手順書作成/書き方のコツやテンプレートのイメージサンプル10選

目次

【保存版】手順書作成マニュアル

「自分はうまくできるが、周りに教えるときはどうしてもうまくいかない」 「手順書を作った方がいいのはわかるが、手順書の作り方がわからない」 などなんとなくでも、手順書の必要性を感じている方は多いです。 ではなぜ作れないのか、それは「手順書作成の3ステップ」を知らないからです。 そこで誰でも簡単に手順書作成ができるように、「手順書作成の3ステップ」を解説します。

目次

1.手順書を一言で言うと●●  ●手順書の用語 2.手順書の活用事例  ●手順書の活用事例「営業」  ●手順書の活用事例「セミナー」 3.手順書が必要な3つの理由  ●一定の基準の結果が出る  ●属人化しない  ●振り返りがしやすい 4.手順書の書き方3つのコツ  ●コツ1.誰に向けて書いているかが明確であること  ●コツ2.内容が作業レベルまで細かいかどうか  ●コツ3.「考え方」と「行動」を分ける 5.手順書書き方の3ステップ  ●書き方1.ゴールを決める    ●書き方2.ゴールまでの道のりを描く    ●書き方3.仮運用と改善 6.手順書以外にあったら便利なもの  ●フローチャート  ●チェックシート  ●ヒアリングシート  ●トラブルシューティング 7.手順書のテンプレートサンプル10選  ●【手順書サンプルテンプレート1】Wordで作成「マニュアル用」無料テンプレート | SILAND.JP    ●【手順書サンプルテンプレート2】マニュアルのテンプレートと作り方|無料ダウンロードは書式の王様  ●【手順書サンプルテンプレート3】Wordのテンプレート|日本マイクロソフト  ●【手順書サンプルテンプレート4】使いやすいチェックシートのテンプレート|無料ダウンロード書式の王様  ●【手順書サンプルテンプレート5】Excelのテンプレート|日本マイクロソフト  ●【手順書サンプルテンプレート6】マニュアルテンプレート - エクセルのひな形を無料ダウンロード  ●【手順書サンプルテンプレート7】使いやすいマニュアルのテンプレートと作り方|無料ダウンロードは書式の王様  ●【手順書サンプルテンプレート8】パワーポイントの品質と生産性を向上させるデザイン・テンプレート|PowerPoint Design  ●【手順書サンプルテンプレート9】企画書テンプレート 手順マニュアル | ビジネス書式テンプレート【経費削減実行委員会】  ●【手順書サンプルテンプレート10】Teachme Biz(ティーチミービズ) 8.手順書を作ると生産性が上がる

1.手順書を一言で言うと●●

手順書を一言で言うと、「やり方マニュアル」です。 つまり「作業を行わせたい対象者誰でもが、一定の基準で成果が出る」と言うことです。

手順書の用語

手順書とは、作業初心者などに対して、作業達成に向けて作業のやり方、考え方、順番などを体系化、標準化した文章のことです。 業務を扱うものは「業務手順書」と呼ばれ、家電製品など製品の取り扱い方に関しては「取扱説明書」などと呼ばれます。 また手順書は「マニュアル」や「手引書」などと同じ意味で使われます。

2.手順書の活用事例

手順書があるとないとでは、組織の、個人の作業効率が大きく変わります。その活用事例を見ていきましょう。

手順書の活用事例1「営業」

<概要> 飲食店向けの広告枠を売るBtoB営業。1年目3人、2年目2人、3年目1人の6人チーム。 <手順書導入before> それぞれがそれぞれのやり方で営業。 結果、2年目1人、3年目1人が安定的に売れ、他のメンバーは売れない、もしくは売れるとき売れない時の差が出ると言う結果に。 営業目標達成者2/6 <手順書導入> 飲食店の売り上げ構造 集客ターゲット表 ヒアリングシート 手順書 <手順書導入after> 昨年対比130%売上UP 営業目標達成者6/6 <ポイント> バラバラだった売り方を、売れる人のやり方に合わせた一つの売り方に統一。 統一した結果、技術の底上げができ、さらに振り返りがしやすくなり、さらに売れる方法へと改善。

手順書の活用事例2「セミナー」

<概要> セミナー事務スタッフが、コンテンツ作成、講師手配、会場設計、集客を行う。 <手順書導入before> ベテランスタッフの時はうまくいくものの、他の人が行うと段取りがうまくいかず、集客不足やアンケート満足度不足が発生。 <手順書導入> 作業チェックシート コンテンツ作成シート <手順書導入after> アンケート満足度30%→60%に。 集客率も平均60%→90% <ポイント> 作業漏れがないように、作業チェックシートを用意。 コンテンツ作成シートでコンテンツの質の担保ができ、満足度UP。

