【追伸(PS)/メールのマナー】追伸の使い方や言い換え表現/追記は使える?

目次

追伸とはそもそも一体なんなのか?

よく、手紙やはがき、メールや、プレゼントカードなどでも、文章の端のほうに書かれていることが多い「追伸」

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●追伸は、ふつう、はがきや便せん、メールのこんな位置で発見できます!

すでにIT主流世代では、めったに紙の手紙~はがきや便せんを見かけることも、お正月など決まった形式があるケースに限られるという方も多いもの。 さらには、社内でも、現在はやりとりがグループウェア中心で、ほぼ外部とのやり取りが発生しないので、挨拶状などにだけ限られるという方も多いようです。 ビジネス文でもプライベート文でも、またはがきや手紙、電子メールでも、こんな位置で「追伸」が発見できます。

 【企業が出す、会葬お礼のうちでも、比較的フォーマルな挨拶状の例文~便せん(ときにはがきでも用いる)】

=====(文例 ここから)===== 謹 啓  残暑厳しき折から 貴社ますますご清祥のことと お慶び申し上げます さて過日弊社     五曲 恭子儀 葬儀の節にはご繁忙中にも関わり ませずご弔意を賜り 尚格別のご厚志に 厚く御礼申し上げます 早速拝趨親しく御礼申し上ぐべき 筈ではございますが略儀ながら書中を 以ちまして謹んで御礼のご挨拶を 申し上げます 敬 具 平成三十年四月   五曲 六郎田 追伸 尚、お香典の一部を 御寄附させて戴きましたので何卒御諒承 下さいますようお願い申し上げます =====(文例 ここまで)=====

 【サークルの女性友達が、入院中の友達に宛てた、おめでとうはがき&カード】

=====(文例 ここから)===== 無事に生まれた××ちゃん。おめでとうございます。 これまで長年いっしょに頑張ってきた主治医の北原先生の言葉もとても素晴らしいと思います。 私も初めての娘が生まれたとき、幸せでいてくれたらそれでいいとおもってました。 ママになってもまだ、これからやらなきゃいけないことも、不安なこともたくさんあると思います。 私も出産のときに励ましてもらったので、ほんと、なんでも相談してくださいね! 看護婦さんに聞いたら、今回はまだしばらく入院するって言ってたので、サークルのみんなも含めて、いつもと同じように、水曜日に寄らせてもらいますね! 本当におめでとうございます。 3倍ザーサークル 栄螺 舞 追伸  私のほうも一人っ子ってやっぱりいろいろダメかなあっておもうので、もう一人考えようかなとおもってます。 なんか身近に出産した人がいると、私ぉできるかな?って思いますね♬ =====(文例 ここまで)=====

比較的フランクな手紙やメールであれば、本文下に、日付やサインなどを入れないこともありますが、 ・横書きなら本文と署名の下部分に、 ・縦書きなら本文や署名日付の左部分に それぞれ追伸を書くのが一般的。 はがきなどであれば、表面の宛名左部分に、追伸を入れたりするケースもあります。

 【フォーマルなビジネスはがきで、裏面に差出人入りとした場合】

=====(例文 ここから)===== 初秋の候、貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。 この度、新社屋完成の運びとなりました。 新社屋披露も兼ねまして、完成祝賀会を開催致したく存じます。 ご多用の事とは存じますが、ぜひご出席頂きたくご案内申し上げます。 平成○○年○月○日 株式会社○○建設 ○○事業部 企画課 黒山・黒川 =====(例文 ここまで)===== =====(宛名面例文 ここから)===== いつもお世話になっております。 祝賀会前に、弊社会長××がご挨拶を兼ねて、ご案内させていただきたいと申しております。 ご都合がつきましたら、当日の時間につきましてご案内をいただければと存じます。 黒山 拝 =====(宛名面例文 ここまで)=====

かなりフォーマルで「冠婚葬祭句読点なしタイプの文面」から、日常のちょっとした手紙、多くの人に送る「企業活動の挨拶状」などにまで、この追伸、かなりたくさん用いられているのですね。 通常、ビジネスメールのはがきでは、よほど大切なものでも、社内で本人の手元に届かず不要と判断されてしまうこともあります。 だからこそ、注目を集めやすい表面に、ちょっとした営業上のパワーワードである「会長」「ご案内」「(別に時間を設定してほしい)」といったものを伝えるのは、非常に効果的な印象がありませんか? ちなみに、手紙内に書く時も、はがきや電子メールに書く時も、 もし「追伸」と書いてからその文をプラスするときと、最後のはがきのようにいきなり書いてしまうケースがあります。

●「追伸」の正しい読み方は?そしてどんな意味があり、どんな役割なの?

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さて、先ほど2つほどの手紙に書かれていた「追伸」の文字。

「追伸」は「ついしん」と読むようです。 その「追伸」について、辞書で調べてみました。

ついしん【追伸・追申】 手紙で、本文を書き終えたあとで文句を書き足す場合、その初めに書く語。あとから加えて申すという意。追啓。追陳。追白。二伸。
つい‐しん【追伸/追申】 手紙などで、本文のあとに、さらに書き加える文。また、その初めに記す語。なおなお書き。追って書き。追啓。追陳。二伸。追白。

手簡単にまとめると・・・ 紙などの誰かにあてた書面で 本文のあとから追加する文 くわえて、本文のあとから追加する文の冒頭に記す語 くわしい使い方は後程ご紹介しますが、 本文の後に追加するときは「追伸」。さらにそのあとに追加するときには、「追追伸」を使います。

追伸を手紙で使うときには、フォーマルな場面と、プライベートなどのフランクな場面がある!

