、マイナンバーカードの交付状況は10%程度だといわれています。 つまり、約9割が通知カードだけを保有している状況です。その通知カードの下にマイナンバーカードの「申請書」がついているが、ほとんど利用されていないことになります。

会社がなぜマイナンバー提出を求めるのか?

所得税などの税金や年金などの社会保障、災害対策など、従業員の手続きを会社が代わりに行うからです。なので日本の企業で働いている方は、全員、会社へのマイナンバーの提出が求められます。

会社へのマイナンバー提出に義務はあるのか?

そもそも会社が国に提出する必要書類に、従業員(扶養親族も含む)のマイナンバーを記載することが法令で義務づけられています。 マイナンバー制度には税金や社会保障関係の管理を一元化して、スピーディーにすると共に、人為的なミスを減らすための仕組みであるという側面があります。 その為、会社もその仕組みに沿って手続きを行うために、労働者からマイナンバー提出を求める必要になります。 労働者側も会社へ自らのマイナンバーの提出をしなくてはなりません。

会社へのマイナンバー提出を拒否したらどうなる?

マイナンバーを会社へ提出拒否しても、何かの法律違反になることはありません。 国からは、各会社は労働者へマイナンバー提出の周知を行い、提供を求めることとされています。 求めるとは言っても、会社へのマイナンバー提出の拒否による罰則などは設定されておりません。個人も会社も税法などの法律上、罪にとわれたり、何かの罰則があるわけではありません。 ただ会社へのマイナンバーの提出拒否をすることに対しての罰則はないとはいえ、会社で行う税金や保険の制度がマイナンバーで管理するという仕組みが動いている以上、会社もそれに従い、マイナンバーの提出を求めなくてはなりません。 社員ごとに管理方法が違ってしまえば、事務手続きも複雑になってしまうでしょう。 なので会社へのマイナンバー提出を拒否をせず、提出しましょう。

会社に家族もマイナンバー提出が必要?

家族の分も含め全てのマイナンバーを会社に提出する必要があります。 というのも、会社が行う税金や保険などの手続きは扶養家族も入れて手続きを行う必要がありますので。 例えば、会社へマイナンバーを提出する本人が奥さんと子供2人を扶養している場合は合計4人分のマイナンバーを会社に提出する事になります。

会社にアルバイトやパートもマイナンバー提出必要?

アルバイトやパートも会社にマイナンバー提出は必要です。 これも同じく会社として労働者の情報管理(マイナンバーを使用した税金て手続きなど)が必要なためです。

会社へのマイナンバーの提出はコピーでも可能

会社にマイナンバーのコピーの提出を求められたら応じましょう。 というのも先ほど述べたように会社が国に提出する必要書類に、従業員(扶養親族も含む)のマイナンバーを記載することが法令で義務づけられているからです。 一方で会社へのマイナンバー提出・通知は強制ではなく、拒否による罰則もないというのもあります。 基本的には会社が手続きを代わりに行ってくれるので、マイナンバーの提出に協力しましょう! 気をつけるとするなら、会社のマイナンバーの使用目的や、管理方法が安全であるかなどの確認です。 会社に提出するであろうコピーにはもちろんマイナンバーが記されているので、使用後に処分しなければ漏洩する可能性があります。 また、会社がどういった手続きで必要であると説明がなければ、マイナンバーの担当者などに確認しましょう。 会社には説明責任や、安全に管理する責任があり、それらを怠り個人情報が漏洩した場合、罰則があるので、基本的にはしっかりと対策を講じているはずです。 なので、個人情報流出に過度に敏感になる必要はないでしょう。

マイナンバーコピーが違法になりうるのは会社側

会社が従業員やサービスの利用者などのマイナンバーをコピーすることは、ケースによりますが禁止されています。 それは先に述べたようにマイナンバーが、社会保障や税金、災害対策など、条例で定められた用途以外で使用できないからです 禁止例) 例えば身分証として、レンタル屋さんでマイナンバーを提出し、そのマイナンバーをコピーしていた場合、違反ということですね。 例外) 社会保障などの手続きに使用するため、一定期間マイナンバーを保管する必要があるので、勤めている会社については、コピーそのものは禁止されていません。 そのため、勤めている会社や委託先の企業がマイナンバーをコピーを保管していることは違法になりません。 ただし、会社がずさんな管理方法を取っていたり、必要な期間以上にマイナンバーを保管しておくなど、疑問の残るような対応をしている場合は確認しましょう。 ちなみに個人が自分のマイナンバーをコピーする場合ですが、会社に提出する際にマイナンバーをコピーしたり、念のために予備を保管する目的でマイナンバーをコピーすることは違法ではありません。 マイナンバーのコピーを紛失してしまったら、個人情報流出の危険があるので問題はありますが、自己責任であり、法律に反することではありません。

マイナンバーの罰則とは?

