上司や取引先へお願いする際の敬語表現(対面・電話・メール)

ビジネスにおいて敬語でお願いする際に気をつけること

ビジネスをしていく中で、上司や取引先に向けて敬語で「お願い」することは必ずあります。ここでは正しい敬語を使いながらお願いする方法を書いていきます。

そもそも敬語の前に「お願い」する時の注意点

敬語の前にまずお願いする時の注意点を考えてみましょう。

依頼するときは5W1Hを明確にしたメールを心掛ける

まず、肝心の依頼内容を分かりやすく、より明確に伝えるためにも、メール文中で「いつ・どこで・なにを」などの5W1Hの条件を満たしておく必要があります。仕事に関係する頼みごとは、上司や取引先の方が依頼メールを読んで、その内容をすぐに理解できるものでないと失礼です。上司や取引先のの貴重な時間を無駄に割いてしまうことにならないように、件名を含め一読しただけでお願いする内容を把握できる、簡潔なメールを送る必要があります。 たまに「お忙しいところ申し訳ありませんが、前回のお打ち合わせありがとうございました。次回のミーティングの日程の調整をお願いします。」など敬語を頑張って使おうとしているが、文面のつながりや結局大事なところが敬語になってないなど見かけます。丁寧さも大事ですが、まずは5w1hを意識して、シンプルに言い換えをすることを重要視しましょう。

数字でわかりやすく!

5w1hにプラスして、特に数字を使いより明確にしましょう。「近日中にお返事をお願いいたします。」ではなく、言い換えて「納期が5月末のため、5月20日までにお返事をお願いいたします。」と数字を使い、内容と期日を明確にして依頼しましょう。件名に数字で書いておくのもありです。最も上司や取引先の方などの依頼された側が困るのは、ダラダラの長文で何が言いたいか分からないものや逆に説明が足りず理解できないといったメールでしょう。 さらにその仕事が急ぎのものなのか?手が空いた時で構わないのか?など期日も明確にメールの中に記しておくと好印象です。上司や取引先の方にいちいち確認されないように、見たときに瞬時に判断できる内容がお願いする時のポイントです。

わかりやすく!

5w1h、数字でわかりやすくに共通して根本にあるのは「わかりやすく」です。忙しい上司や取引先が、依頼を受けた時に「何をしたいのか」「何を回答して欲しいのか」「誰の意見なのか(クライアントなのか自分なのか)」など疑問を持たず、スパッと動けることが良い依頼の方法です。

細かい気遣いを心がける

メールは文面だけで、ただでさえ冷たい印象を与えてしまいがちです。まして相手は忙しい上司や取引先なので、細かい気遣いをすることが必要です。「お忙しいところ恐縮ですが」「ご多用のところ恐れ入りますが」など、相手を配慮した一文があるかないかで、メールを受け取る上司や取引先の気持ちも大きく変わります。数多くのメールを受け取るであろう上司や取引先の方が瞬時にわかる件名になっているとアクションもしやすいです。お願いメールを送信するときは、あなたの誠実が伝わる必要があります。

正しい敬語を使う

敬語はマナーです。敬語を使えるかどうかで、上司や取引先に判断をされることもあり、そもそも依頼することがうまくいかない可能性があります。二重敬語など敬語の使い方を間違えてしまうと、上司や取引先の評価を下げてしまうことにもなってしまいます。

敬語でお願いする時のフレーズ

敬語でお願いするときのフレーズをまず覚えましょう。

『~いただければと存じます』

依頼・お願いするときにビジネスシーン(メール・手紙・文書・社内上司・社外・取引先・目上・就活・転職)で使える敬語のフレーズです。この敬語の意味は『~してもらえたらと思います』で、「~」のところに依頼やお願い事がはいります。「〜いただきたく存じます」の言い換えだったり、「〜いただければ幸いです」の言い換えだったりすることが可能です。 例えば依頼やお願い事を入れたら、『ご連絡(を)いただければと存じます』『ご確認(を)いただければと存じます』『ご教示(を)いただければと存じます』『ご意見(を)いただければと存じます』『ご指示(を)いただければと存じます』『お力添え頂ければと存じます』などとなります。