追伸を手紙やカードなどで使いたいというときには、 1:どんな目的や内容の手紙やはがきなど文書に書くか 2:手紙やはがき、メールなど、どんな媒体に書くか 3:その文書はフォーマルな文章かフランクな文章か 4:その追伸は、訂正や定型表現、目立たせたい事柄ほかどんな目的か の各項目の細かな違いによって、追伸を使ったほうがよいのかあるいか使わないほうがよいのかなどが分かれます。

基本的には、フォーマルな「追伸」の使い方に従っておけば、フランクな「追伸」でも、ほぼ間違いはありません。

とりあえず追伸を使ってみたいなら、このポイントだけはおさえておこう!

フランクな書き方では、このポイントだけ守っておけばOK。

手紙を思い出すと縦書きでも横書きでも結構ですが、 拝啓やあいさつ文などからはじまり、敬具やあいさつ文でしめ、日付や署名を加えるものがまず普通。 手紙本文を一通り書いた後に、この「敬具~日付署名」のブロックがあります。

一番使われているのは、上の図にあるように、「この後ろに追伸を書き込む」方法。 「追伸」や「P.S.」などと書いてから書き始めても、また、フォーマルな手紙でない場合には何も書かずに伝えたいことだけをプラスしてもOK。 ・「追伸」と書いた後につづけて1行あけて書き始める ・あとからご紹介する「追伸」の代わりとなる言葉を書いた後につづけて1行あけて書き始める ・あるいは「追伸」とは書かずに1行あけて書き始める スタイルをとります。

フォーマルな手紙でないときで、スペースが足りないときなどには、追伸の直下に、プラスする文を書くこともあります。 「追伸 そういえば~」 もしくは 「追伸:先日は~」 のように、続けて1行に書くケースもあります。 追伸には句読点不要という方などもありますが、基本的には本文に準じた文体がよいでしょう。 追伸が1行短信や一言などで短い場合には、「本文句読点あり+追伸句読点なし」もOKです。

会社やフォーマルな手紙での「追伸」の使い方は判りにくくて難しい!

さて、簡単に、追伸を使うために必要最低限のことだけお伝えしました。

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ですがたとえば・・・  ・プライベートな手紙やメールでも、目上の方やあまり親しくないクライアントなどに出す手紙  ・ビジネス手紙やメールの中でも、とくに格式の高い、紹介状の添え文、招待状や慶弔関連、異動などのご挨拶 などをはじめとしたものについては、ごくフォーマルなものにあたります。 このフォーマルなもの=形式や手紙メールの約束事をしっかり守って、失敗なく送って当然のもの・・・については、その書状や文章などに応じた使い方が非常に重要。 「使い方を間違えると失礼にあたります!」 そしてこの「使い方」の中には「手紙はがきやメールの正しい書き方」があり、さらにそこに「手紙の書き方における文字配置」「手紙の各部や追伸は、歴史的にどうやって、どんな人たちに使われてきたか」といったプロトコルなどを理解することが暗に求められます。 大手企業などでは、外部に向けて出す手紙やメールで失礼がないように、書式や表現をチェックしてから送る専門の作業者を置く企業も多いという点からも、いかにこうしたルールが細かく難しいかがわかりやすいかもしれません。 ということで、追伸に関する歴史と文化、正しい使い方についてもしっかり知っておきたいものです。 「追伸やその他の表現と、書き方」 「英語の追伸P.S.やその他の表現と、書き方」 「歴史的背景なども踏まえた正しい追伸の使い方」 など、細かな部分を、次からご紹介します。

●基本的な「追伸」の使い方~紙の手紙やはがきで「追伸」を使う方法

追伸は、 【 紙にどんな風に書くか 】と いう点では、 ・手紙を書いた便せんと同じ紙に書くケース ・一筆箋のような幅狭の紙をつかって書くケース ・はがきなどで表裏と面を分けて書くケース などなどがあります。 もとより手紙はがきや各種の文書を書く際には・・・ ・その手紙や文書のフォーマル度合い ・伝えたい内容(私信か、ビジネスなどか、あるいは年賀冠婚葬祭など定型文があるものかなど) ・あいさつ文の使い方 ・日付や署名にどこまで定型表現を使うか ・TPOにあわせて使用する用紙そのものの判型なども変える のが一般的です。 追伸の書き方も、「それぞれの文型」や「用紙の使い方」などに応じて、本来は細かなとるべき書き方や表現方法が変わってきます。

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 【 基本の追伸。書いてよい文字の長さはどのくらい? 】

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そして、1つの文書ブロックの中に、まとめや追記、誤解を招きそうな表現を言い換えたもの、伝えたい気持ち、目立たせたい約束事や申し入れ、感謝などを入れていきます。 長さは、1行~長くても5行前後。 紙幅が大きいときは5行ほどですが、はがきなら多くて3行ほどというのは、一般的な手紙の書き方ルールに準じます。 この追伸文書ブロックは、比較的幅が狭いため、とくに縦書きでは1行あたりを長くしてしまうと読みにくくなります。横書きも同じですが、1行あたりの文字の長さも、あまり長くならないように配慮が必要です。

 【 追伸を言い換えるには、ほかにどんな表現があるの? / 「追伸」とかならず表記しなければならないの?】

「追伸」のほか、同じ意味で手紙の中の同じ場所に「追申」「二伸」「追敬」「追啓」「追陳」「追白」とも書いてから、言い換え文や訂正文、追記などを書きはじめることもできます。

日本語の場合、とくにフランクなお手紙や、私人間でのはがきのやり取りなどでは、添え書きとして、「追伸」と書かずに続けることもあります。 また、日本語のお手紙ですが、「追伸」ではなく「P.S.」「PS」として書くこともあります。 どちらかというと現代では「P.S.」よりは、IT上でもよく使う「PS」のほうがラフで省略したイメージです。 ラフで省略した手紙といえば、ちょうど、最初に紹介した3つの「追伸の書き方画像」の3枚目はがき表のケースです。 手紙の最後にサインや日付などの定型表現すらない手紙も、特にプライベートや、出発旅立ちお別れなどを表すお便りで「イメージを大切にしたい演出の時には」一般的。 この場合にも ・「追伸」や「P.S.」「PS」と書いてから書き始めてもOK ・一行開けたり、行頭を下げたりして「追伸と書かずに」文章書いてもOK 何であれ、「別のブロックとして見やすくすること」が一般的。

