【人事異動の挨拶】社内や社外への伝え方/口頭?メール?

人事異動の挨拶はメールだけで済ませるべきではありません。社内で関係する担当者が多く、また外部に取引先が多い場合、メールだけで人事異動の挨拶を済ませてしまいたい、という気持ちになるかもしれません。しかし、それでも人事異動の挨拶はメールだけで済ませるべきではないのです。その理由は、どれだけ入念に人事異動の挨拶文を作成して、メールしたとしても、読まれず、返信もない可能性があるからです。IT系の企業となると、特にですが、忙しい担当者は受診するメールの数が、一日に100件~200件を越えることが珍しくありません。そうなると、人事異動の挨拶メール文を一通送っただけでは、外部の取引先に認識されない可能性が残ってしまいます。そこで考えなければいけないことがあります。それは人事異動の挨拶をメール文だけで済ませるのではなく、口頭で挨拶することです。社内であれば、一人ひとりへの異動の挨拶が難しい場合でも、送別会や朝礼の時間など、口頭で伝えるタイミングがあります。そういった機会でしっかりと自分の口から人事異動の挨拶を伝えましょう。もちろん、社内でも対応が多い人には、個別に異動に関して口頭で伝えるべきですが、それに拘ってしまうといくら時間があっても足りなくなってしまいがちです。異動の挨拶は、ただ伝えるだけではなく、スムーズに周知することも考えなければいけません。人事異動の挨拶を口頭で伝える場合は、状況に応じて、伝え方を考えることが大切です。

人事異動の挨拶を口頭ですべき相手とは

人事異動の挨拶を外部の取引先に口頭でする場合、社内と同じ考えではいけません。なぜなら、担当者によっては、口頭で異動の挨拶にこないことによって、機嫌を損なってしまう可能性があるからです。例えば、打合せがある度に、その後飲みにいくような、関係性の構築が上手くいっている取引先の関係者Aさんがいたとしましょう。普段からプライベートの話をよくしているし、人事異動までの時間もないから大丈夫だと思って人事異動の挨拶をメールで済ませたとします。しかしその結果として、Aさんは「こんな大事な異動の挨拶をメールで済ませるなんて」と機嫌を損ねてしまう可能性があるのです。しっかりと関係性が構築できていれば、ある程度の粗相は許される、と考える人もいるかもしれません。しかし現実はそこまで甘くありません。「親しき仲にも礼儀あり」という言葉が昔からあるように、普段からよく顔をつき合わせて会話している担当者ほど、人事異動の挨拶はメール文ではなく、口頭で伝えるべきなのです。対面や口頭が大切なことは、異動の挨拶には限りません。ただ人事異動の時期、というのは会社によって違っていたとしても、年度末など、ある程度共通しています。そのため、多くの取引先の窓口となっている担当者からは、A社の担当者は異動の挨拶にきたけれど、B社の担当者は異動の挨拶にこなかったな、など比較されてしまう可能性があるのです。比較された時に、異動の挨拶をメールだけで済ませる会社と、きっちりと対面で異動の挨拶をする会社では、印象に差がついてしまうリスクがあります。そのため、重要な取引先に対しては、異動の挨拶は対面が望ましいといえるのです。

人事異動の挨拶の理想形

ここまで人事異動の挨拶の仕方について述べてきましたが、人事異動の挨拶の理想的な伝え方は、メール文のみでも口頭のみでもありません。理想的な人事異動の挨拶の伝え方は、メール文と口頭の両方です。日々に仕事が忙しい場合、人事異動の挨拶に手間をかけるのは億劫かもしれません。しかしそれでも、人事異動の挨拶の理想形は、メール文と口頭の両方です。その理由は、前述したように、メールは読まれず、返信されないリスクがあるということ。仮にメールが読まれていなかったとしても、人事異動の挨拶を口頭で伝えることができれば、相手に伝わっていない、というリスクを回避することができます。 また人事異動の挨拶のメール文を送信し、相手からの返信もあり、そこか口頭での挨拶もすることができれば、相手の担当者はどう感じるでしょうか。取引先として大切にされている、もしくは丁寧に扱われている、という良い印象を残せる可能性が高くなります。これは冷静に考えると見えてくることですが、多くの人に送信している、テンプレートのような人事異動の挨拶メール文を送ってもらってそれっきりの担当者と、丁寧にメールも口頭の挨拶もしてくる担当者がいた場合、どちらの会社とより深く付き合いたいと思うでしょうか。それは後者です。会社として今後の取引をより良好に続けるためにも、人事異動の挨拶はメールと口頭、両方で済ませることができれば理想的です。