『~いただきたく存じます』

依頼・お願いするときにビジネスシーン(メール・手紙・文書・社内上司・社外・取引先・目上・就活・転職)で使える敬語のフレーズです。この敬語の意味は『~してほしいと思います』で、「~」のところに依頼やお願い事がはいります。「〜いただければと存じます」の言い換えだったり、「〜いただければ幸いです」の言い換えだったりすることが可能です。 例えば『ご連絡いただきたく存じます』『ご確認いただきたく存じます』『ご教示いただきたく存じます』『ご意見いただきたく存じます』『ご指示いただきたく存じます』『お力添えいただきたく存じます』などよく聞く言葉です。

『~いただければ幸いです』

依頼・お願いするときにビジネスシーン(メール・手紙・文書・社内上司・社外・取引先・目上・就活・転職)で使える敬語のフレーズです。この敬語の意味は『~してもらえたら嬉しいなぁ、幸せだなぁ』で、「~」のところに依頼やお願い事がはいります。「〜いただきたく存じます」の言い換えだったり、「〜いたければと存じます」の言い換えだったりすることが可能です。 ちなみに「いただければと存じます」「いただきたく存じます」との違いは、「幸いです」をつかうかどうかにあります。「いただければ幸いです」がもっとも丁寧な敬語となりますが、上司に使うにはちょっと大げさな表現かもしれません。 同じく例は『ご連絡いただければ幸いです』『ご確認いただければ幸いです』『ご教示いただければ幸いです』『ご意見いただければ幸いです』『ご指示いただければ幸いです』『お力添えいただければ幸いです』となります。

『~いただきますよう・~くださいますようお願い』

依頼・お願いするときにビジネスシーン(メール・手紙・文書・社内上司・社外・取引先・目上・就活・転職)で使える敬語のフレーズです。この敬語の意味は『~してもらえるよう・~してくれるよう』で、「~」のところに依頼やお願い事がはいります。「〜いただきますよう」「〜くださいますよう」言い換えに迷うかもしれませんが、ほぼ同意義で使われるのでどちらで言い換えても大丈夫です。 例えば『ご連絡くださいますよう、(何卒よろしく)お願いいたします』『ご確認くださいますよう、(何卒よろしく)お願いいたします』『ご教示くださいますよう、(何卒よろしく)お願いいたします』『ご意見くださいますよう、(何卒よろしく)お願いいたします』『ご指示くださいますよう、(何卒よろしく)お願いいたします』『お力添えいただきますよう、(何卒よろしく)お願いいたします』となります。

『~のほどお願い』

ここで「~のほど」は限定を避ける言い方で、この敬語の意味としては「〜してもらうよう」「〜してくれるよう」と考えることができます。断定をさけて表現をやわらげるのに用いる敬語です。これらはもともと「●●してください」という命令形なのですが、「〜のほど」を使うことによって上司や取引先に強制しないやんわ〜りとした表現となっています。ビジネスでは下手(したて)に出ることが基本ですので、強い口調を避けるためにこのような使い方をするようになったのだと推測します。 例えば 1. ご査収のほどお願い申し上げます 意味「よく中身を確認して受け取るよう、お願い」 2. お取り計らいのほどお願い申し上げます 意味「物事をうまく進めてくれるよう、お願い」 3. ご検討のほどお願い申し上げます 意味「検討してくれるよう、お願い」 4. ご了承のほどお願い申し上げます 意味「納得してくれるよう、お願い」 5. ご容赦のほどお願い申し上げます 意味「許してくれるよう、お願い」 などのようにして使います。

『お取り計らい』

依頼・お願いするときに活躍する敬語、つづいては『お取り計らい(おとりはからい)』。お取り計らいの意味は『ものごとがうまく運ぶように考え、処理すること』で、上司や取引先に依頼やお願い事をするときの丁寧な敬語として使えます。 例えば、『お取り計らいを頂ければと存じます。』『お取り計らいを頂きたく存じます。』『お取り計らいを頂ければ幸いです。』『お取り計らいを頂きますよう、(何卒よろしく)お願いいたします。』などのように使います。