 【 そういえば追伸というか一筆で、封筒や便せんの隅にあいさつなどを書くケースもあるけどあれは全部追伸? 】

内容的に「追伸」と呼んだり、あるいは単に「添え書き(そえがき)」「添文(そえぶみ)」とよんだりするのはまちまちです。 先ほど、簡単な「追伸」の使い方の図でご覧いただいたように、「追伸」自体は、通常「添文」と呼ばれる、手紙をいったん〆た後のブロックの中に属するものです。

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・差出人名の横に、「お元気ですか?」のようなものを書く風習 などもあります。 が、実は、宛名面に書くのは、元来フォーマルな郵便物ではマナー的にNG。

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ですが、現代では、一般的なこともあり、ごくフォーマルな手紙でなければOKとすることが一般的。 封書に比べて、略式という位置づけにある、ミニレターやはがきに始まり、プライベート性が高いタイプの手紙の封書でも、よく用いられています。 昭和のころから、年賀状などで伝えにくいことは、宛名の差出人欄表面に記載して目に留まりやすくするといった使い方も一般的でした。 このように受取人の目にとまりやすい表面に、メッセージを追加するケースは、読んでもらえる可能性が高まるといわれています。。 以前は郵便局省庁として存在していたこともあり、年賀状マナーに関する小冊子から、手紙の書き方などの冊子を自ら編纂して配布していました。 こういった小冊子内にも、こうした書き方などを参考にさせていたケースもあり、かなり長く一般には浸透している「追伸」「追記」や「効果的に伝えたいことを表示する」書き方かもしれません。 この場合も ・表面に書くかどうか ・はがきか手紙かどちらか にかかわらず、「追伸」の表記は、あってもなくてもどちらでもOKです。

 【 追伸、別紙で入れるときは、どんな用紙を使えば無難で万能? 】

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ビジネスでの連絡のほかに、担当者に私信や挨拶を入れたりするケース。 また、一般的な礼状のほかに、個人的なごきげん伺いやお誘いなどを入れたいときなども存在します。 こんな時は、一筆箋や、小さなメモ紙のようなものをつかって、「追伸」や「追記」そのほか私信などをプラスすることがあります。 会社のビジネスに関するものはA4紙で。そこに1枚、一筆箋を添える形で封筒に入れます。

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写真では、5行となっていますが、この場合左右端のすこし幅の狭い行を使うのはMG。 追伸で使うときも真ん中の5行だけを利用します。 このように花柄や行の線が入ったもののほか、白地で線などの入らないもの、線が透かしのものなどさまざまなタイプが存在するため、和紙小物や手紙などを専門に扱う有名店や文具店などをあたってみるのもよいでしょう。

比較的女性らしいデザインの用紙が多い一筆箋ですが、花柄の紙しか手に入らなかったからと言って、男性がビジネスの書類送付につかう追伸で、花柄の一筆箋を使うと、それはちょっと気持ちが悪いですよね。 100円ショップをはじめ、1冊300円しない程度から販売されており、白やシルバーなど基本の用紙を、事前にまとめてそろえておくのが無難です。

 

鳩居堂 風雅箋 40枚綴 一筆箋

810円

 

呉竹 越前和紙一筆箋・白 20枚入 LH21-13

432円

このように、便せんなどに比べても、全体ゆとりを持たせてレイアウトして使用します。

 【 ビジネス文書の送付状、追伸が多いときは、こんな用紙を使えばそつなくまとまる! 】

ビジネス文の中でも、1枚目の頭紙(俗にいう送付状)のデザインや、その書式によっては、追伸を別につけたくなることもあります。 ですが、たとえば、全体が縦書きや横書きの手紙のような1枚ものとなった送付状・・・判りやすいところでは履歴書送付状タイプのような、フォーマルなフォーマットを持つ頭紙をもちいているケースでは、ごく一部のケースを除いて追伸を使うのは避けたほうがよいでしょう。 送付の都度、追伸欄をつかいながら、効果的に自分を印象付けたいといったケースでは、こういった書式の「簡略型頭紙」をつかうことが一般的です。

通常、送付状といえば、正しい手紙の書き方などによくある「3段型構成」や「就職活動での履歴書送付状」の形式などに似た体裁で、全体の文章が割り付けられている定型文を主とした文によるもの。 これを簡略型にすれば、都度、下の部分を手書きなどでかき分けることで、追伸と同じような注目効果も出せます。 ということで、各企業の事務職間では、非常に便利に使われているのがこちらの書式。

この下の位置に「手書き」や「ワープロ的にテキスト入力するとき」には、「追伸」と書かなくてもそのまま使えるので便利ですね。 世の中に多い勘違い「追伸=ビジネス文では全部失礼に当たる」という方の気分にも配慮して使うことができます。 「記」の中に主要な連絡事項などを書いた後、最後の行付近に「追伸」と書いてから、言い換えや追記部分をプラスして使うこともあります。 かなり柔軟に使うことができ、便利です。

この「送付状」にさらに、追伸をプラスしたいときには、「一筆箋」や「メモ」をさらにプラスして同封&使用します。

追伸にさらに追伸をつけるときには、どんなふうに書いたらいいの?

