送別会の幹事/式次第で考える退職(転勤)者への挨拶の順番や送別会の長さ

目次

送別会の幹事の役割

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幹事が行う送別会準備

送別会の幹事にはどんな役割があるのでしょうか。支店を多く持つ会社などでは毎年のように送別会で送り出す人がいます。幹事の役割は、送別会が円滑に行われ、送り出す主賓の退職(転職)者や上司に満足してもらうことです。この「満足してもらう」ことに力を注ぐことになります。一般的に言われる幹事が行うことは、退職(転職)者や上司の都合を順番に聞いて日程調整することから始まり、以下のようなことをしていきます。それぞれについてご説明しましょう。

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幹事が送別会までに行う準備についてご紹介します。「来年は幹事か!」ということから始まって一年、忘年会や新年会などの行事と違って、送別会はやはりきちんとした対応をして進めていかなければなりません。主賓である退職(転職)者にとって、思い出に残る素晴らしい送別会にしていきましょう。次に、幹事が準備すべき内容について順番にご紹介します。 1、退職(転職)者・上司の都合を聞いて日程調整を行う 2.開催日が決定したら場所を押さえる 3.できるだけ早く参加者、関係者に知らせる 4.出席確認を行う 5.開催場所に連絡し、場所設定や余興(カラオケ設備)のことなどについて相談する6.下見をして、予算の範囲でメニュー選びをして開催場所と打ち合わせをする

幹事が行う送別会準備:1、退職(転職)者・上司の都合を聞いて日程調整を行う

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宴会は、一般的にはやはり金曜日がいいでしょう。「明日は土曜日、思い切り飲んで話せる。二次会にも行ける」という人が多いからです。また、送別の対象者を中心に考えますが、「社長」を忘れてはいけません。社長の挨拶「退職(転職)者へのはなむけの言葉」は送別会で非常に大きな要素になるからです。「○日(金)18時~」という設定で、月内の3日ほど候補を持って、社長への挨拶とともに都合を聞きに行きます。 『私たち、このたび、○○さんの送別会の幹事を務めさせていただきます。どうぞよろしくお願いいたします。社長様のご都合を聞きにまいりました。』 これを基本に、退職(転職)者にも挨拶と共に都合を聞きます。そうすることで社長と主賓の出席が確保できるのです。

幹事が行う送別会準備:2.開催日が決定したら場所を押さえる

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送別会の種類にもよります。一般的な送別会では、その部署内の中で行われる場合が多いですが、場所の選定はやはり最寄りの駅前、あるいは、繁華街にある上品なレストランやホテルなどがいいでしょう。有名ホテルでも最近、多くのプランを用意して利用してもらうことを待っています。例年行っている場所でもいいですが、「またここか」という声があがったり、違う場所にすれば雰囲気が変わっていいというメリットがあったりするということもあります。 また、店選びを退職(転職)者の意見を聞いて行うという方法もあります。それは、アレルギーの問題やアルコールのことなどを配慮するということです。アレルギーについては大人ですからもしあれば自己申告してくるのが一般的です。アルコールについては、例えば女性3人が退職(転職)者で、3人ともお酒がダメな場合があるからです。それがわかっているのに「飲み放題プラン」などにしてしまうと退職(転職)者思いということにはなりません。 あくまでも送別会の主賓は、退職(転職)者なのです。店選びを退職(転職)者の意見を聞いて行うと、それだけで幹事の評価は上がるものです。しかし、そうは言うものの参加する人にとってみれば、飲み会の要素も兼ねていなければだめでしょう。上述のような飲めない退職(転職)者に一言次のように声をかけておくといいでしょう。 『参加者は飲む人が多いので飲み放題にさせてもらいます。』

幹事が行う送別会準備:3.社長への挨拶とお願いはできるだけ早く

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送別会の日時と場所が決まれば、退職(転職)者と上司(社長、その他の関係のある上司)に順番に連絡をすぐに入れます。特に上司には、きちんとした挨拶をしておくほうがいいでしょう。社長さんには次のような形で、挨拶の依頼も含めてお願いしておくとよいでしょう。 『退職(転職)者の方の送別会の件ですが、○月○日○曜日19時、○○ホテルに決定いたしました。つきましては、当日、A社長様には、会のはじめに「社長 挨拶」としてごあいさつを賜りたく思います。どうぞよろしくお願いいたします。』

