【内定者懇親会】案内メールへのお礼/欠席や日程調整を望む際はどうする?

キャリア/就活

目次

内定者懇親会って何?

 

内定者懇親会とは、内定が決まった人たちがその企業で働いている先輩や人事の方と交流をする会です。 内定者懇親会を開くメリットは、企業が内定者にこの会社で働くという目的意識を持ってもらうことです。 そうすることで内定者を囲い込み、他の企業へ流れてしまうことを防ぐ役割も果たします。 内定者懇親会は入社を決めた人だけでなく、内定をもらったがこの会社に入社するのを迷っている人も参加するのです。 会社側には、内定者懇親会で仲間意識や会社への理解が深め、入社を決意させる目的があります。

内定者懇親会では具体的に何をするの?

 

内定者懇親会では、人事から今後の過ごし方やスケジュールといった説明がされます。 入社までの課題や提出物などが説明され、内定承諾書や入社前研修といった資料が配布されることもあるでしょう。 必ず筆記用具を持参し、メモを取るのを忘れないようにししましょう。 また、配られた資料に関してもしっかりと目を通し、提出期限のあるものもきちんと確認してくことも大事です。

ワーク形式

内定者同士で結束を深めるため、グループを組みワーク形式のコンテンツを用意している企業があります。 親睦を図ることが目的なので、難しいものではなく楽しみながら行えるものが多いでしょう。 就活の選考で行なったようなグループワークとは違って堅苦しいものではないので、警戒する必要はありません。

先輩との交流会

内定者の現状の悩みを吸い上げて払拭するため、入社までのモチベーションを高めるために、歳の近い先輩や活躍している社員が参加していることは多いです。 座談会の時間が設けられていたり、用意してある企画に参加してくれたりと、内定者と一緒になって懇親会を盛り上げてくれます。

食事会

いわゆる飲み会です。 ただし、いくら企業から評価はされていない、気軽に参加してよい会とはいえ、学生同士の飲み会のように羽目を外さないように気をつけてください。 気持ちよくなって周りに必要以上に絡んだり、介抱が必要なくらいに酔いつぶれてしまったりしては、企業側からの印象だけではなく、同期からの印象も悪くなってしまいます。 節度ある行動を心がけましょう。

内定者懇親会の案内メールが届いたら?

 

内定が出た企業から内定者懇親会へ案内された場合には、お礼のメールを出し、出席するのか欠席するのかもきちんと連絡しましょう。 ビジネスマナーとして連絡が来たらできるだけ早く、案内のお礼と出欠を連絡します。 できれば、メールが届いてから24時間以内に返信するのが良いでしょう。企業に良いイメージを与えるためにも、内定者懇親会にはできるだけ参加するように心がけます。 もちろん内定者懇親会の参加は必須ではありません。 しかし内定者同士が仲良くなれる機会であり、早く会社に溶け込むことにもつながります。 今後の働きやすさを考えても参加するのが良いでしょう。

内定者懇親会案内のお礼メールの書き方

 

内定者懇親会の案内へのお礼と、出席・欠席の連絡は、基本的にはビジネスメールの書き方で行います。 社会人の第一歩として、ビジネスメールの書き方をしっかりと覚えておくのが良いでしょう。先方に失礼のないように丁寧な文章を心がけます。
例文は以下の通りです。

件名:出席のご連絡 re:◯月◯日内定者懇親会のご案内

株式会社◯◯
人事部◯◯さま

いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部○○学科の◯◯です。

このたびは、内定者懇親会のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
ぜひとも出席させていただければと思います。 まずは、お礼とご回答を申し上げます。
当日お会いできることを楽しみにしております。

以上、どうぞよろしくお願い致します。

内定者懇親会案内へのお礼メールの書き方ポイント

内定者懇親会の出欠メールの書き方にはポイントがあるのでしっかりとおさえておきましょう。 件名にreを使って元の件名を引用し、タイトルを見ただけで出席することが分かるようにします。 次に相手の会社名、部署、名前を書きます。最初に短い挨拶を入れ、大学名、学部、名前を名乗るのがマナーです。 案内へのお礼と出席の旨を明確に述べ、もう一度改めてお礼を書き添え、当日楽しみにしていることも書き加えます。 最後に署名を貼り付けて完成です。

