【研究室訪問】メールでの日程調整や返信の際の件名及び文言

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目次

研究室訪問とは?

大学院や専門課程に進むに際して、まず行っておきたい事が研究室訪問です。特に他の大学に進学したいと思っている場合は、学校の場所や雰囲気まで、今までとは違う新しい環境になります。学校見学と併せる形で、下見を兼ねて研究室訪問をしておく必要があるでしょう。
また研究室に入るに当たっては、そこにいる指導教官や先輩との相性も重要になります。そうした部分も訪問して確認しなくてはなりません。しかし指導教官は多忙であるため、事前に、メールでアポを取っておく事が常識です。

研究室訪問をする必要はある?

そもそも、大学院の入試を受ける条件として「受験する際には、必ず志望する研究室の教授に受験の許可をもらうようにして下さい」と書かれている事があります。許可をもらうためには、自分から直接出向いて面会をお願いするのがマナーです。自分がどのような人間か分からなくては、教官の方も許可の出しようがないでしょう。そのための研究室訪問であり、最初に送るメールの中身が大事になります。 仮に条件として受験の許可が書かれていなくても、将来お世話になる事を考えれば、やはり事前に研究室訪問をしておく方が良いでしょう。

研究室訪問のアポはどうやって取る?

研究室訪問をする場合、どのようにアポを取るのが良いでしょうか? 顔見知りで直接話せる相手でもない限り、電話かメールで研究室訪問の許可を得るのが一般的です。但し、電話ですと忙しい相手の場合、なかなかつかまりませんし、記録が残らないので日時などが間違ってしまう危険があります。かと言ってSNSで連絡するのも不躾です。 やはりここは、メールで研究室訪問の許可を取るのが常識的と言えるでしょう。

一般に、研究室を持っている教授クラスは、連絡先のメールアドレスが大学や研究室のHPに載っています。分からない場合は、大学宛に研究室訪問をしたいのですが、とメールで問い合わせをすれば教えてもらえるでしょう。

研究室訪問のお願いメールを出す時期は?

 

研究室訪問は、概ね進学前の夏前には済ませるようにします。夏休みが近くなると指導教官が忙しくなる可能性が高くなり、そうこうするうちに休みに入ってしまうと研究室訪問が難しくなるからです。 5月〜6月を研究室訪問のメドとして、その半月〜1ヶ月前に研究室宛にメールを送ると良いでしょう。

研究室訪問で注意したいのは、必ずしも、1回のメールで研究室に訪問する日時が決まるわけではない事です。相手が多忙の場合、メールの返事が返ってくるまでに時間が掛かってしまう事があります。互いの予定がなかなか合わない事も考えられるでしょう。研究室訪問に当たっては、十分に日程に余裕を持ってメールを送ることが必要です。

専攻説明会と研究室訪問の関係は?

大学や大学院では、研究室への募集に先立ち、大学主催の専攻説明会も開かれます。これはこれで出席しておく価値はありますが、研究室訪問は専攻説明会とは分けて考えて大丈夫です。専攻説明会があるから研究室訪問を先延ばしにしようとか、専攻説明会が終わったから訪問するのは諦めようとか、する必要はありません。自分が行きたいと思う研究室が見つかったら、その時点で訪問を伺うメールを出すようにしましょう。

研究室訪問のお願いメールを出す時の注意点

 

研究室訪問のメールを送る時は、大学から支給されたメールアドレスを使うことをお勧めします。YahooやGoogleなどのフリーメールは、互いのメールが迷惑フォルダに入ってしまうことがあるからです。例えばGmailの場合は通常の受信トレイ以外にプロモーションのタブがあり、こちらが返信を受けた際にそこにメールが入ってしまう事があります。 大学支給のアドレスをPCやスマホのメールソフトで使えば、そうした心配は減りますし、自分がどの大学の学生かを証明できますので、向こうに怪しいメールと判断される事もありません。

研究室訪問の依頼メールを出す時刻は?