幹事が行う送別会準備:4.下見

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落ち着いたら、送別会の場所の下見に行きます。予算に応じてお料理を決めたり、当日の催しについての相談などをしたりします。特に送別会に参加される方の満足という点を第一に考えます。お部屋については慎重に選ぶ(提示される部屋でいいか)ことが必要です。お店に下見に行ったときのチェックポイントをあげておきます。 ・清潔感のあふれている店か。 ・スタッフの対応はきちんとしているか。多少無理を言っても聞いてくれそうか。 ・席は移動しやすくなっているか。(できればテーブルで、畳は避けるようにする) ・隣のお部屋のお客様の声がうるさく響くようなことはないか。 ・上座がはっきりとしていて、落ち着いて座れる配置になっているか。 ・女性にとってもくつろぎやすいか。 ・コースメニュー、飲み放題メニューなど、予算に合うコースがあるか。

幹事が行う送別会準備:5.予算について

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さて、ここで予算について考えてみましょう。お店への支払いの合計ということになりますが、忘れてはいけないことがあります。まずは、退職(転職)者への送別の花束です。いろいろなプレゼントを渡す場合もあるようですが、個人の好みもありますし、会としてのプレゼントははなむけの花束がいいでしょう。花束にも料金に応じてさまざまですが、5千円程度であれば、退職(転職)者も喜んでいただけると思います。 また、さらに忘れてはならない大切なこともあります。お料理のコース(飲み放題でも)では、決まったメニューになっています。そのメニュー外のものを頼むと別料金になるということです。例えば飲み放題メニューにないウイスキーなどを注文すると、その料金を請求されるということになります。できれば、お店のスタッフに別料金になるメニューの場合には、その度に声をかけてほしいとお願いしておけばいいでしょう。 その他としては、お店側から借りるものがある場合です。カラオケセット、ビンゴゲームセットなど、催しを考えてお店側から借りる場合には、その料金について考慮しておかなければなりません。このようなことをすべてを含めてある程度例年通りの予算設定をした上でお料理を決めるということになります。 反対に予算に入れないが期待できることがあることもご紹介しておきましょう。まずは、ネットで予約の場合などには、「10名以上でご予約の場合、幹事様お一人分無料」などのクーポンが利用できる場合があるということです。また、会社によりますが、慣例で社長以下上司から金一封が出る場合もあります。ただ、この場合には、万一もらえなかった場合のことを考えて予算化しておくのはやめたほうがいいでしょう。 また、こんなケースもあります。ホテルを利用した場合などには「20名以上のご予約で、宿泊・食事券1枚進呈」という特典がついてくる場合です。幹事がもらうわけにもいきませんし、退職(転職)者が複数いる場合がほとんどですから、退職(転職)者に渡すこともできません。そんな場合にはイベントを実施して(簡単な場合、じゃんけん大会やくじ引き)勝者に順番に渡すようにすればいいのではないでしょうか。

幹事が行う送別会準備:6、出欠確認

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ここまでくれば、ほぼ送別会の準備はできたものと思っていいでしょう。ここで、部署内など、参加者の確認作業に入ります。案内文と一緒に出欠確認表を添付して、出してもらうようにします。幹事は、返答を待つのではなく、催促するような姿勢で臨むようにしましょう。ただし、きちんと出欠確認表はもらうようにしてください。後になって言った言わないでもめることのないようにしましょう。

幹事が行う送別会準備:7.案内文

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さて、一般的な案内文をご紹介しましょう。 『(時候の挨拶 の後に続けて)さて、本年度も長年ともに仕事をしてきた仲間のご退職やご異動の時期がやってまいりました。つきましては、下記日時にて「送別会」を実施することといたします。お忙しい折ではございますが、万障お繰り合わせの上ご参加していただきますようお願いいたします。』 下欄の空いたところに地図を載せておくとなおいいでしょう。また、二次会の予定も決めてあるならばそのお店の情報と予算も示しておくといいでしょう。 このようにして、できた案内文とともに出席確認の用紙もともに配るようにするといいですね。あとは、開催案内について、掲示の差し替えなどをして、「送別会!近づいてきました!」というように知らせるようにします。参加人数が確定したら、上司(社長)に一番に知らせましょう。上司にとっても大切な送別会です。欠席者に声をかけてくれるかもしれませんからね。そして、お店に連絡します。最終的な連絡は当日の朝になりますが、「今日の時点で○名です。」ときちんと報告しておきましょう。

幹事が行う送別会準備:8.式次第

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ここまでくれば大丈夫と思われるでしょうが、まだまだここからも大切なことはあります。式次第という重要なものです。退職(転職)者に満足していただくためにも手抜かりのないようにしていかなければなりません。幹事同士十分に打ち合わせをして送別会を成功に導きましょう。当日の送別会の式次第におけるポイントをご紹介します。