内定者懇親会の日程調整をお願いしたい場合

 

内定者懇親会の日程がどうしても都合がつかない時には、内定者懇親会の日程調整をお願いしなくてはいけません。 でも、こちらの都合で予定を変更してもらうのは、なんだか気まずいですよね。 そこで、相手の気分を害さない、丁寧な日程調整のお願いメールの書き方を、例文つきでご説明します。

内定者懇親会の日程調整の前に押さえておくべきポイント

予定の変更がある場合は、出来るだけ早く連絡するのがビジネスマナーです。 早く連絡をすればするほど、内定者懇親会の日程調整をしてくれる可能性が高くなります。 今、決まっている日程がダメになったら、すぐに日程調整をお願いをしましょう。

前日〜当日の日程調整はメールではなく電話で連絡すること

内定者懇親会は自分一人だけではなく、その企業に在職している先輩や人事の人、同じく内定をもらった人達が参加するものです。 前日〜当日に日程調整をお願いすることは、多くの方に迷惑をかける自分勝手な行動ですのでお勧めしません。 でももし急に大事な用事が入ってしまい、本当にどうしようもない時は必ず、電話で直接日程調整をお願いしましょう。 本来ならば、この場合は日程調整ではなく、不参加のお断りを入れたほうが最善だと思います。

これを真似るだけ!内定者懇親会日程調整のお願いメールの例文

 

以下のメール例文を真似れば、失礼のない、日程調整のお願いメールが書けるようになります。 以下、「相手の提示してきた日程が都合が悪く、変更して欲しい場合」「一度決まった日程の変更をお願いする場合」に分けて例文を見ていきましょう。

相手の提示してきた日程が都合が悪く、変更して欲しい場合のメール

件名:Re:内定者懇親会のご案内

株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様

いつもお世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。

ご多忙の中、内定者懇親会のご招待していただき、誠にありがとうございます。
大変嬉しく、是非、参加させて頂ければと思っております。

>>◯月◯日 xx:xx〜xx:xx ◯ビル4F

ただ、ご指示いただいた日程ですが、あいにく、その日は、●●と重なっており参加するのが難しい状況です。
誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、よろしければ、以下の日程の中で、日程調整をしていただけないでしょうか。

xx月xx日〜xx月xx日 13:00〜18:00
xx月xx日〜xx月xx日  9:00〜18:00

こちらの都合で誠に申し訳ありませんが、
ご検討下さいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)

一度決まった内定者懇親会の日程を変更してもらう場合のメール

件名:●月●日内定者懇親会の日程調整のお願い【大学名・名前】

株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様

先日は、次回選考のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。

本日は、内定者懇親会の日程調整をお願いしたく、メールいたしました。

◯月◯日◯時より、貴社の内定者懇親会に伺う予定でしたが、●●の為、約束の日にお伺いすることが難しくなってしまいました。
誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、よろしければ、以下の日程の中で日時を再設定していただけないでしょうか。

xx月xx日〜xx月xx日 14:00〜18:00
xx月xx日〜xx月xx日 13:00〜18:00
xx月xx日〜xx月xx日  9:00〜18:00

ご多忙の中、お手数をおかけして申し訳ありませんが、
ご検討下さいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)

内定者懇親会の日程調整のお願いメールの書き方のポイント3つ

 

1.変更理由はどう告げればいいか

学業理由で、内定者懇親会の日程調整をお願いする場合は、「ゼミの発表がございまして」「大学の試験日程と重なっているため」と、詳しく書きましょう。学業が理由なら、相手も納得しやすいです。 ただ、「他社の面接と日程が被った、ダブルブッキングしてしまった」ような場合は、日程調整理由をぼかしましょう。「別件があり」「都合が悪く」などで断ってください。

