「表題の件」や「標題の件」の使い方/目上の方へは使用可能?英語表現は?

メールでやり取りをしていると同じ単語を繰り返すことになる場合があります。何度も同じ言葉が出てくると不自然に感じますし、読みにくくなることもあります。面と向かって話している場合であれば気にならないことも文字にする時には注意しなくてはならないことがあります。特にビジネスメールであれば相手方に誤解のないように文章の内容を考え、簡潔で意味の分かりやすい書き方を心がけなければなりません。さらに日本では目上の方に対する言葉遣いにも配慮しなくてはなりません。内容が崩れない程度に文章の冗長化を避けるための表現として「表題の件」を使うこともできます。返信の際には件名や「表題の件」さえも省略し、「(表題の件)承知いたしました」とするのが普通です。「(表題の件)承知いたしました」と使うように、返信でなくても文中で同じ言葉を繰り返さないためには「表題の件」という言葉が便利になります。 そこで、以下では「表題の件」の正しい意味や使い方について説明していきます。

「表題の件」の意味と使い方

「表題の件」という表現はビジネスのメールでもよく使われています。具体的にこの表現はどのような場面でどのようにして使われるのでしょうか。まずは言葉の意味から見ていきます。

「表題の件」の意味

「表題」は、小説など書物の表紙に使われる題名としての意味を持っています。書物以外でも芸術作品、演劇、講演などの題としての意味もあります。そのため、「表題の件」は大見出しとしての意味合いが強い表現です。小見出しと比較すると分かりやすくなります。例えば小説の場合タイトルがあり、その中には各章の見出しがあります。「表題の件」では各章の見出しではなくタイトルということになります。ただし明確に大見出しと小見出しの概念があるわけではなく、ニュアンスとしての違いになります。 メールにおいて「表題の件」と使われる場合には、メールの題名のことを指します。つまりメールの件名のことです。「表題の件について・・・」と表現された文章があれば、これは「メールの件名の内容について・・・」と言い換えることも可能でしょう。メールの件名が長く複雑なものであるほど「表題の件」で言い換えることのメリットが大きくなります。メール内の文章の分量を少なくすることができ、スムーズなやり取りもできるようになります。「表題の件」が使われたメールに対する相手方の返信も、「(表題の件)承知いたしました」というように、互いに表題の件について理解していることが前提です。返信をする場合でも相手に伝われば良いので「表題の件」とわざわざ表記せず「(表題の件)承知いたしました」としても構いません。

「表題の件」の例文

メールでどのような時に「表題の件」という表現を使っているのか紹介します。 ・例文1 件名:7月15日のミーティングの件 内容:表題の件、よろしくお願いいたします。 ・例文2 件名:会社ホームページに使用する画像の件 内容:表題の件について添付ファイルをお送りいたします。 ・例文3 件名:お見積書の件 内容:表題の件について、ご検討をお願いします。 以上で「表題の件」について一部例文を上げました。例文2のように件名が長い場合、「表題の件」を使うことによって文章を短く見せることができます。一方、例文3のように短い件名であっても、下に続く文章で何度も同じ言葉が出てくる可能性があれば「表題の件」を使うことで不自然な文章を避けることができます。 そして返信についてはすでに説明した通り、「(表題の件)承知いたしました」などとして「表題の件」をさらに省略することができます。

「標題の件」の意味と使い方

「表題の件」と非常に似た表現に「標題の件」という言葉があります。読みも同じで、実は意味的にもかなり近いものになっています。

「標題の件」とは

「標題」は「表題」と意味もほとんど同じ言葉です。何かの題を意味し、同じような使い方で文中に組み込むことができます。しかしニュアンス的にはわずかに違いがあるため、ビジネスメールなどでは上手に使い分けていきましょう。「標題の件」は、題の中でもどちらかと言えば小見出しのようなものに使われる傾向にあります。メールにおいて件名の言い換えとして「標題の件」を使ってもそれほど違和感はありませんが、大きな話題の内、ひとつの題材であるようなものに使うと良いでしょう。

「表題の件」と「標題の件」の違い

「表題の件」と「標題の件」の具体的な使い分け方を理解していきましょう。実質的にこのふたつの表現に大きな違いはありませんが、「表題の件」は大見出し、「標題の件」は小見出しのようなニュアンスとなっています。または扱う事項の重要性で使い分けることもできます。 特にいくつかの話題同時に進行させている場合、これらを使い分けることで何を伝えようとしているのか分かりやすくできます。複数のメールが続いていたとして、「表題の件」とした場合は全てに共通した前提となる話題、何か大きなプロジェクトなどを指すことができます。これに比べて同じ場面で「標題の件」と使った場合、大きな流れであるプロジェクトにおいて、その構成要素となるひとつの項目を指すことができるでしょう。 「標題の件」についても「表題の件」と同様に、「(表題の件)承知いたしました」と返信側が対応することができます。

