【エクセル】印刷がずれる/図形やテキストボックス、余白等の設定

パソコンを使う人であれば、ほとんどの人がエクセルを操作したことがあると思います。エクセルは表計算ソフトですが、機能性の高さから様々な用途で応用していくこともできます。エクセルで何かの情報をまとめるとき、表として見やすくし、そしてグラフなども使っていくことでしょう。エクセルのソフト上だけでなく、印刷して紙として見たい場合もあると思います。 しかし問題はこのときに発生します。エクセルの画面上ではきれいにレイアウトされていても、印刷するとなぜかこのレイアウトが崩れてしまっていることがあります。しかも、大きく崩れるときもあれば微妙にずれるということもあります。印刷のずれ方にもパターンがいくつかあるということです。せっかくエクセルを使ってきれいにまとめたとしても印刷時に崩れてしまうのはもったいないです。原因をはっきりとさせ、どのようにエクセルの設定をすれば解決できるのか知ることが大切です。

エクセルの印刷でずれる原因

エクセルで印刷するといつもずれるというわけではありません。しかしエクセル内の原因を把握しないままだと状況によっては何度も繰り返しレイアウトがずれる可能性があります。まずは何が原因でずれるのか、よくあるケースをいくつか紹介します。 もっとも考えられるのはエクセル上の印刷設定が正しく行われていないケースです。印刷を実行する前に各種詳細設定をするページが出てくるので、何も確認しないまま印刷ボタンを押しているとページの内容がずれるだけでなく、色んな支障をきたす可能性があります。また、エクセル側の印刷設定だけでなく、プリンターの設定も原因となり得ます。プリンターとエクセルによるフォント設定の不一致が原因でずれることもあります。 次に考えられるのはエクセルで挿入した図形やテキストボックスなどが原因となるケースです。これらは配置やサイズを変えるとき、マウスを使って調整することもできますが、これだと細かい調整や統一性を持たせることが難しくなります。そのため再現性が取れるような調整方法を知ることが重要になります。さらにやっかいなのが、狙った場所に狙ったサイズで配置ができていたとしてもエクセルを操作していく中で勝手にサイズ等が変わってしまうことがあるということです。

解決方法1.エクセルの印刷設定の見直しでずれるのを防ぐ

エクセルを使っていて印刷時にずれる場合、まずは印刷設定を見直してみましょう。初歩的なミスの場合、すぐに修正することができます。ここでは、印刷の向きを確認すること、そして拡大縮小について知ること、最後に余白設定について触れていきます。

まずはエクセル内の印刷プレビューで確認

具体的な解決策を知る前に、まずはエクセルでプレビューを見るように癖を付けましょう。エクセルでは印刷するとどのような状態で用紙が出てくるのか事前に確認することができます。印刷してからミスに気付くと作業時間にも資源にも無駄が生まれてしまいます。印刷プレビューは通常の印刷をする流れで進んでいけば、エクセル内の特別な操作をすることなく見ることができます。 作業しているエクセルシートの画面から[ファイル]を選び、[印刷]を押すと印刷実行画面が出てきます。画面には各種設定のボタンとともに、自動的にプレビューが表示されています。ここを見過ごさないようにしましょう。チェックすべきポイントはページ数です。1ページだけを印刷しようしている場合には特にチェックする必要があります。画面下のほうに「1/1」ではなく、「1/2」などと表示されているかもしれません。この場合シート上の内容が一部ページ外に飛び出している可能性があります。図形の端が少しだけはみ出していることもあり、一瞬見ただけでは気が付かないこともあるので注意しましょう。

印刷の向き(縦方向・横方向)をエクセルで確認

印刷の向きは印刷プレビューを見ている人であればすぐに間違いに気づくことができます。図形やテキストボックスなどの設定が正常で、シートに記載内容が用紙のサイズに収まっていたとしても、向きが違っていると大きくはみ出し、印刷がずれることがあります。 先ほどと同じエクセルの操作で印刷設定の画面に入ると、画面左に「設定」の欄があります。この中に、「縦方向」または「横方向」と書かれているものが見つかります。用紙を縦向きで使いたい場合には「縦方向」、横向きで使いたい場合には「横方向」を選ぶようにして印刷しましょう。

1ページに収まるよう拡大縮小をする

ひとつのページに全ての内容が収まるようにして印刷する方法があります。この設定をすることで、ずれてページ外にはみ出してしまわないようにできます。 印刷の向きを変えるときと同様、印刷画面の左にある設定の欄から初期で[拡大縮小なし]と設定されている項目をクリックします。すると[拡大縮小なし]のほか、[シートを1ページに印刷]、[すべての列を1ページに印刷]、[すべての行を1ページに印刷]が選択できるようになります。エクセル上の内容をすべてひとつのページにまとめる場合には[シートを1ページに印刷]を選ぶと自動的に縮小してくれます。簡単にページ内に収めたい場合にはこの設定を操作してみると良いでしょう。 同じ要領で[すべての列を1ページに印刷]や[すべての行を1ページに印刷]を使えば複数ページであっても対応可能です。例えば縦向きの印刷をしたいとき、情報量が多いにも関わらず1ページに収めようとすると内容が見にくくなってしまいます。横にはみ出した分だけ幅を調製したければ[すべての列を1ページに印刷]を選択します。逆に複数ページを横向きで印刷するときには[すべての行を1ページに印刷]を使ってみましょう。いきなり印刷されるわけではないので、とりあえず選択してみてプレビューで確認してみると良いでしょう。