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たとえば病気から快方に向かった方が、自らの体験などをお友達の参考のためにつづったお手紙などでは、非常に難解で長文、読みにくくなることも一般的。 こんなときには、最後の位置にいくつか「追伸」を使いながら・・・ ・全体の言い換えやまとめ ・分かりやすくテーマごとの位置で、インデックスやメニュー項目の抜き書き ・Q&A方式で見やすくするための言い換えの資料 などをつけてあげるのも一般的な手紙の書き方ですよね。 こんなときには、そのまとめかたや言い換え方、追記の方法などに応じて、「追伸」などをうまくつかいながら項目を建てることで見やすくしたいものです。

ですが、1通の手紙に、複数の追伸をつけたいとき。 いったいどうしたらよいのでしょうか?

    【 一通の手紙に、複数の追伸を付けたいとき 】

日本語では、 1回目の追記やまとめ、言い換え=追伸 2回目の追記やまとめ、言い換え=追追伸 3回目以降=追追追伸  とこのように、追伸を重ねるごとに追の字を重ねていきます。 昔よく、古い文書や手紙などが発見されたとして報道されていたものの中には、別れがたい男女や、一緒に戦ってきた仲間と別れがたいことなどを、追伸、追追伸、追追追伸、追追追追伸などとどんどん長く、思い立ってはしたためてといった形で、ながーく身上吐露した江戸期の信書などがありました。 昔の人も、単に手紙を書くだけなのかと思っていたら、自分の心境の変化などをうまく書き表し、相手につたえるために、この追伸を上手に使っていたのですね。

基本的にはいくつ追記してもよい追伸の「追」の字ですが、現代では、なぜか追伸は「訂正や書き忘れを追加するため」といった意味合いで伝わることが多くあります。 そのため、一部の方では、親しくとも目上の方や、フォーマル度がそこそこの文章でも、「追伸」を使うのが失礼ととらえている方も多いようです。 こういった人たちとの間に波風を立てないように、追伸をもしも用いることがあるなら、長くて追追伸程度の間にとどめるほうが無難かもしれません。

「追伸」を使っちゃいけない相手や、「追伸」を使っちゃいけない手紙のシチュエーションってあるの?

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よく 「追伸は、目上の人に対しては 書き忘れをあとから追記してるものだから、絶対タブー」 「お悔みや会葬御礼は、不幸があとからやってくるからいけない」 「病気や結婚、不幸では、繰り返しがNG。だから繰り返す意味のある追伸は全部NG」 といった方がありますが、いずれも間違い。 ですがイメージ的にはこういった感覚の方が非常に多いため、ある程度は避けたほうがいいこともあります。

 <追伸を使っていいケースの中には、葬儀関連もある!>

たとえば、最もフォーマルな挨拶状では、冒頭にご紹介した、【企業が出す、会葬お礼のうちでも、比較的フォーマルな挨拶状の例文~便せん(ときにはがきでも用いる)】などの句読点なしのものがあります。 こちらのケースでは、「追伸」は訂正などの使い方ではなく、全体定まった提携表現は流れるように優先させなければいけないという「冠婚葬祭や退職、栄転などのあいさつ」などによく見られるルールにのっとって、本文全体をまず作り、日付署名と一緒に本文をしめたもの。 そのあとに、心を砕いてくださった相手先に対して、伝えたいことをしっかり判りやすく取り出して追記する形の「追伸」となっています。 たとえば 会葬お礼なら  ・すでに会社葬以外、メインの葬儀などは執り行ったこと  ・すでに服喪期間がつつがなく終わったこと  ・香典返しを廃したこと  ・故人へのひとかたならぬお付き合いの深さを感謝するもの  ・形見分けや会葬お礼品などを同封したこと などは、このタイプの文体では追伸で書かれるものに相当します。 逆に、追伸を使わないのが、句読点付きの現代的文体による会葬お礼。 このタイプでも句読点なしのものもあり、また、通夜や葬儀の当日に、香典返しを廃して寄付などに回したことを、すでにその日のお礼品に添付したはがきに記載していることもあります。 追伸、意外とフォーマルなときにも使えるものなのです!

現在では、印刷業者などでも、このタイプの文例が慶弔いずれもとわず多いため、結婚式や葬儀などで用いる文章選びでは、宗教や自分と付き合いのある人たちの顔ぶれ、世代や文化圏を意識して選ぶとよいでしょう。

他にも、謝罪や感謝については、本文中にいったん正式に提示しておき、そのあとに追伸で再度触れると効果は高いもの。 ですが、本文中のトーンとは全く異なり追伸だけで謝罪や感謝を示せば、それは「とってつけたような印象」となることから、あまり歓迎されません。

 <冠婚葬祭で追伸を使ってはいけないケース>

冠婚葬祭で明らかに追伸を使ってはいけないケースとして ・追伸の「追」の字が、重ねて行われることを連想するため、お悔み、結婚や離婚 ・病気入院や手術、そして見舞い などは有名なところ。 年配の方の中には、「追伸で質問形式になること自体が失礼」だとして抵抗を感じるマナー文化圏の方もあります。 そのあたりはマナーそれぞれのため、日ごろからどういったコミュニティ文化の方なのかに配慮して適当な言い換えや使い方をいくつか、自分でメモしておくとよいでしょう。

 <ビジネスやフォーマル文で追伸を使うとNGとされるケース>

たとえば、履歴書送付では、基本的に履歴書もエントリーシートも修正テープ使用や訂正は厳禁。 履歴書一枚くらいを、もし書き間違っても振り返ってすぐに訂正できる人材が求められる建前があるため、履歴書とその送付状関連では、追伸NG。 ですが人事部から送られてくる文章には、たとえば 「追伸 当日はお履き物をご持参ください」のように、目立たせるべき項目、情報などが追記の形で書かれることもあります。 履歴書に限りませんが、このあたりは判りにくいものなので、都度・・・  ・文書のタイプ(慶弔、冠婚葬祭、ビジネス正式、ビジネスふつう、連絡文、私信他)  ・どんなメディア(手紙、はがき、カード、メールなど)に書いているか  ・どんな書き方か(活字プリント、毛筆、ペン字他)  ・どんな文体か(句読点なし、現代語) などによって、よく分析しながら、追伸が使えるシチュエーションか判断が必要です。 フォーマルな文章各種については、印刷会社が詳しいため、こういったところを検索してみると、比較的間違いが少なく済むでしょう。