他の似た表現

「表題」や「標題」の他にもいくつか似た言葉があります。 ・首題 文書などの最初に記された題目としての意味があり、使いどころなども「表題」とほとんど同じです。ビジネスメールに問題なく使うことができる表現です。 ・首記 あまり一般的に使われてはいませんが、こちらも文書のタイトルを意味する言葉です。 ・掲題 題としてかかげることの意味であり、「首記」と同じくビジネスメールに頻繁に使われる表現ではありません。 ・表記 「表記」は、「表題」や上記の言葉とは少し意味が異なります。タイトルなどを意味する言葉ではなく、「書き記されたもの」という意味になります。

「表題の件」や「標題の件」を英語で言い換えたいときの表現

グローバル化の進む昨今ではメールでも英語を使う機会は増えています。また海外勤務をするような場合では英語でのメールが基本になるかもしれません。そのため、「表題の件」のような言葉を英語でどのように表現するのか知っておきましょう。

英語では直接内容を書く

まず覚えておきたいのは、英語では「表題の件」に変わる表現がメールで使われないということです。英語は日本語ほど複雑な言語ではなく、微妙なニュアンスの違いまで表現するのは難しいです。そのため、メールの件名などを省略することなく直接書き記すことになります。日本語ほど柔軟な対応ができない分、単純で余計なことまで考えなくて済みます。また目上の人に対しての言葉遣いも日本語ほど厳密ではなく、あまり意識することがありません。そもそも英語には敬語がなく、目上の方に対してでも同じような言葉を使います。 「表題の件」の言い換えについてですが、メールにはよく「Re:」という表現が使われ、ここに件名を続けることになります。「Re」は「Regarding」の略で「~について」という意味です。本文中にも「Regarding ~」と表現することで直接件名を続けて書くことになるでしょう。これに対する返信は「(表題の件)承知いたしました」の時と同じく、相手に意図が伝わるのであれば省略してもおかしな文章にはなりません。

英語で「表題の件」の表現する方法

例文を使いながら、いくつか英語圏でのメールでよく出会う表現を見ていきましょう。 ・返信を送る時の表現 「My comments re: ~」 上ですでに説明した通り「Re」は「~について」の意味です。小文字での表記もよくあります。 ・英語で「題」の表現 「Subject: ~~」 日本語で「件名:~~」のような意味になります。「Sub」と略称を使われることもあります。 ・文中で使う「~について」 「Regarding the sales situation」 「Regarding」をこのように使うことで、文中に「販売状況について・・・」と表現することができます。 「In regard to a return」 「In regard to ~」を使うことで言い換えることもできます。 ・一般的に使われることの多い「~について」 「about」は使い勝手も良く、「表題」などに限らず色んなものに対して使用することのできる言葉です。 「This is to inform you about the sale」 とすることで、「販売についてのお知らせです」と表現することができます。

「表題の件」は目上の方にも使えるか

実際のところ「表題の件」という言葉はビジネスメールにおいて正しい表現なのでしょうか。結論から言えば「表題の件」と使っても間違いではありません。むしろ適切な場面で使用することでメールの内容を素早く読み取ることもでき、質の高いメールにすることができます。相手が「表題の件」と使ってきたとしても「(表題の件)承知いたしました」と簡単に返すことはできます。 目上の方に対するメールであっても「表題の件」を使用しても基本的には問題ありません。「標題の件」の場合でも同様です。使いどころを見極めて適切な場面で「表題の件」を入れると良いでしょう。 ただし使い方には注意が必要です。場合によっては意味が読み取りにくく不親切なメールと思われる可能性もあります。例えばメールの件名をあまり見ていないようなケースだと、メールの本文でいきなり「表題の件」が出てきたように感じます。本来、文中に組み込む表現として「表題の件」は間違いではありません。しかし、このように省略した文章を送られることに良く思わない人もいるため、どのような場面でも使うことができる万能の言い換え表現とは言えないでしょう。目上の方に対するメールの場合には特に注意が必要かもしれません。 特にビジネスメールでは重大な内容を扱うことも考えられます。この場面で「表題の件についてですが、」と続けて誤解を生むとあとあと大変なことになることもあります。相手との関係性や、メールの内容的に誤解が生まれにくいと判断できる時に使うようにしましょう。