仕事が遅い人の原因と改善策4【悩み/新人や部下との向き合い方】

どの職場にも新人や部下の中で「仕事が遅い」という理由で悩みを抱えている上司の方はおられるものと思います。仕事が遅い部下や新人を何とかしたいという思いで、その原因や改善策を考えておられることでしょう。新人なら許せても、ある程度の経験年数のある部下が、仕事が遅い場合などには特に悩みの原因になってしまいます。

仕事が遅い人に悩む上司さん

「まだできていないのか?」という上司さんの声が聞こえてきます。3日前に仕事を頼んで、その進捗状況を確認せず3日後・・・「すみません。がんばってやってるんですが。」という返答があります。こんな仕事早い人なら1日で終われるのに、3日も経った今、なぜできてないのか。」という悩みや疑問が湧いてきます。仕事が遅い人に悩んでいる上司さんは次のような人に悩みを持っておられます。その原因や改善策とともにご紹介しましょう。

仕事が遅い人の特徴【その原因と改善策】

仕事が遅い原因1:「仕事」というものがわかっていない

よく「重要なこと」と「緊急なこと」を整理して仕事をすることが大切だと言われます。このことをわかって仕事をしている人は、やはり上司が臨んでいるように、テキパキと仕事をこなしています。そうでない人は、上司の思いとのズレが発生し、仕事が遅いと思われてしまうものなのです。 この「ズレ」は非常に大切なことです。「ズレている」ことで、仕事が遅いと思われてしまうこともあるからです。上司の思いは「重要かつ緊急なこと」が早くできたら「○」なのです。ところが、このことがわかっていない仕事の遅い人は、「重要かつ緊急なこと」を後回しにしても気付かないのです。 上司から「あの文書できてる?」と聞かれたときに「まだできてないの?」と言われたときに、「がんばっているんですが、もう少し待ってください。」なら許せるかもしれませんが、「これ(この仕事)が終わったらしようと思っていたのですが、急ぎます?」という返答があったらもうどうしようもない悩みになりますね。 新人や部下がこのような言動をすると、上司は間違いなく「何を言ってるんだ!」と怒り、イライラしてしまうでしょう。しかし、怒ったりイライラしたりばかりでは、指導にはなりません。上司としてしっかりと指導をいれないと、この新人や部下は間違いなく同じことを繰り返すでしょう。

仕事が遅い改善策1:仕事を「重要」「緊急」に分ける方法を教える

直属の上司であるあなたの部下にこんな人がいたら、はやく指導しないとあなたの仕事にも影響します。改善策は「仕事の優先順位の付け方を指導すること」です。仕事を「重要」「緊急」に分ける方法を教え、緊急かつ重要な仕事を一番に取り組むんだということを意識付けます。時間はかかりますが、部下の将来にとっても非常に大切なことになります。 「緊急」なことはできるかぎり早くということですが、場合によっては1時間後かもしれません。「重要」なことは、この仕事は会社にとっての業績にも大きく関わる仕事だということです。この2つのことを理解させます。そして、あなたが仕事を任せる時に「この仕事は重要な仕事だ。ただ、来週頭に出来上がればいいから毎日少しずつやって、私に見せてくれ。」というように声をかけるのです。

仕事が遅い原因2:「きちんとする」の方法を間違えて捉えている

ある職場で「この文書、ポスティングするから100部コピーして半分に折っておいて。」と上司から頼まれたときに、仕事の早い人と遅い人の差が生まれます。仕事の早い人は、コピーボタンを押して作業が始まります。出てきた文書をコピー機の隣の机の上で半分に折り始めます。10枚まとめて折って一枚ずつにしていくという方法で、早い人なら100枚コピーが終わると同時に折り終わるという具合です。 仕事が遅い人を見てみましょう。100枚コピーし終わるまで眺めています。100枚コピーが終わったら自分の席に戻って一枚ずつ折り始めます。いかがでしょうか。仕事の遅い人は、早い人の2倍も3倍もの時間を費やすことになるのです。もちろん文書によってはていねいに折る必要がある場合もありますが、ポスティングする文書ですから多少のずれはだいじょうぶという判断がなされます。 こういうタイプの人は単に作業が遅いと見られがちです。また、要領が悪いともいえますね。流れ作業などにはついていけない人でしょう。ただ、大勢で仕事をしていく中で、「私は要領が悪いから」というだけでは済まされません。上司は、その要領について悩み、徹底的に指導をしていかなければならないということになります。