2.日時の候補をあげること

上の例文ではどれも、参加できる日程の候補をあげていますよね。 これを「自分の都合をあげるなんて図々しい、失礼」と感じるかもしれません。 しかし、相手が再設定してくれた日程が都合が悪かった時、さらに失礼になり、気まずくなりますよね。相手に手間をかけさせないためにも、自分が絶対に参加できる日程の候補を箇条書きであげてください。

3.クッション言葉を使う

断る時に「その日は参加できません」、お願いをする時に「面接日程を再設定してください」と書くと、失礼で不躾な印象になります。 これを防ぐのがクッション言葉です。 断る時に「あいにく〜」お願いする時に「誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、」、手間のかかるお願いをするとき「ご多忙の中、お手数をおかけして申し訳ありませんが、」とつけると、ソフトな印象になり、失礼になりません。

内定者懇親会を欠席する場合のお断りメールの仕方

 

企業から内定をもらい、内定者懇親会への案内が来た場合、やむを得ず参加できないこともありますよね。 欠席することで内定が取り消されてしまわないか心配になることも考えられますが、内定者懇親会を欠席したくらいで内定を取り消されることはありません。 大切なのは断り方です。 以下に内定者懇親会の欠席をメールにて上手に伝える方法を紹介します。

内定者懇親会は欠席しても問題なし

内定者懇親会に参加すると、他の内定者や先輩社員と知り合いになれるため、入社後の人間関係がスムーズにいくといったメリットがあります。 ただ、あくまでレクリエーション目的の内定者懇親会ですので、欠席しても問題はありません。 とはいえ、内定者懇親会を欠席することで内定が取り消しになってしまうことを心配をする人もいるでしょう。 しかし、内定後に内定を取り消すことは法的には「雇用契約」として扱われます。 雇用契約を解除するためには重大な理由が必要です。 例をあげて説明すると、内定を取り消すためには履歴書に虚偽事項記載があったことや、刑事事件に発展するほどのトラブルを起こしたといった、社会人であればクビにされても仕方がないほどの理由が求められます。 そのため内定者懇親会に参加しなかった程度では企業も内定を取り消すことはできません。

内定者懇親会の欠席は早めに伝える

内定者懇親会が自由参加であったとしても、内定者懇親会を欠席するのはあまり良く思われないことも多いでしょう。 入社を希望している会社の行事に参加することは社会人としてのマナーです。 しかし、どうしても内定者懇親会に参加できない場合も考えられます。 そういった場合には、社会人としてのマナーをしっかりと守り、辞退する旨を人事に伝えることが大切です。 内定者懇親会に出席できないことがわかったら、できるだけ早く連絡するようにしましょう。

また、企業では、内定者懇親会があることを見越して仕事をすすめています。 会場を借りる場合や、食事を準備する場合にも人数が確定している必要があるでしょう。 そういったことを考えて、できるだけ早く連絡をするようにしましょう。

内定者懇親会の欠席のメールの上手な書き方

 

内定者懇親会の欠席をメールで送る際には、ビジネスメールであるということを忘れず、ビジネスメールの基本に基づいたメールを作成しましょう。

メール例文

Re:内定者懇親会のご案内

株式会社○○
人事部○○さま

いつもお世話になっております。
○○大学の○○です。

この度は、内定者懇親会のご案内を頂き、誠にありがとうございます。

とても残念ですが、あいにく○日は都合により、出席できません。
もし、次に機会があればぜひとも参加したいと思いますので、 またのお誘いを心よりお待ちしております。

以上、どうぞよろしくお願い致します。

署名

まず件名には、Re:を使用して、内定者懇親会への招待が送られてきたメールの件名を引用しましょう。 そうすることで、件名を見ただけで、何についてのメールであるかを判断できます。
メールの書き出しには、会社名と部署名、担当者の名前を書きましょう。 あいさつ文から始まり、自分の大学名、学部名、名前を書きます。 内定者懇親会の招待へのお礼を述べ、欠席できないことを伝えましょう。
きちんとした理由がある場合には、理由をはっきりと書いておくのもおすすめです。 但し、嘘はつかないこと。
次回へとつながる挨拶を残し、再度お礼を述べます。最後に署名をつければ完成です。
以上の点をしっかりと守り、丁寧なメールを作成することで、上手に欠席が伝えられます。

内定者懇親会には絶対に参加しなくはいけない?

