【ビジネスメール】社会人として必要なお断りメールのマナー

目次

ビジネスで使うお断りメール、5つのポイント

仕事でお断りのメールを送る場合、単に断る内容を書けば良いというものではありません。メールを送る相手の多くは、今後も引き続き関係を持つ大事な顧客や、時には社内の上司なども含まれます。その事を考えると、お断りのために送ったメールがキッカケで険悪なムードになるわけにはいきません。綺麗に断りながらも、悪い印象を残さない、そんなお断りの書き方が要求されます。 お断りメールを書くに当たっては、押さえておくべき重要なポイントがいくつかあります。これらを外さなければ、相手との関係やあなたの評判が悪くなる心配は、大きく減ることでしょう。

お断りメールの書き方のポイント①失礼のないように礼儀を守る

お断りのメールを書くうえで最も大事な事は、決して失礼のないように礼儀をわきまえ、一部のスキもないメール文にすることです。当然ですが、相手は真剣な気持ちで依頼やお願いをしてきています。仮にあなたの方が立場が上でも、決して偉ぶったようなメール文や、手を抜いた書き方をしてはいけません。 お断りのメールを送る相手が自社にとって大事な取引先や、あなたの上司だった場合は、なおさらです。送る前に何回も見直し、相手を不愉快にするような表現をしていないか、入れるべき言葉なのに抜けているものはないか、重々確認が必要です。

但し、やり過ぎには気を付けましょう

これは単にへり下れば良いというものではありません。 慇懃無礼という言葉があります。態度があまりに丁寧すぎて、かえって無礼だと感じてしまう事を指します。テクニックの前に相手に対する誠意や礼儀の気持ちを持つことが必要です。 と言っても、あなたが必要以上に罪悪感を持つ必要はありません。仕事をしている以上は、あなたの気持ちがどうあれ、会社の利益にならない事はお断りをしなくてはなりません。それをいちいち気にしていたら体が持ちません。最悪感は持たないが、失礼のないよう礼儀には重々気をつけ、誠意を持ってメールを書く。それが社会人に必要なスキルです。

お断りメールの書き方のポイント②ハッキリと断る

例えどんなに断りにくい気持ちがあっても、断ることに変わりはありません。お断りのメールは、まさに断る事が目的です。周りくどい表現を使って曖昧に書いても、相手の時間を無駄に奪うだけです。まして曖昧さが災いして、もしかしたらまだ可能性があるかも?なんて勘違いをされたら、とんだトラブルの芽になってしまいます。 断るなら断るで、シッカリハッキリ、メールの中で明言しましょう。相手もビジネスです。曖昧にはせずハッキリYES/NOで返すことこそ、社会人のマナーであり、相手のためなのです。仮に、こちらの方から代わりになるような案を出したり、次回の案内をするにしても、今回のこの件についてはお断り、とメールの中で明確に伝えましょう。

お断りメールの書き方のポイント③理由をシッカリ入れる

お断りをするメールの中では、断るという結果とともに、なぜお断りすることになったのか、その理由も書くことが必要です。理由もなしに断られては、相手の気持ちも済まないでしょう。お断りをすることになった経緯について、相手に伝わるように簡潔に書きましょう。 メールの中にそうした情報がないと、なぜダメだったのかが分からず、あなたにあらためて聞いてくるかもしれません。いらぬ嫌疑や邪推をして、あなたやあなたの会社に対して怒りや不信感を持ってしまうこともあり得ます。但し、あまりにお断りの理由を詳しく書くと言い訳がましくなりますので、メールの文章上は簡潔に留めましょう。

相手が求めているのは納得感

人は誰でも自分の提案や誘いを断られることが嫌いです。断られると多少なりとも感情が揺らされます。それを元に戻すのは、そうだったのかという納得感です。それなら仕方がない。今回の件は忘れよう。そう思ってもらうために、納得できる理由が必要なのです。 もちろん会社の機密上、その理由が明かせなかったり、時には大した理由がない場合もあります。そうした時でも何かしら相手が納得する理由を伝えなくてはなりません。例えば、相手の都合を理由にする方法が考えられます。相手の申し入れを受け入れると、相手に余計な面倒やリスクが発生する可能性があるから、という理由でメール文を書くのです。 但し、それが理由で逆に相手を不愉快にさせたら本末転倒。お断りメールで達成すべきは相手の納得感です。メールの書き方で少しでも悩んだら、上司の知恵を借りるようにしましょう。

お断りメールの書き方のポイント④感謝の気持ちを添える

お断り自体の目的は、メールの中で礼儀をもって断り、理由も伝えることで達せられます。ここから先の2つは、相手との関係性を壊さないための、プラスアルファのメールの書き方のポイントです。 まず、ぜひやっていただきたいのは、感謝の気持ちを伝えることです。提案してくれてありがとう、見積もりを作ってくれてありがとう、誘ってくれてありがとう、仕事の依頼をしてくれてありがとう、という相手に対するありがとうの気持ちをメールの中に込めることです。