仕事が遅い改善策2:仕事の要領を指導

「要領よく仕事をする」ことは、仕事の効率化を図る上でも大切なことです。しかし、仕事が遅い人は「要領」ということ自体がわかっていないのです。「要領よく」は「段取りよく」とも捉えられます。仕事を「ここから始めれば早くできる」「こうすれば時間短縮が可能だ」「AをすべてしてからBをするといいんだ」というように仕事を行う前に頭の中で計画を立てるのですね。 仲間と一緒に仕事をすれば、要領のいい誰かがこのことをしてくれますから問題はないのですが、一人になるとこの要領のよさの差が生まれます。改善策としては、チームで仕事をさせるようにすることです。「見て学ぶ」ことを実践させましょう。要領のいい人と組むと仕事の遅い人への影響だけではなく、チーム全体の仕事の早さが高まることでしょう。

仕事が遅い原因3:のんびりしている

マイペースで仕事をする人に多いですが、マイペースでテキパキと仕事をこなしている人はいいのですが、そのペースが人に比べて遅いのが特徴です。この原因の一つにあげられるのが性格です。こういう人は「あと何分がんばれば終礼だ」「もう11時半か。あと30分でお昼だ」というような意識を持たない人に多いです。 要するに、時間を意識しないで仕事をする人ということになります。会社の業務システムにもよりますが、「仕事」というものをどう捉えるかということにも関係しています。仕事が遅い人は「業務終了までにこの仕事を終えればよい」という思い出仕事をしているのです。仕事というものは、その業務だけをすればよいというものではありません。 その日によっていろいろですが、来客対応、事務的な書類作成、上司からの依頼などが舞い込んできます。それらを片付けながら本来の仕事をするのです。例えば、仕事ができる人は、来客対応が長引いた・・・この仕事を急がなければならないという、一種の焦りが生まれ、そのあとの仕事のピッチは上がるものなのです。 仕事が遅い人は「今日は来客対応で時間もかかったし、この仕事のつづきはまた明日やればいいだろう。上司に正直に言えば許してもらえるだろう。」というように、悩みもせず普通に思うのです。「のんびりとしている」ということばがぴったりだと思いますが、上司も早く「仕事」というものについて指導を入れてあげないと、いつまでもそのままでしょう。

仕事が遅い改善策3:考える仕事を与えること

仕事が遅い人のピッチを上げる改善策について考えて見ましょう。おそらくこういう人に困っておられる上司さんはかなり多いのではないでしょうか。もともとの性格が「のんびりやさん」ですから、「早くしろ!」と言われてもできるはずはなく、また、あまりプレッシャーをかけるとミスが多くなってしまって逆効果になるものです。 その改善策の一方法は、できるだけ考える仕事を与えることです。単純作業をはじめとする簡単な仕事は、他のスタッフに任せ、来月の月間目標について、過去のデータを基に考えることを任せるのです。少し難しい仕事を任せて大丈夫か?とも思いますが、「仕事が遅いこと」と「仕事ができないこと」とは意味が違うので、意外とその人の力が発揮されるかもしれません。 ただ、仕事が遅いのは他のスタッフへの影響もあり、指導はしていかなければなりません。改善策のもう一つの方法は、スピードアップの訓練です。「これ、2時からの会議でつかうからパソコンで打って15部コピーしといて。」など、少しずつでも量を増やしていくようにしましょう。きっと変わっていってくれますよ。

仕事が遅い原因4:周りを見ていない

「よーいドン」で同じ仕事をする競争を始めたとしても仕事の早い人と遅い人の違いはでるものです。それは、周りのことを意識するか、しないかという違いです。仕事が遅い人にある傾向としては周りを意識しないで行うという方に多いです。これは、自身の仕事量を意識しないから起こるのです。同じ量の仕事を与えられても、マイペースで周りを見ないで仕事をしていると、いつの間にか差が生まれ、積み重なっていきます。周りがあわただしいと感じない人は仕事が遅い人の特徴なのです。