    【 すぐに使える、失礼のない追伸の文例 】

日常のあらゆる文書で、とくに目上の方/フォーマルなシーンに対して使ってはNGという追伸は・・・ ・文章の訂正、意味的な加筆(たとえば箇条書き相当のような意味のものを、まとめなおしなど以外で、文章のブロック上、かなり離れたところにプラスするのは、手紙のマナー上もNGとされているので、このマナーを基準に参照するとよいでしょう) ・本文には一言も書いていない謝罪などを、追伸などで急にうたう などくらいでしょうか。 もちろん、追伸だからといって、いきなりあまり面識のない目上の方に、キャラ文字などを多用するとなると、それもマナー違反です。

もし追伸で何かを伝えたい、だが、何を書いたらよいかわからないという方には、下のような文はいかがでしょうか?

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【例文:目上の取引先でも親しい間柄、あるいは気心の知れた上司に】 追伸 例の店、プライベートでご案内させていただきます。お時間空けておいてくださいね!

【例文:クライアントに対してプライベートで特別な立場を演出したいとき】 弊社近くに、実は一度ご案内させていただきたい、地元自慢のレストランがあります。ぜひ一緒にお食事でもいかがでしょうか?

【例文:礼節を重んじる関係にある目上の方などに】 追伸 体調を崩しやすいこの季節、どうかご自愛ください。

【例文:招待状に添えて質問や事前連絡案内】 追伸 当日お車でお越しいただく際は、事前の登録が必要です。前もってご連絡いただけますと幸いです。

とくにはがきやチラシタイプのDMだからこそ「追伸」は効果的に使うべし!

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はがきチラシタイプのDMは、現在、一般の紙ベース郵便物が減る中で、「ビジネスツールとしての存在感をさらに増している」ともいわれています。 なんといっても、大量にある情報ツールやWEBなどの広告に比較しても、ターゲットを絞って、十分に顧客分析を行ったうえで「その人本人に宛てて」送るメディア。 そんなこともあり、文面のカスタマイズに関しては、デザイン業者も印刷業者もさまざまなアレンジを用意しています。

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ですが、本文内に印刷された個別の情報に合わせての文面以上に、DMを手に取った人が「捨てずに中をしっかりチェックしなきゃ」と思うのは、実は「追伸が手書きで書かれているとき!」 だからこそ、DMだけに的を絞ったコンサルタントや専門業者が豊富なのです。

    【 DMですぐに使える、短すぎず長すぎない、読んでもらえる追伸の文例 】

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たとえばこんな風な使い方だと、効果が高そうです。 【例文】 追伸 実は次期発表製品、社内でちょっと見てきたんですが、報道よりもかなり仕上がりがよさそうです。すでに予約分でかなり埋まっていますが、うちではあと3つくらいなら、引き当てできるかもしれません。 【例文】 先日はわざわざお立ち寄りいただきましたのに、直接ご案内できませんで本当に申し訳ありませんでした。 来週そちら方面を回る際、当日ご紹介したかった××をぜひご覧いただきたいと考えております。 もし、1時間ほどお時間の都合がつきそうな日があれば、お知らせいただければ幸いです。 本文の場合には、「少し、少々」といった表現になる部分も、追伸位置では「ちょっと」などと言い換えることで、心から出た言葉であることを印象付けることもできます。

こうした予約や顔つなぎ、来訪アポイントにつながりそうな追伸から 【例文】 追伸 先日××旅行の時にはお世話になりました。 あの日いけなかった店、先週出張の時に、上司と尋ねてみたら大当たり! 「本当に〇〇さんは、歩くミシュランガイドブックみたいで、まずはずれがない」というのが、弊社の定説になりました。 といった、「本文の最後の、いちばん目立つ位置」で受け取った本人の気持ちをあげてくれる追伸まで。 いろいろな使い方は、こういったプロによる書籍も参考になります。

 

事例で学ぶ成功するDMの極意 全日本DM大賞年鑑2018 | 宣伝会議 (著), 日本郵便 (編集)

1944円

出典:www.amazon.co.jp

 

新DMの教科書 (「DMマーケティングエキスパート」認定資格公式テキスト) 一般社団法人 日本ダイレクトメール協会 (著)

3240円

「追伸」を、はがきの宛名面に書くときに気を付けたい郵便の規則

たとえばはがきというのは、1枚当たりの切手代が、内国向け郵便物なら全国一律62円。サイズに規定があります。 「用紙サイズと使える表面部分の面積がすでに決まってるんだから、あとはどこまで本文が書き込めるかだろ!」なんていう使い方で、とってもデコなはがきを送ってくる方などもあります。 ですが、実際、メッセージを書いて使用できる領域には、決まりがあることをご存知でしたか?