 

無理に参加しなくてもよいが参加を推奨

どんな人が来るかも分からない、周りに気を使うのが面倒、色々な理由はあると思いますが、憂鬱な気持ちになるのも分かります。 もちろん、強制ではないので断るのもOKです。 実際に内定者全員が参加するわけではありません。

ただ、参加した内定者同士の仲は確実に深まります。 内定式で会った時、入社前の研修で会った時、入社式で会った時、その時にはすでに仲良い同士で固まってグループができているかもしれません。 後からその輪の中に入るのはかなり勇気がいりますよね。 早い段階から内定者の中に仲良い存在の人がいると心強いですし、今後の自分のためにも参加することをオススメします。

入社を迷っているなら、あえて参加してみる

まだ内定承諾をしていない、他の企業と迷っているという状況であれば、あえて参加してみるのもあり。 自分以外にどんな人が内定をもらっているのかを知る、いい機会になるからです。

入社後、大なり小なり必ず壁にぶつかる時がきます。 もちろん、上司や先輩に相談して解決できることもありますが、一番支えとなるは同期の存在です。 同じタイミングで入社し、同じ状況下で成長してきたからこそ、分かり合えるものがあります。 内定者懇親会に参加することで、どんな同期と一緒に働くことができるのか知ることができるのです。

また、不安に思っていることがあるのであれば、この機会に採用担当者や先輩社員に聞いてみるのも良いでしょう。 内定を出した後なので、ネガティブなことを言っても取り消しされる心配もありません。内定者という立場を活かし、どんどんぶつけて下さい。

内定者懇親会での好印象な自己紹介

 

内定者懇親会で必ず行われるのが、自己紹介です。 苦手な人も多いかと思いますが、好印象を与える自己紹介のポイントを5つご紹介します。

①堅くなりすぎない

まずはじめに押さえておきたいのは、内定者懇親会では「同期に向けて」自己紹介をするということです。 これまでの面接での自己紹介に比べ、砕けた内容を話しても問題ないでしょう。 逆に砕けた内容を織り込むことで、話しやすい雰囲気を作ることもでき、スムーズに打ち解けることができるかもしれません。

②1〜2分程度にまとめる

ニュース番組などの話は、1分〜1分30秒程度にまとめられていることが多いです。 それ以上になると聞き手の集中力が切れ、あまり聞いてもらえない恐れもあります。 また、他の内定者もたくさんいる中で、長々と話していてはみんな聞き飽きてしまいますし、あまりいい印象は与えないですよね。 以上のことからも、1〜2分程度で簡潔に話せるように心がけましょう。

③会話のきっかけになるような話題

学生時代に打ち込んだことや出身地の話など、内定者同士や先輩との会話のきっかけになるようなことを取り入れるのがおすすめです。 そうすることで、顔も覚えてもらえ、話しかけられやすくなります。

④抱負や熱意を伝える

その会社で働くにあたっての抱負や熱意を伝えることも大切です。 これにより、やる気のある人だという良い印象を残すことができます。

⑤笑顔で、ハキハキと

どんなに良い内容を話していても、無表情だったり、声が小さかったりしては暗い印象を与えてしまいますよね。 内定者懇親会で参加者が大人数の場合は、普段のような話し方ではなかなか聞き取りづらいかもしれません。 顔と名前早く覚えてもらうためには、笑顔でハキハキと自己紹介することが何よりも大切です。

内定者懇親会で質問する場が設けられている意図

 