研究室は一種の職場ですから、いわゆる定時というものがあります。研究室訪問の依頼メールを出す時、その定時を気にする必要はあるでしょうか? 結論から言うと気にする必要はありません。メールは時間は気にせず、いつでも送って大丈夫です。メールのメリットは電話と違って24時間使えることです。かつてはメールも定時内に出すべきだと言う人もいましたが、最近ではそこまで気にする人はいないでしょう。 但し、メールの送信時刻があまりに深夜過ぎると、不規則な生活をしていると思われてしまう可能性があるので、流石に深夜の3時や4時にメールを送るのは考えものかもしれません。

研究室訪問への大まかな流れ

一言に「研究室訪問」と云いますが、そこには多くの段取りと手間が発生しますので、おおまかな流れを最初に説明しておきます。

・研究室訪問に先立ち、研究室の事前調査を行う
・メールで研究室訪問をしたい旨を送る
・研究室訪問をOKするメールが返ってきたら、訪問の日程調整を行う。
・研究室訪問をする日程が決まったら、御礼のメールを返す
・何を質問するかなど、研究室訪問の準備をする
・研究室訪問前に、確認のメールを入れておく
・当日、研究室を訪問して面会する
・研究室訪問をしたその日のうちに御礼のメールを送る

このように、最初の連絡、日程調整、御礼メール、確認メール、最後の御礼メールなど、研究室訪問ではメールを出す機会がたくさん発生します。また事前調査や研究室訪問前の準備なども欠かせません。それらに関して、ここから詳しく説明します。

研究室訪問の前にまずは研究室の調査から!

 

そもそも事前に確認をしなくては、どの研究室なら自分のやりたい研究をしているかどうかは分かりません。単に研究項目の見出しだけでは分からない事もあるはずです。

まずは現在の指導教官を頼ってみる

とは言え、日本には非常に多くの研究室が存在します。それらを全て調べようとするのはあまりに大変。そこでお勧めなのが、今お世話になっている指導教官に相談をしてみる事です。多くの場合、自分のやりたい事に近いテーマが專門ですから、◯◯がやりたいならばここの大学、この研究室、という知識や人脈を持っています。特に他大学の研究室に進学したい場合は、早い段階から研究室訪問の相談をしておく方が、人間関係的にもスムーズです。

候補の研究室を徹底的に調べる

行きたい研究室の候補が出たら、次にするのが研究室の実績調査です。どのような論文を出しているか、今もっとも力を入れている事はなにか、協力関係にある人や団体は何か、等です。分野によっては有力な学説が対立していて、どちらの陣営にいるのかによって、研究内容が特定の方向に向いてしまう事もあります。 注意したいのは、研究室の指導教官の情報です。定年が近い場合、自分が在学中に退官されてしまうかもしれません。年齢が若くても、途中で教員を退職して転職したり、海外に留学や研修に行ってしまう可能性があります。例えば学部生から生え抜きで教授になった人は、途中で転籍してきた人より安定度が高いなど、いくつかヒントもあるはずです。

研究室訪問の依頼メールの書き方のポイント

一般企業を訪問するためのメールの書き方については、書籍やネットで情報がたくさんありますが、こと研究室に訪問をお願いするメールについては、あまり情報がないようです。 研究室訪問の依頼メールは、一般企業に出すメールに比べて、それほど堅苦しい書式は必要ありません。過渡に緊張して形式張った書き方をする必要はないでしょう。 その代わり、逆に抑えておくべき点もいくつかあります。研究室訪問をお願いするメールでは、大きく分けて下記の3点を心がければ良いでしょう。

自分の所属をハッキリさせよう

顔見知りでもない限り、相手はあなたの事を知りません。ですから、メールの中で自分が何者かを説明する必要があります。SNSならプロフィール情報を見てもらう、過去の投稿を見てもらう、などで人物像を伝える手もあります。プロフ写真が自分の顔であればそれで雰囲気を分かってもらう事も可能です。しかしメールは純粋に文字情報であり、限られた文字数の中で自己紹介を行う必要があります。