あなたのオリジナルの言葉が欲しい

相手が時間を掛けて用意をしたり、あなたを気に掛けてくれたからこそ、あなたの手元に「お断りのメールを送る」という作業が生まれたのです。そうした相手の手間や気持ちに、まずは感謝の言葉を添えることです。メールの中にその言葉があれば、相手の気持ちも大きく和らぎます。 注意しないといけないのは、あまりにテンプレをコピペしたようなメールでは、逆に気持ちがこもっていないと思われることです。これは先にも書いた慇懃無礼でもありますし、そもそも感謝の気持ちが添えられていません。最低でもメールの中で1箇所は、相手からの誘いや提案に関する自分だけのコメントを入れましょう。

お断りメールの書き方のポイント⑤丁寧に柔らかく書く

お断りのメールについて、最後に紹介したい事は、できるだけ丁寧に、柔らかい感じで書くということです。「できません」「お断りします」などの直接的な表現は、間違いではないにしても、相手の方から見れば冷たい感じも受けてしまいます。 そうした事務的、機械的な文面ではなく、人の書いた温かみや気配りのあるメールにしようという事です。表現の問題となりますが、一言あるかないかで印象が変わる言葉もあるものです。特にメールの中でも全体の印象を大きく左右する結びの言葉は、てきるだけ柔らかいトーンにするようにして下さい。メールは文字しか使えないため、文字で勝負するしかありません。

クッション言葉を積極的に使おう

お断りメールの文面を柔らかくするのに有効なのが、クッション言葉と言われるものです。クッション言葉は「たいへん恐れ入りますが」「お手数をおかけいたしまして」「まことに残念ですが」など、文章に添える枕詞のような言い回しです。お断りの中にクッション言葉を挟むことで、メール文からカドが立った印象を除くことが出来ます。 クッション言葉をメールに上手に取り入れることで、メールの文面が優しく、やんわりとした雰囲気になり、申し訳ないという相手への気持ちを上手に表現することが出来ます。

ビジネスで使うお断りメールの書き方

誘いや見積もりなどをお断りするメールは、下記のような構成で作成します

お断りメールのおおまかな流れ

この流れは、お断りをする理由に関係なく、どんなメールでも共通で使えるパターンです。 ①相手への感謝の気持ち ②お断りと、お断りをした理由 ③今後の関係性のためにフォローする結びで締める という流れです。

お断りメールの件名や内容はどうする?

お断りのメールの体裁ですが、これまでのやり取りの経緯をそのまま使って履歴付きの状態で送る方法と、新しくメールをおこす方法の2つがあります。どちらの方法でも問題はありません。 履歴を使う場合は、メールの件名はそのままに。新しくメールをおこす場合は、「○○の件につきまして」など、メールの中身がシンプルに分かる件名にします。 メール本文の作り方は、いずれの場合も変わりません。まず、通常の宛名や挨拶に続けて、相手が送ってくれた内容(誘いや提案や見積もり等)に対する感謝を簡単に述べます。 次に、そうした誘いや提案や見積もりに対するお断りをします。その前後に付ける形で、お断りすることになった経緯や理由を入れると良いでしょう。 そしてメールの最後に、お詫びや感謝、次回への期待の言葉等を繰り返して、結びの言葉とします。

お断りする部分の使いやすい構成

お断りを丁寧に行うために、下記のような順番で言葉をつなぎましょう。こうすることで、相手の方に素直に受け取ってもらえる構成になります。 「前置き(クッション言葉)+お断りの理由+お断りの言葉+お詫びの言葉」 例えば、 ・せっかくのご提案ではございますが、 ・どうしても予算の折り合いがつかず、 ・大変申し訳ございませんが、今回はご遠慮させて頂くことになりました。 ・ご期待にお応えできず、誠に申し訳ございません。 や、 ・お誘いを頂きとても嬉しく存じますが、 ・当日は出張で不在にしておりますので、 ・お気持ちだけ頂戴いたします。 ・お心遣いを無にするような返事となりましたこと、深くお詫び申し上げます。 などとなります。 このような流れを作ることで、相手に嫌な思いをさせずにお断りの結果を伝えることが出来ます。

お断りのメールは結びの言葉も重要

上記の流れに続けて、さらに結びの言葉を加えることで、お断りのメールの文面を万全のものにします。結びの言葉が適当では、ここまでの流れが無駄になってしまいます。メールの締めの結びを綺麗にしてこそ、今後にも繋がるというものです。

ビジネスでのお断りメール:結びの書き方

お断りメールの結びの書き方は、今後も相手との関係を維持させることを目的とします。具体的には、今後も相手と良い関係を結びたいという気持ちや、今回は期待に応えることができずに重ねて申し訳なかったという気持ちをメールに織り込みます。 例えば、 「また機会がございましたらご連絡を頂けますよう、心からお待ちしております」 「取り急ぎ、お返事のみお送りさせて頂きますが、引き続きご愛顧頂けますよう、何卒よろしくお願いいたします」 などとなります。