内定者懇親会に参加している学生は、このままいけば新入社員となります。しかし、他の企業から内定をもらっている学生が参加しているケースも珍しくありません。 つまり、企業は選ばれる立場になっているということです。内定者懇親会で学生からの質問を受け付けることには、企業なりの意図があると言えます。詳しくみていきましょう。

内定者の不安や疑問を解決するため

内定をもらっても「本当にこの企業に入社して大丈夫なのか」と考えている学生は多いです。 そのような学生の不安や疑問を解決するために、内定者懇親会において質問の場を設けています。学生が選考では合否を気にして聞けなかったような質問に答えることで、少しずつ不安を解消しようとしているのです。 面接における逆質問で「これは聞いていいことなのか」と悩んだ末に、結局聞かなかったという学生も多いと思われます。 企業側も学生がすべてをわかっているとは思っていないため、質問をしてくれた方がお互いに理解が深まると考えているのです。 不安に感じることや疑問があれば、素直に質問してください。

企業の雰囲気を知ってもらうため

インターンやOB訪問で企業に出向いたことのある学生は、大体の雰囲気を察知していると思われます。 しかし、面接などでしか企業に出向いたことのない学生はそうとは限りません。 そのような学生に企業の雰囲気を知ってもらうためにも、内定者懇親会で質問の場を設けているのです。 企業について知らないことが多い学生には、雰囲気などを知ってもらうことで親近感を与えたいのです。学生に「ここで働きたい」と思ってもらうことが入社に繋がるため、質問に答える際は働きやすさやチームワークなどをアピールする企業が多いと言えます。

内定者懇親会で質問をするメリット

 

内定者懇親会で質問の場が設けられている場合、学生にもメリットがあります。 内定者懇親会は、食事会や先輩との交流会がスケジュールに組み込まれていることが多いです。 このような時間に積極的に質問をする必要があります。 では、学生が受け取れるメリットとは何なのでしょうか。 詳しくみていきましょう。

先輩社員から直接話が聞ける

内定者懇親会では食事会や先輩との交流会があるとご紹介しましたが、直接先輩社員に質問をして答えを聞けるというのが1つ目のメリットです。若手社員が同席する場合も多いため、そのような社員には比較的質問しやすいと言えます。 年の離れた中堅社員や上層部に聞きづらいことがあれば、若手社員に積極的に質問するのがおすすめです。 先輩社員から見た学生は全員後輩になるため、快く質問に答えてくれるでしょう。 「自分は内定者なんだ」という自信を持って、入社における不安を解消することが大切です。

役員や人事担当とコミュニケーションが取れることもある

役員や人事担当者といった普段は話せないような社員とコミュニケーションが取れるというのも、質問をするメリットです。 質問をすることで会話も広がりますし、自分の存在をアピールすることにも繋がります。 選考で会話をしたことがあるかもしれませんが、改めて内定者として話すことで砕けた話をしてくれるかもしれません。 役員や人事担当者は他の社員よりも企業の仕組みについて詳しいため、企業に関する大きな枠組みの質問をしても答えてくれる可能性が高いです。先輩社員には働く上で気になることを質問するなど、内容によって質問する相手を変えると的確な回答を貰いやすいと言えます。

内定者懇親会での質問例

 

内定者懇親会では、どのような質問をすればいいのでしょうか。 具体的に3つの質問があげられます。 それは「1日の仕事の流れについて」「仕事の成功体験について」「企業の福利厚生について」です。 入社後のイメージを膨らませるためにも、こういった質問を積極的にする必要があります。 では、質問しておきたい内容について詳しくみていきましょう。

1日の仕事の流れについて

内定者懇親会に参加した時点で所属部署が判明している場合は、先輩社員に1日の仕事の流れについて聞くのがおすすめです。 出社から退社までのスケジュールを聞くことで、具体的にどのような働き方をするのかを把握できます。 また、退社時間を聞くことで残業について知ることができるのです。 企業の定時を確認した上で質問をすることで、その部署が残業が多いのか少ないのかを把握できます。 1日の流れの中に顧客との取引などが含まれている場合は、入社までにビジネスマナーを身に付けておくなどの対策も可能です。 対面はもちろん、メールや電話のマナーをおさえておくと入社後の負担が軽減されるでしょう。