メールを送った目的をハッキリさせよう

相手の研究室には色々な所からメールが届きます。その中で目的が曖昧なメールは相手を困らせてしまうでしょう。メールの目的が何なのかを、件名やメールの本文にシッカリ入れましょう。 もちろんメールの目的は訪問の許可を頂くことです。まず訪問を受け付けているのかを確認し、しているのであれば、研究室訪問をしたいこと、併せておおよその訪問日程の提案も行い、次のメールで日程の決定まで出来れば完璧です。

研究室に入りたい理由をハッキリさせよう

 

そもそも、どうして相手の研究室に入りたいと思ったのか、その理由もメールに明記しておくようにしましょう。ただ単にメールで訪問をしたいと言っても、どこまで本気なのか相手には伝わりません。なぜ、数多くの研究室の中から、わざわざこの研究室を選んだのか、その理由をメールの中で、自分なりの言葉で伝えることです。 万一、そこで書いた内容が実際の研究室での現実と異なっていたら、その研究をするなら他の研究室の方がいい、と教えてくれるかもしれません。お互いの貴重な時間を潰すことも避けられますので、メールでは率直に理由を書いた方が良いのです。

メールには余計な情報は入れず、シンプルに

自己紹介、メールの目的、志望理由、の3点を書くだけで、メールはそれなりの文字数になります。それ以外の余計な情報や周りくどい表現は、本来の伝えたい内容を曖昧にしてしまうので、メールには必要な情報だけを入れるようにしましょう。 特に自己紹介や志望理由には、いざ書き出すと止まらなくなってしまう事があります。しかし細かい話は、実際に研究室を訪問した時にするようにして、メールの時点ではほどほどに押さえておきます。メールで長々と書いてしまうと相手にも負担を掛けてしまいます。

研究室訪問の依頼メールの構成

ではさっそく、研究室訪問のアポをお願いするメールを考えて行きましょう。まずは構成についてです。メールの全体の流れは、下記のような流れになります。

①件名  メールの内容が研究室訪問の依頼であることを簡潔に
②宛名  研究室名と、指導教官の先生の名前
③挨拶文  ご挨拶から自分の名前の紹介まで
④本文1  自己紹介を簡潔に
⑤本文2  研究室を志望した理由
⑥本文3  研究室訪問の許可のお願い
⑦本文4  研究室を訪問したい期間
⑧本文5  研究室を訪問した際に聞きたい事
⑨本文6  締めの言葉
⑩署名  自分の連絡先情報等

という要素で構成します。 メールは一行が長いと読みにくくなります。
ひとつの文の文字数を抑えたり、適度な改行や、1行空きを入れることでメールの可読性を高めましょう。

研究室訪問の依頼メールの書き方①:件名

件名は、メールの目的が研究室訪問をしたい、という内容であることが簡潔に伝わる書き方をします。 お勧めなのは、メールの件名にあなたの名前や大学名、学部学科名を入れておくことです。研究室には複数の学生から研究室訪問依頼のメールが届きます。それらの情報がメールの件名に入っていれば、相手に取っては識別がしやすくなりますし、あなたにとっては情報が埋もれにくくなるメリットがあります。 件名に学部学科を全て書くと非常に長くなってしまう場合は、学部のみでも構いません。また同じ大学であれば大学名は入れなくても良いなどありますので、例文を参考にして下さい。

研究室訪問の依頼メール:件名の例文

・他大学の研究室に訪問依頼のメールを送る場合
「貴研究室への訪問のお願い(大学名・学部・学科・苗字)」
「貴研究室への訪問のお願い(大学名・学部・フルネーム)」
※学科名が長い場合は学部のみでもOK