3.手順書が必要な3つの理由

手順書活用事例をみて、手順書のもたらす営業がわかってきていると思います。 改めてなぜ手順書が必要かをまとめます。裏を返すと、手順書を作成する際に必要なポイントとなりますので、十二分に理解しましょう。

一定の基準の結果が出る

作業初心者でもできるように、細かく書いてあるので、その作業手順書に従えば一定の基準が出ます。

属人化しない

属人化と言うのは、あの人にはできて、この人にはできないと言う状況です。 こうなれば、そのできる人が辞めた際、その仕事の成果は出なくなります。 それを防ぐのが、手順書です。 属人化を防ぎ、誰でも一定の成果が出せるようになれば、仕事の成果が継続していきます。

振り返りがしやすい

ばらばらのゴール、ばらばらのやり方だったら、一個一個振り返るのに時間もかかり、質も下がります。 まず作業効率が良いと考えた手順書1つをメンバー全員が行い、そこでよかった点、悪かった点を皆んなで振り返りを行えば、時間も質も担保ができます。 結果、より良い手順書ができ、成果も出ます。

4.手順書の書き方3つのコツ

「一定の基準の結果が出る」「属人化しない」「振り返りがしやすい」のようなポイントを押さえるのも大事です。 そのほかに手順書の書き方で大事な3つのポイントをご紹介します。

コツ1.誰に向けて書いているかが明確であること

教えられない人の特徴に目線が下げられないからと言うことが往々にしてあります。 「これくらいなんでできないの?」と思って、ついつい自分の目線で教えてしまうことです。 手順書の作成においても、この目線を下げると言うことは非常に重要です。 目線を下げるためには「対象者が誰かを考えること」です。対象者の考え方、スキル、なぜやれないのか、どうしたらやれるのかなど事細かく想定して手順書を作成する必要があります。 つまりweb製作者が使用するペルソナ設定というものが重要です。ペルソナとは、企業や商品の典型的なターゲットとなる顧客像のことです。 ペルソナで定められる顧客像には、氏名や年齢、居住地、職業、年齢、価値観やライフスタイル、身体的特徴までのかなり細かい情報が盛り込まれます。 このように非常に細かく設定すればするほど、手順書の効果が変わります。 そもそも、業務マニュアルの目的は仕事を他の人に渡すことにあります。そのため、他の人が使えるレベルである必要があるのです。

コツ2.内容が作業レベルまで細かいかどうか

「飛び込んでください。」という指示ですと、「飛びこむって何?プールに?いやでも営業だから、お店に飛びこむってこと?いや、そもそもいつも飛び込んでいるし。。。」など行動に疑問が出て、人それぞれ考え方の違いで行動がばらばらになります。 だからこそ、誰もができるほど、シンプルに細かくする必要があります。 「飛び込んでください」 ではなく、 →お店を開ける →「お世話になります。オーナー様いらっしゃいますか。」と声をかける →いたら、会社、名前を伝える →。。。 など細かく指定する必要があります。行動に迷いがなく、誰もが同じことをできるように細かくするというのが大事です。 巷でいう「プログラミング的思考」が効果的です。プログラミング的思考というのは、コーディングを身に付けるためのものというより、自分が意図している一連の活動を実現するための手順を論理的に考える力のことです。

コツ3.「考え方」と「行動」を分ける

業務マニュアル(手順書)に記載する内容には、大きく2種類あります。その2つとは「考え方」と「行動」です。 これらは以下のような違いがあります。 例えば、電話対応の業務マニュアルに、「営業マンのように振舞うこと」と手順書に書いたとします。これは顧客対応の行動指針・スタンスです。 このとき、手順書作成者は営業マンのように相手の悩みを聞き出すことを考えることを想定していたとします。 しかし、この手順書を読んだ人は営業マンと聞くと、明るく積極的に話したり低姿勢で話したりする人を考えるかもしれません。 このように、考え方を書いてしまうと、文面や単語から何を連想するかは人それぞれによって異なるのです。 そのため、手順書に考え方ではなく行動を記載するのが大切です。行動を書く事で、手順書を読んだ人は何をすればいいのか分かるからです。 ただ、全て行動を書けないこともあります。例えば、突発でトラブルが起きたときです。 そういった場合は、以下の記載事例を参考にしてください。 自分で対応するのが難しい状況になったときは [1] 最終ゴール|お客さんの悩みを解決すること [2] 基本スタンス|悩みを聞き出すことを優先する。そして自分で出来ることを明確にし、できないなら他の人を紹介する [3] 具体事例|相手が自社製品のクレーム電話をしてきた。 このように最終ゴールと基本スタンスを理解してもらいます。そして、具体事例で、イメージをもってもらうのです。 手順書には、できるだけ行動を書くこと、できないなら考え方を書くことです。ただ、考え方を書くときはスタンスと具体事例でイメージをもたせることが大切です。