仕事の成功体験について

内定者懇親会では、仕事の成功体験について質問するとモチベーションがアップします。 先輩社員は仕事を通して成果を上げているため、自分にもそのチャンスが巡ってくるかもしれないのです。 「この企業で自分には何ができるのだろう」と不安に思っている学生こそ質問する必要があります。 目標があることで、ひとつひとつの仕事に真剣に向き合えるようになるのです。 「自慢話を聞かされる」というスタンスではなく、自分の今後のために話を聞いてください。 先輩社員の回答が結果だけだった場合は、その成果を出した過程について詳しく聞くと話がより具体的に広がっていきます。

企業の福利厚生について

選考中は、企業の福利厚生については避けるべき質問だったと思われます。しかし、内定した後はこのような聞きづらかった質問も積極的にしておくことが大切です。福利厚生は、入社する企業を選ぶ上で大切な要素になります。福利厚生には、法定福利と法定外福利の2種類があります。 法定福利は、年金や各種保険料などの法律で定められている福利厚生です。 法定外福利は、交通費や住宅手当などの企業が独自で設けている福利厚生になります。 法定外福利について質問をすると企業ならではの待遇を知ることができ、他の企業と比較することが可能です。 事前に、他社の法定外福利について調べておくと比較しやすくなります。

内定者懇親会での服装や髪形で気を付けることは?

出典:pixabay.com

内定者懇親会の案内を受けた際、まず悩むのが服装ではないでしょうか。スーツか私服かで悩む場合には企業側に確認するのがベストです。 私服といわれた場合では禁止事項がないかもしっかりと聞いておくのがいいでしょう。 スーツといわれた場合には、就職活動時に着ていたリクルートスーツが無難です。 女性のインナーはシャツではなくブラウスでもいいでしょう。 髪型は茶髪でも可能な企業もみられますが、明るすぎないことを心がけましょう。 さらに良い印象を与えるためには黒髪がベストです。 内定後であるとはいえ、会社のイメージにふさわしくない格好は避け、初めてのビジネスの場として気を引き締めて臨みましょう。

内定者懇親会後のお礼メールで印象アップ!

 

内定者懇親会が終わった後も実はまだ安心してはいけません。 自分たちのためわざわざ懇親会を開いてくれたわけです。 マナーとしてしっかりとお礼メールを送りましょう。 このお礼メールは内定者懇親会が終わって、安堵感から忘れてしまう学生が多いのです。 送らなくても大きく評価は下がらないかもしれませんが、送ることでビジネスマナーを身に着けた学生だと好印象を与えることができます。 これから人生の半分以上を過ごすかも知れない会社です。 できる限り良い印象を与えて、円満な人間関係を築いていきましょう。

内定者懇親会後のお礼メールの書き方

 

お礼メールもビジネスメールにあたり、ただ送ればいいというわけではありません。 加えて、多くの場合は目上の方に送るものになりますので、ある程度のメールマナーは押さえた上で送りましょう。 挙げればきりがないため、今回は特に重要な3点を以下にまとめました。最低限これらを押さえることができれば、大方好印象なお礼メールを作ることができるはずです。

メールの件名は一目でわかるものにする

件名はできる限り簡潔なものを意識しましょう。 件名をパッとみたときに、受け手がすぐ「内定者懇親会のお礼だな」とわかるようなものが特に望ましいです。 基本的にビジネスメールは仲の良い友人同士の連絡とは異なります。 マナーは受け手側のストレスが少なくなるように意識していくものですので、長々と件名に内容を盛り込んだり、ちょっとしたユーモアを入れたりすることは必要ないのです。 したがって、「ありがとうございました」のような抽象的なものではなく、「内定者懇親会のお礼 ○○大学 氏名」のような件名の方がよりわかりやすく、印象が良いものになるでしょう。