・同じ大学の研究室に訪問依頼のメールを送る場合
「貴研究室への訪問のお願い(学科・苗字)」

研究室訪問の依頼メールの書き方②:宛名

メールの本文の冒頭には、相手の研究室の名前と、指導教官の名前を記載します。

研究室については、件名では「貴研究室」で問題ありませんが、メールの本文では具体的な名称をキチンと書くようにします。他大学の場合は、大学名から入れると丁寧です。 指導教官の肩書きについては事前に大学のHPで確認しましょう。書籍等の場合は情報が古くなっている可能性があります。特に4月明けにメールを送る場合は、新年度を機に肩書きが変わっている事があるので注意が必要です。肩書きが無い場合や不明な場合は「教官」や「先生」を使います。またいずれの場合も、肩書きの後ろに「様」等を付ける必要はありません。

研究室訪問の依頼メール:宛名の例文

・他大学の研究室に訪問依頼のメールを送る場合
〇〇大学大学院〇〇研究科 ◯◯研究室 ◯◯教授

・同じ大学の研究室に訪問依頼のメールを送る場合
◯◯研究室 ◯◯教授

研究室訪問の依頼メールの書き方③:挨拶文

メールの書き出しとなる挨拶文は、相手の指導教官と面識があるか無いかで、書き方が大きく変わります。

面識がない場合、挨拶文は突然のメール連絡である事をお詫びする内容となります。仮に会った事のある相手でも、一度か二度の接触では覚えてもらえていない可能性が高いので慎重策を取り、面識がない場合と同じように挨拶文を作る方が無難です。

十分に面識がある場合は、多少砕けた表現でも大丈夫ですが、「はじめまして」「こんにちは」などは、研究室訪問をお願いする立場としてフラット過ぎるので避けましょう。

いずれの場合でも、メールでは挨拶の言葉に繋げて、自分の所属や名前を書くようにしましょう。その際、卒業を控えて進路を決めるタイミングであることを示すために「4年生」という表記も付けると明快です。

研究室訪問の依頼メール:挨拶文の例文

・相手と面識がある場合
「日頃ご指導を頂きありがとうございます。◯◯学部◯◯学科4年生の◯◯です。」

・同じ大学で、相手と面識が無い場合
「このたびは突然のご連絡、大変失礼いたします。◯◯学部◯◯学科4年生の◯◯と申します。」

・他大学の研究室の場合
「このたびは突然のご連絡、大変失礼いたします。◯◯大学◯◯学部4年生の◯◯と申します。」
※大学名からキチンと入れるようにします。

研究室訪問の依頼メールの書き方④:自己紹介

挨拶と自分の名前を記載したら、次はいよいよ本文としての自己紹介です。

ここでは主に
・自分がこれまで、どのような分野を対象に研究活動をしてきたか
・これから、どのような分野を対象に研究活動をしてきたか
について、書くようにします。

既に面識があって、相手に自分の情報が伝わっている場合は、ここを短く済ませても構いませんが、自分がこれからやりたい事を改めて書くと、より正確にあなたの情報が伝わるでしょう。

研究室訪問の依頼メール:自己紹介の例文

「私は◯◯学の◯◯論を専攻しており、現在は◯◯をテーマ卒業論文の準備を進めております。卒業後は◯◯の方向も見据えながら博士前期過程に進学し、大学院で研究を続けて行きたいと思っています。」

「私は◯◯大学で◯◯論を専攻しておりますが、研究テーマを引き継ぐ大学院が学内にないことから、外部の大学院への進学をしたいと思っています。」

研究室訪問の依頼メール書き方⑤:研究室を志望した理由

自己紹介に続いて、先方の研究室を志望する理由を記載します。と言っても、メールは選考のための書類ではありませんから、長文を書く必要はありません。メールの目的はあくまで研究室訪問の許可です。寧ろここは短く済ませる方が得策です。

メールでは、下記の3点を書ける範囲で書きましょう。全て揃っていなくても構いませんが、どれか1つは研究室訪問をする理由として必要です。

・どのようにして教官や研究室を知ったか?
・なぜこの研究室に興味を持ったか?どの部分に関心を持ったか?
・この研究室でどんな研究をしたいのか?

