Gmailの使いにくい部分を使いやすく/スマホ等での返信やスレッド機能

目次

Gmailとは?

出典:unsplash.com

Gmailとは、アメリカのシリコンバレーに拠点を構えるGoogle社が世界的に提供しているサービスです。Gmailは2016年には月間のアクティブユーザーが10億人を達成したと言われています。Google社が設立された2004年から僅か12年でGmailは世界中の人々が使用しており、今ではなくてはならないサービスになりました。

Gmailのメリット

出典:unsplash.com

プライベートからビジネスまで幅広い用途で使用されるGmailは日々ユーザーがより使いやすくなるように様々な機能がアップデートされています。まずはGmailのメリット・デメリットを紹介していきます。

Gmailは全ての情報がクラウド上に保存される

出典:unsplash.com

最も分かりやすい利点はGmailはデータがクラウド上にあるため、スマホや携帯を失くしてもGmail内でやりとりされているメールの内容や連絡先を失くすことはありません。 例えば旅行先でスマホを失くしてしまったとき誰かに連絡しないといけない、そんなときにもGmailであれば接続できる誰のデバイス(PCやスマホ)でもいいので、自分のIDとパスワードがあればGmailにログインすることができます。 Gmailのセキュリティ設定の2段階認証を設定している場合は自分のスマホにワンタイムパスワードが送信され、それを入力する必要があるので、不可能です。

Gmailは他のGoogleサービスと連携できる

出典:unsplash.com

Gmailを使う最大のメリットはGoogleが提供している他のサービスとの強力な連携ができる点です。例えば、GoogleドライブにあるドキュメントをそのままGmailに添付することができたり、メールベースで他のユーザーとカレンダーをシェアすることもできます。またカレンダーをシェアするときにGmail経由で通知を行うなど、非常に便利です。 【代表的なGoogleのその他のサービス】 ・Googleカレンダー ・Googleドライブ ・Googleスプレッドシート ・Goolgeドキュメント

Gmailはスマホでもパソコンでも使用可能

出典:unsplash.com

Gmailはスマホでもパソコンでもタブレットでも使用できることができます。またスマホの中でもandroid版、iOS版の両方でGmailを使用することができるので、どのデバイス環境でも使えるのは便利ですね。

Gmailの検索機能はとても便利

出典:unsplash.com

Googleといえば「検索」ですよね。Googleは検索エンジンを開発した会社なので、メールにもその機能が含まれています。大量のメールの中から探し出したい内容があれば、Gmailの絞り込み検索機能で一発で目当てのメールま辿りつくことができます。

【Gmailの検索機能】 ・フォルダ別に検索できる ・誰から来たメールか指定できる ・誰宛に送ったメールか指定できる ・件名を指定できる ・含むテキストで検索できる ・含まないテキストで検索できる ・添付ファイルの有無で検索できる ・チャットを除外できる ・ファイルサイズを指定できる ・検索する範囲の日数を指定できる

Gmailは使いにくい?使いやすくする方法を解説

出典:unsplash.com

こんなに便利なGmailですが、中にはGmailの独特な仕様が難しいと感じている方も多いようです。また本当はGmailに切り替えたいが、既存のメーラーに慣れているので、仕事のスピードや効率を考えると変えるのが不安に感じられる方も、今回は皆さんが悩んでいる「Gmail」を使いやすくする方法、また便利な機能について紹介していきます。

Gmailの返信を「全返信」に変更する

出典:unsplash.com

グループや仕事の連絡などにGmailを利用している場合は、複数のユーザーに送られる「cc」付きのメールに対して、返信ボタンを押しても初期設定のままでは「from」から送られた人にしか返信できず、いちいち「全員に返信」というボタンを押す必要があります。大量のメールがある場合、これはかなり面倒で効率が悪いですよね。 Gmailの全返信の設定をしていきましょう。

Gmailを自動で全返信に設定する方法

1.Gmailのトップ画面を開く 2.右上の歯車マークを押す 3.「全般」にある「返信時のデフォルトの動作」の「全員に返信」を選択する。 4.選択したらページ下部にある「変更を保存」をクリックして完了です。

この機能を使えばメールが来るたびに「全員に返信」をクリックする必要がなくなり、自動的に返信ボタンを押せば「cc」に含まれているユーザーにも返信することが可能です。全返信を設定して、よりGmailを使いやすくしていきましょう。

Gmailのメール確認の表示(プレビュー)を変える

出典:unsplash.com

実はGmailにもプレビューパネルが存在し、画面表示を自分の好みに合わせることができます。これを設定しなければ、毎回メールの件名をクリックしてから、本文を確認するという少し面倒なフローで効率が悪いです。自分の使いやすいGmailのプレビューパネルを選択しましょう。

Gmailのプレビューパネルの設定方法

1.Gmailの画面右上の歯車マークをクリック 2.設定をクリック 3.Labsをクリック 4.プレピューパネルを有効にするを選択 5.Gmailトップ画面の歯車マークの左の「ウィンドウ分割モードを切り替え」をクリック 6.好みの画面分割方法を選択