まずはお礼と感想を述べる

・社名
・相手の所属
・役職
・氏名
・簡単なお礼の言葉
・具体的な内容のお礼
・抱負を踏まえた締め
・署名

本文を書く上での構成は、基本的に上記のような流れで書くと、全体的にまとまりのあるすっきりとした文章になります。 具体的な内容に入る前に、まずは簡単なお礼の言葉を添えましょう。 その後、「参加して○○を受けてモチベーションが上がりました」や「○○のお話を聞いて早く入社したくなりました」など、実際に内定者懇親会での体験から感じたことを具体的に話すことで、より説得力のあるお礼になるでしょう。

抱負を盛り込んだ締めの言葉をいれる

具体的なお礼を述べることができた後も、「それでは」というようにぶつ切りのような形で終わってしまうと、読み手は少しぶっきらぼうな印象を受けます。 最後には、今後の展望などについて、抱負などを込めて伝えると、よりまとまった文章ができます。 例えば、「今後は内定者懇親会でお話があった○○について、残り少ない学生生活ですが研鑽して参りたいと思います」などです。 このように具体的にやることを提示することで、内定者懇親会が有意義であったことをアピールすることができるのです。 抱負が書けたら、最後には「今後とも何卒ご指導ご鞭撻の程、宜しくお願い致します」などのように、今後とも積極的に関わりを持ちたい旨の文章で締めることで、綺麗に本文を締めて終えましょう。

署名を忘れずに

・氏名
・大学名
・学部
・学科
・住所
・電話番号
・メールアドレス

本文が書けても、安心して送信してはいけません。 本文の後ろに必ず自分の署名を入れましょう。 署名は基本的に上記の要素を最低限盛り込めば問題ありません。 メールアドレスは入れなくても良い場合が多いですが、入れても印象が悪くなることはないです。 署名は身元を示すというビジネスマナーとしての形式的な面もあります。また、メールを見て相手が電話をしようと思ったときにすぐできるなど、相手側の負担軽減に配慮するという面もあります。 必ず外さないようにしましょう。

お礼メールの大事なマナー

 

さて、本文はここまでで作ることができるようになりました。 次にお礼メールを送る際のマナーについても見ていきましょう。 メールそれ自体がどれほどに綺麗にまとまっており、印象の良いものでも送り方のマナーが悪ければ、本文すらもまともに読んでもらえないかもしれません。 作成した後も安心せず、しっかりと送信まで気を付けてするようにしましょう。

お礼メールは内定者懇親会後に速やかに送る

鉄は熱いうちに打てというように、お礼は絶対に早いに越したことはありません。 内定者懇親会についても同様で、終了後は可能な限り早く、最低でも翌日の朝までには送るようにしましょう。 お礼は気持ちがさめる前にもらった方が心に響くものです。 逆に長く時間が空いてしまうと、後付け感が出てきてあまり印象は良くありません。 内定者懇親会は基本的に一次会で終了しますが、人によっては二次会などへも参加して夜遅くまでかかってしまう場合もあるかもしれません。 そういった場合は解散後すぐに送信するか、翌日の朝に伝えましょう。 無理に深夜に送るのは、かえってマナー違反になりますので注意しましょう。

就活でお世話になった人全員にメールを送る

企業によっては非常に多くの方が懇親会に参加していますので、どこまでの範囲で送信するべきか悩む学生も多いでしょう。 一般的に、就職活動で関わりを持った人事担当者や先輩は必須です。 加えて、内定者懇親会で連絡先を交換した先輩などがいる場合などは、その方にも送ると好印象で人間関係を始めることができるでしょう。 送る際は、個別で送る方が丁寧な印象を与えます。 特に、当日個人的に連絡先を交換した場合は一斉送信だと少し距離を感じてしまうので、注意が必要です。 個別に送信する場合は「To」に連絡先を入れて送り、一斉送信の場合は「BCC」へ連絡先を入れて送ります。