はがきの使い方規則の面では、【内国郵便約款】にその取り決めがあります。

(郵便葉書の表面に記載できる事項) 第23条 郵便葉書の表面には、第13条(郵便物のあて名記載部分に記載できる事項)の規定にかかわらず、 次に掲げる事項を記載することができます。 (1) 第13条(郵便物のあて名記載部分に記載できる事項)(1)及び(2)に掲げる事項 (2) 「懸賞応募」、「選挙事務」、「住民登録」その他通信の目的又は内容を示す文字 (3) 送達上事業所に必要な注意を示す事項 (4) 通信文その他の事項(郵便葉書の下部2分の1(横に長く使用するものにあっては、左側部2分の1)以 内の部分に記載していただきます。ただし、あて名及び受取人の住所又は居所の郵便番号と明確に判別でき るように記載する場合にあっては、この限りでありません。) 2 私製葉書の表面には、前項に規定する事項のほか、次の事項を記載することができます。 (1) 郵便葉書の表面の記載方法に関する注意 (2) 郵便切手をはり付ける位置及び郵便料金に関する注意
4) 通信文その他の事項(郵便葉書の下部2分の1(横に長く使用するものにあっては、左側部2分の1)以 内の部分に記載していただきます。ただし、あて名及び受取人の住所又は居所の郵便番号と明確に判別でき るように記載する場合にあっては、この限りであり ません。)」

という定めがあり、  ●表面は、下部1/2 もしくは左部1/2以内の部分を活用することができます。

郵便局では仕分けや配達のときに、実はこの表面の使い方をかなりチェックしていて、超えていると、小さな紙をはがきの表面に貼り付けてきます。 これによりはがきが差し戻されたり、あるいは追加料金を支払わなければいけないことがあります。

(規定に反して差し出された郵便葉書) 第25条 第23条(郵便葉書の表面に記載できる事項)又は前条(郵便葉書に浮出添付等のできる範囲)の規 定に反して差し出された郵便葉書は、郵便書簡以外の第一種郵便物として取り扱います。

これに違反すると第二種郵便物としてお得な料金が設定されている「はがき」としてではなく、定形郵便物や定形外郵便物としてちょっとお高めの料金設定のある、第一種郵便物の手紙(封筒、郵便書簡、その他あれこれ)と同じ料金が適用されてしまいます。

たとえば、かなり個性的な立体形状で、一定範囲以内の厚みや縦横サイズを満たしていて、受取人が食べないことを想定していれば、するめ自体に切手を貼って投函することもできますが。 ですがこういった場合の扱いは、一般的には第一種の定形外郵便のものが多いようです。 (漁協産の「するめーる」は、定形郵便で送れます!)

こういった変わった形状の時にも、大体宛名面全体の50%程度の表面積で判断されるので注意が必要です。

●基本的な「追伸」の使い方~メールで追伸=「P.S.(PS)」を使う方法

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さて、ビジネスの中でも、1日の労働時間の中で、もっとも省力化、省時間化できるところがメール。 そんなこともあり、切手を貼って出す文書よりは、メールなどITツールでの文書のやり取りも増えました。 メールの場合でも、追伸を使うシーンはかなりあります。 とくに、手紙と違い、レイアウトによって文字などを手元で際立たせても、受取人側のシステムでは同じレイアウトで見えるとは限らないがために「見づらさからくる情報伝達むら」も発生しがち。 こんなときに、相手に注目させ、大切な部分は、しっかり読み落とさないようにしてもらうために、よく追伸が用いられています。 電子メールは送信する前に、訂正したり書き加えたりが自由自在ということもあり、追伸自体は「非常に大切なことを、目立たせて伝える」ということに特化させていることがほとんどです。

また、とくにビジネスの電子メールでは、日本語由来の言葉ではなく、英語由来の略語もよくつかわれます。 ASAP FYI CONF などなど。 追伸のPSも同じように、ピリオドを省略して、英語の文面はもちろん、日本語での文面でもよく用いられています。

たとえば、こんな風にして、本文署名後の位置や、本文後の位置などに使われています。

【例文:本文署名後の位置での使い方】 (略) では、8月18日、お待ち申し上げております。                     =========                     ミハイル・プロスト                     ××社購買部部長                     電話03-1111-2222                     港区六本木1-1-77                     ========= 追伸 ご来訪いただく折、できましたら駅周辺でお電話でもいただければと存じます。 そうすればウエイティングなく直接ご案内させていただくことができます。 よろしくお願い申し上げます。 【例文:本文後の位置での使い方】 (略) 今回は、こちらの条件で提携先を探しております。 どちらかご存知でしたら、ぜひ、ご紹介いただけますと幸いです。 よろしくお願い申し上げます。                     町山 村子 PS ちなみに、貴社直接ですとたしか搬入なしという条件では可能と以前にお伺いいたしておりました。 もしよろしければ、お見積もりをいただけますでしょうか?                     =========                     町山                     ××社営業本部代理                     T/F:06-1111-2222/2233                     大阪市1-18-88-888                     =========

こんな風に使います。 本文の中の位置にあっては見逃しがちな情報や、とくに忙しくしている方にとってメールの中で大切な情報を一見して目につきやすいように取り出して、別の位置で見やすくしておくという用途。 この使い方は、しっかりとマスターしておきたいですね。 もちろん宛先の方によって、PSやP.S.とアルファベット表記に言い換えたほうが、目に飛び込みやすそうという方もあります。 このあたりは、メール自体の使い方、メールでの表現方法などを書いたHOWTOであらためて、メールの書き方自体再入門してみるのもよいかもしれません。

英語の手紙にも、追伸とおなじで、あとから書き加える書き方があった!

出典:www.photo-ac.com

調べてみたら、英語でも、追伸と同じ意味、同じように使う語がありました。先ほど日本語のメールの紹介でも少し登場していた「P.S.」 ラテン語で言う P.S. =Postscript=「P」ost「S」cript=「あとから」「書く(もの)」の略です。

A postscript (P.S.) is an afterthought, thought of occurring after the letter has been written and signed.[1] The term comes from the Latin post scriptum, an expression meaning ”written after”[2][3] (which may be interpreted in the sense of ”that which comes after the writing”).[4]

わかりやすく言えば、 Postscriptは、ラテン語源の英語で、2つの部分「post」「scriptum」から派生した語。 「post」の意味は「後」。 「scriptum」の意味は「書く事」。

詳しい使い方は後程ご紹介しますが、「日本語で言う追伸=P.S.」。「追追伸=P.P.S.」などが存在します。 P.S.S./PSS (post-super-scriptum) P.P.S./PPS (postquam-post-scriptum or post-post-scriptum) P.P.P.S./PPPS (post-post-post-scriptum) などがあり、通常はP.S.S.ではなくP.P.S.などのほうを使用します。

英語で手紙を書く時の追伸の使い方「P.S.」~具体的にはどう表記するの?