自分ならどういう人事異動の挨拶をされたいのかを考えよう

人事異動の挨拶の仕方はメールや口頭以外にも、電話やチャット、SNSメッセージ、SMSなどもあります。コミュニケーションのプラットフォームが多様化している昨今では、外部との取引もメールではなく、チャットツールに移行している企業も少なくありません。つまり、人事異動の挨拶の方法を選ぶ際は、自社が普段からどういうコミュニケーションツールを使っているのか、ということを考慮する必要があります。その考慮をした上で、自分ならどういう人事異動の挨拶をされたいのかを考えることが大切です。メールなどで文章をっ作って送る場合、基本的にはビジネスライクに要件を伝えることができれば問題ありません。加えてこれまでの感謝を伝える一文はあった方がいいかもしれません。しかしそれも自分の立ち位置や、社内、社外との関係性を踏まえた上で、自分ならどういう人事異動の挨拶をされたいのかじっくりと考えることは欠かせません。

人事異動の挨拶は、挨拶を目的として連絡すべきではない

人事異動の挨拶をする際は、目的意識が大切です。なぜならビジネス上の付き合いがある、外部の関係者へ人事異動の挨拶をするなら、挨拶以外にも意図すべきことがあるからです。例えば営業担当として、外部の担当者へ人事異動の挨拶をするのであれば、後任の担当者の紹介は欠かせません。後任の担当者が決まっているのであれば、その担当者の氏名を告げ、また引継ぎが済んでいる旨を伝えることが必要です。また、人事異動の挨拶をメールではなく、アポイントの上口頭で伝えるのであれば、思わぬ自社製品のニーズが掴めるかもしれません。外部の担当者へ人事異動の挨拶をする場合は、あくまでも自社が他社とより良好な関係を築くために行っている、という目的意識が必要です。

人事異動の挨拶は早ければいいわけではない

人事異動は、その対象となる本人だけでなく、関係する社内外の担当者にとっても大きな出来事です。特に取引の窓口となるようなポジションで働いている場合、その影響は少なくありません。そのため人事異動の挨拶をどのタイミングでするのかは、上司に確認してから実施することが欠かせません。例えば、正式に決定する前に、社内の会話などで、自分の人事異動の可能性を知ってしまうことがあるかもしれません。そういった可能性の段階の情報が社内や社外に漏れてしまった場合、周囲に不要な混乱を与えてしまうことになりかねません。人事異動の挨拶は早ければいい、というものではありません。「そういったリスクを回避するためにも、人事異動の挨拶はタイミングを見極めて実施することが大切です。

人事異動の挨拶で伝えるべき項目

口頭でもメールでも、人事異動の挨拶で伝えるべき項目はある程度共通しています。それは以下の通りです。 ・人事異動する日付 ・異動先の部署名 ・後任の担当者(未定の場合はその旨) ・これまでの感謝 メールで人事異動の挨拶をする場合は、上記に加えて新しい部署の電話番号やメールアドレスを伝えることも大切です。またメールで人事異動の挨拶をする場合は、これまでの感謝が本文に入っていると印象が良くなります。

人事異動の挨拶メールはできる限りTOで送信しよう

挨拶をしなければならない担当者が複数いる場合、基本はテンプレートを作成して送信することが一般的です。しかし、同じ内容だからといって、一斉送信はすべきではありません。また取引先に複数担当者がいる場合、メーリングリストでやりとりをしている場合もあるかもしれません。そこに人事異動の挨拶文をメールすれば、一斉にお知らせすることができますが、理想的な方法はTOで一人一人に送ることです。個別にTOでメール送信すると、多少時間がかかるかもしれませんが、一斉に送られたメールよりも丁寧な印象が残りやすいからです。

人事異動の挨拶メールは短く、気持ちをこめて

人事異動のメールで、担当者への個別メッセージをのせる場合、短くすることが基本です。付き合いが長い担当者がいる場合、思い出について、言及したくなる時もあるかもしれませんが、それは人事異動の挨拶メールですべき話ではありません。感情的で長文なメールほど返信しにくいものはないからです。感謝など伝えたいは、気持ちを込めて、短くまとめましょう。短い言葉であれば、返信する側も返信しやすくなります。形式的な文章であったとしても、人事異動の挨拶メールは、気持ちを込めることが欠かせません。

人事異動の挨拶メールは内容ミスに注意

人事異動の挨拶をメールで送る場合、注意すべきミスがあります。その一つは相手の担当者の氏名、会社名など、テンプレートの書き換え箇所です。どれだけまとまった内容の人事異動の挨拶メールでも、名前を間違えてしまってはいけません。気持ちよくメールを返信してもらうためにも、書き換えミスには注意が必要です。またコピー&ペーストで使用する前のテンプレートの段階で、誤字脱字がないかも入念にチェックしましょう。異動先の部署が現在の住所から変わるのであれば、その住所や電話番号の入力ミスも厳禁です。住所が間違っていれば、郵送物が届かない、などの後々のトラブルにつながってしまうリスクがあるからです。人事異動の挨拶は、新しいスタートのタイミングでもあります。複数の人から、人事異動への挨拶メールへの返信で、ミスを指摘されるのは避けたいところですよね。ミスを指摘するような返信は各担当者もしたくはないはずです。気持ちよく、新しい生活に切り替えられるように、人事異動の挨拶メールは、内容のミスに注意しましょう。