内定者懇親会後のお礼メール例文

 

最後に、実際にお礼メールを送る際の例文を見てみましょう。 メールなどのビジネスマナーはポイントを学ぶことも重要ですが、何よりも実際に自分で書いてみるのが上達の近道です。 慣れてくれば自然と応用もできるようになってくるでしょう。 そのため、基本的に例文の丸写しは避け、自分の言葉で書くことを心掛けましょう。 自分の言葉で書くことで上達するだけでなく、相手にも事務的な印象を与えません。

メール例文①

件名:内定者懇親会のお礼

○○社
人事部○○課 ○○ ○○様

いつもお世話になっております。
○○大学○○学部○○科○○です。

本日は私たちのために、素晴らしい内定者懇親会を催してくださったこと、 心より感謝申し上げます。
多くの方との交流を通して、非常に有意義な時間を過ごすことができました。

また、先輩方のお話にもあったコミュニケーション能力の大切さは 改めて自分に足りないところであると痛感しています。
入社日までは学業に励みつつ、 コミュニケーション能力を初めとした社会人として 重要な力を磨くことができるよう、努力を重ねて参ります。
どうか、今後ともご指導ご鞭撻のほど宜しくお願い致します。

最後に重ねて感謝申し上げます。

今回は略儀ながら、メールでのご挨拶とさせていただきます。

(署名)

こちらは人事の方などのように自分とは立場や年齢が離れた方向けのメールです。
基本的には敬語のランクを普段より一段階挙げたイメージを持ってもらえれば良いです。 例えば、「ありがとうございます」を「感謝申し上げます」であったり、「重ねていきます」を「重ねて参ります」であったりというように言い換えることで、普段用いる敬語よりも更に丁寧な印象になるのです。 普段用いないような表現もあるかもしれませんので、使用する際はよく意味を調べ、誤使用のないように注意しましょう。

メール例文②

件名:内定者懇親会のお礼

○○株式会社
○○部○○課 ○○ ○○様

いつもお世話になっております。
○○大学○○学部○○科○○です。

本日は私たちのために、素晴らしい内定者懇親会を催してくださり、 誠にありがとうございます。
先輩方から仕事に対するやりがいや、 普段の業務で印象に残っている経験など貴重なお話を多く聞くことができ、 入社日がとても楽しみになりました。
入社後の生活も思い描くことができ、 とても充実した時間を過ごすことが出来ました。

入社日までは学業に励みつつ、 本日もお話があった社会人基礎力を磨くことができるよう、 努力していきたいと思います。
どうか、今後ともご指導ご鞭撻のほど宜しくお願い致します。 最後に重ねて感謝申し上げます。

今回は略儀ながら、メールでのご挨拶とさせていただきます。

(署名)

年齢や立場が近い方は、少し砕けた表現の敬語の方が親近感がわいて好印象です。
ただし、注意してほしいのは、砕けた表現にしていると言っても、決して敬意を払っていないというわけではないことです。
大学までは、先輩ともある程度軽いノリで接してきたという方もいるかもしれませんが、それは会社内ではリスクが高い行為です。 「学生気分が抜けていない」と思われないように、あくまで正しい敬語表現などの敬意を払うという前提があることを忘れないようにしましょう。

まとめ

 

内定者懇親会は社会人として守るべきビジネスマナーが求められ、学生にとっては少し構えてしまうイベントかもしれません。
しかし、面接試験とは異なり、企業の方は学生を迎え入れて親睦を深めるという目的で懇親会を催しています。
したがって、最低限マナーを守っていれば多くの方は好意的に接してくれるはずです。

この記事では案内を受けた時のお礼メールや日程調整、欠席する場合のメールの仕方などついて紹介しました。
今後とも長く付き合っていく企業の方々です。まずはお礼メールを迅速に送って好印象を得ていきましょう。 内定者懇親会を良い人間関係を作るきっかけにして、充実した社会人生活へのスタートダッシュを切っていきましょう。