定型的なメールの結びの書き方

相手とそこまで親密な距離ではない場合、定型的な結びの方が無難なケースもあります。例えば、明らかに一見さん的な相手の場合などです。 「末筆ながら貴社の今後のご活躍とご健勝をお祈り申し上げます」 「貴社のご発展と社員皆様のご多幸を心よりお祈り申し上げます」 などと書くのが、間違いのない書き方です。 いずれにしても、できるだけお互いが嫌な気持ちにならないような締めの言葉を使いましょう。

結びの言葉の例

その他、よく使われる結びの言葉をあげておきます。 ・今後とも引き続きよろしくお願いいたします。 ・またの機会にご連絡をお待ち申し上げます。 ・恐縮ながら、メールのみにて失礼いたします。 ・どうかご理解をくださいますよう、お願いいたします。

見積もりを依頼されて、お断りする場合のメールの文例

それでは実際のメール全体の文例を見てみましょう。ここでは、見積もりに関するお断りを例に取ってご紹介します。 ・見積もりを依頼されたが、お断りする場合 ・提案された見積もりを、お断りする場合

依頼された見積もりを、お断りする場合のメールの文面

件名 お見積もりのご依頼につきまして 本文 株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯課 ◯◯様 お世話になっております。 ◯◯株式会社の◯◯です。 この度は弊社にお見積もりのご依頼を頂きまして、 誠にありがとうございます。 貴社のご依頼にお応えをしたいと存じますが、 ◯◯年末の繁忙期につき、ご希望の納期では、 新しい受注を受けることが出来ない状態です。 大変申し訳ないのですが、 今回に限っては、見積り書の提出を辞退させて頂きたく、 何卒、ご了承をくださいますよう、お願いいたします。 なお、年明け以降につきましては通常の操業に戻ります。 もしも機会がございましたら、その際はぜひ、 お声がけをいただけますと幸いです。 それでは今後ともよろしくお願いいたします。 —————————————————- ◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯課 ◯◯ TEL:000-000-000 メールアドレス:xxxxxx@xxxxxx.co.jp

提案された見積もりをお断りする場合のメールの文面

件名 頂いたお見積もりの件につきまして 本文 株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯課 ◯◯様 お世話になっております。 ◯◯株式会社の◯◯です。 この度はお忙しい中、◯◯に関するお見積もりを頂きまして、 誠にありがとうございます。 社内で検討をさせて頂きましたが、誠に勝手ながら、 納期と金額の面で合意が取れず、 今回はお見送りをさせて頂くことになりました。 魅力的なご提案を頂きながら、 このような結果となりましたこと、深くお詫び申し上げます。 また別の案件でお伺いをさせて頂く機会もあると存じますので、 その際は何卒よろしくお願い申し上げます。 —————————————————- ◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯課 ◯◯ TEL:000-000-000 メールアドレス:xxxxxx@xxxxxx.co.jp

誘いのお断りメールのマナーと注意点

社会人になると、社内社外と問わず、お誘いも増えるものです。時には仕事以上にお断りするのが面倒な場合もありますが、人間関係を円満に保つため、お断りの書き方には注意しましょう。

誘いをお断りする丁寧なメールの書き方

誘いをお断りするのに最も使いやすいのは「その日は都合が悪く…」ですが、誘いを掛けた相手にしてみると、毎回それだと、本当にそうなのか?という不信感が募り兼ねません。お誘いをお断する時は、問題のない範囲で具体的な理由うを言ったり、言い回しを変えてみる事も必要です。 例えば、 「あいにく先約がありまして」 「その日は外出で不在にしており」 「どうしても外せない家族との都合があり」 「急な呼び出しがかかりまして」 「その近辺は非常に繁忙期にかかるため」 などです。

お誘いをお断りする場合のメールの文例

件名 お誘い頂きました件につきまして 本文 株式会社◯◯ ◯◯部 ◯◯課 ◯◯様 お世話になっております。 ◯◯株式会社の◯◯です。 この度はお食事会にお誘いを頂きまして、ありがとうございます。 実はどうしても外せない先約がございまして、 今回は心ならずも遠慮させて頂きたく存じます。 せっかくのお誘いにも関わらず、お心を無にするような返事となりまして、 深くお詫びを申し上げます。 よろしければ是非、別の機会にご一緒をさせていただければ幸いです。 何卒宜しくお願い申し上げます。 —————————————————- ◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯課 ◯◯ TEL:000-000-000 メールアドレス:xxxxxx@xxxxxx.co.jp

社会人として必要なお断りメールのマナーのまとめ

いかがだったでしょうか。お断りのメールを送らなければならない場面は、日常的にやってきます。その内容や理由は様々でも、伝えるメールの文面は相手の気持ちを考えることが大事です。 その後の人間関係を壊すことなく、また良い気持ちで相手と仕事が出来るよう、上手なお断りメールの書き方を覚えておきましょう。