『お力添え』

依頼・お願いするときに活躍する敬語、つづいては『お力添え(おちからぞえ)』。お力添えの意味は『手を貸すこと・手伝うこと』で、依頼やお願い事をするときの丁寧な敬語として使えます。 例えば、『お力添え頂ければと存じます。』『お力添えいただきたく存じます。』『お力添えいただければ幸いです。』『お力添えいただきますよう、(何卒よろしく)お願いいたします。』などのように使えます。

『お手数・お手間』

依頼・お願いするときに活躍するクッションフレーズの敬語です。お手数の意味は『手間・労力』で、依頼やお願い事の前につけてクッション敬語として使います。「お手数」「お手間」こちらも言い換えで迷うかもしれませんが、ほぼ同意義なのでどちらの言い換えでも大丈夫です。 例えば、『(大変)お手数おかけいたしますが、ご連絡いただければ幸いです。』『(大変)お手数ではございますが、同上』『(大変)お手数ですが、同上』『お手数おかけし申し訳ありませんが、同上』『お手間をおかけいたしますが、ご連絡いただければ幸いです。』などのように使えます。

お願いをする敬語表現

対面、電話、メールの場面ごとに、お願いをする敬語表現を見て行きましょう。

対面でお願いをする時の敬語

対面の場合、敬語で固くなり過ぎず、あとは相手のタイミングを大事にする必要があります。 ●ポイント1 お願いの前には必ずクッション敬語を添える 仕事中にお願いをするということは、上司や同僚、部下が今、行なっている作業を中断させてしまうかもしれません。だからこそお願いする前には「お忙しいところを申し訳ございませんが」「お手間を取らせて申し訳ございませんが」「お手数をおかけしますが」「今、お時間を頂いてもよろしいでしょうか?」などの、クッション敬語を添える必要があります。特に相手が忙しい場合に、いきなりお願いをしてしまうと、すぐ対応することが難しい場合や、いい印象を持たれない可能性があるので、「仕事中にお邪魔をしてしまい、申し訳ありません」という配慮の気持ちを込めて、相手を気遣いましょう。 ●ポイント2 同僚や部下へのフランクなお願いの方法 立場が対等な同僚や部下に対しては、上司にお願いする場合の言葉遣いよりも、「忙しいところをすみませんが、この書類を確認してください。」「先程の件について、回答をお願いします」などのような少し砕けた言い方で構いません。誠意のある態度で接することによって、お互いに気持ちの良いコミュニケーションが取ることができれば、それだけ仕事もスムーズに進みます。

電話でお願いをする時の敬語

メールとは違い、改まった敬語を使い過ぎてしまうと、逆に不自然な印象を与えてしまう可能性があります。丁寧さをまずは心がけ、上手に敬語を使いましょう。 例えば、社外のお取引先に対して電話で何かをお願いする場合の、一般的な敬語の例を挙げて行きます。 「お忙しいところ大変恐れ入りますが、先日お渡しさせていただきました書類の確認をお願いいたしたく、お電話を差し上げました」 「お世話になっております。先ほどの案件に関しまして、ご回答頂きたくお電話を致しました」 「いつも大変お世話になっております。お伺いしたい事がございまして、お電話差し上げました。今、少々お時間をいただいても宜しいでしょうか」