5.手順書書き方の3ステップ

業務によって、手順書の形態は多岐にわたるものと思いますが、共通して気を付けなければいけない書き方のコツがあります。 それが「5W1H」です。 「誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように」と、具体的なアクションを明示しておくことが重要です。 せっかく手順書通りに作成しても、もともと使用するデータの期間(あるいは作業曜日)が間違えていたり、提出する場所(格納先)を間違えていたりしたら、作業自体が無意味です。 初動は手間ですが、これらをきちんと網羅した手順書を整備しておくことで、引き継ぎが発生する時にも、滞りなく業務を存続させることができます。

書き方1ゴールを決める

この手順書を用いて、誰が、いつまでに、どの結果を残すのかという明確なゴール設定が大事です。 先のセミナーを例にとると、 ●誰 =大学卒業の社会人1年目。セミナー運営経験なし。ビジネスマナーもまだ弱い。など。 ●いつ =3ヶ月後に、セミナー開催 ●どの結果 =アンケート満足度70%以上を達成 などこの手順書を活用したらどうなるかを明確にしておく必要があります。 業務手順書の書き方のコツの一つ目は、最初にどこまで書くかを決めることが重要になります。 これから作成する手順書でカバーする範囲を決めておくと、手順書の内容がブレにくくなるためです。 たとえば、商品を開発するときに、どんな人をターゲットにするか決めます。そうすることで、ターゲットに魅力的な商品を判断する基準ができます。 業務マニュアルを作成するときも同じです。範囲を決めておくことで、どんな業務マニュアルを作成すればいいか基準ができます。 範囲として決めること 書き方のコツの一つ目はわかったとして、それでは、どのようにして業務マニュアルの範囲を決めればいいのでしょうか。 範囲を決めるときは、どんな業務の手順書にするか意識することです。具体的には、以下のことを決めます。 ・どの担当者に向けたモノか?|セミナー開催の担当者 ・どのタイミングの業務か?|セミナー開催前 ・どの業務に関する内容か?|セミナー開催前の会場準備 このように範囲とは、「誰が読むか?」、「どのタイミングの業務か?」、「どの業務に関する内容か?」を決めることです。 大切なのは、範囲を広げすぎないことです。たとえば、セミナー開催でいえば、セミナー開催前だけではなく、セミナー開催中やセミナー終了御の手順書も必要です。 しかし、範囲を広げすぎるといいことはありません。なぜなら、作成する量が膨大になってしまい、途中でマニュアル作成をやめたくなるからです。 まずは、一つのマニュアルを作ります。そして、一つ作り終えたら、次の手順書を作成していきます。 書き方のコツとしては、セミナー開催において、重要なパートから作成していくことのがオススメです。 特に、セミナー開催の場合、セミナー開催前の準備がしっかりしていれば、セミナー全体が成功する可能性が高いため、開催前から作成しています。 範囲を決めなければ、読み手に手順書を読んでもらえません。 また、膨大な手順書を作成した結果、どこに何が書いてあるのかわからなってしまうこともあります。