幹事が知っておきたい送別会式次第でのポイント1:開会の挨拶

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開会の挨拶として、一般的な例を挙げておきましょう。 『本日は、公私ともたいへんお忙しい中お集まりいただきましてありがとうございます。これよりご退職、ご異動される皆さまの送別会を始めさせていただきます。まずはじめに、開会の言葉を○○社長よりいただきたく思います。○○社長、どうぞよろしくお願いいたします。』

幹事が知っておきたい送別会式次第でのポイント2:ご厚志の披露

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ご厚志については、上司のどなたかから渡されるというケースが多いですが、ここで留意しなければいけないことがあります。例えば上司のNO.2から「ご厚志です。よろしく。」と言われたとしましょう。これをストレートに受けて「○○部長様より金一封を誤頂戴しております。ご披露させていただきます。」としたら、せっかくの送別会のはじめから社長の気分を損ねてしまい、あなたは、別室で部長からお説教です。 お分かりでしょうか。たとえ、NO.2の上司が渡されてもそれは、NO.1(社長)のご厚志なのです。「○○社長様より金一封をご頂戴しております。ご披露させていただきます。」となります。

幹事が知っておきたい送別会式次第でのポイント3:退職(転職)者の紹介と花束贈呈

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退職(転職)者を紹介する順番は、退職者、転職者の順番で、いずれの場合にも複数の場合には在任年数の長い人から順番に紹介していきます。年齢順という考え方をとっているところもあるようですが、会社への貢献を考えますとやはり在任年数の長い人から順番に紹介するほうがいいでしょう。紹介するポイントをあげておきます。 ・「○○さんにおかれましては、○○課の○担当として○年間ご勤務されました。」 ・「○○課長さんのご指導の下、○○の分野での活躍は大きかったと聞いております。顧客対応については、持ち前のコミュニケーション能力を発揮され、多くの契約とともに、顧客からの信頼を得られました。」 ・「このたび、ご結婚されご退職されることになりましたが、これからは、すばらしい家庭づくりをしていかれるものと思います。」 ・「では、感謝の気持ちを込めまして、○○さんに花束を贈呈したいと思います。」 花束贈呈については、幹事の中の女性が渡すようにします。また、勤続年数に応じて「お祝い金」が出る会社もあります。その場合には、きちんと祝盆に載せてお持ちし渡すようにしてください。順番は意外と重要です。順番によって気分を害する方もおられるぐらいです。慎重に行うと同時に次のように付け加えておくといいでしょう。 『それでは、ご退職、ご転職という順番でご紹介させていただきます。』

幹事が知っておきたい送別会式次第でのポイント4:乾杯の音頭

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乾杯の音頭は、一般的には上司の参加者の2番目の方にお願いします。たいていの場合幹事(司会)が次のように言いましょう。 『それでは、乾杯に移らせていただきます。準備をいたしますのでしばらくお待ちください。』 という声かけをして、各テーブルでの注ぎ具合の様子をみて、 『よろしいでしょうか。それでは、皆さまご起立ください。乾杯の音頭を○○部長様にお願いいたします。』 『それでは皆さん、お時間の許します限り、ごゆっくりご歓談ください。』 という流れになります。ここで、忘れてはならないことは、次のようなことになります。 ・退職(転職)者の花束を預かりにいくこと(お店に言って帰りまで預かっていただく) ・ご挨拶、乾杯の音頭をいただいた上司へのお礼 ・一通り注ぎに回ること

幹事が知っておきたい送別会式次第でのポイント5:主賓者へのはなむけの言葉

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しばらくの歓談の後、退職(転職)者に対してのはなむけの言葉をいただきましょう。退職(転職)者の数や時間配分などに応じて、前もってお願いしておきます。この場合の対象者は、退職(転職)者の同僚や直属の上司などになります。会社やプライベートでの退職(転職)者のことをよく知っている方にお願いするようにします。 『ご歓談中ではございますが、ここで、ご退職、ご異動の方に贈る言葉をいただきたく思います。お席にお戻りいただきますようお願いいたします。では、まずはじめに、○○さんと同期でもおられますAさん、よろしくお願いいたします。』 贈る言葉は、退職(転職)者との思い出話になりますが、参加者にも分かる内容でお願いしておくほうがいいでしょう。場合によっては「まじめな方ですが、プラーベートではこんな一面もある」という内容でもいいでしょう。大切なことは、退職(転職)者の人数によって持ち時間をあらかじめ決めておくようにすることです。