メールでお願いをする時の敬語

メールでお願いする場合、対面や電話に比べて固めの敬語表現で大丈夫です。二重敬語など基本的な敬語の使い方だけ気をつけて、敬語のフレーズを上手に使いましょう。また対面や電話に比べ、メールでは伝わりにくい場合もありますので、件名を含め5w1hでわかりやすく書くことが重要です。 ●正しい敬語を用いて、資料の確認を依頼するメール例文 件名:「顧客送付資料」ご確認のご依頼 ◯◯部長 お疲れ様です。◯◯です。 株式会社◯◯様へ提出予定の下記資料が完成致しましたので、 別添にてお送りいたします。 ■添付ファイル 1:提案書【株式会社◯◯様用】 2:契約書【株式会社◯◯様用】 お忙しいところ恐縮ですが、ご査収の程、お願い申し上げます。 株式会社◯◯様と◯月◯日に打ち合わせがありますので、 ◯月◯日までにご返答いただけますと幸いです。 大変恐縮ですが、ご確認頂きますよう、 何卒宜しくお願い申し上げます。 ●正しい敬語を用いて、上司にアドバイスや相談をお願いするメール例文 件名:「プレゼン資料」ご確認のご依頼 ◯◯部長 お疲れ様です。◯◯です。 ◯◯のプレゼン資料が完成いたしました。 お忙しいところ、お手数をおかけ致しますが、 プレゼン資料のご確認及び修正点等に関するアドバイスを いただけませんでしょうか。 経験豊富な◯◯課長に、 ぜひともお力をお貸しいただきたいと存じますので、 誠に厚かましいお願いですが、何卒宜しくお願い申し上げます。 ◯月◯日にプレゼン前の打ち合わせがありますので、 大変恐縮ではございますが◯月◯日までに助言頂けますと幸甚です。 何卒宜しくお願い申し上げます。 ●正しい敬語を用いて、社外の相手に依頼をするメール例文 件名:アンケート用紙ご記入のご依頼 株式会社◯◯◯◯ 総務部 部長 ◯◯ ◯◯ 様 平素より大変お世話になっております。 ◯◯株式会社の◯◯で御座います。 先日、◯月◯日にお願いさせて頂いた、 弊社の新商品である「◯◯」の感想につきまして、 ◯月◯日までに指定させていただきましたアンケート用紙に ご記入の上、ご返送頂きたいと存じます。 お忙しいとは存じますが、 ご協力の程、何卒宜しくお願い申し上げます。 失礼致します。 ◯◯株式会社 営業部 ◯◯ ◯◯

お願いするのその他注意点

お願いをするということは、相手の時間を使って何かしてもらうことです。失礼がないように行うことで、今後の関係性にも影響して行きます。

いきなり依頼メールを送りつけるのはNG

正確にはいきなり依頼メールが来るより良い方法があります。それはまず口頭で依頼したいことを伝えるか、上司が席を外すなど近くにいないときは電話で断りを入れて、許可をもらってからメールを送ることです。ちなみに上司は忙しい立場が多いので、依頼したから終わりでなく、進捗を確認するとなお良いでしょう。普段の会話の中で「先日ご依頼した◯◯の件、ご状況はいかがですか?他の仕事で忙しい中、お手伝い頂きありがとうございます」とさりげなく伝え、上司の仕事の状況を確認したり、覚えているか確認することが大切です。もし依頼内容を実行してもらうのが難しいと判断したら、別の上司にお願いしないといけません。早めの対処を心がけましょう。

「お願い申し上げます」と「お願いいたします」の二つの敬語表現、どちらが正しい?

「よろしくお願い申し上げます」と「よろしくお願いいたします」は、相手に何か依頼をする際に使う敬語表現になります。 しかし、この2つを使い分け、言い換えているという方は意外と少なく、というのもほぼ言い換えが可能な同意義として扱われることが多く、その時の雰囲気で使っているという方が多数いるようです。 どちらかというと「よろしくお願い申し上げます」を使用しており人が多いようです。

お願いメールは二重敬語に注意しよう

敬語の例文やフレーズをしっかり使おうと意識するあまり、丁寧な文面を意識しすぎて二重敬語になってしまわないよう、注意しましょう。 「お待ちさせていただきます」「拝見させていただきました」などの言い回しは、日本語としても間違っていますし、過剰に敬語を盛り込んでいる印象を与えてしまうため、ビジネスメールとして相応しくありません。敬語を不必要に重ねてしまう二重敬語と合わせて、メールを出す際には敬語を使いすぎていないかチェックする必要もあるでしょう。

添付漏れなど必要な要素は漏れなく完璧に

上司や目上、社外の相手への依頼メールする場合には、必要な要素は漏れなく完璧にしてください。こちらもビジネスシーンでは、常に気を付けなければならないことと言えます。特に相手があなたに評価を下す上司である場合、ここで手を抜けば、大きなマイナスになってしまいます。また、多忙な相手に依頼をするのに、必要な要素が漏れてしまえば、その仕事は何倍も遅れることになり兼ねません。 仕事を依頼する際は、より入念な確認が必要です。メールに必要な文言が入っているか、添付資料が付いているか、など徹底的にチェックしたうえでメールを送信しましょう。