さて、英語を流ちょうに使えるとされる方などのコラムでも、P. S.に「P. S. 」とピリオドを入れるのは間違いといった考え方の方も多くみられます。 ですが大学生で論文などを書かれている方ならご存知かと思いますが、先ほどお知らせしたようにラテン語源なので、P. S.でピリオドが入る表記で正解です。 ただし英語の場合では「ps.」「p.s」などは間違い。注意が必要です。

(cf. e.g.(exempli gratia 参考までに)/I.e. ( id est 言い換えれば) ※ ちなみに、このcf. はラテン語源ですがconferやconferatur(比較するの意、言い換えればなどでも使う)でラテン語でも1語から派生しているため、表記上は「cf.」が正しくなります。)

出典:www.photo-ac.com

ということで正しい追伸の表記ではピリオドの位置は「p.s.」「P.S.」 ですが電子メールの普及や、フランクな手紙での使われ方などから派生して、「ps」「PS」もただしいとして 使われています。 現在ではメールでも紙ベースの手紙でも、同じような使い方で、ピリオド位置を省略しているものもあります。

はがきなどに書かれてくるとき、スペースが少ない中でピリオド省略で書かれてくる「ps」「PS」は見落としやすいので注意が必要です。

●基本的な「追伸」の使い方~英語の手紙 紙の手紙やはがきで「P.S.」を使う方法

日本語の追伸と全く同じようにして、本文と署名後にP.S.をつけて、書き始めます。 改行は入れますが、ぶら下げ文字はあってもなくてもOK。 手書きの場合、ぶら下げを入れることが多いように感じます。

【例文】 (略) I will start my new job in September. I’m looking forward to it.                  Luke P.S. I am moving to Tokyo tomorrow. P.P.S. I love mam and dad 9月には新しい職に就くから楽しみにしてるんだ。                     ルーク 追伸 明日東京に引っ越すんだ。 追追伸 ママ、パパ、大好きだよ。

この手紙でのPPSなどは、プライベート手紙や親しい間柄の手紙では、通常最後に持ってくるのが一般的。 ただしプライベートであれば、PPS以上、PPPSやPPPPSなどを使うことで、幾度も重ねて「濃厚な」表現をとる方も多いため、適宜、レイアウトや伝えたい気持ち、事柄にあわせてうまく配置・利用していきましょう。 ビジネスの場合は、次にご紹介するメールのように、いったん本文に言いたいことを丁寧にまとめたうえで、比較的フォーマルな英語手紙ならPS一つかPPSまでで、まとめなおしておくのが無難です。

●基本的な「追伸」の使い方~英語の手紙 メールで「P.S.」を使う方法

出典:www.photo-ac.com

英語でのメールは、日本語でのメールよりもさらに端的な表現が好まれることが一般的。 ビジネスでも、社内のみならず、クライアント先の中でも親しい人との間では、表現自体もかなりフランクになり、短い表現がとられるばめんもあります。 もちろん業界的な差などもありますが、とくに英語では相手の立場などに合わせて、言葉遣いなども配慮することが必要。 p.s./P.S.を使っているかps/PSをつかっているかなどのほか、言葉遣い変遷などもチェック項目。 一般的には目上に当たる人の前メールから、ある程度チェックして使うかどうかを判断するのは、日本語以上に作法として浸透していることもおおいマナー&常識です。

メールの場合も、日本語と同じで、本文+署名などの後に追伸を入れますが、署名が長い設定になっている方の場合には、その署名ブロック前に、追伸や追追伸に相当する P.S. / P.P.S.などを入れます。

【例文:業界の動向に関係ありそうな、スポーツ大会や文化系コンペティションなどでの、同国内代表の勝利を祝うもの】 (略) Sincerely, Jisasu Mikawashima p.s. congratulations to Eastern Korean national moyashi-forming team for 2nd place. —————————– Jisasu Mikawashima Manager, Sales Department Mikawashima doll Inc. 2 Chome-1-2 Kasumigaseki, Chiyoda, Tokyo 100-8974 E-mail:jr-mikawashima@mikawashimadoll.co.kr Tel:+81-3-5555-5555 Fax:+81-3-5555-0055 --------------------------------------------------

親愛なる 三河島ジサス より 追伸 もやしフォーミング東朝鮮代表チームの準優勝、おめでとうございます!

こんな感じで、業界の次の商機などをいち早くとらえた一文も、追伸などに織り込むことで、ビジネスメールでも、親愛感と心からの祝福。そしてビジネスチャンスのすべてをしっかりつかんだ「追伸=PS P.S.活用」が可能です。 ビジネスメールでは、こうした代表的なビジネス周りの話題のほか お元気ですか?といった一文なども、この位置に差し込むことが一般的 。 とくに親しい個人のメールなどではない場合、PS、PPS、PPPSあたりまでが長くても許される範囲。 フォーマル度合いがやや高いビジネスメールなら、通常は、PS、PPS程度です。 これを超える場合は、ほかの言い換え表現などを使いながら、本文の位置内におりこんでしまい、最後の位置にPSやPPSで再掲してまとめなおしてあげる使い方がよいでしょう。

いかがでしたか?