これらについて、短くてもいいので、その研究室に入りたい!という気持ちが伝わる文面にして下さい。
ここででの印象が、あなたに対する第一印象を決定付けます。

研究室訪問の依頼メール:志望理由の例文

「どのようにして教官や研究室を知ったか?」によって、いくつかのパターンの例文を用意しました。

・研究室のホームページを見た場合  
「このたび、◯◯教授の研究室のホームページを拝見し、先生の研究室が取り組む◯◯について、大変興味を持ちました。私自身も、◯◯に関する研究を進めていきたいと考えており、◯◯教授の下であれば、それが行えるのではないかと感じました。」

・実際に講義を聞いた場合
「先日、学内で◯◯教授の◯◯に関する講義を拝聴した際、これまでにない大きな刺激と、社会的な必要性を感じ、私も◯◯について、◯◯教授のご指導を仰ぎたいと思いました。」

・自分で研究実績を調べた場合
「進学先を考える中で◯◯教授の研究論文を拝見する機会に恵まれ、それらを読み込む中で、ぜひ◯◯教授の研究室で、◯◯に関する研究をしたいと、強く思うようになりました。」

研究室訪問の依頼メールの書き方⑥:訪問の許可のお願い

 

いよいよメールの本題である、研究室訪問の依頼と、許可のお願いを頂くためのパートに入ります。ここまでの文面で、既にあなたの素性や気持ちは伝わっています。後は研究室を訪問し、実際に会って話がしたいと書くだけです。

例文では、
・研究室について収集できる情報が少なかったため、詳しい話を聞きたい場合
・研究室についてはある程度の収集が出来たので、より具体的な研究内容を聞きたい場合
・他大学からの進学などで、研究テーマ以外のことも聞きたい場合

の3種類を想定しましたが、ここは自分の状況や、実際に研究室訪問で聞きたいことを踏まえて、適度にアレンジをして下さい。

研究室訪問の依頼メール:訪問の許可のお願いの例文

・研究室に関する情報が少なかった場合  
「ただ、大学のホームページを見たところ、あまり情報が掲載されていなかったため、ぜひ一度、○○教授の研究室を訪問させて頂き、お話を伺いたく存じます。」

・具体的な研究内容を聞きたい場合
「そこで○○教授が專門にされている「○○」や「○○」について、どのような研究が行われいるのか、より深いお話を伺いたく、研究室を訪問させて頂けましたら幸いです。」

・進学の相談などもしたい場合
「○○教授の研究内容や、私事ですが進学に関することなど、実際に研究室に伺って、お話やご相談をさせて頂きたく、研究室訪問についてのお願いを差し上げた次第です。」

研究室訪問の依頼メールの書き方⑦訪問したい日程

 

実際に研究室を訪問する日程については、先に相手の希望を聞いてから、自分がそれに合わせることがマナーです。但し、あまりに漠然とし過ぎていても、逆に相手を悩ませてしまいます。 そこで、ある程度のざっくりした期間、例えば「今月の終わりまでに訪問したい」などと指定する文言をメールに書いておくのが親切です。そうすれば相手はその範囲の中で予定を考え、メールの返信で教えてくれることでしょう。

研究室訪問の依頼メール:訪問したい日程の例文

基本的にはおおまかな日程のみで指定します。「◯月◯日の◯時」などと一方的に指示してしまうのは失礼ですし、お互いの予定が折り合う可能性が減ってしまいます。 また期間を指定する前には、「つきましては」等、クッションになる言葉を一言入れておくと、更にメールの文面が柔らかくなります。