書き方2.ゴールまでの道のりを描く

ゴールが決まったらそれまでの道のりを描きます。 とはいえ、いきなり形式張って作成しようとすると良いものが作れません。 手順書は改善してバージョンアップしていきます。したがって、ここで完璧に作りあげる必要はありません。 仕事の始まりから終わりまで、どんどん書き出していきます。手が止まらないスピードでベタ打ちします。 10秒考えても、項目が出てこないレベルになるまで書くのがコツです。 <1>アイデア1巡「まずは全て出す」 例) セミナー開催までには、講師手配、コンテンツ作成、日付設定、会場予約、広報作成、集客、会計、運営、アンケートなど このようにセミナー運営にあたって必要なことを順不同で構いませんので、全て書き出すことが重要です。 <2>アイデア2巡「手順書使用者の立場で出す」 次に手順書を使う人の立場に立って、これはできる、できないなど、初心者だったらアポ取りのテンプレートメール必要かな?などさらにアイデア出しをしていきましょう。 <3>全体図を描く アイデア2巡して、出したら、それを順番に並べ、漏れがないか改めて確認します。 例) コンテンツ作成→講師手配→会場予約→。。。 あ、コンテンツ作成のあと、許可というフローを入れないと!など。 <4>担当者、いつまでを設定する 3までで何をするかは出てきているので、担当者といつまでという納期をさらに設定しましょう。 例) 1.セミナー開催前の2週間前にやっておくこと ―講師 ・告知文の作成 ・資料作成の準備 ・全体スケジュールのすり合わせ ・セミナー開催の概要決め ―アシスタント ・セミナー会場の手配 ・セミナーの内容を考える ・講師とセミナー内容について打ち合わせ ・セミナー参加者の集客確認 ・セミナー参加者からの入金チェック ・飲み物やケータリングの手配 ・講師との分業もある程度決めておくこと 2.セミナー開催当日までにやっておくこと ―講師 ・資料の完成 ・資料をアシスタントに渡す(セミナー当日の3日前) ―アシスタント ・プロジェクターの準備 ・セミナー資料のチェック ・セミナー資料を参加者分コピー ・セミナーアンケート用紙をコピー ・セミナー当日のリマインドメール 3.セミナー開催当日から開始時間までにやっておくこと ―講師 ・席の後ろからでも見えるか? ・資料の差し替えがあれば伝える ―アシスタント ・満足度が高くなるように対応する ・会場の椅子と机の数を確認 ・プロジェクターの設置 ・プロジェクターにPCが映し出されるかチェック ・飲み物やケータリングの確認 ・会場が分からない人への電話対応 <5>作成する 手順書だけでなく、フローチャートやチェックシート、ヒアリングシートなど運用上必要な資料を作成しましょう。

書き方3.仮運用と改善

手順書は一回作って終わりではありません。常に振り返りをして、改善するためにあります。だからこそ、統一のフォーマットで曖昧な形ではない手順書を一巡し、改善点を上げていく必要があります。 <仮運用> 手順書は1度作成して完成ではありません。 作成した未完成の手順書にダメだしすることを念頭において仮運用を行いましょう。そして、仮運用をしながら以下の2つを意識しておくことがコツです。 ●どんどん改善点を上げること、 ●「改善できないかもしれないな」と思うことも改善案とすること 出せるアイデアは、すべて出して、後でやるやらないと決めるのがコツです。 もし、誰かに手順書を使ってもらう場合は、上記の2つに関してフィードバックがたくさんもらえるようにしましょう。 <改善> 仮運用で出たフィードバックの内容をもとにマニュアルを改善していきます。仮運用とすると、必ずといっていいほど予期せぬ事象が起こるものです。 たとえば、プロジェクターが壊れた、配線ケーブルの故障、参加者の入金漏れといった事象です。 こういった内容を踏まえて、手順書の追記していきます。プロジェクターの故障は前日のチェックを必須項目にしたり、参加者の入金漏れについては、入金しないと開催場所を通知しないようにしたりします。 このような予防策を手順書に加えることで、トラブルが起きないよう手順書を改善します。 もちろん、すべてを改善できるワケではありません。例えば、参加者が道に迷って遅刻することがあります。 このとき、事前に地図のURLをメールで送信することは対策として可能です。しかし、電話で駅まで迎えにいくという対策を行うかどうかは疑問です。 コストと効果を考えて、現実的に改善できる範囲で解決策を考えるようにします。

6.手順書以外にあったら便利なもの

手順書とは、作業初心者などに対して、作業達成に向けて作業のやり方、考え方、順番などを体系化、標準化した文章のことです。 それ以外にあったら便利なものをこちらで紹介します。

フローチャート

業務マニュアルは、読み手が作業をスムーズに行うためのものです。したがって、読んでもらえるマニュアルを作成する必要があります。 その一つにフローチャートがあります。フローチャートを作成することで、仕事全体の流れが見えるようになります。 フローチャートとは、上の図のように矢印とシンプルなボックスなどで囲った視覚的にわかる図のことです。 このフローチャートを見れば、一目で内容の把握ができ効率的です。 フローチャートを作成するときのコツは、以下の3つです。 [1] 上から下に流れるようにし、並列に書かない(時系列が分かるようにする) [2] 助詞を入れない(文量を減らす) [3] 判断が必要な場合はひし形にする 業務手順書を作成するときは、ぜひフローチャートを作成してみてください。 ところで、フローチャートは、業務マニュアルを読みやすくするための手段の一つです。 つまり、フローチャートを作成しようがしまいが、読んでもらえる業務マニュアルを作成しなければ意味がないのです。 では、どのような業務マニュアルであれば読んでもらえるのでしょうか。それにはコツがあります。こちらの記事で紹介しています。ぜひ合わせて読んでみてください。