Gmailの誤メール防止の送信取り消し機能

出典:unsplash.com

メールの内容を確認する前に送信してしまった場合、宛先の氏名を間違えてしまった、誤操作でメールを送信してしまうこともあるでしょう。そんなときにGmailの「送信取り消し機能」が便利です。Gmailのこの送信取り消し機能は最大で送信してから30秒間取り消しが可能です。

Gmailの送信取り消し機能の設定方法

1.Gmailを開き画面右上の歯車マークをクリック 2.設定をクリック 3.全般をクリック 4.送信取り消しを有効にするを選択する 5.画面下部にある変更を保存

設定が完了したら、実際にGmailでテストしてみましょう。 メールを送信したら、取り消しボタンが表示されます。

Gmailの時間短縮ができる返信定型文

出典:unsplash.com

メールの作成ってなんども同じ文書を打つことが意外と多いですよね。基本邸に仕事において再現性のある業務は仕組みを作っていかに早くしていくかが、業務スピードを上げる近道です。いつも使用する送信内容は返信定型文に登録すると時間を短縮することができます。

Gmailの返信定型文の設定方法

1.Gmailを開き画面右上の歯車マークをクリック 2.設定をクリック 3.Labsをクリック 4.返信定型文を有効にするを選択する 5.画面下部にある変更を保存

$part->part_title

返信定型文を有効にしたらメール画面に戻り、定型文を作成していきましょう。これで同じような内容のメールは時間短縮して業務を遂行することができます。

Gmailで返信時に自動的にアーカイブする方法

出典:unsplash.com

メールのやり取りが多い人はトップ画面にメールが溜まってしまい「次、どれに返信するんだっけ?」と忘れてしまったことはありませんか?大量のメールを扱うとどこにどのメールがあるか分からなくなり、返信しなければならないメールを探すことに時間を費やしてしまいます。 これを避けるために、Gmailの設定で返信時にメールをアーカイブしておきましょう。アーカイブはメールを削除するわけではないので、アーカイブしたメールに誰かが返信をすると、そのメールはちゃんと受信トレイに戻ってきます。

Gmailの送信したメールをアーカイブする設定方法

1.Gmailを開き画面右上の歯車マークをクリック 2.設定をクリック 3.全般をクリック 4.返信に [送信&アーカイブ] ボタンを表示するを選択する 5.画面下部にある変更を保存

アーカイブを設定することでメール画面の中にあるメールがきちんと整理され、返信が必要なメールだけ残り、一段と使いやすくなります。

不在時に便利、Gmailで不在通知を設定しておく

出典:unsplash.com

Gmailアカウントを使用できないとき、休暇中やインターネットに接続できない場所にいるけど、相手から連絡が来ることがわかっている場合はすぐに返信できないことを自動的にGmailが相手に通知してくれます。また自動返信の設定を行うことで、カスタムの文章を相手に送ることができます。

Gmailの不在通知の設定方法

1.Gmailを開き画面右上の歯車マークをクリック 2.設定をクリック 3.全般をクリック 4.不在通知ONを選択する 5.期間、件名、メッセージを入力します。 6.画面下部にある変更を保存 不在通知の機能を設定することで、外出時もGmailがより使いやすくなります。

Gmail内の未読メールをなくす未読メッセージアイコン

出典:unsplash.com

ついついメールの着信音がなっても気づかないことってありませんか?またパソコンで他の業務に集中しているとメールが来ていることに気がつかないってこともありますよね。そんなときは未読メッセージアイコンを設定することで、受信トレイ内にある未読メールの件数がすぐにわかります。

Gmailの未読メッセージアイコンの設定方法

1.Gmailを開き画面右上の歯車マークをクリック 2.設定をクリック 3.Labsをクリック 4.未読メッセージアイコンを有効にするを選択する 5.画面下部にある変更を保存

Gmailのスレッド機能とは?

出典:unsplash.com

Gmailでは同じ内容に関するメールをまとめて管理してくれるスレッドという機能があります。例えばあなたからAさんにメールを送信し、Aさんがそれに対して返信を行い、またあなたからAさんにメールを返信するといった一連のやりとりのメールのことを指します。

ここではスレッド機能が有効な場合と無効な場合の違い、またスレッド表示が有効になっている場合のメールの味方について解説していきます。

Gmailのスレッド機能を有効にしている場合

Gmailのスレッド機能を有効にしている場合は、下記の画像のように表示されます。写真はGmailの受信ボックスの画面です。

$part->part_title

Gmailのスレッド機能を無効にしている場合

Gmailのスレッド機能を無効にしている場合は、先ほどメールの「送信者」の真横に表示されていた数字がなくなり、グループ化されていたスレッドが一つ一つのメールに分解されています。写真はGmailの受信ボックスの画面です。

$part->part_title

個人的には同じ人とやりとりしている内容が自動的にスレッド化されるのはとても使いやすく重宝しておりますが、一つ一つメールが分解されている方が使いやすいという方は設定画面から設定する必要があります。