・研究室訪問の日程を一定で切る場合
「つきましては、もし可能であれば、今月中のどこかで、1時間ほどお時間を頂けましたら幸いなのですが、◯◯教授のご都合はいかがでしょうか?」

・こちらの都合を大まかに伝えて、日程の決定は相手に一任する場合
「もし宜しければ、◯◯教授のご都合のよい日時をいくつかご教示頂ければ、こちらでお伺いする日時をお答えさせて頂きます。なお大変恐縮ながら、火曜と木曜は予定を調整するのが難しいため、それ以外の曜日でお願いできればと存じます。」

研究室訪問の依頼メール書き方⑧:訪問の際に聞きたい事

具体的に聞きたい事がある場合、訪問に先立ってメールにあらかじめ書いておくのも良いでしょう。迎える側に、心理的な余裕が出ます。あまりたくさん書くとプレッシャーを与えるので、最大でも5つ以内が妥当です。 なお、それまでのメールの文面の中で既に聞きたい事が書かれている場合は、繰り返しここで書く必要はありません。また訪問した時に、特に具体的に思い浮かぶ質問事項がないようであれば、ここで無理して書く必要もありません。

研究室訪問の依頼メール:訪問の際に聞きたい事の例文

具体的に聞きたい事がある場合は、下記のように聞いてみるのが良いでしょう。 「なお伺った際には、以下のような質問をさせて頂きたく存じます。

・研究室に入るのに必要な專門知識や経験
・研究の進め方や指導方針
・研究室のOBの進路や研究実績
・研究予算や研究室の設備
・欲しい人材のタイプ

研究室訪問の依頼メールの書き方⑨:締めの言葉

 

メールを送る場合、用件が終わった後に締めの言葉を置くのがマナーです。言葉自体はメールにおける儀礼的なものなので、特に難しく考える必要はなく、適正なものをコピペする感覚で結構です。

研究室訪問の依頼メール:締めの言葉の例文

構成としては、「相手を気づかう言葉+連絡・検討してほしい+よろしくお願いします」という流れになります。

「以上、突然のメールで大変恐れ入りますが、ご検討を下さいますよう、何卒よろしくお願い致します。」
「お忙しいところ、誠に勝手を申し上げますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。」
「お忙しいところ、大変お手数ではございますが、ご検討、ご返信を頂きたく、何卒よろしくお願い申し上げます。」

研究室訪問の依頼メールの書き方⑩:署名

 

最後に送り手側の情報を記載し、研究室訪問の依頼メールを終了します。 この署名は、あなたがどこの誰だかを示す情報となります。

・大学名、学部、学科、氏名、電話蛮行、Eメール等を記載します。
・名前には読みも入れると親切です
・電話番号は連絡を取ることが目的のため、個人の携帯電話番号があれば、家の固定電話は不要です。
・住所についても必要ないでしょう。
・学生番号も特には不要ですが、番号で入学年度や所属学科を確認することも出来るので、番号の意味を直感的に分かりやすい、同じ大学の先生に送る場合は、入れてみる方が良いかもしれません。

研究室訪問の依頼メール:署名の例文

◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 
◯◯ ◯◯(名前の読み)

学生番号:xxxxxxxxxxxx
電話:xxx-xxxx-xxxx
メール:xxxxxxx@xxx.ac.jp

研究室訪問の依頼メールが研究室から返ってきたら?

 

研究室に訪問依頼のメールを送ると、早くて当日中、遅くても数日以内に結果の返信が返ってきます。よほどの事がなければ断られるケースは少ないと思われますので、ここでは承諾を頂けたという前提で話を進めます。

返信に対してどんなメールを送ったらよいか?