もし会社が、従業員(扶養親族も含む)のマイナンバーを不正に目的外利用した場合は、罰則が定められています。 一番重い罰則として「4年以下の懲役または200万円以下の罰金」もしくはその両方があります。

マイナンバーの再取得方法

マイナンバーは2015年秋から通知カードとして送られているはずです。 ただマイナンバーを提出するタイミングもなく、マイナンバーをなくしてしまったという人もいるかもしれません。 送られる住所は住民票の登録先なので、引っ越しなどの後に住所変更をしていないなどの場合、転居先不明で戻ってしまう可能性もあります。 そんな時のマイナンバーの再取得方法をこちらで書きます。

マイナンバーの再取得方法

マイナンバーの通知カードが届いていない場合、紛失した場合は、速やかに最寄りの市区町村へ問い合わせし、マイナンバーの再発行手続きをしましょう。 ●自宅でマイナンバーを紛失した際。 マイナンバーの紛失場所が自宅に限られる場合は、お住まいの市区町村窓口(マイナンバー担当課)で、マイナンバーの紛失届と再交付の申請、提出を行ってください。 <マイナンバーの再発行手続きに必要なもの(本人が手続きする場合)> ・通知カード紛失届(窓口に用意されています。) ・通知カード再交付申請書(窓口に用意されています。) ・再発行手数料500円 ・身分証明書(※) ※身分証明書についてですが、顔写真付きのものは1点、顔写真付きでないものは2点必要になります。 <1点で良いもの> 運転免許証・住民基本台帳カード・運転経歴書(平成24年4月1日以降のもの)・パスポート・身体障害手帳・療育手帳・在留カード・特別永住者証明書など <2点必要なもの> 健康保険証・医療受給者証・年金証書・児童扶養手当証書・生活保護受給者証・社員証・学生証など。(「氏名・生年月日」または「氏名・住所」が記載されているもの) ●外出先でマイナンバーの紛失・盗難にあった際 マイナンバー通知カードを自宅以外で紛失してしまった方は、次の順に手続きを進めてください。 【手続きその1】警察へ まず、警察署に「遺失物届」を提出します。この手続きは、住所地を管轄する警察署または交番でも提出・手続きをすることができます。 「遺失物届」を提出すると「受理番号」が発行されますが、この「受理番号」は通知カードを受け取る際に必要になりますので、大切に保管してください。 【手続きその2】窓口へ お住まいの市区町村の窓口(マイナンバー担当課)で、マイナンバー通知カード再発行手続き・提出を行います。このときに警察署で発行された「受理番号」を提出する必要になりますので、忘れず持参するようにしてください。 <マイナンバーの再発行手続きに必要なもの(本人が手続きする場合)> ・通知カード紛失届(窓口に用意されています。) ・通知カード再交付申請書(窓口に用意されています。) ・身分証明書※ ・再発行手数料500円 ・受理番号 ●火災・災害が理由で失したとき 火災や災害が理由で通知カードを焼失・紛失してしまったときは、次の順に手続きを進めてください。 【手続きその1】消防署へ 消防署または市区町村の窓口で「罹災証明書」を発行してもらいます。 【手続きその2】窓口へ お住まいの市区町村の窓口(マイナンバー担当課)で、マイナンバー通知カード再発行手続きを行います。このときは「罹災証明書」も必要になりますので、忘れず持参するようにしてください。 <マイナンバーの再発行手続きに必要なもの(本人が手続きする場合)> ・通知カード紛失届(窓口に用意されています。) ・通知カード再交付申請書(窓口に用意されています。) ・身分証明書※ ・再発行手数料500円 ・罹災証明書

代理人がマイナンバーの再発行手続き・提出をする場合

忙しくて本人が窓口に行けない場合は、代理人(家族など)が代わりにマイナンバーの手続き・提出をすることも実はできます! <マイナンバーの手続き・提出に必要なもの(代理人が手続き・提出する場合)> ・再発行を申請する人の身分証明書(コピー可) ・再発行手数料500円 ・受理番号(自宅以外で紛失した場合) ・代理人の代理権を証明する書類(※) ・代理人の身分証明書 <代理人の代理権を証明する書類とは> ・委任状→代理人が任意代理人(家族など)の場合 ・戸籍謄本→代理人が親権者(未成年の子の親など)の場合 ・登記事項証明書→代理人が成年後見人(法定代理人)の場合 *代理人によって地域によって用意する書類等が異なるため、代理人にマイナンバーの手続き・提出を依頼する場合は、事前にお住まいの市区町村に必要書類や委任状の文言等を確認するようにしてください。

マイナンバー再発行にかかる期間は?