スレッド機能を無効にする設定方法

1.Gmailを開き画面右上の歯車マークをクリック 2.設定をクリック 3.全般をクリック 4.スレッド表示OFF(メールをグループ化しない)を選択する 5.画面下部にある変更を保存

Gmailの使いにくい機能を使いやすくする

ここまでGmailの便利機能を設定する方法を紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?初期設定だとGmailは使いずらいと思われる方もいるかもしれませんが、使いやすく設定を変更するだけで、Gmailはとても便利なメーラーとして利用することができます。

ここまでは主にパソコンで使用するブラウザで動くGmailの使い方や便利機能を紹介してきましたが、GmailはAndroidやiPhoneなどのスマホでも使用することができます。

スマホでGmailを使う方法

出典:unsplash.com

androidのスマートフォンの場合は初期設定時にGmailアカウントを登録しており、また標準でGmailアプリがインストールされているのでアプリを再度インストールする必要がありません。

iPhoneでGmailを使う方法

Gmailはandroidのイメージが強いですが、iOS版のGmailアプリも存在するので、iPhoneをお持ちの方はアプリストアからダウンロードしましょう。 アプリのインストールが完了したら、既にGmailのアカウントを持っている方はサインインを行い、Gmailのアカウントをまだ作成していない方はアカウントとパスワードを作成してログインしましょう。

まずはGmailにアカウントを追加する

仕事やプライベート、通販サイトの会員登録用など様々なメールアドレスを使い分けている方もGmailでは全てのアカウントを管理することが可能です。これまで分散していたメールアドレスも、スマホで全てのアカウントを追加しておくことで、より使いやすくなります。

Gmailへのアカウント追加方法

1.アプリ画面左上の「三」アイコンをタップする 2.ユーザー名の右にある「▽」をタップする 3.アカウント管理をタップする 4.「プラス」アイコンのアカウントを追加するをタップする 5.追加するアカウントの種類を選択する 6.アカウントにログインすれば使用することができます

スマホのGmailでメールに返信する方法

出典:unsplash.com

スマホでもGmailでは簡単にメールを返信することが可能です。 1.Gmailのアプリを起動して「メイン」の受信トレイが表示されている状態で、右下の「鉛筆」のアイコンをタップします。 2.Gmailのアプリ上にメール作成画面が表示されるので「To」に宛先のメールアドレスを入力しましょう。(メールアドレスを直接入力しなくても、メールアドレスの頭文字を入力するだけで、これまでGmailに保存されているメールアドレスの候補が表示されるので、そこから選択することも可能です。) 3.件名と文章を入力して、右上の「紙飛行機」のアイコンをタップして送信完了です。

スマホのスレッド表示機能を無効にする

出典:unsplash.com

前述にも説明しましたが、Gmailはスマホでもスレッド機能のON/OFFを切り替えることが可能です。

これまでのメールソフトを使用していた方にはGmailのスレッド機能は少し不慣れに感じることもあるので、その場合はスレッド機能を無効にしておきましょう。

スマホのスレッド表示の変更方法

1.Gmailを開き画面左上の「三」アイコンをタップする 2.下部にスクロールし設定をタップする 3. 全般設定をタップする 4.「プラス」アイコンのアカウントを追加するをタップする 5.スレッド表示のチェックボックスをタップしてチェックを外す ※Android版のGmailアプリでGmail以外のアドレスを利用している場合のみ

iPhoneではスレッド表示機能を切り替えることができません。

Gmailについてのよくある質問

ここではGmailに関するよくある質問について紹介しています。

有料版のGmailのメリットはなんですか?

有料版のGmailには独自のメールアドレス(@anatanonamae.com)、無制限のグループメールアドレス、個人用Gmailの2倍の保存容量、稼働率99,9%の保証、24時間365日のサポート、広告の掲載がないなど様々な利点があります。

一人のユーザーが複数のメールアドレスを持つことはできますか?

はい。メール エイリアスを作成することによって、複数のメールアドレスを持つことができます。ユーザー 1 人につき最大 30 個のメール エイリアスを追加できます。

既存のメールを G Suite に移行できますか?

はい。Lotus Notes や Microsoft などの既存の環境から過去のメールを読み込むための移行ツールがサポートされています。

Gmailに有料プランが存在することはご存知でしたか?Gmailでは企業アカウント向けに有料でしか使えない機能を持つGmailの有料版を提供しています。 またGmailは複数のメールアドレスを一人のユーザーで持つことが可能なので、Gmailではメールアドレス毎に家族用やプライベート用、仕事用に使い分けることが可能です。

まとめ

出典:unsplash.com

本記事では使いにくいと思われがちなGmailを使いやすくするために様々なおすすめの機能とその設定方法について紹介しましたが、Gmailの魅力はまだまだたくさんあります。 使えば使うほど便利な機能が盛り沢山なので、この機にGmailを使い始めようと考えている方はぜひ、色んな機能を試してみてください。