訪問OKのメールが返ってきたら、まずは必要なのが御礼のメールをすることです。これは返信のメールが来たその当日中に行って下さい。 そして、そのメールの中で訪問する日程についても、早速話を進めます。ここでグダグダすると何回もメールをやり取りするはめになってしまうので、限りなく短く、1回で済ませるように段取りましょう。 つまり、研究室からの返信メールに対しては、御礼と訪問日程の決めという、2つの要素を織り込むことになります。

研究室宛に戻すメールの構成

①件名  返信してきた件名をそのまま使う
②宛名  研究室名と、指導教官の先生の名前
③挨拶文  返信への御礼
④本文1  訪問の承諾を頂けた事に対する御礼
⑤本文2  訪問する日程の確定、もしくは提案(返信の内容による)
⑥本文3  締めの言葉
⑦署名  自分の連絡先情報等

という流れになります。

研究室訪問への返信に戻すメールの書き方

 

メールの書き方①:件名

まず件名については、最初に送ったメールの件名をそのまま使用します。これはメールを送った際に、「返信の返信」であることが直ぐに分かるというメリットがあるからです。当然、最初にこちらから送ったメールの文面を含め、過去の履歴は残したままで送ります。

・メールの件名の例文
ReRe:貴研究室への訪問のお願い(大学名・学部・フルネーム)など

メールの書き方②:宛名

宛名は、最初に送った時と同じものを使用します。いきなり本文から入ってしまうのは失礼に当たります。

・メールの宛名の例文

・他大学の研究室にメールを送る場合
◯◯大学大学院◯◯研究科 ◯◯研究室
◯◯教授

・同じ大学の研究室にメールを送る場合
◯◯研究室 ◯◯教授

メールの書き方③:挨拶文

最初に送った時と同様、返信に対するメールでも挨拶文を最初に記載します。ここでの挨拶文は、返信を頂けたことに対する感謝の意を示すものなので、簡潔に一行書けばOKです。
・メールの挨拶文の例文 「お忙しいところ、お返事を頂きましてありがとうございます。」

メールの書き方④:承諾の御礼

 

メールに返信を頂けた事に対する御礼の次は、訪問の承諾を頂けた事に対する御礼を述べます。ここも先ほどと同様、短く簡潔な一行で問題ありません。 ・メールの承諾の御礼の例文 「また、大変ご多忙にも関わらずご面会を頂けるとのこと、重ねて感謝を申し上げます。」 「また、ご面談のお時間を頂けるとのこと、併せてお礼申し上げます。」

メールの書き方⑤-1:訪問する日程の確定

さて、続くこのパートが、2回目のメールの肝要な部分となります。出来ればここで訪問する日時を確定させること。それが無理でも、このメールの返事を頂いた時点で訪問する日時が確定するようにすることです。
研究室に送ったメールの内容と、研究室から返ってきたメールの内容によって、いくつかのパターンが存在するので、それぞれ例文を用意しました。

・具体的な日付が提示されてきた場合
これは、初回のメールでこちらから一定の範囲で期日を提案しており、向こうがその中で候補となる日時を具体的に出してきた場合になります。基本的には、この状態になるように、初回のメールを送信するのが望ましいです。
「実際にお伺いする日時につきましてですが、ご提案を頂いた日程のうち、◯月◯日の◯時からで、お願いをしたいと存じます」

・曖昧な範囲で提示がされてきた場合。 これは、向こうから候補が送られてきたが、日程の内容が曖昧な場合です。
例えば、「毎週水曜と木曜の午後はだいたい研究室におりますので、ご都合の良い日を上げて頂ければ調整させて頂きます」などと返ってきた場合です。
そうした時は、求めに応じてこちらから具体的な日時を提案する事になります。
「実際にお伺いする日時につきましてですが、◯◯教授のご予定が◯◯とのことでしたので、例えば◯月◯日、◯月◯日、◯月◯日の、それぞれ◯時からでは、いかがでしょうか?」

メールの書き方⑤-2:特に日程の提示が無かった場合

 