エクセルの余白設定で印刷がずれるのを修正する

上記のような方法でもほとんどの場合うまくページ内に内容を収めるて印刷することができますが、自動で無理やり縮小することになるため文字が見にくくなる可能性もあります。そこで、余白を調整することによって印刷がずれるのを防ぐ方法があります。 エクセルに限った話ではありませんが、印刷をしたとき、紙のギリギリまで文字やグラフが印刷されていると視認性が悪くなってしまいます。そのためエクセルが自動的にある程度の余白が入るようになっています。しかしエクセルではこのときの余白をどの程度確保するのか調整することが可能で、この幅を減らすことで1ページに入る情報量を増やすことができます。印刷された時の見やすさとのバランスを考えながら調整していくことになります。 エクセル上の操作としては、印刷画面の左、設定欄の[標準の余白]というものをまず見つけましょう。これが余白における初期設定です。ここをクリックすると[広い]や[狭い]などが選択できます。このふたつはエクセルがすでに用意してくれている、初期とは異なる余白設定です。簡単に余白設定を変えたければここで[狭い]を選択することで、見栄えも悪くせず無難にページ内の情報量を増やすことができます。ただし、余白設定では微調整ができるに過ぎないため劇的な変化を得ることはできません。余白設定を自分でカスタマイズするとさらに余白を減らすこともできますが、あまり詰め込み過ぎないように注意しましょう。

解決方法2.図形やテキストボックスの見直しでずれるのを防ぐ

印刷がずれる要因となりやすいのがエクセル内で図形やテキストボックスを挿入しているケースです。これらは微妙なずれを生みやすい要素であり適切な設定ができるようにしましょう。

セルに合わせた変更でずれることのないよう設定

図形やグラフに対して[セルに合わせて移動やサイズ変更をしない]を設定することで印刷したときのずれを防ぐことができます。まずは図形、またはグラフを選択し右クリック、[図形の書式設定]または[グラフエリアの書式設定]を選択します。その後[サイズをプロパティ]の中にある[プロパティ]をクリック、いくつかの項目が出てきます。この中で[セルに合わせて移動やサイズ変更をする]が設定されているとエクセルを編集しているときにずれることや印刷したときのずれを生じることがあります。ここを[セルに合わせて移動やサイズ変更をしない]にすることでこうした現象を起こさず印刷することができます。

エクセルのグループ化機能を使う

エクセルで図形やグラフ、テキストボックスなどを多く使っていると編集をするときの複雑性が増してしまいます。印刷をするときにもそれぞれにずれが起こってしまうと修正するのも大変になります。操作性を向上させる目的としても「グループ化」が有効的です。エクセルを使っている上でぜひ覚えておきたい機能のひとつです。やり方は簡単で、まず対象となる図形・グラフ・テキストボックスを選択します。選択した状態で[書式]タブにある[グループ化]を選択します。ひとまとまりの図形などはグループ化しておくことで移動もやりやすくなります。図形同士の距離感などをそのままに全体を移動することもできます。逆にこのグループを選択した状態で[グループ化]、[グループ解除]を選ぶと元の状態に戻すこともすぐにできます。図形などの要素を多く使用しているときにはグループ化で管理しやすくし、印刷でもずれにくくしましょう。 ただしグループ化したものをさらにグループ化していくと想定外のずれを生む可能性もあるため避けた方が良いでしょう。

図形やテキストボックスをずれることなくセルに合わせる方法

エクセルでは、図形やテキストボックスのサイズ調整をする際に便利な方法があるのでここで紹介しておきます。印刷でページ内に収まるセルがどこまでなのか分かっているとこの方法が役に立ちます。例えばページの横幅がP列までだとするとP列のセルに合わせることでキレイにレイアウトすることもできます。 グラフや図形、テキストボックスのサイズを変更する操作はよくあります。挿入した段階では、基本的にエクセルによって自動的にサイズが決定されます。レイアウトのためにこれらのサイズを変えていくことになりますが、マウスを使って手作業でサイズを調整していると微調整をするのが難しいときがあります。しかし、「Alt」を押しながら変更をすればエクセルが自動でセルに合わせてくれるようになります。移動に関しても同様です。いくつかの図形の幅や端を揃えたいときに使ってみると良いでしょう。

印刷がずれる場合エクセルの印刷設定や図形等の設定で解決できる

印刷がずれるときの解決方法として、印刷設定と図形等の設定を見直すのが基本となります。常にエクセル上のプレビューで確認するようにし、ページ内に収まっているかどうかのチェック、はみ出している場合には余白の設定や図形にずれが発生していないか見てから印刷をしましょう。