当初、マイナンバーの再発行する場合には約1ヶ月~2ヶ月前後ほどかかった模様です。 今ですと3週間〜4週間程度と言われています。

即日マイナンバーを知りたい場合は?

急ぎでマイナンバーを確認したいときは、マイナンバーが記載されている住民票の取得がおすすめです。 市区町村窓口で、手数料300円をお支払いいただければ、即日でマイナンバー付きの住民票が手に入ります。 ちなみに同世帯の方なら、代理人としてマイナンバー記載の住民票を手に入れることは可能です。

マイナンバーの番号も変更可能

個人番号(マイナンバー)通知カードや個人番号カードが紛失した場合や盗難にあった場合など、個人番号(マイナンバー)が漏えいして不正に用いられるおそれがあると認められる場合には、個人番号(マイナンバー)の変更を請求することができます。 マイナンバーの窓口にて、手数料無料で変更が可能です。こちらも再発行に約1ヶ月〜2ヶ月前後かかると言われています。 <個人番号(マイナンバー)の変更請求に必要なもの> ・個人番号変更請求書 ・通知カード紛失届 (※個人番号(マイナンバー)カードまたは通知カードが紛失や盗難の場合は、事前に警察に遺失届を提出してください。) ・本人確認ができるもの (運転免許証・健康保険の被保険者証・パスポート(日本国発行のもの)・在留カード・特別永住者証明書など) *既存のものは、紛失や盗難等の場合以外は、個人番号(マイナンバー)カードまたは通知カードは必ず返納・提出する必要があります。

マイナンバーカードの申請方法

マイナンバーカードを申請するには、顔写真と「住所」「氏名」「生年月日」や「申請日」などの情報が必要です。 ●郵送でマイナンバーの提出・申請 マイナンバー通知カードから申請書をミシン目で切り取り、表側に電話番号を記入します。 ちなみに住所と氏名は印字されており、そのまま使います。印字された住所から引越しなどで移転した場合は、このマイナンバーカードの申請書は使えないので、移転先の市区町村の指示に従ってください。 裏面には顔写真を貼り、申請日と氏名を記入してください。電子証明書の希望の有無を聞かれるが、電子証明書はコンビニでの住民票などの交付サービスやマイナポートへのログインに必要です。希望しない理由が特にないなら、そのまま空欄にしておいてください。 全てが完成したら、郵便にて提出・申請を行ってください。 ●スマートフォンでマイナンバーの提出・申請 まず、スマートフォンで顔写真を撮影します。 そしてマイナンバーカードの申請書に記載されているQRコードを読み取り、申請用Webサイトにアクセスし、メールアドレスを登録してください。 このアドレスに改めて申請者用Webサイトが通知されるので、画面の指示にしたがって入力してください。 ●街中の証明写真機からマイナンバーの提出・申請 実は駅やショッピングセンターなどのの証明用写真機からマイナンバーの提出・申請できます。 マイナンバーの提出・申請に対応している証明写真機には、マイナンバーカードのキャラクターの「ウサギの絵」が描かれていることが多いです。「マイナちゃん」といい、数字の「1」を手にしていて片耳が折れているのが特徴です。 タッチパネルから「個人番号カード申請」を選択し、撮影用のお金を入れて、申請書のQRコードをバーコードリーダにかざします。あとは画面の案内にしたがって必要な情報を入力をしてください。 ●自宅のパソコンからマイナンバーの提出・申請 まずデジタルカメラなどで申請用の顔写真を用意します。そして申請用Webサイトにメールアドレスを登録し、そのアドレスに改めて通知された申請者用Webサイトで申請を行ってください。

2015年以降に引越しをした場合、2015年の申請書は使えるの?

結論、使えません。前述の通り、2015年に通知カードを受け取った人の約9割は、マイナンバーカードを提出・申請していないのが事実です。 通知カードだけを保有した状態で引越して住所を移転すると、2015年に受け取った申請書で「郵送での申請」はできないし、QRコードを使った「スマートフォンからの申請」や「街中の証明写真機からの申請」もできません。 でも大丈夫です。 引越した後でマイナンバーカードを提出・申請するには、転居先の市区町村の窓口で受け取った交付申請書を用います。転居先の市区町村で渡された交付申請書に「申請書ID(23桁の数字)」があれば、それをスマートフォンかパソコンに直接入力することで提出・申請ができます。