チェックシート

以下のように、□でできたチェックボックスを用意し、その作業がきちんと行なっているか確認できるようなシートのことです。こちらを行なって入れば、どこまで実際作業ができているかどう確認ができ、詰まっているところの確認や漏れの確認ができます。 1.セミナー開催前の2週間前にやっておくこと □セミナー会場の手配 □セミナーの内容を考える □講師とセミナー内容について打ち合わせ □セミナー参加者の集客確認 □セミナー参加者からの入金チェック □飲み物やケータリングの手配 □講師との分業もある程度決めておくこと 2.セミナー開催当日までにやっておくこと □プロジェクターの準備 □セミナー資料のチェック □セミナー資料を参加者分コピー □セミナーアンケート用紙をコピー □セミナー当日のリマインドメール 3.セミナー開催当日から開始時間までにやっておくこと □満足度が高くなるように対応する □会場の椅子と机の数を確認 □プロジェクターの設置 □プロジェクターにPCが映し出されるかチェック □飲み物やケータリングの確認 □会場が分からない人への電話対応

ヒアリングシート

ヒアリングシートなど、作業をする上で一定の質問や行動が決まっている場合、その項目をワークシート形式でまとめておくと効率化します。 みんなが一定の行動ができるということを担保するのは属人化を避ける行動となり、成果が常にで続けられるようになります。

トラブルシューティング

これまでの失敗から得られたノウハウや、トラブルシューティング方法をまとめると、事前に失敗に防ぎます。 例) Q講師が見つからない場合 A周りに講師がいない場合、書籍を確認し、その分野に詳しい方にコンタクトを取る など

7.手順書のテンプレートサンプル10選

以下では手順書作成の補助をするサンプルやテンプレートをご紹介いたします。

【手順書サンプルテンプレート1】Wordで作成「マニュアル用」無料テンプレート | SILAND.JP

お手本のようなWordのマニュアルのテンプレートです。見本例があるので、これを真似して作成すれば、本格的なマニュアルが作成できます。

【手順書サンプルテンプレート2】マニュアルのテンプレートと作り方|無料ダウンロードは書式の王様

種類・事例も豊富で、必要なマニュアルに漏れがないか、確認するためにも良いサイトです。

【手順書サンプルテンプレート3】Wordのテンプレート|日本マイクロソフト

Microsoft公式サイトにあるテンプレートです。 厳密にはマニュアル用ではありませんが、作りたい体裁のものがあれば、こちらからピックアップできます。

【手順書サンプルテンプレート4】使いやすいチェックシートのテンプレート|無料ダウンロード書式の王様

Word編でもご紹介したサイトの、Excelのチェックシートを集めたものです。

【手順書サンプルテンプレート5】Excelのテンプレート|日本マイクロソフト

こちらもMicrosoft公式サイトにあるテンプレートです。

【手順書サンプルテンプレート6】マニュアルテンプレート - エクセルのひな形を無料ダウンロード

ExcelをWordのように使用したテンプレートです。

【手順書サンプルテンプレート7】使いやすいマニュアルのテンプレートと作り方|無料ダウンロードは書式の王様

PowerPoint でもこちらの「書式の王様」に多数あります。

【手順書サンプルテンプレート8】パワーポイントの品質と生産性を向上させるデザイン・テンプレート|PowerPoint Design

デザインを解説しているサイトのサンプル、テンプレートです。そのため、美しく仕上がります。

【手順書サンプルテンプレート9】企画書テンプレート 手順マニュアル | ビジネス書式テンプレート【経費削減実行委員会】

手順の番号が付してあるPowerPoint の業務手順書のサンプル、テンプレートです。

【手順書サンプルテンプレート10】Teachme Biz(ティーチミービズ)

ローカル・クラウドを含むマルチデバイス対応 柔軟な設定が可能なユーザー管理 外部公開を含む多彩なオプション Teachme Bizは、必要に応じてインストール型・クラウド型が選択可能な、マルチデバイス対応のマニュアル作成ソフトです。 写真・動画・音声などを取り込んで視覚的なマニュアル作成が可能なほか、アクセスログや検索ログなどの分析機能、共同を含む作成・編集権限の設定、閲覧に関するユーザー管理の自由度を持っています。また、外部公開やダイレクト翻訳機能などのオプションも充実しており、IPアドレス制限を含むセキュリティ面でも万全です。30日間の無料お試し期間を利用して、導入検討を行うことも可能です。

8.手順書を作ると生産性が上がる

手順書を作成・運用することは非常に大事ですが、それらを効率的に準備することもまた重要です。 ぜひご紹介した手順書のサンプルやテンプレート、そして書き方も活用しながら、ご自身の業務を安全で、生産性の高いものへと変えていってください。