件名にこだわりを

敬語を使うであろう上司や取引先の方は、あなたより大量のメールを毎日確認しなければならないかもしれません。その件名が「前回はありがとうございました。またよろしくお願いします。」だったら、本来次回アポ依頼のためのメールだとしても伝わらない件名となってしまいます。このような件名でいくら送りつけて来られても、上司や取引先の方は対応できないかもしれませんし、仮に見たとしてもビジネスマナーができていないと判断されるかもしれません。 だからこそ件名はシンプルに用件を伝えるべきです。例えば「打ち合わせ日程のご依頼」「5月31日納期の案件確認ご依頼」など件名で一発でわかるものがおすすめです。 件名一つでビジネスができるが判断されるなら、件名にこだわるのはいかがですか?

敬語とは?

敬語は大きく分けて「丁寧語」「尊敬語」「謙譲語」の3種類があります。 ●丁寧語 →ものごとを丁寧に表現する敬語です。 丁寧な言葉遣いで相手を敬意を表すいい方 語尾を「~です」「~ます」「~ございます」とするのが、主な特徴です。 ●尊敬語 →相手に対して敬意を表現する敬語です。 相手の動作や持ち物など、相手に関わるものごとについて述べるときに用います。 「お客様がいらっしゃいます」のように主語は相手になります。 また、「御社」「ご担当の方」など、相手をさす語は尊敬語に分類されます。 ●謙譲語 →自分や自分の身内についてへりくだって表現する敬語です。 自分や自分の身内にまつわるものの動作や持ち物について述べるときに用います。 「私が伺います」「弊社の担当が参ります」のように、主語が自分やその身内、自分の組織の人になります。

お願いする英語表現

日本語の「お願いします」という言葉には、いろいろな意味が込められるので、ここでは日常会話からビジネスシーンまでの様々な英語表現方法を見て行きます。

場面別に使える「お願いします」の英語表現

まずは、5つのシチュエーション別の「お願いします」の使い方をご紹介。微妙なニュアンスの違いを理解しておきましょう。 「お願いします」に近い英語表現 ・Thank you. ・I appreciate it. 初めて会った時の「お願いします」 ・Nice to meet you. ・It’s pleasure to meet you. 相手にお願いごとをする時の「お願いします」 ・Thanks for taking care of it. ・Thank you for doing this. メールの文章を締める時の「お願いします」 ・Best Regards. ・Kind Regards.

ビジネスで使える「お願いします」の例文

次に紹介するのがビジネスシーンで使える「お願いします」の英語表現です。シチュエーションごとにさまざまな表現があるので、ぜひ参考にしてください。 「宜しくお願いします」 ・「We look forward to do business with you.」 直訳すると「あなたとビジネスをすることを楽しみにしています」という意味の、取引相手への挨拶として使える表現です。 「ご理解をお願いします」 ・「I would appreciate your understanding.」 相手の要求に沿えなかった事に対し、理解をお願いしています。 「事前に予約の確認をお願いします」 ・「You are required to reconfirm my reservation beforehand.」 同僚や部下に対して、確認のお願いする場面で使われます。 「正式な発注書をお願いします」 ・「Please give me the official order form.」 Pleaseを付けることで、「give me」を丁寧にしています。

お願い事をする時は相手への配慮を忘れずに!

今回は「お願いする」の敬語がテーマでしたが、やはり何と言っても、会社での仕事を円滑に進めるには、気持ちの良い言葉のキャッチボールが重要になってきます。同じ内容の事をお願いするにしても、その伝え方によって仕事の流れが良くなることもあれば、悪くなることもあります。 そのため、職場でお願いする場合は、普段から誠意のある言葉遣い、敬語表現をするように心がけることが大切です。そうすれば、きっと相手もその誠意に応えてくれ、良い仕事のパートナーシップが得られることでしょう。