これは、初回のメールで訪問する日程に関する情報を書いていなかったり、書いてあっても向こうが見落としていたり、承諾のスピードを優先させて情報が抜けてしまった場合等です。いずれにしても、いつ頃に訪問したいのかを、あらためて伝える事になります。 この時、条件を曖昧にしてしまうとやり取りが長引く可能性があります。すでに承諾は得ているので、多少事務的にでも進めてしまった方が良いでしょう。

メールで特に日程の提示が無かった場合の例文

・自分のスケジュールに十分な余裕がある場合
先方の都合に合わせる前提で、自由に日時を決めてもらいます。
「実際にお伺いする日時につきまして、今月中のどこかで、1時間ほどお時間を頂けましたら幸いです。
こちらはスケジュールに余裕がありますので、ご都合の良い日を2,3頂ければ、その中でお伺いをさせて頂きます」

・自分のスケジュールに若干の制約がある場合
こちらから指定した範囲で、自由に日時を決めてもらいます。
「実際にお伺いする日時につきまして、今月中のどこかで、1時間ほどお時間を頂けましたら幸いです。
大変恐縮ながら、火曜と木曜は定期的に予定が入っておりますので、それ以外でご都合の良い日を2,3頂ければと存じます」

・自分のスケジュールが詰まっている場合
こちらから具体的な日時を指定して選んでもらいます。再調整の必要がないよう、候補の日時は多めに出しておくようにします。
「実際にお伺いする日時につきまして、1時間ほどお時間を頂けましたら幸いです。
大変恐縮ながら、直近で私の空いている予定は下記の通りです。この中で◯◯教授のご都合の良い日時にお伺いをしたいと存じます。
◯月◯日 ◯時◯分〜
◯月◯日 ◯時◯分〜
◯月◯日 ◯時◯分〜
◯月◯日 ◯時◯分〜
◯月◯日 ◯時◯分〜
◯月◯日 ◯時◯分〜 」

メールの書き方⑥:締めの言葉

このメールで訪問する日程が確定する場合は、その内容を纏めて確認できるようにして、締めの言葉に繋げるようにします。 まだ日程が決まりきらない場合は、再度検討と返信をお願いします、という内容になります。

・メールの締めの言葉の例文
それではあらためまして、下記の通りに貴研究室をご訪問させて頂きたいと存じます。

日時:◯月◯日 ◯時◯分〜◯時◯分
場所:貴研究室(◯◯大学◯◯キャンパス◯号館)
目的:研究室の見学と進学に関するご相談
質問させて頂きたい事:
・具体的な研究内容について
・研究の進め方や指導方針
・研究室のOBの進路や研究実績

それでは、当日は何卒よろしくお願いいたします。

メールの書き方⑦:署名

署名については、初回のメールと同様で問題ありません。

研究室訪問に関するその後のメール

研究室を訪問する日程が決まっていない場合は、まずそれを決めることが必要です。何回かメールをやり取りして、研究室訪問の日時が決まったら、後は当日に向けて質問する内容を詰める等の準備をします。 前日になったら確認のため、「明日お伺いさせて頂きます」という内容のメールを送ると良いでしょう。体裁はそれまでのメールと同じで、本文も時間の確認などごく簡単で結構です。 また訪問を終えたらその日のうちに御礼メールを出すようにします。こちらも。体裁はそれまでのメールと同じで、本文も感謝のコメントなどごく簡単で結構です。

【研究室訪問】メールでの日程調整や返信の際の件名及び文言のまとめ

 

いかがだったでしょうか?
研究室の訪問はなかなか経験がないため、緊張してしまう人も多いと思います。しかし今後の人生を大きく左右するイベントですから、訪問をお願いするメールは間違いのないよう、マナーを守って相手の研究室にお送りすることが必要です。 またメールの時点で確認をしっかりしておくことで、実際に研究室を訪問した時の齟齬が減り、お互いに満足度の高い結果をもらたすことになります。
メールの体裁はだいたい決まっていますので、ここで紹介した構成や書き方を参考にメールを書き、研究室訪問を成功させて下さい。