マイナンバーカードを使い、コンビニで住民票を取る方法

マイナンバーカードがあれば、ほとんどのコンビニで住民票を即日獲得が可能です! しかも土日でも可能と言う便利さです。 ここではその取り方をかきます。 <手順1> コンビニにあるキオスク端末を使用する <手順2> 行政サービス→証明証交付サービスへ進む <手順3> マイナンバーカード読み取りをする <手順4> 暗証番号の入力を行う <手順5> カードの取り出し。 紛失のおそれをなくすため、この後の作業でマイナンバーは必要がないのできっちり回収しましょう。 <手順6> 証明書の種類を選択する 住民票でしたら住民票をお選びください。 <手順7> 交付種別を選ぶ 誰についてなど必要なものを選択してください。 <手順8> 記載事項を選択する 住民票でしたら、以下の3つがあります。 ・本籍地の記載があるもの ・世帯主本人だとか、その妻や子であるといった続柄がわかる記載があるもの ・個人番号の記載(*どこかjに提出する住民票には絶対に記載しない) <手順9> 部数選択 <手順10> 発行内容の確認 <手順11>料金支払い <手順12> 証明書の印刷 <手順13> 取り忘れ注意の案内 <手順14> 領収書の発行 以上でマイナンバーを使い、コンビニで住民票を獲得する方法です。 いかがですか? 簡単ではありませんか?

マイナンバーの取り扱いについて

前述した通り、マイナンバーは個人情報の塊なので使用用途によっては、法令で禁止されています。 個人でマイナンバーを取り扱う上で気をつけることを書きます。

マイナンバーの持ち歩き

当たり前ですが、個人情報なので気をつけてください。とういうのが答えです。 先に述べたように「マイナンバーカード」はそれだけで身分証明書になり、様々な手続きで本人確認の書類として提出・使用でき、「マイナンバー通知カード」も、他の身分証明書と合わせれば本人確認に提出・使用できると紹介しました。 あえてここで当たり前のことを書くかというと、マイナンバーは身分証明書に提出・使用できる上、行政の手続きも簡単にできるからです。 マイナンバーを持って、税法上の登録など、マイナンバーがあればなんでもできます。 万が一に備えて、普段は持ち歩かず、必要な時にだけ持ち歩くようにしましょう。 CMで高校生の身分証明書としていいという内容があります。取り扱いには十分に気をつけましょう。

マイナンバーのコピー保管する必要あるの?

マイナンバーは大事なもの。万が一なくしたらいけないので、保管したらいいのでは?と考える方もいらっしゃるはずです。 結論から言うと、コピーを取らないほうがいいです。 それはマイナンバーが再発行でき、かつ即日でマイナンバーも知ることができるので、会社へ提出しないといけないからと言ってコピーをとって余計に紛失のリスクを抱えなくていいからです。 仮に忘れたまま放置すれば、流出したマイナンバーを知らずに使用し続けることも考えられます。 行政のシステムは、「マイナンバー通知カード」の情報だけで、不利益を被るような情報操作ができないようになっていますが、万が一に備えて、コピーを常備しておくことはやめた方がいいでしょう。 また、必要な時にはコピーを取らなければなりませんが、コピーをする時にも気をつけることがあります。「マイナンバー通知カード」や「マイナンバーカード」の取り忘れ、コピーされた紙、失敗した紙などの取り忘れです。マイナンバーの流出のみですぐさま危険にさらされるとは考えにくいですが、法律で用途を限定したり、罰則を設けたりするような情報なので、置き忘れても放っておいていいとは言えません。当たり前かもしれませんが、コンビニなどでコピーする際は特に、取り忘れ、覗き見などに注意した方がいいでしょう。

マイナンバーは大事なもの

以上、マイナンバーを会社に提出する際の方法、注意点などをまとめました。 「マイナンバー通知カード」や「マイナンバーカード」のコピーそのものは違法ではなく、罰則もありません。 ただ、マイナンバーを収集した会社が、社会保障や税金の手続き以外の決められた用途以外で提出・使用したり、レンタルショップなどの会社が本人確認で提出・使用した際にマイナンバーが記載されている面をコピーすることは違法になります。 また、マイナンバーを収集した会社は、コピーであるかに限らず、漏洩させてしまったら罰則を受ける可能性もあります。 とはいえ、会社が手続き上マイナンバーが必要であり、あなたは提出する義務があるので、協力しましょう。 これほど大事な個人情報の塊のマイナンバーなので、会社もきちんと扱います。 あなたも提出・使用目的を確認したり、普段からコピーを保管しておかないだったり、漏洩や紛失の危険性を考えて行動しましょう。