幹事が知っておきたい送別会式次第でのポイント6:イベントを行う場合

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イベントをする場合もあります。上述でご紹介しましたが、「お店側からのプレゼント」がある場合もあります。しかし、時間も限られていますので、簡単に勝者が決まるようなゲームがいいでしょう。例えば「じゃんけんゲーム」として、社長と参加者全員がじゃんけんをして、参加者の中で社長に勝てば次に進める(負け、引き分けは進めない)というものです。これなら大人数でも10分もかからないでしょう。 さて、歓談中にぜひ用意しておきたいものがあります。「寄せ書きを書く色紙」です。退職(転職)者一人一人に記念品の一つとして渡してあげると意外と喜んでいただけるものになります。色紙の真ん中に「○○さんへ」と書いておき、5色ぐらいのサインペンを用意しておけばいいだけですので、ぜひ試してみてください。 また、記念品として贈るもう一つのものとして、全員が写った写真もいいかもしれませんね。「お開き」になる前に「全員集合!」と集まってもらい、社長を中心にして退職(転職)者に一番前で花束を持って座っていただき、お店の人にスマホで撮っていただきます。よく、いいカメラを用意する方もおられますが、大きく引き伸ばすわけでもありませんのでスマホで十分です。後日退職(転職)者に送ってあげるとすごく喜んでいただけると思います。

幹事が知っておきたい送別会式次第でのポイント7:閉会の挨拶

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式次第の最後を飾るのは幹事長のお仕事でしょうか。会社によってさまざまですが、簡潔に退職(転職)者の健勝を祈るような言葉で十分です。閉会する3分前に次のような声掛けをして場を落ち着かせます。 『宴もたけなわでございますが、お時間のほうがまいりました。お席にお戻りいただいてもよろしいでしょうか。』 『皆さまお時間がまいりました。ここで、閉会のご挨拶を本会幹事長の○○より申しあげます。』 『退職(転職)者の皆さま、本日は楽しんでいただけましたでしょうか。私たち幹事一同この日のために準備をさせていただき、いろいろな方のお力もお借りしてきましたことも報告させていただいておきます。さて、皆さまは、明日から新たな人生の始まりといっても過言ではないでしょう。困ったときにはここにおります仲間のことを思い出してご相談ください。微力ではありますがお力添えもできるのではないかと思います。簡単ではございますが、閉会の挨拶に変えさせていただきます。』 場所やメンバーによっては、式次第にはありませんが、「三三七拍子」や「1本締め」を行うのもいいでしょう。たいていの場合、社長自ら名乗り出てきて、「それではみなさん、お手を拝借!」といわれることが多いですから、幹事としては、「1本締めでいきましょう!」と大きな声で言うといいでしょう。 そして最後に次のように締めましょう。 『ありがとうございました。あらためまして、退職(転職)者の皆さま、おめでとうございます。ますますのご発展をお祈りしております。それでは、お開きとさせていただきます。本日はほんとうにありがとうございました。このあと、二次会に参加される方はご案内の通り「○○」というお店です。○時半定刻より始めますので遅れないようにご集合をよろしくお願いします。』

幹事が知っておきたい送別会式次第でのポイント8:お見送り

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幹事さんもほっと一息といきたいところですが、お見送りをするという仕事が待っています。花道を作る余裕のある場所でしたらそうしてあげるのもいいですが、そうでなければ出口で、退職(転職)者をはじめ、参加者に順番に参加のお礼を言うようにします。(このとき、一部幹事は二次会の場所に行っておかなければなりません。)

幹事が知っておきたい送別会式次第でのポイント9:その他、幹事さんが気を付けたいこと

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・送別会の進行の台本は前年度のものを参考にして、きちんと作成しておくこと ・幹事の人数にもよりますが、役割分担をあらかじめしておくこと ・幹事になっても、絶対に飲んではいけないわけではありません。飲みたい気持ちを我慢して、絶対に酔っ払うことのないようにすること ・全体をしっかりとみてお酒を順番に注いで回ること ・独りぼっちになっている方の隣に行って話をすること

送別会の幹事が気を付けたいこと まとめ

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いかがでしょうか。送別会の幹事が知っておきたいこと、気を付けたいことについてご紹介しました。事前の準備から始まって、挨拶のお願いや順番への配慮、また、送別会の式次第とともに、時間の割り振り(長さ)など、幹事さんはいろいろと気をつかうことがたくさんあることがお分かりいただけたでしょうか。幹事は一人ではありません。幹事さんで役割分担をきちんとして手抜かりのないようにして、退職(転職)者の方に気分よく過ごしていただきましょう。 また、上司(社長)は、あなたの幹事ぶりを見ています。幹事という役割も仕事ととらえることもできます。計画、依頼、実践(式次第の順番に従って順番通りに進められたか)、接待など送別会にも仕事の要素を含んでいるといっても過言ではありません。ですから、送別会の運営次第では、上司からの評価も上がることにもなりますよ。幹事一同しっかりとスクラムを組んでがんばってください。もし、あなたが進行役を引き受けてうまくいけば、次の会議の司会役を任されるかもしれません。