仕事が遅い改善策4:「できることをできる人に」という考え方をもつ

「3時までに仕上げないと、社長さんに怒られるわ。助けて。」と部署のみんなに大きな声で言いましょう。周りを見ない人の改善策は、できるだけチームを意識させて、仕事はチームでしていることという意識を持たせることです。ただ、連帯責任にかかわる仕事の時には、この方法はとらず「できることをできる人に」という姿勢で臨みます。仕事が遅い人の責任にするようなことはやめましょうということですね。 さて、仕事が遅い新人や部下に悩みを抱える上司さんもおられる反面、仕事が遅いことを自覚してなんとかしたいという人もおられます。ここからは、そういう人のために「仕事が遅い」を克服する方法としてご紹介しましょう。仕事が遅いということを自覚されていれば、必ず克服できると思います。

「仕事が遅い」を克服する方法

克服する方法1:スケジュールを立てる

朝、出社してデスクに座ったらまず「一日のスケジュール」を立てましょう。今日中に必ず仕上げなければならない仕事を主として今日の自分の仕事内容を書き出し、大まかでいいですから午前中はこの二つの仕事、午後になったらこの3つの仕事・・・というように一日のスケジュールを立てるのです。これによって、一日の仕事の全体像がわかり、自分なりの目標を持つことができます。 そして、あなたの会社が一般的な会社であるならば、電話応対や来客接待もあるかもしれませんから書き出してスケジュールを立てた中に、少しの余裕を持っておくといいでしょう。そして、「仕事が遅い」ことに悩んでいる自分が挑んでいるという自覚をしっかりと持つことが大切です。これを実践すれば、仕事が遅い自分が変わってくることが自覚できるようになります。

克服する方法2:効率よく仕事をすることを学ぶ

「効率よく仕事をする」とはどういうことかについて、少しずつでいいですから学んでいきましょう。まずは、仕事が早いと言われる人の言動をみることか始めます。なかなかじっと見ているわけにはいきませんが、「今Aさん(仕事が早い)があの仕事をしている。私が取り組む方法と違うところはこういうところだ」という気づきを大切にします。 また、仕事に取り組み始める前に「少し考えてみる」ことも大切です。例えば、次回会議の案内をパソコンで作成するのに、一から作成するよりは、今までの資料を持ってきてパソコンである程度その内容を使う(コピーするなど)ことで時間短縮になるのは確実です。上述しましたが「要領よく」にもつながる大切なことなのではないでしょうか。

仕事が遅い新人や部下との付き合い方

仕事が遅い人との付き合い方1:新人や部下には研修の充実を

新人教育において、「仕事が遅い」ことと「仕事をていねいに行う」ことの違いを学ばせている企業もあります。企業側は面接や採用テスト、適性検査では、なかなか仕事が遅いことを見抜くことはできません。ですから、ある会社では入社後の新人研修において、ビジネスマナー研修と同時に仕事への取り組み方として、仕事をいかに効率的に行うかを学ばせるようになっています。

仕事が遅い人との付き合い方2:新人や部下には同じ仕事を共にする、飲みに誘うなどのアクションを

「仕事が遅い」人を部下に持つと、上司さんはイライラが続き、「あの人に頼むぐらいなら私がやったほうが早い」という思いが働くものです。でもそれでは、付き合い方としてはダメでしょう。なぜなら、それでは部下の進歩、成長がないからです。仕事が遅い部下との付き合い方についての提案が2つあります。 ・同じ仕事を共にすることで、ともに悩み上手に指導を入れること ・飲みに誘うことで楽しい話題とともに、さりげなく仕事についての悩みを聞きながら効率化の話を入れる

仕事が遅い人の原因と改善策 まとめ

いかがでしょうか。仕事が遅い人の原因と改善策として、いくつか代表的なものをご紹介しました。上司であるあなたは、悩みをなくすためにも明日からしっかりと部下や新人に向き合っていってください。さて、効率的に仕事を行うことが、すべての仕事(事務的なもの、顧客対応、取引先とのやり取りなど)においてできていれば、もともと「のんびりとした性格」の人であっても仕事が遅いことで困るようなことはないでしょう。あなたが上司ならば、仕事が遅い人に困っていないで、積極的にその人に働きかけてあげることが必要です。それが、新人や部下のためになるのですから。