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手紙やメールの後ろにプラスする「追伸」と、さらにそれを重ねた「追追伸」など。 そして、英語で同じ意味と役割を果たす「P.S.」「P.P.S.」などについてご紹介しました。 いろいろ紙ベースの手紙、電子メールで、はがきレイアウトや便せんでなど、工夫次第でさまざまなさまざまな効果が演出できそうな「追伸」。 いまく使いこなして、ビジネスでもプライベートでも、相手の心をしっかりつなぎたいものですね。

【豆知識】フォーマルなプライベート&ビジネス手紙のためにおさえておきたい、『追伸』の歴史を踏まえた使い方

プライベートのごあいさつ状や冠婚葬祭他のご挨拶。そしてビジネスで、とくに大切なお客様に、普段とは全く違うタッチで手紙を書く必要がある機会もあります。 こういった手紙の使い方は、昨日今日始まったものではなく、「昔の領主や大名などが仲間や他の領主などに送ったもの」いいかえれば、「当時でいうビジネスエリートたちが、相手の心をつかむため、定められた書式などプロトコルに従って送ったもの」に端を発しています。 ということで、「追伸」についてしっかり理解するためには、昔の追伸の使い方や、手紙の使い方自体を知っておいたほうがよいかもしれません。

日本語では、もともと中世の手紙に類する文章に、すでに追伸に似たものが存在していた!

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日本語の手紙に使う「追伸」。 いったいいつごろからあるのか不思議に思いませんか? 「追伸」と同じ書き方は、かなり昔から存在していたようです。 「追伸」の歴史について調べてみました。

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 明治時代までの手紙形式と書状配達方式の影響で、とくに追伸はさまざまな形で使われてきた!

現代の郵便システムの前、日本には、各地に江戸時代には「運上屋」、や「会所」。明治時代以降駅逓やその他の地域で代表的なお宅などを経由して届けられる書状のシステムがあり、それ以前には飛脚などによる書状を配達するしくみがありました。 それ以前は、各地の官吏や支配者層、さらに比較的裕福な家や名士などが、個別に使用人などをつかって、現代でいう手紙などの「書状」を届けるのが一般的。

●「追伸」の歴史

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日本語の場合には、アルファベット文化圏とは異なり、「漢字×かなの双方がひろく普及」して数百年以上がたっているということ。またさらに、毛筆で流れるように文字を書くことがごく一般的な書状スタイルということもあって、比較的「書き直しが多く発生する言語環境」がそろっています。 そんなこともあり、院政期の平安時代末(12世紀頃から)から室町時代の「中世」には、すでにこの「追伸に似た書き方の作法」が各所に見られました。

追而書(おってがき)とは、尚々書(なおなおがき)とも呼ばれ、中世の書状による見られた書式で、書状本文の内容とは関係のない事柄を書状の端か礼紙などの別紙に書き添えること。またその用紙。現在の追伸に近い。
書出が「追而申」または「尚々」から始まることからこの名称が付いた。書止は「以上」「端書無之」などで締める。また、礼紙に独立して書かれる場合には礼紙書(らいしがき)・礼紙端書(らいしはしがき)などとも称する。
おってがき【追而書】 古文書学上の用語。書札様文書において,本文を書き終わったあと,改めて書き足した文章のこと。ふつう〈追而申〉ではじまるので追而書という。はやくは本文のあと,すなわち礼紙に書かれたものもあるが,南北朝時代以降の実例についてみると,〈追而申〉〈追申〉〈逐申〉などではじまる追記は,本紙,礼紙とは別の一紙に書かれており,院宣,綸旨(りんじ),御教書(みぎようしよ)などの公文書に多く,文章も比較的簡潔である。これに対して私文書たる書状にあっては,本紙の余白に書き,〈尚々〉あるいは〈返々〉ではじまるのが普通である。
【手紙】より …最末の〈書留め〉も公文のように〈如件(くだんのごとし)〉〈候也〉などで威勢を示すものもあるが,おおかたは〈恐々謹言〉などで終わり,後には〈頓首〉〈敬具〉〈かしく〉などとなる。近世初期には,本文の補遺,要約や,相手の安寧を祈る尚々書(なおなおがき)(追而書(おつてがき))は袖に書かれることが定型化し,書かれない場合には袖の空白に,〈已上(いじよう)〉〈以上〉などの文言を追記して,謀書を防止することも形式化している。巻紙が普通に用いられるようになってからは,追而書は宛名の後に追記されることは近代と同様である。…
【礼紙】より …また礼紙は本紙と友紙を用いるのが普通であるが,本紙と別の紙を使ったと受け取れる記事もあり,これもつまびらかではない。現在の古文書学では,一部の中世の書札礼に従って,追而書(おつてがき)を礼紙書または礼紙端書というとし,追而書が礼紙に書かれたとしている。しかし南北朝期以降の現存の文書による限り追而書が礼紙に書かれた例はなく,本紙,礼紙とは別に1紙を用意して,そこに追而書を書いている。… ※「追而書」について言及している用語解説の一部を掲載しています。 株式会社平凡社世界大百科事典 第2版

このように、もともと、本文とは関係のない事柄として紹介されていることもありますが、使い方はさまざまで・・・ ・本文全体の要約 ・公式な書状などと一緒に、私事などを伝えるとき ・訂正文 ・相手の安寧を祈る文面 などで使われてきました。

当時から、 【文字としての実用的な部分】訂正文や要約 【相手に何かを伝えるための部分】効果的に相手の心に訴えかける といった使い方がされてきたものなのですね。

多数の事例を見ると、昔はいくどもこの、追伸を使うことで、「効果的な使い方に加えて、手紙を書き始めたころと書き終わったころまでの、いろいろな変化」なども表していて、非常に効果的に使えていたようです。

日本の現代で言う追伸にあたりますが、当時ですでに「手紙という性質のものらしさ=差出人を(後付けして書くような人物として、立場的に)さげてみせ、また、訂正文や書き忘れのための追伸」に見せかけて、実は、いろいろな情報を効果的に伝えていたものもありました。

79 件のコメント

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